SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 0 SOALAN LAZIM HRMIS 2.0 VERSI 2.0- DISEMBER 2023 JABATAN PERKHIDMATAN AWAM (JPA) MALAYSIA
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 1 ISI KANDUNGAN 1. PEROLEHAN SUMBER MANUSIA...................................................................4 a. PEMBANGUNAN PELAN TINDAKAN PEROLEHAN SUMBER MANUSIA ................................................................................................ 4 i. MEMOHON PERTUKARAN .........................................................4 2. PEROLEHAN SUMBER MANUSIA.................................................................12 a. PENANGGUNGAN KERJA PEGAWAI ................................................12 3. PENGURUSAN KERJAYA ..............................................................................16 a. PENILAIAN TAHAP POTENSI (PTP) ...................................................16 4. PENGURUSAN KERJAYA ..............................................................................18 a. LALUAN KERJAYA SME .....................................................................18 5. PEMBANGUNAN ............................................................................................. 20 a. PROGRAM PEMBANGUNAN KOMPETENSI (PPK) ...........................20 6. PEMBANGUNAN ............................................................................................. 23 a. PSIKOLOGI DAN KAUNSELING .........................................................23 7. PENGURUSAN SARAAN/FAEDAH DAN GANJARAN ..................................25 a. PENGURUSAN SARAAN .....................................................................25 8. PENGURUSAN SARAAN/FAEDAH DAN GANJARAN ..................................28 a. PENGURUSAN CUTI ............................................................................28 9. PENGURUSAN SARAAN/FAEDAH DAN GANJARAN ..................................51 a. PENGURUSAN TUNTUTAN .................................................................51 10. PENGURUSAN SARAAN/FAEDAH DAN GANJARAN ..................................60 a. PENGURUSAN PERUBATAN ..............................................................60 11. PENGURUSAN SARAAN/FAEDAH DAN GANJARAN..................................68 a. PENGURUSAN GAJI ............................................................................68 12. PENGURUSAN SARAAN/FAEDAH DAN GANJARAN ..................................70 a. KEMUDAHAN LAIN ..............................................................................70 i. KEBENARAN PULANG AWAL .................................................70 13. PENGURUSAN SARAAN/FAEDAH DAN GANJARAN ..................................72 a. KEMUDAHAN LAIN ..............................................................................72 i. KELUAR NEGARA ATAS URUSAN PERSENDIRIAN..............72 14. PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TATATERTIB PEKERJA......................75 a. PENGURUSAN PERHUBUNGAN MAJIKAN-PEKERJA.....................75
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 2 i. MAJLIS BERSAMA JABATAN..................................................75 15. PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TATATERTIB........................................79 a. TATATERTIB ........................................................................................79 16. PENGURUSAN PRESTASI .............................................................................81 a. MyPERFORMANCE .............................................................................. 81 i. NILAI SEPUNYA ........................................................................81 b. PENGURUSAN PRESTASI ..................................................................90 c. MyPERFORMANCE .............................................................................. 90 i. SASARAN KERJA UTAMA .......................................................90 17. PENGURUSAN PRESTASI .............................................................................95 a. MyPERFORMANCE .............................................................................. 95 i. PENGLIBATAN DAN SUMBANGAN.........................................95 18. PENGURUSAN PRESTASI .............................................................................96 a. MyPERFORMANCE .............................................................................. 96 i. KOMPETENSI TINGKAH LAKU ................................................96 19. PENGURUSAN PRESTASI .............................................................................99 a. MyPERFORMANCE .............................................................................. 99 i. CAREER DEVELOPMENT CONVERSATION ...........................99 20. PENGURUSAN PRESTASI ...........................................................................100 a. LNPT ...................................................................................................100 b. SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT).................................................100 21. PENGURUSAN PRESTASI ...........................................................................106 a. LNPT ...................................................................................................106 i. PENILAIAN PRESTASI ............................................................ 106 22. PENGURUSAN REKOD PERIBADI ..............................................................120 a. PERISYTIHARAN HARTA ..................................................................120 23. PENGURUSAN REKOD PERIBADI ..............................................................125 a. REKOD PERIBADI..............................................................................125 24. PENGURUSAN REKOD PERIBADI ..............................................................134 a. REKOD PERIBADI..............................................................................134 i. CV PEGAWAI ........................................................................... 134 25. PENGURUSAN REKOD PERIBADI ..............................................................135 a. SEMAKAN DATA................................................................................135 26. PENGURUSAN REKOD PERIBADI ..............................................................137
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 3 a. SEMAKAN DATA : KPI.......................................................................137 27. PENGURUSAN REKOD PERIBADI ..............................................................138 a. BIDANG PENGKHUSUSAN ...............................................................138 28. MODUL DATA PERJAWATAN .....................................................................139 29. DATA PERJAWATAN ...................................................................................146 a. DESKRIPSI TUGAS (JD) ....................................................................146 30. DATA PERJAWATAN ...................................................................................151 a. WARAN PERJAWATAN / DOKUMEN SOKONGAN .........................151 31. DATA PERJAWATAN ...................................................................................153 a. MyPORTFOLIO ................................................................................... 153 32. MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN.....................................................157 33. PENTADBIRAN SISTEM ...............................................................................168 a. SEKURITI ............................................................................................ 168 34. PENTADBIRAN SISTEM ...............................................................................172 a. SET SEMULA KATA LALUAN ...........................................................172 35. PENTADBIRAN SISTEM ...............................................................................175 a. ALIRAN KERJA ..................................................................................175 36. PENTADBIRAN SISTEM ...............................................................................177 a. PENYELENGGARAAN REKOD .........................................................177 b. PROFIL PERKHIDMATAN DAN SANDANGAN.................................177 37. PENTADBIRAN SISTEM ...............................................................................183 a. PENYELENGGARAAN REKOD .........................................................183 i. ABPA ........................................................................................ 183 b. PENYELENGGARAAN REKOD .........................................................184 i. PERALIHAN DATA ..................................................................184 38. PENTADBIRAN SISTEM ...............................................................................186 a. PENYELENGGARAAN REKOD .........................................................186 i. INTEGRASI ..............................................................................186 39. APLIKASI ....................................................................................................... 190 a. ASSIST ................................................................................................ 190 b. PENJANAAN LAPORAN DAN SQL...................................................193 c. MYHRMIS MOBILE .............................................................................194
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 4 PEROLEHAN SUMBER MANUSIA PEMBANGUNAN PELAN TINDAKAN PEROLEHAN SUMBER MANUSIA MEMOHON PERTUKARAN VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 1 Kenapa fungsi permohonan pertukaran HRMIS tidak boleh diakses? Mesej pop-up dipaparkan apabila klik tab Permohonan Pertukaran Sendiri Umum. Terdapat kawalan capaian ke atas fungsi permohonan pertukaran ini. Capaian hanya dibenarkan kepada: 1) Pegawai-Pegawai Perkhidmatan Gunasama Persekutuan di bawah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam; 2) Skim Keselamatan dan Pertahanan Awam di bawah Ketua Pengarah Keselamatan Kerajaan Malaysia; 3) Skim Sistem Maklumat di bawah Ketua Pengarah MAMPU; 4) Skim Kewangan di bawah Akauntan Negara Malaysia; 5) Pegawai JPJ di bawah Ketua Pengarah Pengangkutan Jalan Malaysia; 6) Pegawai MARDI di bawah Ketua Pengarah MARDI; 7) Skim Keselamatan dan Pertahanan Awam di bawah Ketua Setiausaha KPDNHEP; 8) Pegawai JPNM di bawah Ketua Pengarah JPNM; 9) Pegawai MOA di bawah Ketua Setiausaha MOA; 10) Pegawai KKM di bawah Ketua Pengarah Kesihatan dan Ketua Setiausaha KKM; 11) Skim Kewangan dan Pentadbiran di bawah Ketua Audit Negara Malaysia; 12) Pegawai CAAM di bawah Ketua Pegawai Eksekutif CAAM; 13) Pegawai RISDA di bawah Ketua Pengarah RISDA; 14) Skim Perundangan dan Kehakiman di bawah Peguam Negara; dan 15) Skim Penguatkuasaan Maritim di bawah Ketua Pengarah APMM. 2 Kenapa paparan pertukaran saya tiada butang HANTAR? Permohonan pertukaran tersebut perlu disimpan terlebih dahulu. Selepas berjaya disimpan barulah sistem memaparkan butang HANTAR.
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 5 PEROLEHAN SUMBER MANUSIA PEMBANGUNAN PELAN TINDAKAN PEROLEHAN SUMBER MANUSIA MEMOHON PERTUKARAN VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 3 Paparan ‘Ralat Error on page’ semasa muat naik dokumen sokongan. Apakah langkah yang perlu saya lakukan? Ralat yang terpapar disebabkan masalah semasa proses memuat naik dokumen sokongan, sila hapuskan dahulu semua dokumen sokongan yang telah dimuat naik. Kemudian, mohon simpan maklumat permohonan tanpa dokumen sokongan. Setelah berjaya HANTAR, tambah semula dokumen sokongan tersebut dan pilih butang "kemaskini". 4 Kenapakah saya tidak boleh hantar permohonan pertukaran?. Ralat “Penetapan aliran kerja untuk anda perlu dikemaskini. Anda ingin maklumkan kepada pentadbir aliran kerja?”. Bil Kod Menu Aktiviti Penghantar Menu Aktiviti Penerima Jenis Nama 1 RS110 Memohon Pertukaran Sokong Permohonan Pertukaran Melalui Pengh antar Memohon Sokongan Permohona n Pertukaran 2 RS112 Sokong Permohona n Pertukaran Semakan Permohonan Pertukaran Melalui Pemilik Rekod Kelulusan Permohona n Pertukaran 3 RS113 Memohon Pertukaran Semakan Permohonan Pertukaran Melalui Pengh antar Pembatalan Permohona n Pertukaran Sila hubungi Pentadbir HRMIS di agensi untuk penetapan aliran kerja yang berkaitan. 5 Kenapakah saya masih tidak berjaya menghantar permohonan walaupun aliran kerja telah ditetapkan? Sekiranya Peraturan 1 bagi Penghantar adalah Agensi, ia perlu ditukar kepada Business Unit. 6 Pegawai pernah memohon pertukaran sebelum ini tetapi pertukaran tersebut telah tidak aktif. Bagaimana saya ingin memohon pertukaran yang baru? 1) Bagi permohonan yang dibuat sebelum tahun 2014, permohonan tersebut akan luput selepas dua (2) tahun dan ia tidak dipaparkan di dalam HRMIS. Sekiranya pegawai masih ingin meneruskan permohonan tersebut, pegawai boleh mendapatkan bantuan dari Meja Bantuan JPA untuk mengaktifkan semula permohonan pertukaran. 2) Bagi permohonan yang dibuat selepas tahun 2014, permohonan yang melebihi dua (2) tahun masih dipaparkan di HRMIS. Sekiranya pegawai masih ingin meneruskan permohonan, pegawai boleh mengemaskini
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 6 PEROLEHAN SUMBER MANUSIA PEMBANGUNAN PELAN TINDAKAN PEROLEHAN SUMBER MANUSIA MEMOHON PERTUKARAN VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN permohonan sekiranya perlu. Namun, jika pegawai tidak lagi berminat untuk meneruskan permohonan, ia perlu dibatalkan. 7 Adakah semua skim boleh menggunakan HRMIS untuk membuat permohonan pertukaran? Pada masa ini, pelaksanaan fungsi permohonan pertukaran ini hanya melibatkan : 1) Pegawai-Pegawai Perkhidmatan Gunasama Persekutuan di bawah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam; 2) Skim Keselamatan dan Pertahanan Awam di bawah Ketua Pengarah Keselamatan Kerajaan Malaysia; 3) Skim Sistem Maklumat di bawah Ketua Pengarah MAMPU; 4) Skim Kewangan di bawah Akauntan Negara Malaysia; 5) Pegawai JPJ di bawah Ketua Pengarah Pengangkutan Jalan Malaysia; 6) Pegawai MARDI di bawah Ketua Pengarah MARDI; 7) Skim Keselamatan dan Pertahanan Awam di bawah Ketua Setiausaha KPDNHEP; 8) Pegawai JPNM di bawah Ketua Pengarah JPNM; 9) Pegawai MOA di bawah Ketua Setiausaha MOA; 10) Pegawai KKM di bawah Ketua Pengarah Kesihatan dan Ketua Setiausaha KKM; 11) Skim Kewangan dan Pentadbiran di bawah Ketua Audit Negara Malaysia; 12) Pegawai CAAM di bawah Ketua Pegawai Eksekutif CAAM; 13) Pegawai RISDA di bawah Ketua Pengarah RISDA; 14) Skim Perundangan dan Kehakiman di bawah Peguam Negara; dan 15) Skim Penguatkuasaan Maritim di bawah Ketua Pengarah APMM.
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 7 PEROLEHAN SUMBER MANUSIA PEMBANGUNAN PELAN TINDAKAN PEROLEHAN SUMBER MANUSIA MEMOHON PERTUKARAN VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 8 Bolehkah Pegawai yang sedang dikenakan tindakan tatatertib memohon pertukaran? Pegawai yang sedang dikenakan tindakan tatatertib tidak dibenarkan untuk memohon pertukaran. 9 Bagaimana untuk membatalkan permohonan pertukaran yang pernah dibuat? Permohonan pertukaran hanya boleh dibatalkan oleh Pemilik Kompetensi di menu berikut: Perolehan Sumber Manusia Pembangunan Pelan Tindakan Memohon Pertukaran Tab Permohonan Sendiri Umum Klik pautan Pembatalan Permohonan. 10 Mengapakah saya tidak berjaya membuat permohonan walaupun saya pegawai gunasama? Pegawai perlu membuat semakan ke atas elemen Ketua Perkhidmatan dalam Profil Perkhidmatan. PERKHIDMATAN KETUA PERKHIDMATAN 1) Perkhidmatan Gunasama Persekutuan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam 2) Perkhidmatan Keselamatan Ketua Pengarah Keselamatan Kerajaan 3) Perkhidmatan Bukan Gunasama di JPJ Ketua Pengarah Pengangkutan Jalan 4) Pegawai MARDI Ketua Pengarah MARDI
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 8 PEROLEHAN SUMBER MANUSIA PEMBANGUNAN PELAN TINDAKAN PEROLEHAN SUMBER MANUSIA MEMOHON PERTUKARAN VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 11 Mengapakah Pegawai Penyokong tidak dapat membuka dokumen sokongan yang telah dimuat naik? Pastikan nama fail dokumen tersebut tidak mempunyai lebih dari 1 titik seperti di bawah: Borang Pertukaran En.Wan.pdf ahmad.doc Ini kerana sistem tidak dapat mengesan jenis fail selepas titik pertama (.Wan.pdf). Sistem hanya boleh mengesan jenis fail dalam format .doc, .docx, .xls, .xlsx atau .pdf sahaja. Justeru pegawai perlu rename nama fail tersebut dan muat naik semula.Jika nama fail telah ditukar dan dokumen sokongan masih tidak boleh dibuka, mohon dapatkan bantuan melalui Meja Bantuan JPA (SPMB) untuk tindakan selanjutnya. 12 Bagaimana saya hendak menyemak status permohonan saya? Anda boleh menyemak sendiri status permohonan pertukaran di menu berikut: 1) Perolehan Sumber Manusia Pembangunan Pelan Tindakan Memohon Pertukaran Permohonan Pertukaran Sendiri Umum Rujuk Maklumat Status Permohonan di bawah Tarikh Permohonan. 2) Perolehan Sumber Manusia Pembangunan Pelan Tindakan Memohon Pertukaran Klik butang Teruskan Rujuk Menu Status Permohonan
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 9 PEROLEHAN SUMBER MANUSIA PEMBANGUNAN PELAN TINDAKAN PEROLEHAN SUMBER MANUSIA MEMOHON PERTUKARAN VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 13 Apakah status-status permohonan pertukaran yang diguna pakai dalam HRMIS? Status Permohonan Pertukaran HRMIS adalah seperti berikut: STATUS PERMOHONAN KETERANGAN Draf Permohonan telah berjaya disimpan. Dihantar Untuk Sokongan Ketua Jabatan Permohonan telah berjaya dihantar kepada Ketua Jabatan untuk Sokongan. Disokong Dengan Pengganti Serentak Disokong Dengan Pengganti Kemudian Disokong Dengan Tanpa Pengganti Tidak Disokong Status permohonan oleh Ketua Jabatan/Penyoko ng. Dalam Tindakan Urusetia. Pegawai masih dibenarkan untuk mengemaskini maklumat permohonan. Urus Setia telah ambil maklum permohonan pertukaran pegawai. Untuk Kelulusan Mesyuarat Permohonan diangkat untuk kelulusan mesyuarat. Pegawai tidak dibenarkan untuk mengemaskini maklumat permohonan. Diluluskan Permohonan telah diluluskan. Tidak Diluluskan Permohonan tidak diluluskan.
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 10 PEROLEHAN SUMBER MANUSIA PEMBANGUNAN PELAN TINDAKAN PEROLEHAN SUMBER MANUSIA MEMOHON PERTUKARAN VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 14 Mengapakah Permohonan pertukaran tiada di dalam peti pesanan Penyokong? 1) Jika permohonan pertukaran tiada di dalam Peti Pesanan Penyokong, Pentadbir HRMIS di agensi perlu membuat semakan di menu Kemaskini Transaksi Aliran Kerja. Jika transaksi permohonan tiada nama Penerima di menu tersebut (coid=0), Pentadbir perlu mengemaskini kepada Nama Penyokong. 2) Sekiranya transaksi tidak ditemui, pentadbir hendaklah membuat aduan di https://spmb.jpa.gov.my untuk khidmat bantuan selanjutnya. 15 Pegawai berasal dari Sarawak. Mengapakah borang permohonan pertukaran memapar pegawai tidak berasal dari Sabah/Sarawak? Maklumat Pegawai Berasal dari Sabah/Sarawak diambil dari Rekod Peribadi – Isytihar Wilayah Asal. Pegawai perlu mengisytihar wilayah asal terlebih dahulu dan memastikan maklumat tersebut disahkan oleh Pengesah. Maklumat Pegawai Berasal dari Sabah/Sarawak akan bertukar dari TIDAK kepada YA setelah maklumat tersebut disahkan. 16 Apa yang perlu dilakukan jika permohonan telah melebihi 2 tahun tetapi saya masih ingin meneruskan permohonan pertukaran? Paparan "Tempoh Permohonan Anda melebihi 2 tahun. Sila Batalkan permohonan ini jika tidak berminat meneruskan permohonan” adalah peringatan kepada pemohon untuk membatalkan permohonan JIKA pemohon tidak berminat untuk meneruskan permohonan tersebut. Jika masih berminat, pemohon tidak perlu buat apa-apa dan boleh hubungi Urus Setia Pertukaran di Bahagian Perkhidmatan, JPA untuk keterangan lanjut. 17 Mengapa bidang pertama dan kedua tidak dipaparkan? Pada masa ini, hanya skim di bawah sahaja yang mempunyai bidang : 1) Pegawai Teknologi Maklumat; 2) Penolong Pegawai Teknologi Maklumat; 3) Pem. Peg. Latihan Vokasional/Pen. Peg. Latihan Vokasional/Peg. LatihanVokasional; 4) Pegawai Tadbir Dan Diplomatik; 5) Perangkawan; 6) Penolong Pegawai Tadbir;
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 11 PEROLEHAN SUMBER MANUSIA PEMBANGUNAN PELAN TINDAKAN PEROLEHAN SUMBER MANUSIA MEMOHON PERTUKARAN VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 7) Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi); 8) Pembantu Am Pejabat; 9) Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan); 10) Pegawai Perubatan; 11) Pembantu Kesihatan Awam; 12) Jawatan Terbuka Kumpulan Pengurusan Tertinggi; 13) Pegawai Tadbir Dan Diplomatik Pengurusan Tertinggi; 14) Pembantu Tadbir (Kewangan); 15) Pegawai Teknologi Maklumat Pengurusan Tertinggi; 16) Pegawai Perubatan Pengurusan Tertinggi; 17) Juruteknik Komputer; 18) Pegawai Psikologi; dan 19) Pegawai Pergigian. 18 Bagaimana untuk mendapatkan senarai maklumat bagi pegawai yang telah disokong permohonan pertukaran untuk semakan dan pemantauan Agensi? Agensi boleh membuat pemantauan melalui Laporan Permohonan Pertukaran Agensi. Peranan yang diperlukan adalah [02][0202][575] Re-Assignment Request Administrator. 19 Mengapa permohonan pertukaran tidak diterima oleh urus setia yang sepatutnya? Pentadbir HRMIS perlu menyemak aliran kerja yang ditetapkan bagi proses pertukaran terlebih dahulu. Sekiranya transaksi tidak ditemui, pentadbir hendaklah membuat aduan di https://spmb.jpa.gov.my untuk khidmat bantuan selanjutnya.
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 12 PEROLEHAN SUMBER MANUSIA PENANGGUNGAN KERJA PEGAWAI VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 1 Pihak kementerian berminat untuk menggunakan modul tanggung kerja. Bagaimanakah cara untuk mendapatkan penerangan lanjut mengenai modul ini? Tuan/puan boleh mengemukakan permohonan bantuan tenaga pengajar atau mengikuti kursus/latihan yang ditetapkan kepada Pengarah Bahagian Digital & Teknologi Maklumat ataupun berhubung terus kepada pegawai penyelaras yang bertanggungjawab. 2 Apakah maksud Dokumen Bukti Jawatan Ditanggung Berlainan Skim dan Dokumen Bukti Pelangkauan Dari Segi Kekananan? Merupakan sesuatu jawatan yang hendak ditanggung samada melangkau dua (2) gred yang lebih tinggi dari gred hakiki atau pun berlainan skim perkhidmatan Pegawai Penanggung, Ketua Jabatan perlu memperakukan terlebih dahulu syarat tersebut secara bertulis untuk dimuatnaik ke dalam sistem. 3 Bolehkah reset semula permohonan tanggung kerja yang masih dalam status penyediaan perakuan dilakukan? Tindakan hapus dan menyelenggara permohonan boleh dilaksanakan apabila aktiviti masih berstatus 'Simpan Draf Permohonan' atau (pun) peringkat penyediaan perakuan permohonan. Namun begitu, tindakan reset semula permohonan yang telah dihantar kepada perakuan Ketua Jabatan adalah tidak boleh dilakukan.
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 13 PEROLEHAN SUMBER MANUSIA PENANGGUNGAN KERJA PEGAWAI VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 4 Mengapakah rekod tanggung kerja yang telah dihantar untuk perakuan tiada dalam peti pesanan? Perubahan sandangan ke atas jawatan penerima perakuan mengakibatkan kegagalan sesuatu tindakan seterusnya. Tindakan perakuan merangkumi dua keadaan iaitu: i. Perakuan oleh Ketua Jabatan; dan ii. Perakuan pemantauan 28/14 hari oleh pentadbir perakuan. Perakuan permohonan kepada Ketua Jabatan yang telah dihantar dapat dilihat pada peti pesanan ataupun fungsi Perakuan/Pengesahan Ketua Jabatan. Bagi perakuan pemantauan adalah melalui fungsi Urusan Tanggung Kerja dan peti pesanan pentadbir. Pentadbir aliran kerja perlu memastikan maklumat penerima perakuan pemantauan telah diselenggara dengan betul bagi aliran kerja [RS-622]. 5 Apakah yang diperlukan bagi mendapatkan data sejarah kelulusan penanggungan kerja? Pentadbir perakuan dan Pengurusan Sumber Manusia boleh melihat sejarah permohonan tanggung kerja seseorang pegawai di bawah jabatan/agensi melalui fungsi Jana Memo Tanggung Kerja, atau melalui fungsi Sejarah Penanggungan Kerja . 6 Mengapakah proses tanggung kerja yang telah diluluskan dan status telah tamat tetapi rekod di dalam HRMIS masih menunjukkan permohonan baharu? Sekiranya masalah ini berlaku, sila majukan aduan kepada https://spmb.jpa.gov.my/
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 14 PEROLEHAN SUMBER MANUSIA PENANGGUNGAN KERJA PEGAWAI VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 7 Bagaimanakah pentadbir dapat melakukan operasi hapus tanggung kerja kerana tersalah butiran? Tindakan hapus tidak boleh dilaksanakan apabila permohonan telah dihantar kepada peringkat perakuan Ketua Jabatan. Sekiranya perlu pentadbir hanya boleh melakukan operasi pembatalan permohonan bagi status yang memerlukan pindaan sahaja. 8 Permohonan Penamatan Awal Tanggung Kerja bagi Pemilik Kompetensi telah pun diluluskan. Mengapakah masih terpapar dalam peti pesanan Ketua Jabatan seolah-olah ianya masih belum diambil tindakan? Sekiranya masalah ini berlaku, sila majukan aduan kepada https://spmb.jpa.gov.my/ 9 Bagaimana cara untuk meminda tarikh mula tanggung kerja setelah Perakuan dari Ketua Jabatan namun tidak diperaku oleh Pegawai Tadbir Bahagian (ada keperluan pindaan tarikh kerana pemohon ada Cuti Rehat dalam tempoh 28 hari pertama tanggung kerja)? Tiada proses pindaan boleh dilakukan apabila permohonan tanggung kerja tidak diperakukan oleh Ketua Jabatan. Sebagai makluman juga, proses pindaan boleh dilaksanakan sekiranya Urusetia Semakan yang membuat kuiri (PENGHANTARAN PERMOHONAN PENANGGUNGAN KERJA UNTUK PINDAAN) kepada Pentadbir perakuan. 10 Bolehkah gred F29 menanggung kerja gred F41? Jawatan yang hendak ditanggung kerja itu hendaklah tidak melangkau dua (2) gred yang lebih tinggi dan bidang tanggungjawab jawatan ditanggung kerja tidak terlalu berat dibandingkan dengan kebolehan dan gred hakiki pegawai yang diperakukan untuk menanggung kerja. (Ceraian PO 1.1.6 Perenggan 6) 11 Adakah gred F41 boleh menanggung kerja gred F29? Pegawai yang lebih tinggi grednya boleh diperakukan penanggungan kerja jawatan yang lebih rendah grednya, dengan syarat jawatan yang hendak ditanggung kerja itu tidak ada hubungan taraf tinggi rendah (Ceraian PO 1.1.6 Perenggan 6)
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 15 PEROLEHAN SUMBER MANUSIA PENANGGUNGAN KERJA PEGAWAI VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 12 Apakah cara untuk sambung tanggung kerja yang telah tamat? Pentadbir perakuan perlu membuat permohonan semula tetapi maklumat sejarah tarikh permohonan tanggung kerja terdahulu akan dipaparkan yang mana tempoh pemantauan akan dikira sebagai 14 hari sahaja. 13 Bolehkah Pemilik Kompetensi menanggung 2 kerja pada satu masa? Seseorang pegawai hanya boleh dibayar satu (1) Elaun Penanggungan Kerja sahaja pada satu (1) masa. selaras dengan peraturan Ceraian PO 1.1.6 Perenggan 13 14 Agensi ingin menggunapakai modul ini. Bagaimanakah rekod permohonan tanggung kerja yang telah diluluskan dapat diwujudkan supaya permohonan kali kedua atau pelanjutan dapat dilakukan melalui HRMIS? Submodul Penanggungan Kerja Pegawai tidak mempunyai fungsi merekodkan permohonan yang telah diluluskan. Namun begitu, agensi boleh memohon kepada JPA untuk merekodkan permohonan tersebut secara data sejarah menggunakan template migrasi yang akan dibekalkan. Permohonan boleh dibuat melalui saluran meja bantuan https://spmb.jpa.gov.my
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 16 PENGURUSAN KERJAYA PENILAIAN TAHAP POTENSI (PTP) VERSI : 2.0 - DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 1 Apakah yang dimaksudkan dengan Pegawai Penilai di submodul Penilaian Tahap Potensi dan tanggungjawab yang perlu dilaksanakannya? Pegawai Penilai (PP) merupakan Pegawai Penilai Kedua yang bertanggungjawab membuat penilaian ke atas calon PYD berdasarkan kriteria penilaian yang ditetapkan iaitu Think, Lead, Speak & Act. 2 Bagaimana dengan Pegawai Penilai dan Pengurusan Sumber Manusia (PSM) adalah pegawai yang sama melaksanakan penilaian? Sistem membenarkan aktiviti penilaian tersebut dilakukan oleh pegawai yang sama kerana pegawai atasan tersebut mempunyai hubungan kerja dan menyelia Pegawai Yang Dinilai (PYD) di bawahnya. 3 Siapakah yang perlu menentukan calon Pegawai Yang Dinilai dan Pegawai Penilai? Unit naik pangkat agensi yang mempunyai peranan [601] ‘Sekretariat PTP Agensi’ bertanggungjawab mengenal pasti calon dan pegawai penilai tersebut. Penetapan ini dibuat berdasarkan di mana Panel Pengurusan Sumber Manusia itu berada sama ada di jabatan atau pun kementerian. 4 Status penilaian telah selesai di peringkat PPSM, bagaimanakah penilaian semula ataupun pindaan ke atas markah penilaian boleh dilakukan? 1) Pada fungsi Penilaian oleh PPSM, agensi yang mempunyai peranan [603] ‘Pengurusan Sumber Manusia’ boleh mengemaskini markah penilaian atas persetujuan Pengerusi di dalam mesyuarat PPSM masing-masing. 2) PPSM agensi juga boleh menghantar keputusan penilaian seandainya bersetuju dengan markah Pegawai Penilai sebagai markah akhir dan status dikemaskini kepada Selesai Tanpa Pindaan. Bagi status Selesai Dengan Pindaan pula ianya berlaku sekiranya terdapat pindaan markah penilaian di peringkat PPSM. 3) Bagi kategori yang telah selesai, sekiranya memerlukan pindaan semula markah penilaian, Urus setia PTP Agensi dibenarkan untuk set semula penilaian di fungsi Set Semula PTP Urusan Penilaian PPSM.
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 17 PENGURUSAN KERJAYA PENILAIAN TAHAP POTENSI (PTP) VERSI : 2.0 - DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL 5 Mengapakah Urusetia PTP tidak boleh meminda maklumat Pegawai Penilai dan menghapus calon PYD? Sistem tidak membenarkan Urus setia PTP Agensi mengemaskini maklumat Pegawai Penilai yang ditetapkan apabila proses hantar ke peti pesanan PP telah dilakukan. Operasi kemas kini PP atau hapus calon PYD boleh dilaksanakan dengan set semula penilaian di fungsi Set Semula PTP Urusan Penilaian PP atau Urusan PYD. 6 Mengapakah PYD tidak boleh ditambah di fungsi Penetapan PYD dan PP kerana tiada sesi penilaian bagi urusan pemangkuan berkaitan? Agensi tersebut tiada dalam senarai agensi yang ditetapkan oleh Pentadbir PTP Pusat iaitu Bahagian Perkhidmatan (BK), JPA untuk urusan pemangkuan berkaitan. Sila log aduan di SPMB https//:spmb.jpa.gov.my untuk permohonan tambah agensi atau hubungi pegawai bertanggung jawab di Bahagian Perkhidmatan, JPA.
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 18 PENGURUSAN KERJAYA LALUAN KERJAYA SME VERSI : 2.0 - DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 1 Bagaimana cara untuk mohon peranan sebagai Pentadbir SME Agensi bagi Modul Pengurusan Kerjaya? Peranan bagi Pentadbir SME Agensi adalah tertakluk kepada kelulusan pihak Bahagian Perkhidmatan (BK), JPA. Permohonan boleh dimajukan kepada pegawai yang bertanggungjawab di Cawangan SUPREME, Bahagian Perkhidmatan, JPA. 2 Bagaimana saya hendak kemaskini maklumat pegawai SME? Maklumat yang dipaparkan semasa saya memasukkan tahun pada column Tahun, maklumat Tahap yang autogenerate adalah di Tahap 2 sedangkan pegawai berada di Tahap 3. Isu ini menyebabkan kiraan markah pegawai tidak tepat kerana wajaran yang digunakan adalah berbeza. Tahap yang dipaparkan pada ruang Maklumat Pegawai adalah berdasarkan gred jawatan sandangan semasa pegawai manakala tahap yang dipaparkan pada ruang markah prestasi adalah berdasarkan gred jawatan pegawai mengikut tahun prestasi yang dimasukkan oleh pentadbir. Berdasarkan kepada PP Bil.7 Tahun 2016, Garis Panduan Pelaksanaan SME Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan, pengiraan markah prestasi pegawai SME adalah berdasarkan wajaran mengikut gred pegawai pada tahun penilaian prestasi dibuat. Walau bagaimanapun, mohon semak semula gred pegawai pada tahun yang dimasukkan. 3 Bagaimana saya ingin menambah maklumat bidang dan sub bidang pegawai tiada dalam look up semasa mengisi maklumat umum pegawai SME? Maklumat bidang dan sub bidang dimasukkan oleh Pentadbir SME Pusat iaitu pegawai daripada SUPREME, Bahagian Perkhidmatan, JPA berdasarkan kelulusan bidang dan sub bidang yang diluluskan oleh Lembaga. Sila log aduan di SPMB https//:spmb.jpa.gov.my atau hubungi Pentadbir SME Pusat untuk tambah maklumat bidang dan sub bidang.
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 19 PENGURUSAN KERJAYA LALUAN KERJAYA SME VERSI : 2.0 - DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 4 Mengapakah carian pegawai SME daripada skim Pegawai Tadbir Diplomatik oleh Pentadbir SME Agensi di Jabatan Ketua Pengarah Tanah Dan Galian (JKPTG) tidak dijumpai? Rekod carian pegawai adalah berdasarkan Ketua Perkhidmatan pegawai. Bagi kes ini, Pentadbir SME Agensi di JPA yang perlu memasukkan rekod pegawai SME tersebut.
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 20 PEMBANGUNAN PROGRAM PEMBANGUNAN KOMPETENSI (PPK) VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 1 Apakah penetapan tugas (Peranan) yang perlu diberikan supaya Pentadbir di agensi boleh memasukkan maklumat kursus/ latihan di Data Sejarah? Penetapan tugas (Peranan) yang dimaksudkan adalah Pentadbir Data Sejarah Program Pembangunan Kompetensi. 1) Penetapan Peranan i. Penyelaras PPK Agensi [0301] [448] CDP Course Coordinator Agency ii. Urus Setia PPK 1 [0301] [090] HRD Expert iii. Urus Setia PPK 2 [0301] [079] Development Administrator iv. Pengesah PPK [0301] [081] Committee Development v. Penyokong / Penyelia [0301] [077] Line Manager (Development) 2) Penetapan Aliran Kerja i. Fungsi PPK Berjadual DEV-117 : CDP Penghantaran PPK Memohon Sokongan Daripada Penyelia ii. Fungsi PPK Telah Dihadiri DEV-114 : CDP Pemberitahuan Jawatankuasa Bagi Kelulusan PPK
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 21 PEMBANGUNAN PROGRAM PEMBANGUNAN KOMPETENSI (PPK) VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 2 Bagaimanakah cara mengemas kini maklumat kursus dalam modul Program Pembangunan Kompetensi? Pemilik kompetensi boleh mengemas kini maklumat kursus/sesi pembelajaran yang telah dihadiri melalui menu Pembangunan: Program Pembangunan Kompetensi Permohonan Program Pembangunan Kompetensi Pemilik Kompetensi klik tab Program Pembangunan Kompetensi Yang Telah Dihadiri Permohonan Baharu Simpan Hantar 3 Bolehkah hapus kursus/PPK yang telah dihadiri setelah dihantar kepada pentadbir? Di menu Paparan Rekod Pemilik Kompetensi, hanya kursus/PPK yang berstatus 'Disahkan' sahaja boleh dihapuskan. Pemilik Kompetensi disaran supaya mengisi PPK yang baharu untuk disahkan semula. 4 Sekiranya Pemilik Kompetensi sudah menghantar "PPK Yang Telah Dihadiri" kepada Pengesah PPK tetapi apabila Pengesah PPK hendak membuka fail/dokumen yang telah di upload terdapat masalah "Server Error". Apa yang perlu dilakukan? Mohon pengesah untuk mengesahkan terlebih dahulu rekod yang telah dihantar supaya bertukar status menjadi 'Disahkan'. Selepas disahkan, Pemilik kompetensi boleh hapus rekod yang telah disahkan tersebut di menu Paparan Rekod Pemilik Kompetensi, dan sila buat semula yang baharu.
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 22 PEMBANGUNAN PROGRAM PEMBANGUNAN KOMPETENSI (PPK) VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 5 Mengapakah PPK yang berstatus 'Tidak Disahkan' dipaparkan dan apakah impaknya kepada Pemilik Kompetensi? 1) PPK yang berstatus 'Tidak disahkan' dipaparkan di fungsi Paparan Rekod Pemilik Kompetensi kerana ia merupakan status yang valid dan mempunyai maksud. Ia tidak memberi kesan terhadap pencapaian hari berkursus Pemilik Kompetensi kerana ia hanya pemakluman biasa di dashboard Pemilik Kompetensi sendiri. 2) Pemilik Kompetensi boleh menghantar rekod lain sekali lagi untuk pengesahan kali kedua (sekiranya perlu). 3) Hanya status 'Disahkan' yang boleh dihapus kerana terdapat kemungkinan rekod tersebut mengandungi kesilapan tarikh. (Namun kedua-dua Pemilik Kompetensi dan pengesah disaran untuk menyemak sebelum hantar/sahkan).
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 23 PEMBANGUNAN PSIKOLOGI DAN KAUNSELING VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 1 Adakah submodul ini hanya terpakai di JPA? 1) Tahap kesediaan untuk penggunaan modul dalam HRMIS bagi proses sedia ada sekarang adalah tersedia dan boleh digunakan oleh semua kementerian/ SUK/ Agensi untuk Fungsi Permohonan Kaunseling (fungsi sukarela/rujukan), Program Pementoran dan Program Pembangunan Insan (PPI). Pihak kami di Bahagian IT, HRMIS telah siap membangunkan fungsi baharu untuk Permohonan Kaunseling (fungsi sukarela/rujukan). 2) Maklumat lanjut mengenai tahap kesediaan fungsi boleh menghubungi Pegawai Psikologi JPA (selaku Pemilik Proses). 2 Apakah kegunaan modul psikologi dan kaunseling? Modul psikologi dan kaunseling adalah proses di mana Pemilik Kompetensi boleh menjalani sesi kaunseling untuk membaiki kelakuan ataupun prestasi kerja samada melalui Kaunseling Sukarela, Kaunseling Rujukan ataupun Program Pembangunan Insan. Selain daripada itu, submodul ini juga menyediakan fungsi di mana Pentadbir Kaunselor boleh membuat laporan terperinci dengan usaha yang minimum. 3 Apakah aliran kerja yang terlibat dalam modul psikologi dan kaunseling? Tiada aliran kerja yang perlu ditetapkan, Pemilik kompetensi hanya perlu memilih kaunselor daripada senarai kaunselor yang telah ditetapkan. 4 Mengapa nama kaunselor tiada dalam senarai kaunselor? Pentadbir perlu menyelenggara maklumat kaunselor pada menu: Psikologi dan Kaunseling Penyelengggaraan Selenggara kaunselor
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 24 PEMBANGUNAN PSIKOLOGI DAN KAUNSELING VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 5 Apakah peranan yang perlu diberi bagi menggunakan fungsi ini? PENETAPAN TUGAS: 1) [03] Pembangunan 2) [0304] Psikologi dan Kaunseling 3) [101] Counseling Administrator Agency – Perlu diberikan kepada Pentadbir Kaunseling/HRMIS di agensi untuk menyelenggara kaunselor, program PPI dan Pementoran 4) [101] Counselor – Perlu diberikan kepada kaunselor 5) [099] Head of Department (Counselling) 6) [574] Menti 7) [573] Mentor 8) 569] Referral - Perlu diberikan kepada pegawai perujuk
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 25 PENGURUSAN SARAAN/FAEDAH DAN GANJARAN PENGURUSAN SARAAN VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 1 Terdapat beberapa Jenis Perubahan Gaji yang tiada pada Kew.8 HRMIS. Bagaimanakah jenis perubahan gaji tersebut hendak direkodkan di dalam HRMIS? Jika terdapat beberapa Jenis Perubahan Gaji yang tiada pada Kew.8 HRMIS, pengguna boleh menggunakan Jenis Perubahan Gaji Perubahan Biasa. 2 Apakah nilai yang perlu dimasukkan pada ruang [Patut Terima] dan ruang [Telah Terima]? Pada kebanyakan Jenis Perubahan Gaji nilai yang perlu dimasukkan pada ruang [Patut Terima] ialah emolumen terkini yang hendak diberikan pada Pemilik Kompetensi dan ruang [Telah Terima] ialah emolumen yang pernah diberikan pada Pemilik Kompetensi. Bagi Jenis perubahan yang tidak melibatkan perubahan emolumen yang hendak diberikan Pemilik Kompetensi. Contohnya Jenis Perubahan Gaji: Tidak Hadir Bertugas, pengguna boleh masukkan emolumen terkini pada ruang [Patut Terima] dan nilai 0.00 pada ruang [Telah Terima]. 3 Bagaimana agensi baru ingin membuat penyata perubahan gaji (Kew8) pegawai yang telah bertukar ke agensi tersebut tetapi perubahan berkenaan sepatutnya dibuat di agensi lama? Pentadbir Saraan perlu menyediakan Kew.8 bagi pegawai tersebut mengikut tarikh semasa berada di agensi lama. Tetapi Pentadbir Saraan perlu memohon HORVER daripada Helpdesk JPA bagi membolehkan carian pegawai dibuat semasa berada di agensi lama. **HORVER: Akses kepada agensi luar berdasarkan peranan. 4 Kenapa paparan mesej “Maklumat Data Tidak Lengkap” dipaparkan setelah klik [Papar] pada Kemaskini Borang Kew.8? Perlu pastikan rekod alamat rasmi Unit Organisasi dalam fungsi selenggara Unit Organisasi di modul Data Perjawatan bagi Pemilik Kompetensi tersebut lengkap.
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 26 PENGURUSAN SARAAN/FAEDAH DAN GANJARAN PENGURUSAN SARAAN VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 5 Kenapa operasi simpan tidak dapat dilakukan dan mesej "Tarikh yang dipilih tidak berada dalam julat tarikh sandangan" dipaparkan? Pentadbir Saraan perlu menyediakan Kew.8 dengan memilih Tarikh Kuatkuasa sama dengan Tarikh Perubahan Gaji. Sekiranya pegawai tersebut tidak dijumpai, Pentadbir Saraan perlu memohon HORVER daripada Helpdesk JPA bagi membolehkan carian pegawai dibuat semasa berada di agensi lama. 6 Adakah jenis Perubahan “Tidak Hadir Bertugas” hanya boleh dilakukan untuk mengutip balik emolumen pegawai pada hari tidak hadir sahaja dan tidak dapat membuat pembayaran bagi hari-hari hadir? Jenis perubahan ini bukan hanya boleh dibuat kutipan balik emolumen pegawai pada hari tidak bertugas sahaja tetapi boleh juga di bayar emolumen pada tarikh hadir bertugas bergantung kepada situasi. Jika: 1) Kutipan balik emolumen dilaksanakan, ruang "patut terima"=0. 2) Bayar balik emolumen dilaksanakan, ruang "telah terima"=0. 7 Adakah Borang Kew.8 yang dikeluarkan oleh HRMIS masih perlu ditandatangani secara manual? Borang Kew.8 perlu ditandatangani secara manual untuk setiap peranan Penyedia, Penyemak dan Pengesah Kew.8. 8 Maklumat Jadual Gaji Matriks KUP tiada dalam HRMIS. Apakah tindakan yang perlu dilakukan? Pemilik Kompetensi perlu mendapatkan pengesahan Jadual Gaji Matriks KUP daripada Bahagian Saraan JPA. Setelah mendapat pengesahan, perlu kemukakan kepada pihak Pemilik Modul Submodul Pengurusan Saraan melalui https//:spmb.jpa.gov.my bagi mengemaskini Jadual Gaji Matriks KUP tersebut dalam HRMIS. 9 Adakah semua jenis perubahan gaji yang diproses di Kew.8 akan dikemaskini secara automatik item Mata Gaji di Submodul Profil Perkhidmatan? Tidak. Item Mata Gaji di Submodul Profil Perkhidmatan hanya akan dikemaskini secara automatik sekiranya jenis perubahan PERGERAKAN GAJI di Kew.8 diproses sehingga Kew.8 tersebut Disahkan dan Direkodkan.
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 27 PENGURUSAN SARAAN/FAEDAH DAN GANJARAN PENGURUSAN SARAAN VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 10 Dimanakah tarikh penyediaan Kew.8 dalam borang Kew.8? Berdasarkan keperluan bagi penyediaan Kew.8, tarikh penyediaan Kew.8 tidak akan dicetak oleh sistem dan hanya akan dimasukkan secara manual (tulis tangan) oleh penyedia Kew.8. Walaubagaimana pun, tarikh tersebut telah direkodkan ke dalam sistem untuk tujuan rujukan dan rekod. 11 Kenapa pegawai penyemak tidak boleh papar kew 8 dan tidak boleh hantar kepada pengesah serta tidak boleh mencetak Kew 8 terdahulu? Setiap Pemilik Kompetensi yang diberi peranan Penyemak Kew.8 mempunyai akses untuk memapar Kew.8 dan mencetak dan menghantar borang Kew.8 kepada Pengesah. Mohon semak semula aliran kerja dan jika tiada peranan, mohon dapatkan peranan dan set aliran kerja bagi melaksanakan kew.8 tersebut dari Pentadbir HRMIS agensi.
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 28 PENGURUSAN SARAAN/FAEDAH DAN GANJARAN PENGURUSAN CUTI VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 1 Bagaimana cuti luput dikira di dalam HRMIS? Pengiraan cuti luput dalam HRMIS adalah berdasarkan kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2003 di mana cuti tahun pertama akan luput pada akhir tahun ketiga sekiranya tidak diambil. Walau apa pun kaedah pengumpulan yang terpakai kepada seseorang pegawai itu, jumlah hari cuti rehat yang boleh dikumpul bagi Gantian Cuti Rehat ialah sebanyak 15 hari atau setengah daripada kadar cuti rehat yang layak bagi tahun tersebut, mengikut mana yang kurang. 2 Isteri saya baharu bersalin. Bagaimana saya ingin memohon Cuti Isteri Bersalin melalui HRMIS? Permohonan Cuti Isteri Bersalin boleh dilaksanakan melalui HRMIS dengan mengikuti langkah-langkah berikut: 1) Klik menu Pengurusan Cuti Permohonan Cuti Pemohon CutI Pilih Kategori Cuti sebagai Cuti Tidak Berekod dan Jenis Cuti sebagai Cuti Isteri Bersalin Klik butang TERUSKAN Masukkan semua maklumat yang bertanda * iaitu Tarikh Mula Cuti, Tarikh Akhir Cuti, Tarikh Isteri Bersalin, Waktu Isteri Bersalin, Waktu Pejabat (Mula) dan Waktu Pejabat (Akhir) Muat naik dokumen sokongan dengan klik butang TAMBAH di ruang SENARAI DOKUMEN SOKONGAN. Lengkapkan maklumat Dokumen Sokongan yang diperlukan di skrin MUAT NAIK FAIL dan klik butang MUAT NAIK Klik butang HANTAR Klik OK pada mesej yang terpapar. 2) Syarat untuk Cuti Isteri Bersalin: i. 7 hari setiap kali isteri bersalin, termasuk hari Rehat Mingguan dan hari Kelepasan Am. ii. 5 kali sepanjang tempoh perkhidmatan.
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 29 PENGURUSAN SARAAN/FAEDAH DAN GANJARAN PENGURUSAN CUTI VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 3 Saya telah memohon cuti, tetapi Penyokong tidak mendapat permohonan cuti saya di peti pesanan beliau. Bagaimana kaedah untuk saya menyelesaikan masalah ini? Pentadbir Aliran Kerja di agensi perlu menyemak semula aliran kerja LV-001 dan sekiranya tidak tepat, maklumat pegawai penerima (penyokong cuti) sebenar perlu dikemaskini. 4 Penyokong dan Pelulus Cuti saya telah bertukar. Bagaimana saya ingin menukar maklumat tersebut di dalam HRMIS? Maklumat Penyokong dan Pelulus Cuti boleh ditukar melalui kaedah berikut: 1) Rujuk kepada Pentadbir Aliran Kerja di agensi untuk Selenggara Aliran Kerja yang berkenaan untuk semua jenis cuti. 2) Melalui kaedah user-selection untuk Cuti Rehat sahaja di mana pemohon perlu klik hyperlink Penyokong Cuti/Pelulus Cuti dan memilih Penyokong Cuti/Pelulus Cuti yang sepatutnya dengan memilih Melalui Paparan Hierarki atau Melalui Senarai. Walau bagaimanapun, kaedah ini hanya penyelesaian sementara kerana sekiranya Aliran Kerja LV-001 (Penghantaran Permohonan Cuti Untuk Sokongan) dan LV-002 (Penghantaran Permohonan Cuti Untuk Kelulusan) tidak di selenggara, Nama Penyokong dan Pelulus lama masih akan terpapar bagi permohonan cuti yang baharu ingin dipohon. 5 Adakah Cuti Rehat Khas (CRK) Guru boleh dipohon melalui MyHRMIS Mobile? Boleh. CRK boleh dipohon melalui MyHRMIS Mobile .
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 30 PENGURUSAN SARAAN/FAEDAH DAN GANJARAN PENGURUSAN CUTI VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 6 Bagaimanakah cara untuk memohon Cuti Tanpa Rekod Urusan Kematian Ahli Keluarga Terdekat melalui HRMIS 2.0? Cara untuk memohon Cuti Tanpa Rekod Urusan Kematian Ahli Keluarga Terdekat melalui HRMIS 2.0 adalah seperti berikut: 1) Pemilik kompetensi perlu menambah maklumat ahli keluarga yang layak di Rekod Peribadi tanpa memasukkan tarikh kematian dan hantar untuk pengesahan. 2) Cara permohonan cuti adalah seperti berikut: Klik menu: Pengurusan Cuti Permohonan Cuti Pemohon Cuti Pilih Kategori Cuti sebagai Cuti Tanpa Rekod Pilih Jenis Cuti sebagai Kemudahan Cuti Urusan Kematian Ahli Keluarga Terdekat klik butang TERUSKAN Pilih Ahli keluarga yang telah mninggal dunia dan lengkapkan Tarikh dan Waktu Kematian Muat naik dokumendokumen sokongan yang berkenaan (sekurang-kurangnya satu (1) dokumen sokongan untuk setiap Gemulah) Klik pada PENGESAHAN PEMOHON Klik butang HANTAR . Sistem akan mengemaskini maklumat Tarikh Kematian Gemulah di Rekod Peribadi selepas permohonan cuti berjaya dihantar. Nota : Gemulah – CO yang telah meninggal dunia
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 31 PENGURUSAN SARAAN/FAEDAH DAN GANJARAN PENGURUSAN CUTI VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 7 Sekiranya anak saya masuk wad, adakah saya layak mohon cuti kuarantin? 1) Cuti kuarantin hanya layak dipohon oleh ibu/ bapa yang anaknya mengalami senarai penyakit berjangkit seperti berikut: i. Penyakit Tangan, Kaki dan Mulut (Hand, Foot and Mouth Disease (HFMDI)) ii. Demam Denggi dan Demam Denggi Berdarah iii. Campak (Measles) iv. Chickenpox v. Difteria vi. Malaria vii. Lain-lain penyakit berjangkit yang diperakukan oleh Pegawai Perubatan Kerajaan atau swasta 2) Kelayakan hanya kepada pegawai menjaga anaknya yang menghidap penyakit berjangkit dan perlu dikuarantin sahaja. 3) Sekiranya terdapat jenis penyakit selain daripada senarai dalam MyPPSM CERAIAN SR.5.4.4, mohon hubungi Bahagian Gaji dan Elaun (BGE) di talian berikut 03-88855689. 8 Bolehkah permohonan cuti dibuat melangkau tahun di HRMIS? Cuti-cuti lain selain Cuti Rehat boleh dimohon melangkau tahun melalui HRMIS dengan syarat kelayakan bagi cuti-cuti berkenaan telah dijana. Untuk makluman, semua permohonan cuti perlu dilaksanakan berdasarkan tahun semasa tetapi tidak digalakkan untuk menggunakan menu data sejarah terutamanya cuti rehat. Terdapat situasi tertentu di mana permohonan cuti boleh dilaksanakan melalui menu data sejarah.
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 32 PENGURUSAN SARAAN/FAEDAH DAN GANJARAN PENGURUSAN CUTI VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 9 Apakah jenis-jenis Cuti Tidak Berekod yang boleh dimohon melalui HRMIS? Cuti Tidak Berekod yang boleh dimohon melalui HRMIS adalah seperti berikut: 1) Cuti Gantian 2) Cuti Latihan Pasukan Sukarela 3) Cuti Menghadiri Latihan Atau Khemah Tahunan Pertubuhan / Persatuan 4) Cuti Lain-lain Kursus 5) Cuti Menghadiri Latihan Syarikat Kerjasama 6) Cuti Untuk Mengambil Peperiksaan 7) Cuti Untuk Mengambil Bahagian Dalam Olahraga/ Sukan 8) Cuti Tanpa Rekod Kepada Pegawai Yang Menderma Organ 9) Cuti Tugas Khas (Perubatan) 10) Cuti Rombongan Kebudayaan 11) Cuti Mesyuarat Mbk/Mbj 12) Cuti Isteri Bersalin 13) Cuti Urusan Kematian Ahli Keluarga Terdekat 14) CTR Bagi Pegawai Yang Dilantik Sebagai Jurulatih PLKN 15) Cuti Menghadiri Perbicaraan Mahkamah Di Luar Stesen 16) Cuti Tanpa Rekod Perayaan Vaisakhi Mohon rujuk https://docs.jpa.gov.my/saraan/kemudahan/Cu ti_Tidak_Berekod.pdf dan HRMIS. 10 Adakah fungsi Kebenaran Keluar Pejabat boleh dilaksanakan? Ya. Permohonan Keluar Pejabat boleh dilaksanakan melalui HRMIS dengan pemakluman awal pelaksanaan kepada Ketua Jabatan masing-masing.
SOALAN LAZIM VERSI 2.0 DISEMBER 2023 33 PENGURUSAN SARAAN/FAEDAH DAN GANJARAN PENGURUSAN CUTI VERSI : 2.0- DISEMBER 2023 SUMBER : MEJA BANTUAN DAN PEMILIK MODUL SOALAN UMUM NO SOALAN JAWAPAN 11 Saya ingin menyokong / meluluskan cuti pegawai di bawah seliaan saya. Tetapi menu tersebut tiada di MyHRMIS Mobile. Peranan sebagai Penyokong Cuti / Pelulus Cuti tidak ditetapkan di HRMIS untuk tuan/puan. Mohon rujuk kepada Pentadbir HRMIS di agensi bagi penetapan ini. 12 Di manakah saya boleh merujuk cara pengiraan Cuti Luput yang lebih terperinci? Mohon rujuk Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2003 ATAU hubungi pegawai di Bahagian Pencen di talian 03-8885 4750. 13 Mengapa mesej “Anda tidak layak memohon cuti kerana tiada rekod kelayakan bagi cuti tersebut.” dipaparkan apabila ingin membuat permohonan cuti kuarantin? Kelayakan cuti tersebut belum dijana. Mohon rujuk kepada Pentadbir Cuti bagi tujuan janaan kelayakan [Cuti Menjaga Anak Yang Dikuarantin dan Memerlukan Pengasingan]. 14 Bagaimanakah Penyokong Cuti boleh menyemak senarai Pemilik Kompetensi yang memohon cuti di bawah seliaannya? Penyokong Cuti boleh menyemak tarikh bercuti Pemilik Kompetensi di bawah seliaannya melalui capaian menu di bawah: Pengurusan Cuti Penyemakan Cuti Semak Status Cuti (BU) Pilih jenis dan kategori cuti yang dikehendaki Pilih status permohonan cuti (optional) Masukkan julat tarikh yang dikehendaki Klik TERUSKAN. 15 Bakal pesara telah merancang Cuti Rehat bagi tahun berikutnya. Walau bagaimanapun, HRMIS hanya membenarkan permohonan Cuti Rehat bagi tahun semasa sahaja. Apakah tindakan yang perlu diambil oleh Pentadbir Cuti / Pemilik Kompetensi bagi isu yang dinyatakan? Kelayakan Cuti Rehat diberi berdasarkan tahun kelayakan dimana setiap permohonan Cuti Rehat adalah untuk tahun yang sama sahaja (Tarikh Mula Cuti dan Tarikh Akhir Cuti mestilah dalam tahun yang sama). Sekiranya Pemilik Kompetensi ingin membuat perancangan Cuti Rehat untuk dua tahun yang berbeza (tahun semasa dan tahun hadapan), sila pastikan kelayakan Cuti Rehat tahun hadapan telah dijana terlebih dahulu oleh Pentadbir Cuti.
www.eghrmis.gov.myRkJQdWJsaXNoZXIy MTc1NDAy