KERAJAAN MALAYSIA PEKELILING PERKHIDMATAN SUMBER MANUSIA PANDUAN PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT VERSI 1.0 (2022) JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA Diedarkan kepada: Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Semua YB Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Berkanun Semua Pihak Berkuasa Tempatan
i KANDUNGAN PERKARA MUKA SURAT TUJUAN 1 LATAR BELAKANG 1 PELAKSANAAN 2 TARIKH BERKUAT KUASA 2 PEMBATALAN 2 PEMAKAIAN 2 LAMPIRAN I Senarai Pekeliling Perkhidmatan, Surat Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Edaran Yang Dibatalkan 1-1 Pentadbiran dan Pengurusan Pejabat CERAIAN PO.1.1.1 Pemerkasaan Penggunaan Bahasa Melayu Dalam Perkhidmatan Awam 4 CERAIAN PO.1.1.2 Panduan Pengurusan Pejabat 9 Lampiran PO.1.1.2(A) Panduan Pengurusan Pejabat 1-1 Lampiran PO.1.1.2(B) Senarai Pekeliling, Surat Pekeliling Dan Peraturan Yang Berkuat Kuasa Berkaitan Panduan Pengurusan Pejabat 2-1 CERAIAN PO.1.1.3 Panduan Menguruskan Buku Perkhidmatan Kerajaan 11 Lampiran PO.1.1.3 Panduan Menguruskan Buku Perkhidmatan Kerajaan 1-1 CERAIAN PO.1.1.4 Kebajikan Untuk Anggota-Anggota Perkhidmatan Awam 15 CERAIAN PO.1.1.5 Dasar Penempatan Secara Pentadbiran 19
ii PERKARA MUKA SURAT CERAIAN PO.1.1.6 Peraturan Penanggungan Kerja Perkhidmatan Awam 21 Lampiran PO.1.1.6(A) Pihak Berkuasa Melulus Mengikut Jawatan Yang Akan Ditanggung Kerja 1-1 Lampiran PO.1.1.6(B) Formula Asas Pengiraan Elaun Penanggungan Kerja 2-1 Lampiran PO.1.1.6(C) Contoh Pengiraan Bayaran Lebih Masa Bagi Pegawai Yang Sedang Menanggung Kerja 3-1 Lampiran PO.1.1.6(D) Format Surat Arahan Penanggungan Kerja 4-1 Lampiran PO.1.1.6(E) Senarai Semak Urusan Penanggungan Kerja 5-1 Lampiran PO.1.1.6(F) Perakuan Penanggungan Kerja 6-1 Lampiran PO.1.1.6(G) Contoh Perakuan Penanggungan Kerja 7-1 Lampiran PO.1.1.6(H) Pemberitahuan Keputusan Penanggungan Kerja 8-1 CERAIAN PO.1.1.7 Penurunan Kuasa Melulus Pengecualian Peraturan Penanggungan Kerja Perkhidmatan Awam 30
iii Jejak Dokumen: Bil. Ceraian (Tarikh Kemaskini /Batal) Asal Pindaan 1. PO.1.1.1 (9 Ogos 2022) Pindaan 1: TAJUK CERAIAN Tajuk dipinda daripada “Pemerkasaan Penggunaan Bahasa Kebangsaan Dalam Perkhidmatan Awam” Dipinda kepada: “Pemerkasaan Penggunaan Bahasa Melayu Dalam Perkhidmatan Awam” Pindaan 2: Versi lama Ceraian PO.1.1.1 dibatalkan. Dipinda kepada: Versi baharu Ceraian PO.1.1.1 (Rujuk Surat Edaran JPA.(S).100-1/3/3(8) bertarikh 9 Ogos 2022)
1 Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Semua YB Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Berkanun Semua Pihak Berkuasa Tempatan _____________________________________________________________________ PEKELILING PERKHIDMATAN SUMBER MANUSIA _____________________________________________________________________ URUSAN PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT VERSI 1.0 (2022) TUJUAN 1. Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia (PPSM) ini bertujuan memaklumkan mengenai urusan hal-hal berkaitan pentadbiran dan pengurusan pejabat dalam Perkhidmatan Awam. LATAR BELAKANG 2. Sejak tahun 1990an, Kerajaan telah mengeluarkan pelbagai perintah dan peraturan berhubung dengan pentadbiran dan pengurusan pejabat. Aspek ini amat penting dalam mewujudkan suatu sistem pentadbiran yang teratur dan berkesan dalam semua urusan pejabat Kerajaan. Antara aspek yang diberi penekanan termasuklah penggunaan bahasa kebangsaan dan hal-hal pentadbiran dalam pengurusan sumber manusia. KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM DIRECTOR-GENERAL OF PUBLIC SERVICE Jabatan Perkhidmatan Awam, Malaysia Public Service Department, Malaysia Aras 13, Blok C1, Kompleks C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 W.P. PUTRAJAYA MALAYSIA
2 PELAKSANAAN 3. Peraturan berkenaan pentadbiran dan pengurusan pejabat adalah seperti berikut: Kod Ceraian Tema PO.1.1.1 Pentadbiran dan Pengurusan Pejabat Ceraian PO.1.1.1 Pemerkasaan Penggunaan Bahasa Melayu Dalam Perkhidmatan Awam Ceraian PO.1.1.2 Panduan Pengurusan Pejabat Ceraian PO.1.1.3 Panduan Menguruskan Buku Perkhidmatan Kerajaan Ceraian PO.1.1.4 Kebajikan Untuk Anggota-Anggota Perkhidmatan Awam Ceraian PO.1.1.5 Dasar Penempatan Secara Pentadbiran Ceraian PO.1.1.6 Peraturan Penanggungan Kerja Perkhidmatan Awam Ceraian PO.1.1.7 Penurunan Kuasa Melulus Pengecualian Peraturan Penanggungan Kerja Perkhidmatan Awam TARIKH BERKUAT KUASA 4. Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia (PPSM) ini berkuat kuasa mulai 1 Januari 2022. PEMBATALAN 5. Dengan berkuatkuasanya PPSM ini, Pekeliling Perkhidmatan (PP) dan Surat Pekeliling Perkhidmatan (SPP) seperti senarai di Lampiran I adalah dibatalkan.
3 PEMAKAIAN 6. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, PPSM ini pada keseluruhannya dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan. KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
1-1 LAMPIRAN I Senarai Pekeliling Perkhidmatan, Surat Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Edaran Yang Dibatalkan Bil. Tema PP/SPP Yang Dibatalkan 1. Panduan Pentadbiran dan Pengurusan Pejabat (i) Versi lama Ceraian PO.1.1.1: Pemerkasaan Penggunaan Bahasa Kebangsaan Dalam Perkhidmatan Awam; (ii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2020: Pemerkasaan Penggunaan Bahasa Kebangsaan Dalam Perkhidmatan Awam; (iii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat; (iv) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2008: Panduan Menguruskan Buku Perkhidmatan Kerajaan; (v) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 1989: Kebajikan Untuk Anggota-Anggota Perkhidmatan Awam; (vi) Surat Edaran JPA.BPP(S)193/6/84 Jld. 4(3) bertarikh 20 September 2018: Penggantian Frasa “Saya Yang Menurut Perintah” Dengan Frasa “Saya Yang Menjalankan Amanah” Dalam Urusan Penyediaan Surat Kerajaan; (vii) Surat Edaran JPA.BPO(S)215/65/19 Jld. 2(12) bertarikh 31 Disember 2014: Dasar Penempatan Secara Pentadbiran; (viii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007: Peraturan Penanggungan Kerja Perkhidmatan Awam; dan
1-2 Bil. Tema PP/SPP Yang Dibatalkan (ix) Surat Edaran JPA.BK(S) 256/6/36 Jld. 7 (9) bertarikh 7 Mac 2019: Penurunan Kuasa Melulus Pengecualian Peraturan Penanggungan Kerja Perkhidmatan Awam.
4 CERAIAN PO.1.1.1 PEMERKASAAN PENGGUNAAN BAHASA MELAYU DALAM PERKHIDMATAN AWAM TUJUAN 1. Ceraian ini bertujuan untuk memperjelaskan arahan penggunaan bahasa Melayu dalam urusan rasmi perkhidmatan awam. TAKRIF 2. Bagi maksud Ceraian ini: “agensi kerajaan” ertinya semua kementerian, jabatan Persekutuan pada peringkat Persekutuan, wilayah, negeri atau daerah dalam Persekutuan dan manamana entiti lain dalam perkhidmatan awam Persekutuan sebagaimana yang ditentukan oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam. Jika terdapat kekeliruan mengenai pemakaian Ceraian ini kepada mana-mana entiti, akan ditentukan oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam; “ketua jabatan” ertinya seseorang pegawai yang mengetuai sesuatu agensi kerajaan atau mana-mana pegawai yang diwakilkan kuasa secara bertulis oleh ketua jabatan untuk bertindak bagi pihaknya; “pegawai” ertinya semua kategori pegawai yang sedang berkhidmat di agensi kerajaan yang dilantik oleh Suruhanjaya secara tetap, sementara atau kontrak; “suruhanjaya” ertinya Suruhanjaya Perkhidmatan Awam, Suruhanjaya Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan, Suruhanjaya Pasukan Polis atau Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran, mengikut mana-mana yang berkenaan; dan “terjemahan” ertinya cara (gaya, kaedah) menterjemah seperti lisan dan bukan lisan sama ada dalam bentuk digital atau cetakan.
5 PO.1.1.1 LATAR BELAKANG 3. Perlembagaan Persekutuan di bawah Perkara 152 (1) (a) dan (b) telah menjelaskan seperti berikut: (1) Bahasa kebangsaan ialah bahasa Melayu dan hendaklah dalam tulisan yang diperuntukkan melalui undang-undang oleh Parlimen: Dengan syarat bahawa- (a) tiada seorang pun boleh dilarang atau dihalang daripada menggunakan (selain bagi maksud rasmi), atau daripada mengajarkan atau belajar, apa-apa bahasa lain; dan (b) tiada apa-apa jua dalam Fasal ini boleh menjejaskan hak Kerajaan Persekutuan atau hak mana-mana Kerajaan Negeri untuk memelihara dan meneruskan penggunaan dan pengajian bahasa mana-mana kaum lain di dalam Persekutuan. Selain itu, Akta Bahasa Kebangsaan 1963/67 [Akta 32] menyatakan bahawa bahasa kebangsaan hendaklah digunakan bagi maksud urusan rasmi, kecuali sebagaimana yang diperuntukkan dalam akta tersebut dan tertakluk perlindungan-perlindungan yang terkandung dalam Perkara 152 (1) (a) dan (b) Perlembagaan Persekutuan di atas berhubung dengan mana-mana bahasa lain dan bahasa mana-mana kaum lain di Malaysia. Bahasa kebangsaan hendaklah digunakan bagi maksud rasmi dalam beberapa keadaan yang diberikan pengecualian. 4. Dalam usaha untuk memastikan penggunaan bahasa kebangsaan dalam perkhidmatan awam, Kerajaan Malaysia telah mengeluarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2020: Pemerkasaan Penggunaan Bahasa Kebangsaan Dalam Perkhidmatan Awam, yang kemudiannya dikenali dengan Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia (MyPPSM), Ceraian PO.1.1.1: Pemerkasaan Penggunaan Bahasa Kebangsaan Dalam Perkhidmatan Awam. 5. Kerajaan pada Mac 2022 telah menetapkan supaya bahasa Melayu dimartabatkan penggunaannya pada peringkat antarabangsa. Selaras dengan ketetapan itu, penggunaan bahasa Melayu dalam perkhidmatan awam dimantapkan melalui Ceraian PO.1.1.1: Pemerkasaan Penggunaan Bahasa Melayu Dalam Perkhidmatan Awam. Secara
6 PO.1.1.1 umumnya, Ceraian ini menekankan keperluan penggunaan bahasa Melayu dalam semua urusan rasmi seperti persidangan, konvensyen, majlis istiadat, seminar, bengkel, kursus, mesyuarat, lawatan dan sebagainya termasuk yang melibatkan penyertaan bukan warganegara Malaysia. MEMPERKASAKAN PENGGUNAAN BAHASA MELAYU DALAM PERKHIDMATAN AWAM 6. Bagi memartabatkan bahasa Melayu, ketua jabatan di agensi kerajaan bersamasama pegawai hendaklah memastikan penggunaan bahasa Melayu dengan baik dalam semua urusan rasmi berdasarkan panduan berikut: (a) Urusan Rasmi di dalam dan Luar Negara (i) Semua urusan rasmi di dalam dan luar negara yang dianjurkan oleh Kerajaan Malaysia seperti persidangan, konvensyen, majlis istiadat, seminar, bengkel, kursus, mesyuarat, lawatan dan sebagainya hendaklah menggunakan bahasa Melayu yang melibatkan acara utama seperti ucaptama, ucapan perasmian, sesi temu bual (forum, bual bicara) dan sidang media. Contoh situasi adalah seperti berikut: Situasi pertama (dalam negara) Urusan rasmi di Malaysia dan hanya dihadiri oleh warga Vietnam. Penyampaian sepenuhnya dalam bahasa Melayu dan terjemahan dalam bahasa Vietnam. Namun sekiranya tiada kepakaran dalam bahasa Vietnam, terjemahan dalam bahasa Inggeris boleh digunakan. Situasi kedua (dalam negara) Urusan rasmi di Malaysia dan dihadiri oleh pelbagai warganegara. Penyampaian sepenuhnya dalam bahasa Melayu dan terjemahan dalam bahasa Inggeris. Situasi ketiga (luar negara) Urusan rasmi di Vietnam dan dihadiri oleh warga Vietnam. Penyampaian sepenuhnya dalam bahasa Melayu dan terjemahan dalam bahasa Vietnam. Namun sekiranya tiada kepakaran dalam bahasa Vietnam, terjemahan dalam bahasa Inggeris boleh digunakan.
7 PO.1.1.1 Situasi keempat (luar negara) Urusan rasmi di Vietnam dan dihadiri oleh pelbagai warganegara. Penyampaian sepenuhnya dalam bahasa Melayu dan terjemahan dalam bahasa Inggeris. (b) Surat Rasmi di dalam dan Luar Negara Surat-menyurat rasmi di dalam dan luar negara oleh agensi kerajaan sama ada menghantar atau membalas hendaklah menggunakan bahasa Melayu sepenuhnya dan dilampirkan dengan terjemahan dalam bahasa Inggeris sekiranya tiada kepakaran dalam bahasa ibunda negara berkenaan. (c) Dokumen Perjanjian di dalam dan Luar Negara Dokumen perjanjian Kerajaan Malaysia di dalam dan luar negara oleh agensi kerajaan hendaklah menggunakan bahasa Melayu sepenuhnya. Dokumen perjanjian dengan negara atau agensi luar hendaklah menggunakan bahasa Melayu dan dilampirkan dengan terjemahan dalam bahasa Inggeris, sekiranya tiada kepakaran dalam bahasa ibunda negara atau agensi luar berkenaan. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI AWAM 7. Bagi memastikan penggunaan bahasa Melayu dalam perkhidmatan awam dapat ditingkatkan, semua pegawai awam hendaklah menggunakan bahasa Melayu dengan baik dalam semua urusan rasmi sama ada secara lisan atau bukan lisan. Sehubungan itu, pegawai hendaklah sentiasa meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam bahasa Melayu. Latihan dan pembangunan kompetensi boleh diperolehi dari agensi atau badan profesional yang bersesuaian berdasarkan keperluan jabatan dan pegawai. TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN 8. Ketua jabatan hendaklah memastikan setiap urusan rasmi anjuran jabatan masing-masing menggunakan bahasa Melayu sepenuhnya. Persediaan serta tindakan proaktif seperti menyediakan kemudahan, perkhidmatan penterjemahan, peruntukan kewangan dan sebagainya hendaklah diambil sewajarnya bagi memastikan arahan di atas dapat dilaksanakan.
8 PO.1.1.1 9. Ketua jabatan juga perlu memastikan semua warga jabatan mempunyai tahap penguasaan dan penggunaan bahasa Melayu yang baik dari segi aspek lisan dan bukan lisan. Pemantauan, penilaian dan pengauditan secara berkala wajar dilaksanakan mengikut keperluan dengan merujuk kepada agensi atau badan profesional yang sesuai. PEMAKAIAN 10. Ceraian ini pada keseluruhannya turut dipanjangkan kepada Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan sekiranya pelaksanaan Ceraian ini tidak bercanggah dengan mana-mana peraturan atau undang-undang semasa yang berkuat kuasa. 11. Walau apa-apa pun yang terdapat dalam Ceraian ini, penggunaan bahasa Melayu adalah tertakluk pada pengecualian yang dinyatakan dalam Perkara 152 Perlembagaan Persekutuan dan Akta 32. 12. Ketua Jabatan juga hendaklah memastikan penyampaian perkhidmatan sentiasa diberi keutamaan, efektif serta berimpak selari dengan fungsi organisasi. Sehubungan itu, bahasa Inggeris masih boleh digunakan dalam keadaan tertentu atas keperluan perundangan dan juga dalam sebarang urusan yang boleh menjejaskan kelancaran penyampaian perkhidmatan. KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
9 CERAIAN PO.1.1.2 PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT TUJUAN 1. Ceraian ini bertujuan membantu agensi awam melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan. Ia dijelaskan dan dikuatkuasakan melalui Panduan Pengurusan Pejabat seperti di Lampiran PO.1.1.2(A). LATAR BELAKANG 2. Panduan Pengurusan Pejabat telah digubal berasaskan Arahan Perkhidmatan 1974 yang digunakan sebagai panduan dalam urusan pentadbiran sesuatu pejabat meliputi aspek urusan pentadbiran, dokumen, barang kelengkapan jabatan, perhubungan dan perkara berkaitan dengan perkhidmatan. Langkah penambahbaikan dilaksanakan dengan mengambil kira kemajuan bidang teknologi maklumat dan multimedia di samping mengekalkan kaedah pelaksanaan tugas di pejabat Kerajaan. PELAKSANAAN 3. Dalam penggunaan Panduan ini, rujukan hendaklah dibuat kepada pekeliling, ceraian atau peraturan lain yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa dari segi prosedur dan tatacara pelaksanaan yang lebih terperinci. Senarai ceraian dan peraturan yang berkuat kuasa berkaitan dengan Panduan ini adalah seperti di Lampiran PO.1.1.2(B). PEMBATALAN 4. Dengan berkuat kuasanya Ceraian ini, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 dan Surat Edaran: JPA.BPP(S)193/6/84 Jld. 4(3) bertarikh 20 September 2018 adalah dibatalkan.
10 PO.1.1.2 PEMAKAIAN 5. Semua Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan hendaklah menerima pakai Ceraian ini supaya pejabat di pelbagai agensi dapat diuruskan dengan lebih cekap, teratur dan berkesan. KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
LAMPIRAN PO.1.1.2(A) KERAJAAN MALAYSIA PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA 2021
i BAHAGIAN I KANDUNGAN TAJUK PENGURUSAN AM PEJABAT Peranan Kerajaan Tanggungjawab KetuaJabatan Menyemak Semula Fungsi Jabatan Menilai Semula Aktiviti Jabatan Undang-Undang Dan Peraturan Senarai Tugas Kemudahan Komunikasi Perhimpunan Bulanan Ruang Pejabat Kebersihan Pejabat Pencegahan Kebakaran Khidmat Nasihat Penyelarasan Dan Pemantauan Program Kebajikan MUKA SURAT 1-1 1-1 1-2 1-2 1-2 1-3 1-3 1-6 1-6 1-6 1-7 1-8 1-8 1-9 II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Rekod Perkhidmatan Pegawai 1-10 Maklumat Dalam Rekod Perkhidmatan 1-10 Penyelenggaraan Rekod Perkhidmatan 1-12 Rekod Kehadiran 1-12 Penilaian Prestasi 1-13 Pemupukan Budaya Kerja Positif 1-14 Pembangunan Modal Insan 1-14 Sijil Penghargaan 1-15 Pewartaan 1-16 Pengurusan Maklumat Sumber Manusia Secara Elektronik 1-18
ii BAHAGIAN TAJUK MUKA SURAT III KEPERIBADIAN DAN KETERAMPILAN Keperibadian 1-19 Tatakelakuan 1-22 Pakaian 1-23 Tanda Nama 1-23 IV PENGURUSAN PERHUBUNGANPELANGGAN Mengutamakan Pelanggan 1-24 Kemudahan Pelanggan 1-24 Piagam Pelanggan 1-25 Pengurusan Aduan Awam 1-25 Pengurusan Media 1-26 V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Perkhidmatan Kaunter 1-27 Perkhidmatan Telefon Berkualiti 1-28 Sistem Dan Prosedur Kerja 1-29 Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja 1-10 Borang Permohonan 1-30 Lesen Dan Permit 1-30 Pungutan Hasil 1-31
iii BAHAGIAN TAJUK MUKA SURAT VI URUSAN SURAT KERAJAAN Pendahuluan 1-32 Penyediaan 1-32 Pendaftaran Dan Pengedaran 1-35 Pengurusan Surat Terperingkat 1-36 VII PENGURUSAN FAIL Kepentingan Pengurusan Fail 1-39 Pengkelasan Fail 1-39 Pengkelasan Perkara Dan Pengkodan 1-39 Prosedur Pengurusan 1-40 Fail Sementara 1-41 Sistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod Elektronik 1-42 Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer 1-42 Pelupusan Fail 1-42 VIII PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM Pendahuluan 1-43 Tanggungjawab Ketua Jabatan Dan Ketua Agensi 1-43 Penyelenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod Awam 1-43 Pembaikan Kecil 1-44 Bilik Rekod 1-44 Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR) 1-44 Program Rekod Penting 1-45 Pelan Tindakan Bencana 1-45
iv BAHAGIAN TAJUK MUKA SURAT IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Pendahuluan 1-46 Pelan Strategik Teknologi Maklumat 1-47 Perolehan Perkakasan Dan Perisian 1-47 Rangka Dan Keselamatan Teknologi Maklumat 1-47 Penggunaan Perkhidmatan 1-48 Internet 1-48 E-mel 1-48 Perisian 1-49 Pembangunan Sistem Aplikasi Laman Web Jabatan 1-49 Laman Web Jabatan 1-50 INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT Pendahuluan 1-51 Perolehan 1-52 Kawalan Penggunaan 1-53 Penyimpanan 1-54 Penyelenggaraan 1-54 Pemeriksaan 1-55 Pelupusan 1-55 Hapus Kira 1-56
1-1 BAHAGIAN I PENGURUSAN AM PEJABAT Peranan Kerajaan 1.1. Kerajaan bertanggungjawab membangunkan negara untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat. Untuk mencapai hasrat yang dimaksudkan, Kerajaan telah menubuhkan pelbagai jabatan dan agensi yang dipertanggungjawabkan untuk melaksana dasar dan rancangan dengan cekap dan berkesan. Semasa melaksanakan tanggungjawab tersebut, usaha berterusan sentiasa dilakukan bagi mengoptimumkan penggunaan segala sumber yang ada bagi mencegah pembaziran dan penyalahgunaannya dan pada masa yang sama para pelanggan, iaitu orang ramai, mendapat perkhidmatan yang terbaik. Tanggungjawab Ketua Jabatan 1.2. Selaras dengan hasrat yang dinyatakan di atas, setiap Ketua Jabatan hendaklah mentadbir agensi masing-masing dengan cekap dan berkesan dengan memberikan tumpuan dan keutamaan khususnya kepada aspek yang berikut: (a) menyedia dan mempamerkan Visi, Misi, Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggan dan carta organisasi peringkat jabatan, bahagian, cawangan dan seterusnya sehingga ke peringkat struktur organisasi yang lebih rendah, mengikut kesesuaian; (b) memastikan semua pegawai memahami dan menghayati Visi, Misi, Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggan Jabatan dan tanggungjawab pegawai terutama kepada mereka yang baru ditempatkan di jabatan itu; (c) menyediakan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) jabatan dan memastikan setiap pegawai mempunyai SKT masing-masing; (d) memaklumkan kepada semua pegawai mengenai kepentingan pematuhan kepada peraturan-peraturan berkaitan dengan pengurusan sumber manusia (seperti urusan perkhidmatan, tatatertib dan kemajuan kerjaya), pengurusan kewangan dan peraturan-peraturan lain yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa;
1-2 (e) mengutamakan penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) di dalam pengurusan pejabat; menggalakkan perhubungan yang sihat di antara pegawai dan menyediakan suasana bekerja yang harmonis; (g) menggunakan aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia jabatan; (h) menyedia dan melaksanakan program kualiti jabatan; dan (i) mewujud dan memperkukuhkan mekanisme kerjasama antara sektor awam dan swasta. Menyemak Semula Fungsi Jabatan 1.3. Dari semasa ke semasa Ketua Jabatan hendaklah menyemak fungsi jabatan supaya fungsi itu kemas kini dan selaras dengan objektif Kerajaan. Jika fungsi ini tidak lagi selaras dengan objektif Kerajaan maka fungsi itu hendaklah diubah suai. Menilai Semula Aktiviti Jabatan 1.4. Dari semasa ke semasa Ketua Jabatan hendaklah menilai semula aktiviti jabatan supaya: (a) aktiviti yang tidak lagi perlu atau tidak sesuai dihapuskan; dan (b) setiap langkah atau tindakan penting yang akan diambil membantu mencapai matlamat Kerajaan. Undang-undang Dan Peraturan 1.5. Undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan fungsi jabatan hendaklah dimaklumkan dan difahami oleh setiap pegawai. Ketua Jabatan hendaklah sentiasa mengkaji dan mengambil tindakan bagi mengemas kini undang-undang dan peraturan yang berkaitan supaya sentiasa relevan dengan perkembangan semasa dan boleh meningkatkan penyampaian perkhidmatan dengan lebih berkesan.
1-3 Senarai Tugas 1.6. Ketua Jabatan bertanggungjawab menyediakan senarai tugas setiap pegawai di agensinya. Senarai tugas ini hendaklah menunjukkan dengan jelas hubung kait antara pegawai dengan penyelianya, dengan pegawai bawahan serta rakan sejawat dalam organisasi yang sama. Senarai tugas hendaklah sentiasa diteliti dan dikemas kini oleh pegawai penyelia melalui perbincangan dengan pegawai terutama sekiranya berlaku: (a) pertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan; (b) penstrukturan semula organisasi; (c) pengurangan atau penambahan fungsi jabatan; (d) pengurangan atau penambahan jumlah kakitangan; atau (e) perubahan dalam sistem atau cara bekerja. Kemudahan Komunikasi 1.7. Kemudahan komunikasi adalah penting sebagai mekanisme perhubungan untuk memudahkan urusan pentadbiran Kerajaan. Kini terdapat pelbagai jenis alat komunikasi yang boleh digunakan oleh Jabatan Kerajaan, antaranya termasuklah: (a) Perkhidmatan Pos; (b) Telegram; (c) Telefon dan telefon bimbit; (d) Faksimili; (e) Persidangan video; (f) Kaedah komunikasi manual; dan (g) Kemudahan komunikasi lain.
1-4 1.8. Alat komunikasi yang disediakan oleh Kerajaan adalah untuk memudahkan pegawai melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan. Oleh itu ianya hendaklah digunakan dengan berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi sahaja. Penggunaan untuk urusan peribadi tidak digalakkan. Sekiranya digunakan, kosnya hendaklah ditanggung oleh pegawai. Perkhidmatan Pos 1.9. Jabatan dikehendaki membayar semua perkhidmatan bagi penghantaran surat dan bungkusan. Bayaran boleh dibuat melalui cara-cara berikut: (a) pembelian setem secara tunai atau pesanan tempatan; (b) menggunakan Mesin Franking, (c) kemudahan pos jelas; (d) kemudahan pembayaran secara atas talian (online), dan (e) sistem bayaran lain yang ditetapkan. 1.10. Penghantaran surat dan bungkusan melalui pos berdaftar hendaklah dibuat apabila bukti penghantaran dan penerimaan diperlukan. Penghantarannya hanya dibenarkan dalam keadaan berikut: (a) dikehendaki mengikut peraturan keselamatan; (b) bukti penghantaran dan penerimaan diperlukan dari segi undang-undang; dan (c) barang yang berharga atau mempunyai nilai kewangan. 1.11. Hanya penghantaran surat dan bungkusan yang perlu disegerakan sahaja boleh dihantar melalui perkhidmatan kurier.
1-5 Perkhidmatan Telefon 1.12. Ketua Jabatan hendaklah memastikan pemasangan dan penggunaan telefon pejabat, telefon rasmi di rumah dan telefon bimbit mematuhi peraturan yang berkuat kuasa dan memantau penggunaannya. Penggunaan Sistem Pesanan Ringkas (SMS), Sistem Pesanan Multimedia (MMS), kamera digital dan pelbagai sistem lain yang dibekalkan di dalam telefon hendaklah dikawal penggunaannya mengikut peraturan yang ditetapkan dari semasa ke semasa. 1.13. Panggilan jauh hendaklah dihadkan kepada perkara yang mustahak sahaja dan memerlukan tindakan segera. Pegawai juga hendaklah meringkaskan percakapan. Setiap panggilan yang dibuat hendaklah direkodkan dalam fail (jika perlu) dan sekiranya memerlukan tindakan susulan hendaklah diikuti dengan surat. Faksimili 1.14. Faksimili mempunyai keupayaan untuk menghantar dokumen dalam bentuk rajah, penyata, carta, plan, foto dan lain-lain dalam bentuk asal. la membantu Jabatan mengambil tindakan segera dan tepat. Pemasangan, penggunaan dan pengawalan faksimili hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan. Ketua Jabatan boleh mengadakan peraturan dalaman bagi mengawal penggunaannya. Persidangan Video 1.15. Persidangan video merupakan satu kaedah telekomunikasi yang membolehkan individu atau kumpulan itu berinteraksi dan melihat antara satu sama lain walaupun berada di tempat yang berlainan dalam waktu yang sama. Ketua Jabatan hendaklah mematuhi peraturan mengenai penyediaan, penggunaan, penyelenggaraan dan kawalan persidangan video yang ditetapkan. Kaedah Komunikasi Manual 1.16. Ketua Jabatan boleh menggunakan kaedah komunikasi manual yang lain dan boleh digunakan disebabkan kesukaran perhubungan di tempat menerima serta kaedah tersebut sahaja yang terbaik keberkesanannya. Contohnya kemudahan telegram yang digunakan oleh Kementerian Luar Negeri bagi perhubungan di beberapa negara.
1-6 Kaedah Komunikasi Lain 1.17. Ketua Jabatan juga boleh menggunakan kaedah komunikasi terbaru yang diperkenalkan selaras dengan perkembangan teknologi maklumat (ICT). Perhimpunan Bulanan 1.18. Ketua Jabatan bertanggungjawab mengadakan perhimpunan bulanan di peringkat jabatan masing-masing. Perhimpunan ini bertujuan untuk membolehkan Ketua Jabatan menyampaikan amanat dan maklumat semasa, di samping mengeratkan hubungan di antara warga jabatan. Ruang Pejabat 1.19. Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan ruang pejabat mengikut keluasan yang telah ditetapkan. Panduan keluasan bilik pegawai, anggaran ruang kerja dan bilik gunasama hendaklah dibuat mengikut kesesuaian sesuatu jabatan. Kebersihan Pejabat 1.20. Setiap pegawai perlu memastikan pejabat dan kawasan sekitarnya bersih dan kemas dengan mengambil tindakan seperti berikut: (a) mengasingkan bahan yang tidak dikehendaki dengan membuangkan yang tidak diperlukan; (b) menyusun atur peralatan yang dibekalkan; (c) membersihkan peralatan, tempat bertugas dan mencegah segala kecacatan terutama selepas bertugas; dan (d) memelihara kebersihan setiap masa dengan menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan.
1-7 Pencegahan Kebakaran 1.21. Setiap jabatan hendaklah melantik pegawai atau membentuk jawatankuasa yang bertanggungjawab merancang dan mengambil langkah yang sesuai untuk mencegah kebakaran. Antara aspek yang perlu diberi perhatian ialah: (a) Pelan Tindakan Kebakaran Pelan tindakan kebakaran hendaklah disediakan dan dipamerkan di setiap tingkat supaya apabila berlaku kebakaran semua warga jabatan dapat mengikuti laluan yang selamat yang telah ditetapkan. (b) Sistem Pencegahan Menyediakan panduan, tanda arah dan simbol berhubung pencegahan kebakaran yang jelas dan mudah difahami oleh semua pegawai. Panduan pencegahan hendaklah sentiasa dikemaskinikan. (c) Pemeriksaan Alat Pemadam Api Ketua Jabatan hendaklah menentukan bahawa setiap pejabat mempunyai alat pemadam api yang sesuai dan berfungsi. Alat tersebut hendaklah diperiksa oleh Jabatan Bomba dan Penyelamat mengikut spesifıkasi yang ditentukan untuk alat berkenaan atau sekurang-kurangnya sekali setahun. (d) Latihan Kebakaran Latihan mencegah kebakaran, penggunaan pemadam api dan tindakan menyelamatkan diri hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali setahun. Ketua Jabatan boleh memohon bantuan Jabatan Bomba dan Penyelamat untuk memberi khidmat nasihat dan latihan yang diperlukan. (e) Bilik Simpanan Rekod Tahan Api Jabatan yang berurusan dengan rekod penting hendaklah mengadakan bilik simpanan rekod yang tahan api (bilik kebal) atau lain-lain cara penyimpanan rekod supaya apabila berlaku kebakaran, rekod berkenaan tidak akan terhapus.
1-8 Khidmat Nasihat 1.22. Ketua Jabatan hendaklah berhubung dengan agensi berikut untuk mendapatkan khidmat nasihat berkaitan: (a) Perundangan: Jabatan Peguam Negara untuk mendapatkan nasihat perundangan. (b) Kewangan: Perbendaharaan Malaysia, Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara mengikut mana yang berkenaan. (c) Keselamatan: Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan, Kementerian Dalam Negeri dan Polis Diraja Malaysia mengikut mana yang berkenaan. (d) Keselamatan ICT: Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU). (e) Personel: Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. (f) Sistem dan Cara Kerja: Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU). (g) Pengurusan Rekod Kerajaan: Jabatan Arkib Negara. Penyelarasan dan Pemantauan 1.23. Ketua Jabatan di peringkat Persekutuan atau Negeri hendaklah sentiasa mengekalkan hubungan baik dengan agensi di peringkat negeri atau daerah bagi tujuan penyelarasan dan pemantauan aktiviti. Aktiviti yang digalakkan adalah seperti bermusyawarah, majlis taklimat, majlis dialog, lawatan dan pemeriksaan. Di samping itu Ketua Jabatan boleh mengadakan program kemasyarakatan, sukan, keagamaan dan aktiviti lain yang sesuai.
1-9 Program Kebajikan 1.24. Ketua Jabatan digalakkan supaya menganjurkan program yang sesuai untuk mengeratkan hubungan sesama warga jabatan, di samping memelihara kebajikan mereka. Antara program yang boleh diadakan seperti hari keluarga, pesta sukan, penubuhan kelab kebajikan, pusat penjagaan kanak-kanak, majlis keagamaan, jamuan, ceramah dan lawatan.
1-10 BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Rekod Perkhidmatan Pegawai Tanggungjawab Ketua Jabatan 2.1. Ketua Jabatan bertanggungjawab menentukan maklumat perkhidmatan pegawai di bawah penyeliaannya direkodkan dengan teratur, lengkap dan terkini. Maklumat pegawai hendaklah direkodkan dengan menggunakan kemudahan komputer atau di dalam buku yang disediakan khas untuk tujuan tersebut. Jika maklumat pegawai direkodkan secara manual, catatannya hendaklah menggunakan dakwat kekal. Tanggungjawab Pegawai 2.2. Pegawai perlu memaklumkan maklumat peribadi semasa melapor diri bertugas. Pegawai juga bertanggungjawab untuk memaklumkan tentang perubahan maklumat tersebut agar ianya sentiasa kemaskini. Maklumat Dalam Rekod Perkhidmatan 2.3. Maklumat yang perlu direkodkan antaranya ialah: (a) Maklumat Peribadi Pegawai (i) Nama; (ii) Tarikh dan tempat lahir; (iii) Nombor Kad Pengenalan; (iv) Nombor Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP); (v) Agama; (vi) Kelayakan akademik; dan (vii) Nama, nombor kad pengenalan dan alamat waris.
1-11 (b) Maklumat Perkhidmatan (i) nama jawatan, tarikh lantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian taraf berpencen atau KWSP; (ii) keputusan peperiksaan jabatan yang diduduki tidak kira yang lulus atau gagal; (iii) tindakan tatatertib; (iv) kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggung kerja; (v) kursus dan latihan yang dihadiri dan ikatan perjanjian (jika ada); (vi) cuti yang memberi kesan terhadap perkhidmatan pegawai; (vii) semua jenis pinjaman yang diperoleh daripadaKerajaan; (viii) kurniaan dan anugerah yang diterima pegawai; (ix) laporan pengisytiharan harta yang dibuat; dan (x) kelayakan kemudahan lain berkala seperti bantuan pakaian panas, pakaian istiadat, bantuan rekreasi dan lain-lain. (c) Maklumat Cuti Merekodkan tarikh semua jenis cuti yang dilulus dan diambil oleh pegawai di ruangan yang disediakan khas. (d) Lembaran Kelakuan Merekodkan semua anugerah, kumiaan dan hukuman tatatertib di ruangan yang disediakan khas. (e) Maklumat Lain Semua jenis maklumat yang diputuskan oleh Kerajaan dari semasa ke semasa.
1-12 Penyelenggaraan Rekod Perkhidmatan 2.4. Rekod perkhidmatan hendaklah diselenggara dari semasa ke semasa mengikut kaedah berikut: (a) semua catatan dalam rekod perkhidmatan tidak boleh dipinda tanpa kelulusan dan kebenaran pegawai yang diberi kuasa; (b) maklumat mengenai seseorang pegawai yang perlu direkodkan hendaklah dicatatkan dengan segera. Sekiranya catatan dibuat dengan komputer, segala peraturan yang ditetapkan hendaklah dipatuhi. Catatan yang dibuat secara manual oleh pegawai bertugas hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa beserta cop jabatan. Untuk membolehkan catatan sentiasa terkini, rekod perkhidmatan boleh disimpan di lokasi pegawai berkhidmat; (c) maklumat perkhidmatan pegawai merupakan satu dokumen yang sangat penting. Oleh itu tindakan yang sesuai hendaklah diambil untuk memastikan rekod tersebut boleh dipercayai dan selamat. Untuk menjamin rekod maklumat perkhidmatan pegawai tidak hilang atau dipinda, setiap Ketua Jabatan bolehlah mengadakan salinan pendua rekod berkenaan dan menyimpannya dengan selamat di jabatan masingmasing; dan (d) rekod perkhidmatan pegawai adalah bertaraf SULIT. Walau bagaimanapun pegawai boleh melihat rekodnya sendiri dengan kebenaran pegawai penyelia rekod. Rekod Kehadiran 2.5. Setiap jabatan hendaklah menyelenggara rekod kehadiran pegawai. Setiap pegawai bertanggungjawab untuk merekodkan waktu mereka sampai dan waktu mereka meninggalkan pejabat mengikut mana-mana kaedah yang diguna pakai oleh jabatan. Setiap kaedah yang diguna pakai hendaklah mampu memantau kehadiran pegawai dengan berkesan. 2.6. Jadual tugas yang mengandungi maklumat pegawai yang bercuti, berkursus dan bertugas di luar pejabat hendaklah sentiasa dikemas kini dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.
1-13 Penilaian Prestasi 2.7. Penilaian prestasi merupakan sebahagian daripada sistem pengurusan personel yang penting yang boleh digunakan untuk membantu setiap pegawai meningkatkan prestasi kerja masing-masing. Sebaliknya jika penilaian prestasi seseorang pegawai tidak diuruskan dengan sistematik, ia boleh memberi kesan negatif kepada prestasi pegawai yang berkenaan. Oleh itu, setiap Ketua Jabatan perlu memastikan penilaian prestasi pegawai di bawah tanggungjawab mereka disediakan mengikut prosedur yang ditetapkan. 2.8. Kaedah penilaian prestasi yang baik perlu memenuhi ciri-ciri berikut: (a) setiap pegawai yang dinilai hendaklah ditetapkan sasaran kerja yang perlu dilaksana dan dicapai dalam sesuatu tahun penilaian. Ini penting untuk membolehkan prestasi pegawai diukur dengan lebih objektif; (b) penilaian prestasi dilaksanakan secara berterusan dan bukan secara bermusim; (c) ekspektasi pegawai penilai terhadap pegawai yang dinilai dari segi tahap prestasi yang perlu dicapai hendaklah dimaklumkan kepada pegawai yang dinilai dengan jelas; (d) pegawai penilai hendaklah memberi peluang dan bersedia mendengar pandangan yang diberikan oleh pegawai yang dinilai berkaitan dengan prestasinya; dan (e) pegawai penilai tidak menggunakan penilaian prestasi sebagai instrumen untuk menekan atau mengugut seseorang pegawai yang dinilai. Penilaian prestasi sepatutnya dijadikan sebagai suatu mekanisme untuk meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai
1-14 2.9. Selaras dengan tujuan penilaian, Ketua Jabatan bertanggungjawab: (a) menentukan arah haluan, matlamat dan sasaran kerjaorganisasi; (b) memastikan sistem kerja yang berkesan bagi mencapai sasaran kerja tahunan yang ditetapkan; (c) mendapatkan komitmen daripada segenap lapisan pegawai melalui gaya pengurusan penyertaan (participative management), dan (d) memberi penekanan kepada pembangunan kerjaya pegawai. Pemupukan Budaya Kerja Positif 2.10. Dalam usaha mewujudkan budaya kerja yang positif di sesebuah jabatan, Ketua Jabatan hendaklah secara berterusan melaksanakan peranan seperti berikut: (a) mewujud dan memupuk semangat bekerja sebagai satupasukan; (b) memiliki dan menampilkan ciri kepimpinan yang baik dan berkesan; (c) memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan (mentoring and coaching), (d) memberi tanggungjawab dan kepercayaan kepada pegawai bagi melaksanakan tugas yang telah diamanahkan; dan (e) memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang telah memberi sumbangan kepada organisasi, Kerajaan dan negara. Pembangunan Modal Insan 2.11. Ketua Jabatan bertanggungjawab membangunkan sumber manusia supaya berpotensi dan berupaya menyumbang kepada kecemerlangan organisasi. Matlamat ini boleh dicapai melalui tindakan berikut: (a) merancang dan mengelola program latihan yang sesuai di dalam dan di luar jabatan;
1-15 (b) membantu menyediakan laluan kerjaya (career path) dan perancangan pelan penggantian (succession plan), (c) merancang dan melaksanakan pusingan kerja mengikut tempoh yang sesuai dalam pelbagai bidang; dan (d) memberi pendedahan yang bersesuaian kepada pegawai bagi mendapatkan pengetahuan dan pengalaman kerja di organisasi yang lain iaitu termasuk agensi swasta, agensi antarabangsa dan negara asing. Sijil Penghargaan Pengeluaran Sijil Penghargaan 2.12. Pegawai tetap yang telah menyumbangkan perkhidmatan yang baik secara berterusan tidak kurang daripada 15 tahun hendaklah diberi Sijil Penghargaan sekiranya mereka telah menamat atau ditamatkan perkhidmatan dalam keadaan berikut: (a) pegawai berpencen atau tidak berpencen yang bersara atau dibersarakan mengikut mana-mana peruntukan dalam Undang- Undang Pencen (Akta 227 atau Akta 239) kecuali persaraan di bawah seksyen 10(5)(d), 10(5)(e) atau 10(5)(f); atau (b) meninggal dunia semasa dalam perkhidmatan. Penyediaan Sijil Penghargaan 2.13. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Sijil Penghargaan untuk pegawai mereka yang layak sekurang-kurangnya tiga bulan sebelum pegawai menamatkan perkhidmatan. Bagi kes pegawai yang meninggal dunia, Sijil Penghargaan hendaklah disedia dan disampaikan kepada waris pegawai dalam tempoh dua minggu dari tarikh pegawai meninggal dunia. Kuasa Menandatangani Sijil Penghargaan 2.14. Sijil Penghargaan hendaklah ditandatangani oleh pihak yang ditetapkan mengikut peraturan yang berkuat kuasa.
1-16 Tanggungjawab Ketua Jabatan 2.15. Semua Ketua Jabatan bertanggungjawab: (a) mendapatkan contoh Sijil Penghargaan daripada Jabatan Perkhidmatan Awam dan mencetaknya untuk keperluan masing- masing; (b) memastikan Sijil Penghargaan diberikan kepada setiap pegawai yang layak; dan (c) menganjurkan majlis penyampaian Sijil Penghargaan kepada pegawai yang akan menerima sijil mengikut peraturan yang berkuat kuasa. Pewartaan Langkah Pewartaan 2.16. Semua pelantikan dan kenaikan pangkat pegawai dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan pegawai yang dilantik atau dinaikkan pangkat ke jawatan Ketua Jabatan di peringkat negeri dan ke atas hendaklah disiarkan dalam Warta Kerajaan. Bagi penyandang sesuatu jawatan yang dikehendaki oleh undang-undang supaya disiarkan dalam Warta Kerajaan, iaitu tanpa mengira kumpulan atau gred jawatan berkenaan, tindakan menyiarkan dalam Warta Kerajaan hendaklah diuruskan tanpa sebarang pengecualian. Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan kehendak undang-undang itu dipatuhi. Pewartaan hendaklah dalam bentuk yang diluluskan oleh Jabatan Peguam Negara. 2.17. Ketua Jabatan hendaklah mewartakan pengosongan sebarang jawatan yang penyandangnya telah disahkan sebagai tidak hadir bertugas dan tidak dapat dikesan mengikut peruntukan dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993.
1-17 Penyediaan Warta Kerajaan 2.18. Dalam menyediakan Warta Kerajaan, Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan seperti berikut: (a) maklumat yang hendak diwartakan, sama ada dalam Warta Kerajaan Persekutuan atau Warta Kerajaan Negeri, dirujuk kepada Jabatan Peguam Negara atau Penasihat Undang-Undang Negeri untuk memastikan ianya teratur dari segi perundangan; (b) semua bahan yang hendak dicetak perlu disemak dengan teliti tentang kebenaran dan ketepatan kandungannya sebelum dihantar untuk dicetak; dan (c) Warta Kerajaan hanya boleh dicetak oleh pihak pencetak yang diberi kuasa oleh Perbendaharaan. Maklumat Pewartaan 2.19 Setiap pewartaan pelantikan dan kenaikan pangkat seperti di perenggan 2.16 hendaklah mengandungi maklumat berikut: (a) Nama; (b) No. Kad Pengenalan; (c) Nama Jawatan; (d) Tarikh Kuatkuasa Lantikan / Naik Pangkat; dan (e) Agensi Tempat Bertugas.
1-18 Pengurusan Maklumat Sumber Manusia Secara Elektronik 2.20. Maklumat sumber manusia secara elektronik hendaklah dilaksanakan selaras dengan arahan dan garis panduan pelaksanaan yang dikeluarkan oleh Kerajaan dari semasa ke semasa. Oleh itu, Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab melaksanakan sistem maklumat sumber manusia secara elektronik melalui tindakan-tindakan berikut: (a) dilaksanakan selaras dengan arahan Kerajaan; (b) diselaraskan di peringkat Jabatan / Bahagian / Cawangan / Unit yang menguruskan sumber manusia; (c) menyediakan pegawai yang mencukupi bagi melaksanakannya dengan cekap dan berkesan. Bagi maksud tersebut, Ketua Jabatan dikehendaki memasukkan tugas pelaksanaan sistem berkaitan dalam senarai tugas pegawai berkenaan; (d) menyediakan peruntukan kewangan yang mencukupi bagi latihan pengguna, pengemaskinian data, peningkatan dan pertambahan peralatan serta bayaran caj rangkaian; (e) memastikan semua maklumat yang diperlukan sentiasa dikemas kini; memastikan semua pegawai mengikuti program latihan aplikasi sistem. Pegawai tertentu yang telah mendapat latihan aplikasi sistem berkaitan dilantik sebagai jurulatih bagi membantu melaksanakan program latihan di jabatan; (g) melantik Pentadbir Sistem untuk mengkonfigurasi aliran kerja dan peringkat capaian mengikut peranan yang ditetapkan; (h) memastikan semua aspek keselamatan yang meliputi perkakasan, perisian komputer dan rangkaian mengikut piawai yang ditetapkan oleh Kerajaan; (i) mewujudkan meja bantuan (help desk) di peringkat jabatan untuk menangani dan menguruskan masalah pelaksanaannya; dan (j) menguruskan inventori perkakasan yang telah dibekalkan mengikut peraturan yang ditetapkan.
1-19 BAHAGIAN III KEPERIBADIAN DAN KETERAMPILAN Keperibadian 3.1. Setiap pegawai awam hendaklah sentiasa menjaga dan memelihara penampilan diri, cara berpakaian, cara bekerja, tatakelakuan, disiplin dan adab sopan sama ada semasa menjalankan tugas atau di luar masabertugas. 3.2. Pegawai awam hendaklah memiliki keperibadian unggul yang dizahirkan melalui sikap dan tatakelakuan yang berasaskan nilai-nilai mumi. Di samping itu, pegawai juga dikehendaki memiliki professional competency pada tahap yang tinggi seperti cekap, mahir, intelektual, produktif, result oriented, inovatif, berwawasan, pintar dan kreatif. 3.3. Ketua Jabatan hendaklah memastikan semua pegawai menghayati nilai-nilai murni untuk meningkatkan keutuhan jabatan yang antara lainnya seperti berikut: (a) Berintegriti (i) mempunyai kualiti diri dan berpegang kuat kepada prinsip moral yang baik; (ii) bertindak selaras dengan nilai-nilai yang baik walaupun dalam keadaan yang sukar; (iii) bertindak secara konsisten untuk menegakkan kebenaran dan mengotakan apa yang dikata; (iv) bersifat terbuka dan terus terang dalam menyampai dan menerima cadangan, idea dan teguran; dan (v) berupaya menjadikan diri dihormati kerana tindakan yang dilakukan adalah berasaskan kepada nilai murni.
1-20 (b) Berkebolehan untuk mengawal emosi (i) mempunyai kesabaran yang tinggi dan kebolehan mengawal emosi di dalam suasana kerja terutamanya suasana yang terdesak dan tertekan; dan (ii) sentiasa tenang dan berhemah walaupun di dalam keadaan kerja yang sangat mencabar. (c) Berkebolehan untuk bertindak secara bijaksana dan berhemah (i) boleh menganalisis dan menjangka implikasi yang berlaku bagi setiap tindakan yang diambil; dan (ii) mempunyai sifat berhati-hati dalam apa-apa perkara untuk memastikan tindakan diambil dan dilaksanakan dengan bijaksana tanpa menimbulkan suasana yang tidak sihat di dalam organisasi dan antara organisasi atau tanggapan yang buruk oleh pihak yang terlibat. (d) Mempunyai pendekatan yang fleksibel tetapi tegas (i) tidak rigid tetapi tegas dalam membentuk dan melaksanakan dasar atau peraturan; (ii) boleh mengambil kira keperluan-keperluan baru dan bersikap fleksibel dalam mencari penyelesaian supaya pelaksanaan dasar dan peraturan disesuaikan mengikut perubahan yang berlaku; dan (iii) berfikiran terbuka dan boleh menganjak paradigma serta tidak terikat dengan peraturan dan kaedah yang sudah tidak sesuai.
1-21 (e) Mempunyai keazaman dan kegigihan (i) mempunyai keazaman, tidak mudah putus asa serta sanggup berkorban masa dan tenaga bagi memastikan rancangan dan tugas dilaksanakan seperti mana dijadualkan demi mencapai matlamat organisasi; dan (ii) berupaya menggunakan strategi dan kaedah lain yang bersesuaian melalui inisiatif sendiri seperti mendapatkan sokongan pihakpihak tertentu untuk memastikan objektif organisasi dapat dicapai. Mempunyai sifat-sifat amanah, jujur dan kebolehpercayaan (i) amanah, jujur dan ikhlas dalam melaksanakan tugas dan mempunyai ciri yang sesuai untuk diberi tanggungjawab yang melibatkan kepentingan organisasi dan kepentingan awam; dan (ii) boleh dipercayai untuk menjalankan tugas dengan penuh dedikasi. (g) Bersedia berkhidmat untuk kepentingan awam dan negara Sentiasa bertanggungjawab dan bersedia untuk membantu atau memberikan perkhidmatan yang sebaik mungkin untuk kepentingan awam dan negara melebihi daripada kepentingan peribadi. (h) Mempunyai sifat keberanian dan sanggup menerima cabaran (i) boleh mengemukakan pandangan secara berani tetapi secara bertanggungjawab dan berhemah; (ii) sanggup menyahut cabaran untuk memajukan diri dan organisasi; dan (iii) mempunyai semangat dan keupayaan untuk melaksanakan tugas yang mencabar dan sanggup mengambil risiko dalam melaksanakannya.
1-22 (i) Berpegang teguh kepada prinsip-prinsip akauntabiliti. Bertanggungjawab terhadap sesuatu tugas yang diamanahkan. (j) Berfıkiran Positif (i) mempunyai keyakinan dan percaya sesuatu perkara itu boleh dilaksanakan walaupun dalam suasana dan keadaan yang sukar; (ii) sentiasa percaya setiap isu atau masalah mempunyai jalan penyelesaian; dan (iii) sentiasa menganggap sesuatu yang negatif itu boleh diperbaiki atau diterjemahkan kepada sesuatu yang bemilai positif. (k) Mempunyai kestabilan dalam kehidupan berkeluarga, peribadi dan kerjaya (i) mempunyai kestabilan peribadi dan keluarga. Tiada masalah peribadi yang boleh menjejaskan tugas, kepentingan perkhidmatan dan negara; dan (ii) mempunyai rekod sahsiah yang baik yang boleh menjadi teladan kepada pegawai awam yang lain. Tatakelakuan 3.4. Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diri dengan mematuhi Aku Janji dan tatakelakuan yang ditetapkan seperti berikut: (a) pada setiap masa dan waktu menumpukan taat setia kepada Yang DiPertuan Agong, Kerajaan dan Negara; (b) tidak berkelakuan hingga kepentingan peribadi bercanggah dengan tugas rasmi dengan mengelakkan daripada melakukan sesuatu yang boleh dilihat sebagai bercanggah dengan tugas rasminya;
1-23 (c) tidak berkelakuan yang boleh menimbulkan syak di mana kepentingan peribadi bercanggah dengan tugas rasmi; (d) tidak menggunakan kedudukan rasmi untuk faedah diri sendiri; (e) tidak berkelakuan, sama ada semasa bertugas atau di luar tugas rasmi, yang boleh menjatuhkan imej perkhidmatan awam; tidak membawa pengaruh luar untuk kepentingan peribadi yang boleh menjejaskan kewibawaan dan profesionalisme pegawai awam dalam membuat sesuatu keputusan dengan adil; dan (g) tidak ingkar perintah dan arahan yang dikeluarkan di mana ia boleh menghakis keberkesanan sesebuah organisasi. Pakaian 3.5. Pegawai hendaklah sentiasa memakai pakaian yang kemas dan sesuai semasa bertugas dengan mematuhi peraturan pakaian yang ditetapkan termasuk pegawai yang dikehendaki memakai pakaian seragam. Tanda Nama 3.6. Jabatan hendaklah menyediakan tanda nama kepada semua pegawai. Pegawai hendaklah memakai tanda nama yang disediakan oleh jabatan sepanjang masa bekerja.
1-24 BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN Mengutamakan Pelanggan 4.1. Ketua Jabatan hendaklah memberi penekanan terhadap kepentingan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan seperti: (a) memberi layanan yang mesra dan adil kepada pelanggan; (b) mewujudkan pejabat perkhidmatan pelanggan; (c) memperluaskan mekanisme penyebaran dan penyampaian kemudahan perkhidmatan; dan (d) mengurangkan kerenah birokasi dalam urusan jabatan dengan pelanggan. Kemudahan Pelanggan 4.2. Ketua Jabatan digalakkan menyediakan kemudahan berikut di jabatan masingmasing: (a) telefon awam untuk kegunaan orang ramai yang datang berurusan dengan jabatan; (b) alat siar raya bagi membantu penyampaian maklumat dengan cepat dan berkesan; (c) kafeteria untuk kemudahan pegawai dan pelanggan yang berurusan dengan jabatan; (d) galeri untuk mempamerkan aktiviti jabatan; dan (e) kemudahan sukan dan riadah.
1-25 Piagam Pelanggan 4.3. Ketua Jabatan hendaklah menggubal piagam pelanggan jabatan berdasarkan penyampaian perkhidmatan atau produk kepada pelanggan. Piagam pelanggan yang digubal hendaklah mengikut standard kualiti yang dapat memenuhi kemahuan dan citarasa pelanggan. Piagam pelanggan yang dikeluarkan hendaklah jelas, senang disebar, kebolehpercayaan, praktikal, khusus dan boleh ditambahbaik. 4.4. Ketua Jabatan juga hendaklah mengemas kini pelaksanaan piagam pelanggan dengan mengambil tindakan-tindakan berikut: (a) menyemak dan mengkaji semula jaminan kualiti perkhidmatan atau produk yang dijanjikan di bawah piagam pelanggan; (b) memastikan jaminan kualiti perkhidmatan atau produk yang dijanjikan dipatuhi pada setiap masa; (c) menyediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi mengukuhkan keyakinan pelanggan terhadap jaminan kualiti perkhidmatan atau produk yang disediakan; dan (d) mempamerkan piagam pelanggan di tempat strategik di persekitaran pejabat untuk makluman pelanggan. Pengurusan Aduan Awam 4.5. Ketua Jabatan hendaklah mewujudkan satu sistem pengurusan pengaduan awam yang berkesan seperti berikut: (a) melantik seorang Pegawai Perhubungan Aduan untuk memastikan setiap aduan yang berkaitan diambil tindakan penyelesaian/pemulihan dengan cepat, tepat, adil dan berkesan; (b) mewujudkan pelbagai saluran (kaunter, telefon, emel, laman web interaktif, borang atau surat) yang memboleh serta memudahkan orang ramai mengemukakan masalah dan sebarang kesulitan apabila berurusan dengan jabatan;
1-26 (c) menetapkan tempoh yang munasabah bagi penyelesaian atau pemulihan berpandukan kepada Piagam Pelanggan yang ditetapkan; dan (d) sistem aduan yang diadakan hendaklah dipertingkatkan mengikut peraturan yang dikuatkuasakan dari semasa ke semasa. Pengurusan Media 4.6. Ketua Jabatan hendaklah sentiasa menjalinkan hubungan secara berterusan dengan pihak media massa ke arah mempromosi dasar, program dan aktiviti jabatan secara positif dan meluas mengikut peraturan yang ditetapkan dengan melaksanakan langkah-langkah berikut: (a) melantik seorang Pegawai Perhubungan sebagai perantara dan jurucakap untuk melayani pertanyaan atau permintaan wakil media; (b) memantau dan menilai liputan media serta memberi respon kepada isu-isu yang dibangkitkan termasuk membetulkan salah liputan atau persepsi; dan (c) mewujudkan jalinan hubungan yang baik dengan pihak media massa.
1-27 BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Perkhidmatan Kaunter 5.1. Semua jabatan Kerajaan, terutamanya yang berurusan terus dengan pelanggan hendaklah mengadakan perkhidmatan kaunter. Kaunter yang disediakan hendaklah sesuai, mesra pelanggan dan menepati peraturan yang ditetapkan. Perkhidmatan kaunter boleh dipertingkatkan dengan melaksanakan langkah-langkah berikut: (a) menyediakan jumlah kaunter yang mencukupi berasaskan bilangan pelanggan yang berkunjung agar pelanggan tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan perkhidmatan; (b) seberapa boleh memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu lokasi bagi menyenangkan pelanggan mendapatkan perkhidmatan tanpa perlu ke kaunter yang ditempatkan di beberapa lokasi mengikut bahagian atau jabatan; (c) menyediakan pelbagai perkhidmatan di setiap kaunter, termasuk penerimaan bayaran; (d) menyediakan kaunter khas untuk memberi perkhidmatan kepada Orang Kurang Upaya, warga emas, ibu mengandung dan yang membawa anakanak kecil serta kes-kes kecemasan; (e) menyediakan sistem giliran yang boleh memberi keselesaan kepada pelanggan; membuka kaunter pada masa yang ditentukan; (g) menyediakan borang maklum balas kepuasan pelanggan di setiap kaunter bagi membolehkan pelanggan memberi maklum balas terhadap layanan yang diberikan; (h) menyediakan peti cadangan bagi membolehkan pelanggan memberi cadangan; (i) membuat analisis berkala ke atas maklum balas yang diterima melalui borang maklum balas yang diterima dan mengambil tindakan sewajamya ke arah meningkatkan lagi kualiti penyampaian perkhidmatan;
RkJQdWJsaXNoZXIy MTc1NDAy