13 PO.1.1.3 8. Buku Perkhidmatan yang rosak, hilang atau musnah hendaklah disediakan semula berpandukan dokumen dan maklumat yang sahih yang disimpan oleh agensi berkenaan dan agensi yang pegawai pernah berkhidmat. 9. Buku Perkhidmatan adalah dokumen bertaraf SULIT di peringkat jabatan tetapi tidak dikelaskan sebagai dokumen terperingkat mengikut Arahan Keselamatan yang sedang berkuat kuasa. 10. Buku Perkhidmatan hanya boleh diselenggarakan oleh pegawai penyelia rekod atau mana-mana pegawai yang diberi kuasa dan ia boleh disemak dari semasa ke semasa oleh pemiliknya dengan kebenaran pegawai penyelia rekod. 11. Semua catatan dalam Buku Perkhidmatan tidak boleh dipinda tanpa kelulusan dan kebenaran pegawai yang diberi kuasa. 12. Maklumat mengenai seseorang pegawai yang perlu direkodkan hendaklah dicatatkan dengan segera. Catatan secara manual hendaklah dibuat oleh pegawai yang diberi kuasa dan perlu disahkan dengan cop jabatan. Sekiranya catatan dibuat dengan komputer, segala peraturan yang ditetapkan hendaklah dipatuhi. Kaedah Merekodkan Maklumat 13. Buku Perkhidmatan hendaklah dicatat dengan tulisan tidak berangkai dan dengan pen dakwat kekal (hitam atau biru) melainkan maklumat mengenai waris terdekat yang mesti dicatatkan dengan pensel. Catatan hendaklah dibuat dengan tulisan yang terang, jelas dan mudah dibaca. 14. Ketua Jabatan atau mana-mana pegawai yang diberi kuasa hendaklah merekodkan maklumat ke dalam Buku Perkhidmatan mengikut Panduan Menguruskan Buku Perkhidmatan Kerajaan yang dilampirkan bersekali dengan Ceraian ini. Penyediaan Semula Buku Perkhidmatan 15. Buku Perkhidmatan termasuk salinan pendua yang hilang atau musnah perlu disediakan semula. Ketua Jabatan hendaklah berusaha mendapatkan dokumen dan maklumat yang berkaitan dengan kerjasama pegawai berkenaan, agensi di mana pegawai pernah berkhidmat dan Pihak Berkuasa Melantik berkaitan bagi tujuan menyediakan Buku Perkhidmatan yang baru.
RkJQdWJsaXNoZXIy MTc1NDAy