KERAJAAN MALAYSIA PEKELILING PERKHIDMATAN SUMBER MANUSIA PENGURUSAN HUBUNGAN MAJIKAN-PEKERJA VERSI 1.0 (2022) JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA Diedarkan kepada: Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Semua YB Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Berkanun Semua Pihak Berkuasa Tempatan
i KANDUNGAN PERKARA MUKA SURAT TUJUAN 1 LATAR BELAKANG 1 PELAKSANAAN 2 TARIKH BERKUAT KUASA 2 PEMBATALAN 2 PEMAKAIAN 2 LAMPIRAN I Senarai Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Yang Dibatalkan 1-1 Majlis Bersama Kebangsaan (MBK) CERAIAN PO.4.1.1 Dasar Hubungan Majikan-Pekerja Dalam Perkhidmatan Awam - Majlis Bersama Kebangsaan 3 Lampiran PO.4.1.1(A) Perlembagaan Majlis Bersama Kebangsaan Bagi Pekerja-Pekerja Pengurusan Dan Profesional 1-1 Lampiran PO.4.1.1(B) Perlembagaan Majlis Bersama Kebangsaan Bagi Pekerja-Pekerja Sains Dan Teknologi Dalam Kumpulan Pelaksana 2-1 Lampiran PO.4.1.1(C) Perlembagaan Majlis Bersama Kebangsaan Bagi Pekerja-Pekerja Am Dalam Kumpulan Pelaksana 3-1 Majlis Bersama Jabatan (MBJ) CERAIAN PO.4.2.1 Dasar Hubungan Majikan-Pekerja Dalam Perkhidmatan Awam - Majlis Bersama Jabatan 7 Lampiran PO.4.2.1(A) Garis Panduan Penubuhan dan Perjalanan Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan 1-1 Lampiran PO.4.2.1(B) Soalan Lazim 2-1
ii Jejak Dokumen: Bil. Ceraian (Tarikh Kemaskini /Batal) Asal Pindaan 1. PO.4.1.1(A) (16 Mac 2023) Pindaan 1: 4.2 20 orang Pihak Pekerja. Dipinda kepada 4.2 30 orang Pihak Pekerja. Penambahan bilangan ahli telah dimaklumkan kepada Pengerusi Pihak Pekerja MBK P&P melalui Surat Edaran JPA.BGE.(R).600-22/1/6(16) bertarikh 16 Mac 2023. Pindaan 2: 14. Kuorum bagi mesyuarat Majlis hendaklah terdiri daripada lima (5) orang ahli Pihak Pegawai (Ahli Tetap) dan 10 orang ahli Pihak Pekerja. Dipinda kepada 14. Kuorum bagi mesyuarat Majlis hendaklah terdiri daripada lima (5) orang ahli Pihak Pegawai (Ahli Tetap) dan 15 orang ahli Pihak Pekerja. Penambahan bilangan ahli telah dimaklumkan kepada Pengerusi Pihak Pekerja MBK P&P melalui Surat Edaran JPA.BGE.(R).600-22/1/6(16) bertarikh 16 Mac 2023.
1 KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM DIRECTOR-GENERAL OF PUBLIC SERVICE Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia Public Service Department, Malaysia Aras 13, Blok C1, Kompleks C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 W.P. PUTRAJAYA MALAYSIA Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Semua YB Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Berkanun Semua Pihak Berkuasa Tempatan PEKELILING PERKHIDMATAN SUMBER MANUSIA PENGURUSAN HUBUNGAN MAJIKAN-PEKERJA VERSI 1.0 (2022) TUJUAN 1. Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia (PPSM) ini bertujuan memaklumkan mengenai pengurusan Hubungan Majikan-Pekerja bagi pegawai Perkhidmatan Awam melalui Majlis Bersama Kebangsaan dan Majlis Bersama Jabatan serta struktur dan fungsinya. LATAR BELAKANG 2. Hubungan Majikan-Pekerja bagi Perkhidmatan Awam sentiasa diberi perhatian oleh Kerajaan bagi mewujudkan persekitaran kerja yang harmoni dan kerjasama yang menyeluruh dari kedua-dua belah pihak.
2 PELAKSANAAN 3. Kaedah pengurusan Hubungan Majikan-Pekerja bagi Perkhidmatan Awam adalah seperti berikut: KOD CERAIAN TEMA PO.4.1 Majlis Bersama Kebangsaan (MBK) Ceraian PO.4.1.1 Dasar Hubungan Majikan-Pekerja Dalam Perkhidmatan Awam - Majlis Bersama Kebangsaan PO.4.2 Majlis Bersama Jabatan (MBJ) Ceraian PO.4.2.1 Dasar Hubungan Majikan-Pekerja Dalam Perkhidmatan Awam - Majlis Bersama Jabatan TARIKH BERKUAT KUASA 4. Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia (PPSM) ini adalah berkuat kuasa mulai 1 Januari 2022. PEMBATALAN 5. Dengan berkuatkuasanya PPSM ini, Pekeliling Perkhidmatan (PP) dan Surat Pekeliling Perkhidmatan (SPP) seperti di Lampiran I adalah dibatalkan. PEMAKAIAN 6. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, PPSM ini pada keseluruhannya dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan. KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
1-1 LAMPIRAN I Senarai Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Yang Dibatalkan Bil. Tema PP/SPP Yang Dibatalkan 1. Pengurusan Hubungan Majikan-Pekerja bagi Perkhidmatan Awam (i) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2020: Dasar Hubungan Majikan-Pekerja Dalam Perkhidmatan Awam - Majlis Bersama Jabatan; (ii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2020: Dasar Hubungan Majikan-Pekerja Dalam Perkhidmatan Awam - Majlis Bersama Kebangsaan; (iii) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002: Majlis Bersama Jabatan Di Kementerian/ Jabatan/Pihak Berkuasa Badan Berkanun/Pihak Berkuasa Tempatan; (iv) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1992: Penyusunan Semula Majlis Bersama Kebangsaan Bagi Pekerja-Pekerja Dalam Sektor Awam; (v) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 1986: Pindaan Kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 1982 Mengenai Elaun Dan Tambang Bagi Menghadiri Mesyuarat-Mesyuarat Majlis Bersama Kebangsaan; (vi) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 1982: Elaun Dan Tambang Bagi Menghadiri Mesyuarat- Mesyuarat Majlis Bersama Kebangsaan; (vii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 21 Tahun 1973: Cuti Tanpa Rekod untuk Menghadiri Mesyuarat- mesyuarat Majlis Bersama Kebangsaan dan Jabatan;
1-2 Bil. Tema PP/SPP Yang Dibatalkan (viii) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1987: Pindaan Kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1979 Mengenai Perkataan "Buruh Kasar"; dan (ix) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1975: Penubuhan Majlis Bersama Jabatan.
3 CERAIAN PO.4.1.1 DASAR HUBUNGAN MAJIKAN-PEKERJA DALAM PERKHIDMATAN AWAM - MAJLIS BERSAMA KEBANGSAAN TUJUAN 1. Ceraian ini bertujuan memaklumkan keputusan Kerajaan berkaitan penambahbaikan terhadap dasar hubungan majikan-pekerja dalam Perkhidmatan Awam melalui Majlis Bersama Kebangsaan (MBK). LATAR BELAKANG 2. Dasar hubungan majikan-pekerja dalam Perkhidmatan Awam digariskan melalui Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1992. Selaras dengan dasar dan keperluan semasa, Pekeliling Perkhidmatan ini telah disemak semula dan ditambah baik bagi memastikan dasar hubungan majikan-pekerja Perkhidmatan Awam kekal relevan dan mampu menjadi salah satu dasar penting dalam Perkhidmatan Awam. 3. Sehubungan dengan itu, Kerajaan bersetuju bahawa mekanisme utama dalam dasar hubungan majikan-pekerja Perkhidmatan Awam melalui MBK adalah dikekalkan dengan beberapa penambahbaikan. MAJLIS BERSAMA KEBANGSAAN 4. Ketiga-tiga MBK adalah dikekalkan sebagaimana pelaksanaan sedia ada iaitu: (a) Majlis Bersama Kebangsaan bagi Pekerja-pekerja Pengurusan dan Profesional (MBK P&P); (b) Majlis Bersama Kebangsaan bagi Pekerja-pekerja Sains dan Teknologi dalam Kumpulan Pelaksana (MBK S&T); dan (c) Majlis Bersama Kebangsaan bagi Pekerja-pekerja Am dalam Kumpulan Pelaksana (MBK Am). 5. Peraturan penubuhan ketiga-tiga MBK tersebut adalah tertakluk kepada perlembagaan masing-masing seperti di Lampiran PO.4.1.1(A) - MBK P&P, Lampiran PO.4.1.1(B) - MBK S&T dan Lampiran PO.4.1.1(C) - MBK Am.
4 PO.4.1.1 6. Keahlian MBK mengandungi dua pihak iaitu Pihak Pegawai dan Pihak Pekerja. Pihak Pegawai terdiri daripada Ahli Tetap yang dilantik oleh YAB Perdana Menteri Malaysia atas jawatan masing-masing, manakala Ahli Tidak Tetap yang dijemput berdasarkan keperluan melibatkan pegawai tertinggi kementerian/agensi termasuklah pengarahpengarah bahagian di Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). 7. Ahli-ahli Pihak Pekerja pula adalah dipilih di konvensyen dua (2) tahun sekali oleh wakil-wakil kesatuan dan persatuan yang bergabung dengan MBK berkenaan. 8. Tempoh keahlian Ahli Tetap bagi ketiga-tiga MBK adalah kekal atau sehingga Kerajaan membuat pindaan terhadap keahliannya. Manakala tempoh keahlian bagi Ahli Tidak Tetap pula adalah tidak ditentukan kerana keahliannya adalah dijemput berdasarkan keperluan semasa. 9. Keahlian Pihak Pekerja adalah selama dua (2) tahun bermula daripada tarikh MBK itu mengadakan mesyuaratnya yang pertama. Ahli-ahli tersebut boleh terus memegang jawatan sehingga ahli-ahli yang akan mengambil alih telah dilantik/dipilih. 10. Ketiga-tiga MBK mempunyai bidang kuasa yang sama iaitu: (a) memberi pendapat dan membincangkan prinsip-prinsip saraan, elaun, kemudahan dan syarat-syarat perkhidmatan bagi pekerja-pekerja Perkhidmatan Awam. Perbincangan hendaklah menyentuh perkara-perkara am dan tidak perkara-perkara yang melibatkan pekerja individu; (b) membolehkan Pihak Pekerja mengemukakan sebarang cadangan perubahan untuk mendapat ulasan dan pandangan Pihak Pegawai bagi pertimbangan Kerajaan; dan (c) memberi cadangan mengenai inisiatif inovasi dan produktiviti dalam meningkatkan sistem penyampaian Perkhidmatan Awam. 11. Kehadiran ahli-ahli Pihak Pekerja MBK ke mesyuarat Majlis seperti berikut adalah sebagai menjalankan tugas rasmi: (a) Mesyuarat-mesyuarat MBK; (b) Mesyuarat Pihak Pekerja yang diadakan sehari sebelum Mesyuarat Majlis yang dijemput oleh Kerajaan;
5 PO.4.1.1 (c) mesyuarat jawatankuasa yang ditubuhkan oleh Majlis; dan (d) mesyuarat yang diarahkan atau dijemput oleh Kerajaan atau Jabatan di mana pegawai yang hadir mewakili kesatuan sekerja atau persatuan. 12. Cuti Tanpa Rekod akan diberikan kepada pekerja-pekerja Perkhidmatan Awam yang menghadiri Konvensyen dwi-tahunan dua (2) tahun sekali bagi pemilihan Pihak Pekerja MBK. 13. Dalam hal ini, kehadiran ke mana-mana mesyuarat berkaitan seperti di perenggan 11(a) hingga perenggan 11(d) dan Konvensyen dwi-tahunan tidak dianggap menjalankan tugas hakiki jawatan masing-masing. 14. Ahli-ahli Pihak Pekerja MBK yang dikehendaki hadir ke mesyuarat-mesyuarat sebagaimana di perenggan 11(a) hingga perenggan 11(d) boleh membuat tuntutan perjalanan dan dibayar elaun-elaun kerana bertugas rasmi berdasarkan peraturan-peraturan yang sedang berkuat kuasa bagi meringankan perbelanjaan menghadiri ke mesyuarat Majlis berkaitan. 15. Tuntutan bagi perenggan 11(a) hingga perenggan 11(c) boleh dibuat kepada JPA melalui Setiausaha Pihak Pekerja MBK. Manakala tuntutan bagi perenggan 11(d) boleh dibuat terus kepada jabatan masing-masing. 16. Ketiga-tiga Pejabat MBK Pihak Pekerja adalah dikekalkan bagi memudahkan Pihak Pekerja melaksanakan urusan berkaitan MBK masing-masing. Walau bagaimanapun, tugas-tugas keurusetiaan MBK dilaksanakan sepenuhnya oleh JPA seperti mana amalan sebelum ini. 17. Untuk memperkasakan MBK, Jawatankuasa Kerja yang dipengerusikan oleh Setiausaha Pihak Pegawai atau wakil diwujudkan bagi memilih kertas kerja untuk dibawa ke mesyuarat Majlis. 18. Pelaksanaan peminjaman/pertukaran sementara Pihak Pekerja di Pejabat Urus Setia MBK dimansuhkan dan digantikan dengan pelepasan khas hari bekerja sebanyak satu (1) hari sebulan kepada Pengerusi dan Setiausaha Pihak Pekerja bagi tujuan melaksanakan urusan berkaitan MBK. Walau bagaimanapun, pelepasan khas ini adalah tertakluk kepada kelulusan Ketua Jabatan.
6 PO.4.1.1 19. Pemberian geran tahunan sedia ada bagi membiayai sewa pejabat, bil air, elektrik, sewa telefon dan alat tulis diperluaskan kepada pelaksanaan program/ bengkel/seminar Pihak Pekerja berkaitan MBK. PEMBATALAN 20. Dengan berkuatkuasanya Ceraian ini, Pekeliling Perkhidmatan berikut adalah dibatalkan: (a) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 21 Tahun 1973: Cuti Tanpa Rekod untuk Menghadiri Mesyuarat-mesyuarat Majlis Bersama Kebangsaan dan Jabatan; (b) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 1982: Elaun Dan Tambang Bagi Menghadiri Mesyuarat-Mesyuarat Majlis Bersama Kebangsaan; (c) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 1986: Pindaan Kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 1982 Mengenai Elaun Dan Tambang Bagi Menghadiri Mesyuarat-Mesyuarat Majlis Bersama Kebangsaan; (d) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1992: Penyusunan Semula Majlis Bersama Kebangsaan Bagi Pekerja-Pekerja Dalam Sektor Awam; dan (e) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2020: Dasar Hubungan Majikan-Pekerja Dalam Perkhidmatan Awam - Majlis Bersama Kebangsaan. PEMAKAIAN 21. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, Ceraian ini pada keseluruhannya terpakai kepada semua Perkhidmatan Awam Persekutuan, Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan. KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
1-1 LAMPIRAN PO.4.1.1(A) PERLEMBAGAAN MAJLIS BERSAMA KEBANGSAAN BAGI PEKERJA-PEKERJA PENGURUSAN DAN PROFESIONAL NAMA 1. Majlis adalah dikenali sebagai Majlis Bersama Kebangsaan bagi Pekerja-pekerja Pengurusan dan Profesional. TUJUAN 2. Tujuan penubuhan majlis adalah untuk mengadakan satu (1) badan bagi mewujudkan hubungan melalui perbincangan di antara pekerja-pekerja Pengurusan dan Profesional dengan Kerajaan. BIDANG DAN FUNGSI 3. Bidang dan fungsi majlis hendaklah tertumpu hanya kepada perkara-perkara yang termasuk dalam bidang kuasanya seperti berikut: a) memberi pendapat dan membincangkan prinsip-prinsip saraan, elaun, kemudahan dan syarat-syarat perkhidmatan bagi pekerja-pekerja Perkhidmatan Awam. Perbincangan hendaklah menyentuh perkara-perkara am dan tidak perkara-perkara yang melibatkan pekerja individu; b) membolehkan Pihak Pekerja mengemukakan sebarang cadangan perubahan untuk mendapat ulasan dan pandangan Pihak Pegawai bagi pertimbangan Kerajaan; dan c) memberi cadangan mengenai inisiatif inovasi dan produktiviti dalam meningkatkan sistem penyampaian Perkhidmatan Awam.
1-2 KEAHLIAN 4. Majlis Bersama Kebangsaan bagi Pekerja-pekerja Pengurusan dan Profesional adalah terdiri daripada: 4.1 Pihak Pegawai: a) Ahli Tetap Pihak Pegawai Ahli Tetap Pihak Pegawai terdiri daripada pegawai-pegawai Kerajaan yang dilantik oleh YAB Perdana Menteri Malaysia atas jawatan masing-masing seperti berikut: i) Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Jabatan Perkhidmatan Awam - Pengerusi ii) Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Pembangunan) Jabatan Perkhidmatan Awam - Ahli iii) Ketua Pengarah Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia - Ahli iv) Ketua Setiausaha Kementerian Sumber Manusia - Ahli v) Timbalan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (Pengurusan) Kementerian Kewangan - Ahli vi) Ketua Setiausaha Kementerian Pelaburan, Perdagangan dan Industri - Ahli vii) Ketua Setiausaha Kementerian Pertahanan - Ahli
1-3 viii) Ketua Setiausaha Kementerian Kerja Raya - Ahli ix) Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan - Ahli x) Ketua Bahagian/Unit yang menguruskan hubungan majikan-pekerja Perkhidmatan Awam - Setiausaha Pihak Pegawai b) Ahli Tidak Tetap Pihak Pegawai Terdiri daripada pegawai terkanan kementerian/agensi termasuk bahagian-bahagian di Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) yang dijemput berdasarkan kepada keperluan mengikut isu-isu yang dibangkitkan dalam mesyuarat. 4.2 30 orang Pihak Pekerja. 5. Ahli-ahli Pihak Pekerja pula hendaklah terdiri daripada pegawai-pegawai Kerajaan yang menjadi ahli kesatuan-kesatuan sekerja dan persatuan-persatuan kakitangan yang dipilih di Konvensyen dua (2) tahun sekali oleh wakil-wakil kesatuan dan persatuan di dalam Kumpulan Pengurusan dan Profesional. 6. Konvensyen yang tersebut di dalam perenggan 5 hendaklah dikelolakan oleh Pihak Pekerja berdasarkan kepada peraturan-peraturan yang disediakan oleh Pihak Pekerja dan diluluskan oleh JPA selepas berunding dengan Kementerian Sumber Manusia. 7. Peraturan-peraturan yang dimaksudkan di dalam perenggan 6 hendaklah, di antara lain, memperuntukkan: a) tiap-tiap kesatuan sekerja dan persatuan kakitangan Kerajaan yang berdaftar dengan pihak Pendaftar yang berkenaan hendaklah dibenar menghantar seorang wakil ke Konvensyen tersebut. Persatuan kakitangan yang dimaksudkan ialah persatuan-persatuan yang ahli-ahlinya terdiri daripada pegawai-pegawai dalam perkhidmatan-perkhidmatan yang tidak dapat atau tidak boleh menubuhkan kesatuan-kesatuan sekerja disebabkan larangan undang-undang atau kepentingan perkhidmatan; dan
1-4 b) tiap-tiap kesatuan sekerja dan persatuan kakitangan Kerajaan hendaklah dibenar menghantar seorang wakil bagi tiap-tiap 500 orang ahli yang pertama dan seorang wakil tambahan bagi setiap 500 orang ahli di atas bakinya. Ahliahli berkenaan adalah yang telah membayar yuran mengikut Laporan Tahunan yang lalu yang disiarkan oleh pihak Pendaftar yang berkenaan. Wakil-wakil tambahan ini akan dibenar mengambil bahagian dalam Konvensyen tersebut hanya selepas menjelaskan pembayaran yang tertentu dan didaftar oleh pihak pengelola. PEGAWAI-PEGAWAI MAJLIS 8. Pengerusi Majlis ialah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam. Bagi mana-mana mesyuarat yang telah dipanggil tetapi tidak dapat dihadiri oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam, tugas Pengerusi adalah diambil alih oleh Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam. Naib Pengerusi hendaklah terdiri daripada dan dipilih oleh Pihak Pekerja dan beliau juga merupakan Pengerusi kepada Pihak Pekerja. 9. Kedua-dua pihak dalam Majlis hendaklah melantik seorang daripada ahlinya untuk memenuhi jawatan Setiausaha Bersama. MESYUARAT- MESYUARAT 10. Mesyuarat Majlis boleh diadakan pada bila-bila masa dengan dipanggil oleh Pengerusi, sekurang-kurangnya sekali setahun. Mesyuarat boleh dilaksanakan secara bersemuka dan/atau secara dalam talian (online) atau secara edaran tertakluk kepada kesesuaian atau arahan Kerajaan. 11. Agenda bagi mesyuarat-mesyuarat Majlis hendaklah disediakan oleh Setiausaha Bersama dan dihantar oleh Setiausaha tersebut kepada pihak masing-masing tidak kurang daripada 14 hari sebelum tarikh mesyuarat. 12. Perkara-perkara yang tidak termasuk dalam agenda hanya boleh dimasukkan dengan kebenaran Pengerusi dan persetujuan Naib Pengerusi. 13. Mesyuarat Khas Majlis boleh diadakan dengan permintaan oleh mana-mana pihak tertakluk kepada persetujuan Pengerusi dan tarikh mesyuarat tersebut diumumkan oleh Setiausaha Pihak Pegawai. 14. Kuorom bagi mesyuarat Majlis hendaklah terdiri daripada lima (5) orang ahli Pihak Pegawai (Ahli Tetap) dan 15 orang ahli Pihak Pekerja.
1-5 JAWATANKUASA-JAWATANKUASA 15. Jawatankuasa Kerja Majlis Bersama Kebangsaan (JKK MBK) ditubuhkan bagi menilai dan memilih kertas cadangan yang dikemukakan oleh Pihak Pekerja sebelum dibentangkan di Mesyuarat Majlis. Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Setiausaha Pihak Pegawai atau wakil. Jawatankuasa ini juga turut melibatkan Pihak Pegawai yang dijemput berdasarkan keperluan dan Pihak Pekerja melibatkan Pengerusi Pihak Pekerja, Setiausaha Pihak Pekerja dan pembentang kertas cadangan daripada kalangan ahli Pihak Pekerja. 16. Majlis boleh melantik Jawatankuasa-jawatankuasa lain terdiri daripada ahli-ahli atau pegawai awam lain yang mempunyai kelayakan atau pengalaman, atau keduaduanya, untuk membantu Jawatankuasa menyempurnakan tugas yang diberikan kepadanya.
2-1 LAMPIRAN PO.4.1.1(B) PERLEMBAGAAN MAJLIS BERSAMA KEBANGSAAN BAGI PEKERJA-PEKERJA SAINS DAN TEKNOLOGI DALAM KUMPULAN PELAKSANA NAMA 1. Majlis adalah dikenali sebagai Majlis Bersama Kebangsaan bagi Pekerja-pekerja Sains dan Teknologi dalam Kumpulan Pelaksana. TUJUAN 2. Tujuan penubuhan Majlis adalah untuk mengadakan satu (1) badan bagi mewujudkan hubungan melalui perbincangan di antara pekerja-pekerja Sains dan Teknologi dalam Kumpulan Pelaksana dengan Kerajaan. BIDANG DAN FUNGSI 3. Bidang dan fungsi Majlis hendaklah tertumpu hanya kepada perkara-perkara yang termasuk dalam bidang kuasanya seperti berikut: a) memberi pendapat dan membincangkan prinsip-prinsip saraan, elaun, kemudahan dan syarat-syarat perkhidmatan bagi pekerja-pekerja Perkhidmatan Awam. Perbincangan hendaklah menyentuh perkara-perkara am dan tidak perkara-perkara yang melibatkan pekerja individu; b) membolehkan Pihak Pekerja mengemukakan sebarang cadangan perubahan untuk mendapat ulasan dan pandangan Pihak Pegawai bagi pertimbangan Kerajaan; dan c) memberi cadangan mengenai inisiatif inovasi dan produktiviti dalam meningkatkan sistem penyampaian Perkhidmatan Awam.
2-2 KEAHLIAN 4. Majlis Bersama Kebangsaan bagi Pekerja-pekerja Sains dan Teknologi dalam Kumpulan Pelaksana adalah terdiri daripada: 4.1 Pihak Pegawai: a) Ahli Tetap Pihak Pegawai Ahli Tetap Pihak Pegawai terdiri daripada pegawai-pegawai Kerajaan yang dilantik oleh YAB Perdana Menteri Malaysia atas jawatan masing-masing seperti berikut: i) Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Jabatan Perkhidmatan Awam - Pengerusi ii) Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Pembangunan) Jabatan Perkhidmatan Awam - Ahli iii) Ketua Pengarah Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia - Ahli iv) Ketua Setiausaha Kementerian Sumber Manusia - Ahli v) Timbalan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (Pengurusan) Kementerian Kewangan - Ahli vi) Ketua Setiausaha Kementerian Pelaburan, Perdagangan dan Industri - Ahli vii) Ketua Setiausaha Kementerian Pertahanan - Ahli
2-3 viii) Ketua Setiausaha Kementerian Kerja Raya - Ahli ix) Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan - Ahli x) Ketua Bahagian/Unit yang menguruskan hubungan majikan-pekerja Perkhidmatan Awam - Setiausaha Pihak Pegawai b) Ahli Tidak Tetap Pihak Pegawai Terdiri daripada pegawai terkanan kementerian/agensi termasuk bahagian-bahagian di Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) yang dijemput berdasarkan kepada keperluan mengikut isu-isu yang dibangkitkan dalam mesyuarat. 4.2 30 orang Pihak Pekerja. 5. Ahli-ahli Pihak Pekerja pula hendaklah terdiri daripada pegawai-pegawai Kerajaan yang menjadi ahli kesatuan-kesatuan sekerja dan persatuan-persatuan kakitangan yang dipilih di Konvensyen dua (2) tahun sekali oleh wakil-wakil kesatuan dan persatuan pekerja-pekerja Sains dan Teknologi di dalam Kumpulan Pelaksana. 6. Konvensyen yang tersebut di dalam perenggan 5 hendaklah dikelolakan oleh Pihak Pekerja berdasarkan kepada peraturan-peraturan yang disediakan oleh Pihak Pekerja dan diluluskan oleh JPA selepas berunding dengan Kementerian Sumber Manusia. 7. Peraturan-peraturan yang dimaksudkan di dalam perenggan 6 hendaklah, di antara lain, memperuntukkan: a) tiap-tiap kesatuan sekerja dan persatuan kakitangan Kerajaan yang berdaftar dengan pihak Pendaftar yang berkenaan hendaklah dibenar menghantar seorang wakil ke Konvensyen tersebut. Persatuan kakitangan yang dimaksudkan ialah persatuan-persatuan yang ahli-ahlinya terdiri daripada pegawai-pegawai dalam perkhidmatan-perkhidmatan yang tidak dapat atau tidak boleh menubuhkan kesatuan-kesatuan sekerja disebabkan larangan undang-undang atau kepentingan perkhidmatan; dan
2-4 b) tiap-tiap kesatuan sekerja dan persatuan kakitangan Kerajaan hendaklah dibenar menghantar seorang wakil bagi tiap-tiap 500 orang ahli yang pertama dan seorang wakil tambahan bagi setiap 500 orang ahli di atas bakinya. Ahli-ahli berkenaan adalah yang telah membayar yuran mengikut Laporan Tahunan yang lalu yang disiarkan oleh pihak Pendaftar yang berkenaan. Wakil-wakil tambahan ini akan dibenar mengambil bahagian dalam Konvensyen tersebut hanya selepas menjelaskan pembayaran yang tertentu dan didaftar oleh pihak pengelola. 8. Bagi maksud Ceraian ini, pegawai-pegawai Kerajaan di dalam Kumpulan Pelaksana yang tergolong di bawah klasifikasi berikut adalah dianggap sebagai pekerja-pekerja Sains dan Teknologi (tertakluk kepada pindaan klasifikasi perkhidmatan oleh Kerajaan), iaitu: a) Pengangkutan; b) Sains; c) Teknologi Maklumat; d) Kejuruteraan; e) Penyelidikan dan Pembangunan; f) Kemahiran; dan g) Perubatan dan Kesihatan. PEGAWAI-PEGAWAI MAJLIS 9. Pengerusi Majlis ialah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam. Bagi mana-mana mesyuarat yang telah dipanggil tetapi tidak dapat dihadiri oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam, tugas Pengerusi adalah diambil alih oleh Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam. Naib Pengerusi hendaklah terdiri daripada dan dipilih oleh Pihak Pekerja dan beliau juga merupakan Pengerusi kepada Pihak Pekerja. 10. Kedua-dua pihak dalam Majlis hendaklah melantik seorang daripada ahlinya untuk memenuhi jawatan Setiausaha Bersama. MESYUARAT-MESYUARAT 11. Mesyuarat Majlis boleh diadakan pada bila-bila masa dengan dipanggil oleh Pengerusi, sekurang-kurangnya sekali setahun. Mesyuarat boleh dilaksanakan secara bersemuka dan/atau secara dalam talian (online) atau secara edaran tertakluk kepada kesesuaian atau arahan Kerajaan.
2-5 12. Agenda bagi mesyuarat-mesyuarat Majlis hendaklah disediakan oleh Setiausaha Bersama dan dihantar oleh Setiausaha tersebut kepada pihak masing-masing tidak kurang daripada 14 hari sebelum tarikh mesyuarat. 13. Perkara-perkara yang tidak termasuk dalam agenda hanya boleh dimasukkan dengan kebenaran Pengerusi dan persetujuan Naib Pengerusi. 14. Mesyuarat Khas Majlis boleh diadakan dengan permintaan oleh mana-mana pihak tertakluk kepada persetujuan Pengerusi dan tarikh mesyuarat tersebut diumumkan oleh Setiausaha Pihak Pegawai. 15. Kuorom bagi mesyuarat Majlis hendaklah terdiri daripada lima (5) orang ahli Pihak Pegawai (Ahli Tetap) dan 15 orang ahli Pihak Pekerja. JAWATANKUASA-JAWATANKUASA 16. Jawatankuasa Kerja Majlis Bersama Kebangsaan (JKK MBK) ditubuhkan bagi menilai dan memilih kertas cadangan yang dikemukakan oleh Pihak Pekerja sebelum dibentangkan di Mesyuarat Majlis. Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Setiausaha Pihak Pegawai atau wakil. Jawatankuasa ini juga turut melibatkan Pihak Pegawai yang dijemput berdasarkan keperluan dan Pihak Pekerja melibatkan Pengerusi Pihak Pekerja, Setiausaha Pihak Pekerja dan pembentang kertas cadangan daripada kalangan ahli Pihak Pekerja. 17. Majlis boleh melantik Jawatankuasa-jawatankuasa lain terdiri daripada ahli-ahli atau pegawai awam lain yang mempunyai kelayakan atau pengalaman, atau keduaduanya, untuk membantu Jawatankuasa menyempurnakan tugas yang diberikan kepadanya.
3-1 LAMPIRAN PO.4.1.1(C) PERLEMBAGAAN MAJLIS BERSAMA KEBANGSAAN BAGI PEKERJA-PEKERJA AM DALAM KUMPULAN PELAKSANA NAMA 1. Majlis adalah dikenali sebagai Majlis Bersama Kebangsaan bagi Pekerja-pekerja Am dalam Kumpulan Pelaksana. TUJUAN 2. Tujuan penubuhan Majlis adalah untuk mengadakan satu badan bagi mewujudkan hubungan melalui perbincangan di antara Pekerja-pekerja Am dalam Kumpulan Pelaksana dengan Kerajaan. BIDANG DAN FUNGSI 3. Bidang dan fungsi majlis hendaklah tertumpu hanya kepada perkara-perkara yang termasuk dalam bidang kuasanya seperti berikut: a) memberi pendapat dan membincangkan prinsip-prinsip saraan, elaun, kemudahan dan syarat-syarat perkhidmatan bagi pekerja-pekerja sektor awam. Perbincangan hendaklah menyentuh perkara-perkara am dan tidak perkaraperkara yang melibatkan pekerja individu; b) membolehkan Pihak Pekerja mengemukakan sebarang cadangan perubahan untuk mendapat ulasan dan pandangan Pihak Pegawai bagi pertimbangan Kerajaan; dan c) memberi cadangan mengenai inisiatif inovasi dan produktiviti dalam meningkatkan sistem penyampaian Perkhidmatan Awam.
3-2 KEAHLIAN 4. Majlis Bersama Kebangsaan bagi Pekerja-pekerja Am dalam Kumpulan Pelaksana adalah terdiri daripada: 4.1 Pihak Pegawai: a) Ahli Tetap Pihak Pegawai Ahli Tetap Pihak Pegawai terdiri daripada pegawai-pegawai Kerajaan yang dilantik oleh YAB Perdana Menteri Malaysia atas jawatan masing-masing seperti berikut: i) Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Jabatan Perkhidmatan Awam - Pengerusi ii) Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Pembangunan) Jabatan Perkhidmatan Awam - Ahli iii) Ketua Pengarah Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia - Ahli iv) Ketua Setiausaha Kementerian Sumber Manusia - Ahli v) Timbalan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (Pengurusan) Kementerian Kewangan - Ahli vi) Ketua Setiausaha Kementerian Pelaburan, Perdagangan dan Industri - Ahli vii) Ketua Setiausaha Kementerian Pertahanan - Ahli
3-3 viii) Ketua Setiausaha Kementerian Kerja Raya - Ahli ix) Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan - Ahli x) Ketua Bahagian/Unit yang menguruskan hubungan majikan-pekerja Perkhidmatan Awam - Setiausaha Pihak Pegawai b) Ahli Tidak Tetap Pihak Pegawai Terdiri daripada pegawai terkanan kementerian/agensi termasuk bahagian-bahagian di Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) yang dijemput berdasarkan kepada keperluan mengikut isu-isu yang dibangkitkan dalam mesyuarat. 4.2 30 orang Pihak Pekerja. 5. Ahli-ahli Pihak Pekerja pula hendaklah terdiri daripada pegawai-pegawai Kerajaan yang menjadi ahli kesatuan-kesatuan sekerja dan persatuan-persatuan kakitangan yang dipilih di Konvensyen dua (2) tahun sekali oleh wakil-wakil kesatuan dan persatuan di dalam Kumpulan Am. 6. Konvensyen yang tersebut di dalam perenggan 5 hendaklah dikelolakan oleh Pihak Pekerja berdasarkan kepada peraturan-peraturan yang disediakan oleh Pihak Pekerja dan diluluskan oleh JPA selepas berunding dengan Kementerian Sumber Manusia. 7. Peraturan-peraturan yang dimaksudkan di dalam perenggan 6 hendaklah, di antara lain, memperuntukkan: a) tiap-tiap kesatuan sekerja dan persatuan kakitangan Kerajaan yang berdaftar dengan pihak Pendaftar yang berkenaan hendaklah dibenar menghantar seorang wakil ke Konvensyen tersebut. Persatuan kakitangan yang dimaksudkan ialah persatuan-persatuan yang ahli-ahlinya terdiri daripada pegawai-pegawai dalam perkhidmatan-perkhidmatan yang tidak dapat atau tidak boleh menubuhkan kesatuan-kesatuan sekerja disebabkan larangan undang-undang atau kepentingan perkhidmatan; dan
3-4 b) tiap-tiap kesatuan sekerja dan persatuan kakitangan Kerajaan hendaklah dibenar menghantar seorang wakil bagi tiap-tiap 500 orang ahli yang pertama dan seorang wakil tambahan bagi setiap 500 orang ahli di atas bakinya. Ahliahli berkenaan adalah yang telah membayar yuran mengikut Laporan Tahunan yang lalu yang disiarkan oleh pihak Pendaftar yang berkenaan. Wakil-wakil tambahan ini akan dibenar mengambil bahagian dalam Konvensyen tersebut hanya selepas menjelaskan pembayaran yang tertentu dan didaftar oleh pihak pengelola. 8. Bagi maksud Ceraian ini, pegawai-pegawai Kerajaan di dalam Kumpulan Pelaksana yang tergolong di bawah klasifikasi berikut adalah dianggap sebagai pekerjapekerja Am (tertakluk kepada pindaan klasifikasi perkhidmatan oleh Kerajaan), iaitu: a) Bakat dan Seni; b) Pendidikan; c) Ekonomi; d) Pertanian; e) Keselamatan dan Pertahanan Awam; f) Perundangan dan Kehakiman; g) Pentadbiran dan Sokongan; h) Sosial; dan i) Kewangan. PEGAWAI-PEGAWAI MAJLIS 9. Pengerusi Majlis ialah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam. Bagi mana-mana mesyuarat yang telah dipanggil tetapi tidak dapat dihadiri oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam, tugas Pengerusi adalah diambil alih oleh Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam. Naib Pengerusi hendaklah terdiri daripada dan dipilih oleh Pihak Pekerja dan beliau juga merupakan Pengerusi kepada Pihak Pekerja. 10. Kedua-dua pihak dalam Majlis hendaklah melantik seorang daripada ahlinya untuk memenuhi jawatan Setiausaha Bersama. MESYUARAT-MESYUARAT 11. Mesyuarat Majlis boleh diadakan pada bila-bila masa dengan dipanggil oleh Pengerusi, sekurang-kurangnya sekali setahun. Mesyuarat boleh dilaksanakan secara bersemuka dan/atau secara dalam talian (online) atau secara edaran tertakluk kepada kesesuaian atau arahan Kerajaan.
3-5 12. Agenda bagi mesyuarat-mesyuarat Majlis hendaklah disediakan oleh Setiausaha Bersama dan dihantar oleh Setiausaha tersebut kepada pihak masing-masing tidak kurang daripada 14 hari sebelum tarikh mesyuarat. 13. Perkara-perkara yang tidak termasuk dalam agenda hanya boleh dimasukkan dengan kebenaran Pengerusi dan persetujuan Naib Pengerusi. 14. Mesyuarat Khas Majlis boleh diadakan dengan permintaan oleh mana-mana pihak tertakluk kepada persetujuan Pengerusi dan tarikh mesyuarat tersebut diumumkan oleh Setiausaha Pihak Pegawai. 15. Kuorom bagi mesyuarat Majlis hendaklah terdiri daripada lima (5) orang ahli Pihak Pegawai (Ahli Tetap) dan 15 orang ahli Pihak Pekerja. JAWATANKUASA-JAWATANKUASA 16. Jawatankuasa Kerja Majlis Bersama Kebangsaan (JKK MBK) ditubuhkan bagi menilai dan memilih kertas cadangan yang dikemukakan oleh Pihak Pekerja sebelum dibentangkan di Mesyuarat Majlis. Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Setiausaha Pihak Pegawai. Jawatankuasa ini juga turut melibatkan Pihak Pegawai yang dijemput berdasarkan keperluan dan Pihak Pekerja melibatkan Pengerusi Pihak Pekerja, Setiausaha Pihak Pekerja dan pembentang kertas cadangan daripada kalangan ahli Pihak Pekerja. 17. Majlis boleh melantik Jawatankuasa-jawatankuasa lain terdiri daripada ahli-ahli atau pegawai awam lain yang mempunyai kelayakan atau pengalaman, atau keduaduanya, untuk membantu Jawatankuasa menyempurnakan tugas yang diberikan kepadanya.
7 CERAIAN PO.4.2.1 DASAR HUBUNGAN MAJIKAN-PEKERJA DALAM PERKHIDMATAN AWAM - MAJLIS BERSAMA JABATAN TUJUAN 1. Ceraian ini bertujuan untuk memaklumkan keputusan Kerajaan berkaitan penambahbaikan terhadap dasar hubungan majikan-pekerja dalam Perkhidmatan Awam berkaitan mesyuarat Majlis Bersama Jabatan. LATAR BELAKANG 2. Mekanisme perhubungan majikan-pekerja dalam Perkhidmatan Awam mengguna pakai Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1992 (PP 2/1992) dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002 (SPP 3/2002) melalui dua (2) platform utama iaitu Majlis Bersama Kebangsaan (MBK) dan Majlis Bersama Jabatan (MBJ). Panduan penubuhan MBJ telah disentuh secara ringkas dalam PP 2/1992, manakala SPP 3/2002 pula dikeluarkan bagi menjelaskan secara terperinci mengenai peraturan penubuhan, peranan dan pengurusan MBJ. 3. MBJ merupakan saluran komunikasi dua (2) hala di antara Pihak Pegawai (pihak pengurusan) dengan Pihak Pekerja di peringkat jabatan masing-masing. MBJ bertujuan untuk memperolehi kerjasama yang menyeluruh di antara Pihak Pegawai dan Pihak Pekerja bagi mengemukakan pendapat, mengambil bahagian secara aktif dalam membincang dan menyelesaikan isu-isu setempat serta menyumbang idea-idea bernas untuk kepentingan dan kebaikan organisasi. 4. Selaras dengan inisiatif untuk meningkatkan keberkesanan mekanisme perhubungan majikan-pekerja di peringkat setempat, dasar serta pelaksanaan dan pengurusan mesyuarat MBJ diperkemas dan ditambah baik.
8 PO.4.2.1 TAFSIRAN 5. Bagi maksud Ceraian ini: ‘Agensi Induk’ bermaksud Kementerian/Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri yang bertanggungjawab memantau pelaksanaan MBJ di Kementerian/Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri dan jabatan-jabatan di bawah seliaannya; ‘Agensi Pusat’ bermaksud Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) yang bertanggungjawab ke atas dasar dan pengurusan MBJ Perkhidmatan Awam; ‘Jabatan’ bermaksud Kementerian/Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri/ Pihak Berkuasa Berkanun/Pihak Berkuasa Tempatan/Jabatan atau agensi Kerajaan yang memenuhi syarat untuk menubuhkan MBJ; ‘Ketua Jabatan’ bermaksud ketua organisasi bagi Kementerian/Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri/Pihak Berkuasa Berkanun/Pihak Berkuasa Tempatan/Jabatan atau agensi Kerajaan yang memenuhi syarat untuk menubuhkan MBJ; ‘Pihak Pegawai’ bermaksud pegawai yang dilantik mewakili pihak pengurusan dalam mesyuarat MBJ, dan keahliannya adalah terhad kepada jawatan-jawatan yang terdapat dalam perlembagaan MBJ yang diluluskan; dan ‘Pihak Pekerja’ bermaksud wakil pekerja-pekerja di jabatan terbabit, Gred 48 dan ke bawah, tidak terlibat dalam membuat keputusan, bukan merupakan Ketua Bahagian/Unit dan dipilih oleh pekerja-pekerja itu sendiri. Keahliannya adalah terhad kepada komposisi yang terdapat dalam perlembagaan MBJ yang diluluskan. PENAMBAHBAIKAN MBJ 6. Sejajar dengan hasrat untuk meningkatkan kecekapan pengurusan MBJ, dasar sedia ada diperkemas dan ditambah baik seperti berikut: 6.1 memperkemas peranan Agensi Induk dan Agensi Pusat dalam pengurusan dan pemantauan MBJ mengguna pakai konsep let managers manage dengan menambah baik perkara-perkara seperti berikut:
9 PO.4.2.1 (a) pemerkasaan peranan Kementerian dan Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri dengan memantau secara terus keaktifan pelaksanaan MBJ jabatan-jabatan di bawah seliaannya dan prestasi penyelesaian isu yang dikemukakan melalui platform tersebut; dan (b) laporan keaktifan yang dikemukakan oleh Agensi Induk akan dianalisis oleh pihak Agensi Pusat sebagai input untuk mengukur kadar pematuhan dan keberkesanan dasar MBJ sedia ada bagi memastikan tadbir urus MBJ adalah teratur di peringkat jabatan. 6.2 bilangan mesyuarat MBJ dikurangkan daripada empat (4) kepada tiga (3) kali setahun bagi meningkatkan keberkesanan pelaksanaan MBJ dan memberi ruang kepada Pihak Pegawai menyelesaikan isu; dan 6.3 memperkenalkan elemen inovasi dan produktiviti dalam bidang kuasa dan fungsi MBJ bagi menggalakkan Pihak Pekerja bersama-sama dengan Pihak Pegawai berbincang ke arah mempertingkatkan penyampaian perkhidmatan. PELAKSANAAN MBJ Syarat Penubuhan MBJ 7. Semua jabatan Kerajaan yang mengendalikan secara langsung urusan pentadbiran, pengurusan sumber manusia dan hal ehwal kewangan dan mempunyai kuasa untuk menimbang dan membuat keputusan ke atas perkara-perkara tersebut adalah dikehendaki menubuhkan MBJ. Bagi tujuan penubuhan MBJ, jabatan perlu menggubal draf perlembagaan MBJ dan mengemukakannya kepada Agensi Pusat untuk tujuan kelulusan sebelum dikuatkuasakan. 8. Dalam keadaan tertentu, Agensi Pusat boleh memberi kelulusan kepada manamana jabatan yang memohon untuk menubuhkan MBJ yang lain daripada yang dihuraikan di atas. Jabatan yang telah mendapat kelulusan tersebut boleh meneruskan perjalanan MBJ seperti kelulusan yang telah diberikan. Bidang Kuasa dan Fungsi MBJ 9. Bidang kuasa dan fungsi MBJ meliputi semua perkara yang berkaitan dengan syarat-syarat perkhidmatan dan perjalanan organisasi seperti sistem kerja, pentadbiran, kebajikan, kewangan dan perkhidmatan, kecuali perkara-perkara yang menyentuh dasar
10 PO.4.2.1 kerajaan atau hal-hal perseorangan. Selain menyelesaikan semua isu yang dibangkitkan, ahli-ahli MBJ turut berperanan menyumbang idea-idea inovasi dan produktiviti berkaitan tadbir urus jabatan bagi memastikan peningkatan prestasi secara berterusan. Pengurusan Pelaksanaan MBJ 10. Bagi jabatan yang telah diluluskan penubuhan MBJ, Ketua Jabatan hendaklah memastikan mesyuarat MBJ dilaksanakan tiga (3) kali setahun, iaitu sekali dalam tempoh empat (4) bulan. Namun dalam keadaan tertentu, jabatan boleh melaksanakan mesyuarat MBJ melebihi tiga (3) kali setahun, tertakluk kepada keperluan dan keputusan Pengerusi MBJ jabatan. 11. Perincian panduan umum mengenai contoh perlembagaan, peraturan penubuhan dan peranan serta lain-lain perkara berkaitan pelaksanaan dan pengurusan mesyuarat MBJ hendaklah dirujuk kepada Garis Panduan Penubuhan dan Perjalanan Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan seperti di Lampiran A. Dalam memastikan pelaksanaan MBJ adalah teratur, Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan perkara-perkara dalam garis panduan tersebut dilaksanakan mematuhi peraturan yang berkuat kuasa. 12. Kehadiran pegawai ke mesyuarat MBJ adalah sebagai menghadiri tugas rasmi. Pegawai-pegawai yang diarahkan hadir ke mesyuarat MBJ adalah layak untuk dibayar elaun-elaun kerana bertugas rasmi di bawah peraturan-peraturan yang sedang berkuat kuasa mengikut kelayakan jawatan hakiki masing-masing seperti tuntutan perjalanan dan bayaran-bayaran lain. 13. Walau bagaimanapun, kehadiran Ahli Pihak Pekerja ke mesyuarat MBJ tidak dianggap sebagai menjalankan tugas hakiki. Pelaporan Mesyuarat MBJ 14. Setiap jabatan yang melaksanakan MBJ perlu mengemukakan minit mesyuarat bagi setiap mesyuarat MBJ yang dilaksanakan berserta Jadual Pengelasan dan Penyelesaian Isu kepada pihak Agensi Induk masing-masing serta disalinkan kepada Agensi Pusat bagi tujuan pemantauan keaktifan dan isu-isu yang dibangkitkan. Jabatan digalakkan menggunakan Submodul MBJ HRMIS 2.0 semasa, bagi melaksanakan perkara ini.
11 PO.4.2.1 15. Berdasarkan minit-minit mesyuarat yang dikemukakan oleh jabatan, pihak Kementerian dan Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri sebagai Agensi Induk perlu memantau keaktifan pelaksanaan mesyuarat di samping memantau prestasi penyelesaian isu MBJ jabatan-jabatan di bawah seliaannya. Seterusnya, Agensi Induk perlu menyediakan Laporan Pemantauan Keaktifan MBJ dan mengemukakannya kepada Agensi Pusat dalam tempoh yang ditetapkan. KESAN KEPADA PERLEMBAGAAN MBJ SEDIA ADA 16. Perubahan dasar pelaksanaan MBJ ini terpakai kepada semua jabatan yang telah diluluskan penubuhan MBJ. Dalam melaksanakan perubahan ini, jabatan boleh terus menggunakan perlembagaan MBJ sedia ada tanpa perlu membuatpermohonan pindaan perlembagaan kepada Agensi Pusat untuk mengubah perenggan perlembagaan berkaitan tempoh dan bilangan mesyuarat MBJ dalam setahun. PEMBATALAN 17. Dengan berkuatkuasanya Ceraian ini, Pekeliling Perkhidmatan berikut adalah dibatalkan: (a) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002: Majlis Bersama Jabatan Di Kementerian/Jabatan/Pihak Berkuasa Badan Berkanun/Pihak Berkuasa Tempatan; dan (b) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2020: Dasar Hubungan Majikan-Pekerja Dalam Perkhidmatan Awam - Majlis Bersama Jabatan. PEMAKAIAN 18. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, Ceraian ini pada keseluruhannya terpakai kepada semua Perkhidmatan Awam Persekutuan, Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan. KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
LAMPIRAN PO.4.2.1(A) GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PERJALANAN MESYUARAT MAJLIS BERSAMA JABATAN (MBJ)
i KANDUNGAN Bil. Perkara Muka Surat I. Tujuan 1-1 II. Latar belakang 1-1 III. Penubuhan MBJ 1-1 IV. Bidang kuasa dan fungsi MBJ 1-2 V. Keahlian MBJ 1-2 VI. Peraturan mesyuarat 1-4 VII. Tanggungjawab Ketua Jabatan 1-6 VII. Tanggungjawab Agensi Induk 1-6 IX. Pindaan perlembagaan 1-8 X. Contoh perkara yang boleh dibincangkan 1-8 XI. Perkara dasar dan hal perseorangan 1-10 XII. Contoh perkara yang tidak boleh dibincangkan 1-10 XIII. Kesan pelaksanaan MBJ yang teratur 1-11 XIV. Faktor kejayaan MBJ 1-12 XV. Peranan Jabatan Perkhidmatan Awam 1-12 XVI. Khidmat nasihat 1-13 Senarai Lampiran Lampiran I : Sejarah Perkembangan Platform Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan Dalam Perkhidmatan Awam 1-14 Lampiran II : Contoh Perlembagaan Majlis BersamaJabatan 1-16 Lampiran III : Carta Alir Penubuhan Majlis Bersama Jabatan 1-24
ii Bil. Perkara Muka Surat Lampiran IV : Senarai Semak Penubuhan Majlis Bersama Jabatan 1-25 Lampiran V : Jadual Pengelasan dan Penyelesaian Isu 1-26 Lampiran VI : Carta Alir Pengurusan Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan 1-27 Lampiran VII : Senarai Semak Pengurusan Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan 1-28 LampiranVIII : Laporan Pemantauan Keaktifan MBJ JabatanJabatan Di Bawah Kementerian/Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri 1-29 Lampiran IX : Carta Alir Peranan Urus Setia Majlis Bersama Jabatan Agensi Induk 1-30 Lampiran X : Senarai Semak Peranan Urus Setia Majlis Bersama Jabatan Agensi Induk 1-31
1-1 I. TUJUAN 1. Tujuan garis panduan ini diwujudkan adalah untuk membantu jabatan dalam menguruskan penubuhan dan perjalanan mesyuarat Majlis Bersama Jabatan (MBJ) dengan tersusun agar selari dengan peraturan-peraturan yang berkuat kuasa. II. LATAR BELAKANG 2. Jentera perundingan dalam Perkhidmatan Awam di peringkat jabatan telah pun diperkenalkan semenjak wujudnya Interim Joint Council pada tahun 1946 dan jentera perundingan Majlis Whitley Jabatan pada tahun 1950 (kini dikenali sebagai Majlis Bersama Jabatan). Sejajar dengan perkembangan dan perubahan Perkhidmatan Awam semenjak negara merdeka, MBJ yang merupakan salah satu platform dalam mekanisme hubungan majikan-pekerja Perkhidmatan Awam turut sama mengalami perubahan sebagaimana di Lampiran I. 3. Tujuan utama MBJ diwujudkan adalah sebagai saluran dua (2) hala, di mana Pihak Pekerja diberi ruang untuk berkomunikasi dengan Pihak Pegawai dalam menyuarakan pendapat, pandangan serta menyumbang idea-idea yang bernas demi kepentingan dan kebaikan organisasi berkenaan. III. PENUBUHAN MBJ 4. MBJ perlu diwujudkan bagi setiap jabatan di mana Ketua Jabatan mempunyai kuasa membuat keputusan ke atas urusan pentadbiran, pengurusan sumber manusia dan hal ehwal kewangan. Ketua Jabatan hendaklah memastikan MBJ ditubuhkan di jabatannya. Ketua Jabatan di Agensi Induk pula perlu memastikan MBJ ditubuhkan di Agensi Induk dan jabatan di bawah seliaannya tertakluk kepada syarat penubuhan yang telah ditetapkan. 5. Walau bagaimanapun, MBJ tidak perlu ditubuhkan bagi jabatan pelaksana yang tidak mengendalikan secara langsung urusan pentadbiran,pengurusan sumber manusia dan hal ehwal kewangan. Perwakilan daripada jabatan tersebut boleh menyertai mesyuarat sebagai ahli di MBJ ibu pejabat/ Kementerian/Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri. 6. Bagi tujuan penubuhan MBJ, satu (1) draf perlembagaan yang telah dipersetujui oleh Pihak Pegawai dan Pihak Pekerja perlu digubal terlebih dahulu sebagai garis panduan ataupun undang-undang kecil dan hendaklah
1-2 dikemukakan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) untuk kelulusan. Contoh perlembagaan MBJ adalah seperti di Lampiran II (carta alir dan senarai semak penubuhan MBJ adalah seperti di Lampiran III dan IV). IV. BIDANG KUASA DAN FUNGSI MBJ 7. Bidang kuasa dan fungsi MBJ adalah meliputi semua perkara yang berkaitan dengan syarat-syarat perkhidmatan dan perjalanan organisasi yang ada hubung kait dengan pentadbiran dan lebih menitikberatkan kepada kepentingan pekerja-pekerja dalam sesebuah organisasi kecuali yang menyentuh dasar Kerajaan atau hal-hal perseorangan. Penyelesaian kepada semua isu yang dibangkitkan perlu diputuskan secara bersama melalui perbincangan dan perkongsian idea oleh semua ahli MBJ. 8. Di samping bertujuan untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi oleh kumpulan pekerja, ia juga boleh dijadikan sebagai suatu forum perbincangan di antara Pihak Pegawai dan Pihak Pekerja. MBJ yang aktif secara tidak langsung akan dapat menyemai semangat bekerja di kalangan pekerja untuk berkhidmat dengan lebih dedikasi dan produktif. 9. Selain menyelesaikan isu-isu berbangkit, ahli-ahli MBJ turut berperanan menyumbang idea-idea inovasi berkaitan tadbir urus jabatan bagi memastikan peningkatan prestasi dan produktiviti yang berterusan. V. KEAHLIAN MBJ 10. Keahlian Pihak Pegawai 10.1 Ahli-ahli bagi Pihak Pegawai hendaklah terdiri daripada pegawai- pegawai di mana MBJ ditubuhkan seperti berikut: (a) Pengerusi Ketua Setiausaha Kementerian/Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Jabatan/Ketua Pejabat Cawangan atau Pengurus Besar/Timbalan Pengurus Besar Atau Timbalan Pengerusi atau Ketua Pegawai Tadbir.
1-3 (b) Ahli • Pegawai yang bertanggungjawab mengenai perkhidmatan atau pengurusan sumber manusia; • Pegawai yang bertanggungjawab mengenai kewangan; • Pegawai yang bertanggungjawab mengenai pentadbiran; dan • Mana-mana pegawai lain yang diperlukan, tertakluk kepada kesesuaian MBJ jabatan. (c) Setiausaha Pegawai yang bertanggungjawab mengenai pentadbiran/pengurusan sumber manusia jabatan atau lainlain pegawai, tertakluk kepada kesesuaian MBJ jabatan. Pegawai juga bertanggungjawab menjadi urus setia MBJ dan Setiausaha Bersama semasa mesyuarat MBJ. 10.2 Ahli-ahli Pihak Pegawai dan bilangan keahlian Pihak Pegawai tidak dihadkan kepada senarai ahli Pihak Pegawai di atas sahaja. Bilangan keahlian boleh ditambah mengikut kesesuaian. 10.3 Ahli-ahli Pihak Pegawai hendaklah dilantik atas nama jawatan masing-masing dan tidak ada had tempoh masa bagi memegang jawatan masing-masing dalam MBJ. 11. Keahlian Pihak Pekerja 11.1 Ahli-ahli bagi Pihak Pekerja hendaklah terdiri daripada pekerja- pekerja dalam jabatan di mana MBJ ditubuhkan. Perwakilan Pihak Pekerja dilantik berdasarkan komposisi skim perkhidmatan/ gred/ bahagian/ kumpulan termasuk kesatuan/ persatuan berdaftar dalam jabatan tersebut atau pekerja-pekerja itu sendiri. 11.2 Pemilihan Pengerusi dan Setiausaha Pihak Pekerja dibuat di kalangan ahli-ahli Pihak Pekerja yang dilantik tanpa campur tangan dari Pihak Pegawai. Pengerusi Pihak Pekerja akan menjadi Naib Pengerusi MBJ, manakala Setiausaha Pihak Pekerja akan menjadi Setiausaha Bersama semasa mesyuarat MBJ.
1-4 11.3 Keahlian Pihak Pekerja hendaklah terdiri daripada pegawai Gred 48 dan ke bawah, tidak terlibat dalam membuat keputusan dan bukan Ketua Bahagian/Unit. Tempoh penggal memegang jawatan bagi ahli-ahli Pihak Pekerja adalah selama dua (2) tahun mulai daripada tarikh pelantikan mereka dan mereka boleh terus memegang jawatan tersebut sehingga ahli-ahli yang akan mengambil alih telah dilantik/dipilih. 11.4 Kekosongan yang berlaku dalam keanggotaan Pihak Pekerja hendaklah dipenuhi oleh calon-calon daripada kumpulan termasuk kesatuan/persatuan yang melantik wakil yang mengosongkan jawatan itu, atau pekerja-pekerja itu sendiri. VI. PERATURAN MESYUARAT 12. Mesyuarat-mesyuarat biasa bagi MBJ hendaklah diadakan tiga (3) kali setahun iaitu empat (4) bulan sekali. Namun dalam keadaan tertentu, jabatan boleh melaksanakan mesyuarat MBJ lebih daripada tiga (3) kali setahun, tertakluk kepada keperluan dan keputusan Pengerusi MBJ jabatan. 13. Tempoh pelaksanaan Mesyuarat MBJ adalah seperti berikut: Bil. Mesyuarat MBJ Tempoh Mesyuarat MBJ 1. Bilangan 1 Januari - April 2. Bilangan 2 Mei - Ogos 3. Bilangan 3 September - Disember 14. Kuorum bagi mesyuarat MBJ hendaklah tidak kurang dari 50% Pihak Pegawai dan 50% Pihak Pekerja. 15. Agenda bagi mesyuarat MBJ hendaklah disediakan oleh Setiausaha Bersama dan dihantar kepada kedua-dua Pihak Pegawai dan Pihak Pekerja tidak kurang daripada tujuh (7) hari sebelum tarikh mesyuarat. Perkara- perkara yang tidak termasuk dalam agenda hanya boleh dibincang dengan kebenaran Pengerusi dan Naib Pengerusi.
1-5 16. Selain daripada mesyuarat biasa MBJ, mesyuarat khas MBJ juga boleh diadakan dengan permintaan Pengerusi atau Naib Pengerusi bila dikehendaki. Tarikh mesyuarat tersebut hendaklah dipersetujui oleh Pegawai-pegawai Majlis yang terdiri daripada Pengerusi, Naib Pengerusi dan Setiausaha Bersama. Perkara-perkara yang dibincangkan di mesyuarat hendaklah dihadkan kepada perkara-perkara yang dinyatakan dalam notis mesyuarat tersebut. 17. Sekiranya Pengerusi tidak dapat mempengerusikan mana-mana mesyuarat Majlis, maka ahli Pihak Pegawai terkanan boleh mempengerusikan mesyuarat Majlis dengan kebenaran daripada Pengerusi. Dalam apa keadaan sekalipun, Naib Pengerusi iaitu Pengerusi Pihak Pekerja tidak boleh mempengerusikan mana-mana mesyuarat Majlis. 18. Segala keputusan MBJ hendaklah dicapai secara persetujuan bersama di antara kedua-dua Pihak Pegawai dan Pihak Pekerja. 19. Keputusan yang diambil jika tidak ada hubungan dengan jabatan-jabatan lain dan tidak pula bertelingkah dengan dasar Kerajaan, bolehlah diselenggarakan atau dilaksanakan terus oleh jabatan. Bagi keputusan yang ada kaitan dengan dasar Kerajaan ataupun dengan jabatan-jabatan lain, ianya hendaklah dirujuk kepada JPA ataupun jabatan-jabatan yang berkenaan. 20. Mesyuarat boleh dilaksanakan secara bersemuka dan/atau secara dalam talian (online) atau secara edaran tertakluk kepada kesesuaian atau arahan Kerajaan. 21. Minit Mesyuarat MBJ hendaklah disemak dan ditandatangani oleh Setiausaha Pihak Pegawai dan Setiausaha Pihak Pekerja. Bagi jabatan yang telah diluluskan penubuhan MBJ, minit mesyuarat MBJ hendaklah disediakan tidak lewat dari dua (2) minggu selepas mesyuarat diadakan dan dikemukakan kepada Agensi Induk serta disalinkan kepada Agensi Pusat berserta dengan Jadual Pengelasan dan Penyelesaian Isu (format jadual seperti di Lampiran V). Jabatan digalakkan menggunakan Submodul MBJ HRMIS 2.0 semasa, bagi melaksanakan perkara ini. 22. Secara umumnya, carta alir dan senarai semak pengurusan mesyuarat MBJ di jabatan adalah seperti di Lampiran VI dan VII.
RkJQdWJsaXNoZXIy MTc1NDAy