28 / 32
MANUAL PENYEDIAAN PELAN TRANSFORMASI PERKHIDMATAN AWAM
27
Pemantauan memainkan peranan penting
agar usaha transformasi mencapai keberhasilan
seperti yang dirancang. Bagi tujuan pemantauan
pelaksanaan, Pengerusi Teras Strategik yang
terdiri daripada Pengarah Bahagian perlu
membuat pelaporan kepada Jawatankuasa
Pelaksana Transformasi yang dipengerusikan
oleh ketua agensi masing-masing. Pelaporan
hendaklah dibuat setiap dua minggu pada
permulaan transformasi dilaksanakan dan setiap
bulan selepas enam bulan transformasi
dilaksanakan. Pengerusi Teras Strategik
bertanggungjawab ke atas pelaksanaan inisiatif
dari hari ke hari (
day to day implementation
) dan
mengemukakan laporan kepada Sekretariat
Transformasi setiap minggu.
Tahap penerimaan warga JPA juga adalah
input yang penting kepada pihak pengurusan
dalam merangka pendekatan terbaik dalam
melaksanakan inisiatif transformasi. Langkah-
langkah pemantapan mahu pun pembetulan
dapat dilaksanakan dengan tepat bagi
memastikan warga JPA sentiasa komited dan
bergerak seiring dengan perubahan yang dibawa
oleh transformasi. Bagi memantau penerimaan
warga organisasi, kajian persepsi perlu
dilaksanakan secara berkala. Siri pertama kajian
telah dilaksanakan tiga bulan selepas
transformasi diperkenalkan kepada seluruh
warga JPA, iaitu pada bulan Ogos 2013. Ini
diikuti pula oleh siri kedua pada bulan Disember
2013.
Pengurusan
JPA
kemudiannya
memutuskan supaya tahap penerimaan warga
JPA dipantau setiap suku tahunan bagi
memastikan semangat transformasi kekal subur
di hati warga organisasi.
Penilaian keperluan serta kajian
perbandingan dan penandaarasan wajar
dilaksanakan bagi mengenal pasti masalah yang
dihadapi oleh rakyat dan warga organisasi.
Setiap inisiatif yang dilaksanakan perlu menepati
kehendak rakyat dan warga organisasi.
Pertimbangan kepada keperluan rakyat dan
warga organisasi menentukan keberkesanan dan
keberhasilan sesuatu inisiatif.
Terdapat dua bentuk pemantauan yang
perlu dilaksanakan oleh agensi : (i) pemantauan
pelaksanaan transformasi; dan (ii) pemantauan
keterlibatan
warga
dalam
transformasi.
Pemantauan
pelaksanaan
adalah
bagi
memastikan semua program dan aktiviti,
terutamanya yang telah dikenal pasti sebagai
aktiviti
quick-wins
, dilaksanakan mengikut
perancangan. Pemantauan ke atas warga
organisasi pula adalah bertujuan meninjau dan
mengukur tahap sokongan dan reaksi warga
terhadap perubahan yang dibawa dalam
organisasi.
Bagi pemantauan pelaksanaan, ketua-
ketua bahagian atau unit yang diberi
tanggungjawab mengetuai sesuatu teras, perlu
melaporkan kepada Jawatankuasa Pelaksana
Transformasi secara berkala. Tempoh masa
yang dicadangkan adalah setiap dua minggu di
awal pelaksanaan, dan setiap bulan apabila
pelaksanaan transformasi telah stabil dan lancar.
Untuk tujuan pemantauan keterlibatan
warga, satu kaji selidik mudah yang dijalankan
secara berkala
adalah
memadai
bagi
mendapatkan input mengenai tahap sokongan
dan keterlibatan warga. Adalah dijangkakan
bahawa tahap sokongan dan keterlibatan adalah
rendah dan negatif di peringkat awal perubahan
diperkenalkan. Namun selepas beberapa bulan
pelaksanaan, tahap sokongan akan meningkat
hasil daripada peningkatan kefahaman dan