Disediakan oleh: Jawatankuasa Pengurusan Kandungan Portal JPA Unit Komunikasi Korporat Jabatan Perkhidmatan Awam komunikasi@jpa.gov.my PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGURUSAN KANDUNGAN PORTAL RASMI JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGURUSAN KANDUNGAN PORTAL RASMI JPA 1 REKOD PINDAAN Tarikh Versi Keretangan Disediakan oleh 13/01/2020 1.0 Asal Urus Setia Jawatankuasa Pengurusan Kandungan Portal 01/08/2023 2.0 Pengemaskinian pada maklumat proses kerja dan carta alir. Urus Setia Jawatankuasa Pengurusan Kandungan Portal
PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGURUSAN KANDUNGAN PORTAL RASMI JPA 2 KANDUNGAN 1. LATAR BELAKANG ............................................................................................ 3 2. TUJUAN .............................................................................................................. 3 3. SKOP .................................................................................................................. 4 4. TAKRIFAN ........................................................................................................... 4 5. KEPERLUAN PELAKSANAAN .......................................................................... 5 6. UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN ............................................................ 6 7. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR .................................................................. 7 8. RUJUKAN ......................................................................................................... 10
PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGURUSAN KANDUNGAN PORTAL RASMI JPA 3 PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGURUSAN KANDUNGAN PORTAL RASMI JABATAN PERKHIDMATAN AWAM 1. LATAR BELAKANG Portal Rasmi Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) merupakan salah satu platform utama JPA dalam menyampaikan maklumat dan perkhidmatan kepada pelanggan. Maklumat yang dipaparkan adalah melibatkan perkhidmatan utama JPA dalam perancangan, pembangunan dan pengurusan sumber manusia perkhidmatan awam yang boleh dicapai secara dalam talian oleh semua pelanggan. Tadbir urus yang baik memainkan peranan penting dalam meningkatkan keberkesanan dan kecekapan Portal Rasmi JPA. Dengan itu, Prosedur Operasi Standard Pengurusan Kandungan Portal Rasmi JPA diwujudkan mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 2015 - Pengurusan Laman Web Agensi Sektor Awam dan peraturan semasa yang berkuat kuasa. 2. TUJUAN Prosedur Operasi Standard ini adalah untuk menerangkan tatacara pengurusan kandungan Portal Rasmi JPA meliputi aktiviti memuat naik, meminda dan menghapuskan kandungan dalam Portal Rasmi JPA berdasarkan kepada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 2015 - Pengurusan Laman Web Agensi Sektor Awam dan peraturan semasa yang berkuat kuasa. Ini adalah untuk memastikan tiada Dokumen Rahsia Rasmi Kerajaan (Rahsia Besar, Rahsia dan Sulit) dimuat naik di portal sebelum dibuat pengelasan kepada dokumen terbuka mengikut prosedur yang telah ditetapkan. Prosedur Operasi Standard ini perlu digunakan bagi membantu ahli jawatankuasa dan urus setia melaksanakan tugas dengan cara yang bersistematik dan mengikut prosedur serta tatacara yang telah ditetapkan.
PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGURUSAN KANDUNGAN PORTAL RASMI JPA 4 3. SKOP Pengemaskinian prosedur operasi standard ini melibat semua Bahagian/ Unit di JPA bagi menguruskan kandungan dalam portal rasmi jabatan di pautan https://www.jpa.gov.my/ . Bagi dokumen yang diklasifikasikan sebagai Dokumen Rahsia Rasmi (Terhad, Sulit, Rahsia dan Rahsia Besar) kaedah pengendaliannya perlulah mematuhi semua arahan keselamatan yang berkuatkuasa. 4. TAKRIFAN Takrifan yang akan diguna pakai dalam Prosedur Operasi Standard ini adalah seperti yang berikut: a) Portal Rasmi JPA merujuk kepada laman sesawang rasmi JPA yang menyediakan maklumat dan perkhidmatan teras JPA secara dalam talian yang sejajar dengan bidang kuasa perkhidmatan JPA. b) Maklumat merujuk kepada bahan yang dimasukkan ke dalam portal dalam bentuk surat edaran, pekeliling, poster, siaran media dan lain-lain maklumat untuk pengetahuan umum. c) Urus Setia merujuk kepada pegawai di Unit Komunikasi Korporat (UKK) yang dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Pengurusan Kandungan Portal Rasmi JPA. d) Ahli Jawatankuasa merujuk kepada pegawai di Bahagian/ Unit yang dilantik sebagai Ahli Jawatankuasa Pengurusan Kandungan Portal Rasmi JPA. e) Pelanggan merujuk kepada penjawat awam, pesara dan pelajar dan pihak luaran yang terlibat dalam penggunaan atau capaian maklumat perkhidmatan di JPA.
PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGURUSAN KANDUNGAN PORTAL RASMI JPA 5 5. KEPERLUAN PELAKSANAAN Keperluan pelaksanaan Prosedur Operasi Standard ini adalah berdasarkan pada kriteria berikut : a) Bahagian/ Unit perlu menyemak maklumat yang hendak dimuat naik ke portal rasmi terlebih dahulu dan mendapatkan pengesahan dan kelulusan daripada Pengarah Bahagian/ Ketua Unit. b) Sekiranya hebahan melibatkan dokumen rahsia rasmi kerajaan, dokumen tersebut mestilah dikelaskan semula selaras dengan Seksyen 2C, Akta Rahsia Rasmi 1972. Sebarang hebahan dokumen rahsia rasmi tanpa pengelasan semula dilarang sama sekali. c) Maklumat yang perlu disediakan adalah Bahagian/ Unit : (i) Maklumat dalam dwibahasa (Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris); Tajuk Kandungan Soalan Lazim (jika ada) Maklumat pegawai yang perlu dihubungi (jika ada) (ii) Format dokumen yang boleh dibaca seperti .pdf atau .doc, .jpeg dan lainlain ; dan (iii) Pemohonan untuk muat naik, meminda dan menghapuskan kandungan dalam Portal Rasmi JPA daripada Bahagian/ Unit perlu dikemukakan kepada Unit Komunikasi Korporat (UKK) melalui e-mel komunikasi@jpa.gov.my dan disalinkan kepada e-mel Pengarah Bahagian/ Ketua Unit pemohon.
PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGURUSAN KANDUNGAN PORTAL RASMI JPA 6 6. UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN Dalam mengaplikasikan prosedur operasi standard ini, JPA perlu mematuhi semua pekeliling, surat pekeliling dan arahan-arahan yang berkuatkuasa seperti berikut: a) Arahan Keselamatan Kerajaan; b) Akta Rahsia Rasmi 1972; c) Pelan Strategik Pendigitalan JPA; d) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 2015 bertajuk “Pengurusan laman Web Agensi Sektor Awam”; e) Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU bertarikh 11 Sept 2009 bertajuk “Panduan Penyediaan dan Penyiaran Berita Online di Laman Web AgensiAgensi Kerajaan”; f) Arahan Pentadbiran Pengurusan Rekod JPA Bil 1 Tahun 2018 bertajuk ‘ Panduan Peranan Ketua Jabatan, Pegawai Pengelas dan Pendaftar Rahsia Dalam Menguruskan Dokumen Rahsia Rasmi Kerajaan; g) Peraturan-peraturan dalaman agensi yang berkaitan; dan h) Undang-undang, peraturan, kaedah, pekeliling, arahan dan surat pekeliling yang berkaitan yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa. Sebarang perkara melibatkan hebahan, penerbitan dan penyiaran maklumat dan dokumen secara atas talian adalah tertakluk kepada perkara di atas.
PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGURUSAN KANDUNGAN PORTAL RASMI JPA 7 7. PROSES KERJA DAN CARTA ALIR 7.1. Proses Kerja Penerangan berkaitan proses kerja adalah seperti di jadual di bawah: NO PROSES KERJA CATATAN TINDAKAN 1. Bahagian/ Unit menyediakan maklumat yang diperlukan. Maklumat adalah merujuk kepada maklumat Bahagian/ Unit dalam bentuk carta organisasi, surat edaran, pekeliling, poster dan lain-lain jenis dokumen. Maklumat perlu disediakan dalam versi Bahasa Melayu (BM) dan Bahasa Inggeris (BI). Bahagian/ Unit 2. Bahagian/ Unit membuat pengelasan maklumat Dokumen Rahsia Rasmi. Perlu memastikan maklumat yang hendak dimuat naik bukan kategori Rahsia Besar, Rahsia dan Sulit. Bahagian/ Unit 3. Bahagian/ Unit perlu mendapatkan kelulusan daripada Pengarah/ Ketua Unit berkaitan maklumat kandungan yang disediakan. Pegawai di Bahagian/ Unit bertanggungjawab untuk mendapatkan kelulusan daripada Pengarah Bahagian/ Ketua Unit mengikut prosedur dalaman Bahagian/Unit terlebih dahulu sebelum maklumat diemelkan kepada urus setia di UKK. Bahagian/ Unit 4. Bahagian/ Unit menghantar permohonan untuk muat naik maklumat ke dalam portal kepada UKK. Menghartar e-mel permohonan menggunakan templat e-mel seperti Lampiran 1. E-mel kepada : komunikasi@jpa.gov.my Salin kepada : Pengarah Bahgian/ Ketua Unit Bahagian/ Unit
PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGURUSAN KANDUNGAN PORTAL RASMI JPA 8 Maklumat perlu dalam format dokumen yang boleh dibaca seperti .pdf, .doc, .jpeg dan lainlain. 5. UKK menerima permohonan yang dihantar oleh Bahagian/ Unit. Urus Setia menerima e-mel permohonan yang dihantar oleh Bahagian/ Unit. UKK 6. UKK menyemak maklumat yang diterima daripada Bahagian/ Unit. Urus Setia membuat semakan daripada segi editorial sahaja seperti pembetulan ejaan, penggunaan format korporat JPA dan penggunaan grafik yang bersesuaian. Urus Setia tidak akan membuat pindaan kepada maklumat kandungan yang disediakan oleh Bahagian/ Unit. Maklumat yang tidak lengkap dan memerlukan pindaan akan diemelkan semula kepada Bahagian/ Unit. UKK 7. UKK menghantar maklumat yang telah disemak kepada Bahagian Digital dan Teknologi Maklumat (BDTM). Maklumat dihantar ke e-mel portalteam@jpa.gov.my dan salin kepada e-mel Ketua Komunikasi Korporat dan penyelaras Bahagian/ Unit. UKK 8. BDTM menerima maklumat yang dihantar oleh UKK. Pasukan teknikal portal menerima emel yang dihantar oleh UKK BDTM 9. BDTM melaksanakaan proses muat naik maklumat ke dalam Portal Rasmi JPA. Proses muat naik dilaksanakan ke dalam Portal Rasmi JPA. BDTM
PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGURUSAN KANDUNGAN PORTAL RASMI JPA 9 7.2. Carta Alir Carta alir pengurusan kandungan Portal Rasmi JPA adalah seperti di bawah :
PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGURUSAN KANDUNGAN PORTAL RASMI JPA 10 7.3. Menghapuskan Kandungan Bahagian/ Unit perlu menghantar e-mel permohonan menghapus atau menarik balik maklumat yang dipaparkan di dalam portal kepada urus setia di komunikasi@jpa.gov.my selepas mendapat persetujuan daripada Pengarah Bahagian/ Ketua Unit. 7.4. Pengecualian Khas Bagi Kandungan Memerlukan Pengemaskinian Segera Kandungan berikut boleh dimuat naik secara terus seperti maklumat berikut : a) Siaran Akhbar, Surat Edaran dan Pekeliling yang dikeluarkan atau ditandatangani sendiri oleh Pengarah, Ketua Jabatan atau peringkat yang lebih tinggi; b) Direktori kakitangan Bahagian / Unit; dan c) Lain-lain dokumen yang memerlukan tindakan segera. 8. RUJUKAN Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 2015 - Pengurusan Laman Web Agensi Sektor Awam.
PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGURUSAN KANDUNGAN PORTAL RASMI JPA 11 LAMPIRAN 1 TEMPLAT EMEL PERMOHONAN HEBAHAN/ PENGEMASKINIAN KANDUNGAN DI DALAM PORTAL JPA Kepada (To): komunikasi@jpa.gov.my Salin kepada (CC): Pengarah Bahagian / Ketua Unit Assalamualaikum dan Salam Sejahtera. Tuan/ Puan, PER : SURAT EDARAN xx / POSTER xx (Masukkan nama tajuk) Dengan segala hormatnya, saya diarah merujuk kepada perkara tersebut di atas. 2. Untuk makluman Tuan/Puan, bersama-sama ini dikemukakan Surat Edaran/ Carta Organisasi/ Poster/ Soalan Lazim daripada Bahagian/ Unit xx yang telah disah dan diluluskan oleh Pengarah Bahagian/ Ketua Unit untuk dimuat naik dalam Portal JPA di menu : Contoh – Senaraikan Menu dan Sub menu yang berkaitan Pengumuman (menu utama) o Surat Edaran o Ceraian SR.1.2.2 o Soalan Lazim Pekeliling/ Surat Edaran Urusan Perkhidmatan (menu utama) >> Tanggung kerja (sub menu) Pusat Media >> Infografik >> Pengurusan Psikologi Soalan Lazim >> Gaji dan Elaun >> Kemudahan >> Kemudahan Pakaian Tempoh paparan maklumat adalah bermula dd/mm/yyyy hingga dd/mm/yyyy (Jika ada) 3. Kerjasama dan perhatian Tuan/ Puan berhubung perkara ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih. Sekian, salam hormat. "MALAYSIA MADANI" "BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" "PENERAJU PEMBAHARUAN, PENGGERAK PERUBAHAN" Senaraikan susunan di paparan Pengumuman (Jika ada)
www.jpa.gov.myRkJQdWJsaXNoZXIy MTc1NDAy