Panduan EKSA JPA EDISI 6

3.4.13 Bilik Fail 1. Menyediakan keperluan umum seperti Perkara 3.4.1. 2. Memastikan bilik fail bersih, kemas dan tersusun. 3. Memastikan fail disusun dengan kemas dan sistematik mengikut kategori, nombor siri, abjad atau nombor bagi memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30 saat. 4. Kabinet dilabelkan dengan jelas berdasarkan kaedah susunan yang dilaksanakan. 5. Mewujudkan satu sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail aktif/fail tidak aktif/fail tutup. 6. Pengurusan fail terperingkat memenuhi kriteria berikut. i. Memastikan fail-fail terperingkat disimpan di dalam kabinet besi berpalang; dan ii. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet. 7. Memastikan fail dikembalikan sebelum pulang. 8. Memastikan hanya pegawai yang dibenarkan boleh mengakses bilik fail. 9. Menyediakan ruang penyimpanan peralatan seperti tangga, troli dan kerusi di tempat yang sesuai dan dilabelkan. 10. Makan, minum, tidur dan merokok di dalam bilik fail tidak dibenarkan. 50 Label kabinet berdasarkan kaedah susunan menggunakan kategori, nombor siri, indeks, abjad atau nombor. PANDUAN PELAKSANAAN EKSA JPA EDISI KE-6