Laporan Tahunan Jabatan Perkhidmatan Awam 2019

116 | jpa2019 Jabatan : Jabatan Perkhidmatan Awam Department : Public Service Department Pengguna : Perkhidmatan Awam User : Public Service Tempoh : Mei 2018 – Oktober 2018 Duration : May 2018 – October 2018 P E N G E N A L A N P R O J E K PROJECT INTRODUCTION MyPROMISE Aplikasi MyPromise dibangunkan untuk memantapkan pelaporan serta pemantauan pelaksanaan inisiatif JPA. Ia juga akan mengoptimumkan penggunaan ICT dalam menguruskan sumber manusia secara lebih efektif dan efisien dalam perkhidmatan awam. MyPromise menyokong ekosistem kerja di JPA dengan fungsi pemantauan inisiatif yang mudah, pantas, real-time dan on-the-go. MyPromise was developed to enhance reporting and monitoring of JPA initiatives. It will also optimise the use of ICT in managing human resources more effectively and efficiently in the public service. MyPromise supports JPA’s work ecosystem with simple, fast, real-time and on-the-go initiative monitoring functions. P E N G G U N A USER Penjawat Awam Public Servant Pengurus Projek Project Manager Agensi Kerajaan Government Agencies Laporan lambat diterima & disediakan Slow reports received & provided Pelbagai format laporan yang mengelirukan Various confusing report formats Perlu menunggu maklum balas pegawai secara manual (melewatkan penyediaan laporan) Need to wait for manual feedback (reporting delay) M A S A L A H S E M A S A CURRENT ISSUES O B J E K T I F P R O J E K PROJECT OBJECTIVES Pelaporan menjadi lebih mudah Reporting convenience Pemantauan inisiatif yang lebih efektif Effective initiative monitoring Laporan real time & on-the-go reports Pelaksanaan inisiatif dibatalkan kerana proses pemantauan yang kurang efektif dan tidak dapat dilakukan secara real-time. The implementation of the initiative was canceled due to a less effective monitoring process and could not be done in real-time. Terdapat pelbagai inisiatif ad hoc dilaksanakan kerana pihak pengurusan tidak dapat melihat inisiatif yang telah dirancang secara menyeluruh . There are various ad hoc initiatives implemented because management cannot see the initiatives that are planned in its entirety. K E S A N P E R M A S A L A H A N EFFECTS OF THE PROBLEMS 7 P R O S E S P E N Y E L E S A I A N M A S A L A H 7 STEPS PROBLEM SOLVING PROCESS Empati Empathy DEFINE IDEATE MyPROMISE Manual I M P A K & O U T C O M E IMPACT & OUTCOME Prototaip Prototype Prototaip Prototype Pembangunan Development Pelaksanaan Implementation 99.99% Masa pelaporan menjadi lebih cepat sehingga 99.93% Faster reporting time by 99.93% Kualiti laporan meningkat Improved report quality Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan – kertas, cetakan, penyelenggaraan Saving Government spending – paper, prints, maintainence Masa pemantauan beban tugas menjadi lebih cepat sehingga 99.99% Faster workload monitoring time by 99.99% 99.39% RM