1. Surat Pekeliling Perkhidmatan ini bertujuan untuk memaklumkan garis panduan kepada Ketua Setiausaha Kementerian dan Setiausaha Kerajaan Negeri mengenai kuasa membuat penempatan/pertukaran pegawai P.T.D. Gred M2.

2. Selaras dengan keputusan Mesyuarat Khas Antara Ketua Setiausaha Negara dengan Ketua Setiausaha Kementerian dan Setiausaha Kerajaan Negeri yang telah diadakan pada bulan Jun 1999, Jabatan Perkhidmatan Awam telah bersetuju untuk menurunkan kuasa membuat penempatan/pertukaran pegawai P.T.D. Gred M2 kepada Ketua Setiausaha Kementerian / Setiausaha Kerajaan Negeri di mana pegawai bertugas.

3. Penurunan kuasa ini adalah lanjutan dari penurunan kuasa penempatan/pertukaran pegawai P.T.D. Gred M3 yang telah dibuat melalui Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1987.

4. Tujuan penurunan kuasa ini adalah untuk meningkatkan lagi keberkesanan jentera pentadbiran di peringkat Kementerian dan Pentadbiran Negeri dengan memberi kuasa yang lebih kepada Ketua Setiausaha dan Setiausaha Kerajaan mengawal dan mengurus kakitangan dalam pentadbiran masing-masing. Dalam melaksanakan urusan penempatan/pertukaran ini, pihak Jabatan Perkhidmatan Awam dari semasa ke semasa akan terus mengawasi dan memastikan agar penurunan kuasa ini ditadbirkan dengan baik dan berkesan.

5. Syarat-syarat dan batasan kuasa yang dibenarkan kepada Kementerian dan Pentadbiran Negeri mengenai penempatan/pertukaran pegawai-pegawai P.T.D. Gred M2 ini adalah seperti berikut:

5.1 Jabatan Perkhidmatan Awam masih mengekalkan kuasa untuk mengarahkan pertukaran pegawai-pegawai P.T.D. Gred M2 di antara Kementerian atau Pentadbiran Negeri mengikut keperluan serta kepentingan perkhidmatan dan kepentingan pegawai P.T.D. keseluruhannya;

5.2 Penurunan kuasa ini adalah terhad di dalam Kementerian dan Pentadbiran Negeri berkenaan serta Jabatan-jabatan di bawahnya sahaja;

5.3 Kuasa membuat penempatan/pertukaran yang diturunkan ini adalah terhad kepada pertukaran secara "lateral" dan tidak melibatkan pertukaran atau pemangkuan ke jawatan atau gred yang lebih tinggi;

5.4. Penurunan kuasa ini tidak boleh diwakilkan kepada mana-mana pegawai lain termasuk pegawai yang diarah menjalankan tugas semasa ketiadaan Ketua Setiausaha Kementerian / Setiausaha Kerajaan Negeri yang berkenaan.

 

6. Bagi mewujudkan dasar penempatan/pertukaran yang seragam di bawah ini diperturunkan kriteria-kriteria yang perlu digunakan sebagai garis panduan dalam menguruskan penempatan/pertukaran pegawai-pegawai P.T.D. Gred M2:

6.1 Jawatan – menyesuaikan kelayakan, pengalaman, pengkhususan dan kemahiran pegawai dengan diskripsi kerja/jawatan;

6.2 Pegawai – mengambilkira kecenderungan, minat, personaliti dan kesesuaian pegawai dengan jawatan yang hendak diisi;

6.3 Tanggungjawab Tugas Semasa – perancangan penempatan pegawai-pegawai juga perlu mengambilkira faktor-faktor seperti peringkat pelaksanaan sesuatu projek/program yang dikendalikan oleh penyandang bagi jawatan-jawatan yang berkaitan;

6.4 Kemajuan Kerjaya Pegawai – setiap orang pegawai P.T.D. Gred M2 mempunyai peluang yang sama untuk maju dalam perkhidmatan mereka. Penempatan mereka di sesuatu jawatan adalah juga mengambilkira Dasar Penempatan Pegawai P.T.D yang menekankan kriteria berikut:

(a) Pembangunan kepimpinan dan perancangan penggantian;

(b) Mengukuhkan organisasi melalui penempatan pegawai yang boleh memberikan kepimpinan dan perubahan kepada organisasi tersebut;

(c) "Career-path" dalam kemajuan kerjaya pegawai;

(d) Meningkatkan pengalaman dan kemahiran pegawai;

(e) Mengekalkan atau meningkatkan keberkesanan dan imej PTD; dan

(f) Menjaga kesejahteraan dan kebajikan pegawai.

6.5 Kepentingan Strategik Negara – penempatan pegawai-pegawai P.T.D. Gred M2 yang berkelayakan juga dirancang untuk menjamin pencapaian objektif pembangunan dan menjaga kepentingan strategik negara.

 

7. Bagi membantu pihak Kementerian dan Pentadbiran Negeri dalam urusan ini, Jabatan Perkhidmatan Awam bersedia untuk membekalkan butir-butir latar belakang yang lengkap (sekiranya perlu) bagi pegawai-pegawai berkenaan yang ditempatkan di Kementerian dan Pentadbiran Negeri.

8. Di samping kriteria-kriteria dan keperluan di perenggan 6 di atas, perhatian hendaklah juga diberi kepada perkara-perkara berikut:

8.1 Mengelakkan penempatan/pertukaran berasaskan kepentingan peribadi dan kepentingan pihak-pihak tertentu;

8.2 Mengelakkan masalah "over specialisation", "inbreeding" dan "indispensable officer". Di bawah Dasar Penempatan Pegawai P.T.D, pegawai sebaik-baiknya ditukarkan ke jawatan lain selepas satu tempoh seperti berikut:

(a) Jawatan biasa - 5 tahun

(b) Jawatan mempunyai kuasa/pengaruh - 3 tahun

(c) Jawatan kepakaran - tiada had masa

 

9. Jabatan Perkhidmatan Awam hendaklah dimaklumkan mengenai sebarang penempatan/pertukaran pegawai-pegawai P.T.D. Gred M2 yang dibuat untuk tujuan rekod.

10. Sekiranya terdapat masalah ataupun memerlukan penjelasan lanjut mengenai perkara di atas, sila hubungi Unit Perkhidmatan Pengurusan dan Profesional, Bahagian Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam.

11. Surat Pekeliling Perkhidmatan ini berkuatkuasa mulai 1 SEPTEMBER 1999.

12. Surat Pekeliling Perkhidmatan ini dipanjangkan kepada semua Ketua Setiausaha Kementerian dan Setiausaha Kerajaan Negeri.

( TAN SRI DATO’ SAMSUDIN BIN OSMAN )

Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam.
Malaysia.

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
MALAYSIA
KUALA LUMPUR

OGOS 1999

Semua Ketua Setiausaha Kementerian
Semua Ketua Jabatan Persekutuan
Semua Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri