Dikemaskini pada Julai 2023 SOALAN LAZIM MyPPSM 1. Apa itu MyPPSM? MyPPSM adalah satu usaha berterusan untuk memastikan peraturan-peraturan berkaitan pengurusan sumber manusia adalah relevan dan terkini. Ia turut merangkumi satu portal yang dibangunkan sebagai sumber rujukan pekeliling-pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia bagi menggantikan portal sedia ada iaitu MyPPSPP. Portal MyPPSM memberi akses kepada semua dasar yang dikeluarkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dalam bentuk Pekeliling Perkhidmatan (PP), Surat Pekeliling Perkhidmatan (SPP) dan Surat Edaran (SE). Ia menawarkan penyelesaian kepada masalah kesukaran pengguna membuat carian jika tidak mengetahui nombor bilangan dan tahun sesuatu pekeliling dikeluarkan. 2. Apakah objektif MyPPSM Terdapat 3 objektif MyPPSM iaitu: i. menyemak semula pekeliling yang telah lapuk atau tidak lagi relevan; ii. mengurangkan jumlah pekeliling sedia ada melalui proses penggabungan dan pembatalan; dan iii. memudahkan pencarian peraturan dan rujukan berkaitan dengan pengurusan sumber manusia. 3. Apakah kelebihan portal MyPPSM? Kelebihan portal MyPPSM adalah seperti berikut: i. Pekeliling dalam MyPPSM disusun dengan lebih sistematik iaitu mengikut tema di bawah kategori kelompok yang saling berkaitan;
2 Dikemaskini pada Julai 2023 ii. pencarian kepada mana-mana pekeliling dapat dibuat dengan lebih pantas berdasarkan kata kunci atau topik pekeliling tersebut tanpa perlu mengingati nombor bilangan dan tahun pekeliling itu diterbitkan; iii. pengguna juga dapat membuat rujukan maklumat lain iaitu seperti Akta dan Peraturan yang berkaitan urusan Perkhidmatan Sumber Manusia; dan iv. lebih mesra pengguna, sistematik dan informatif. 4. Apakah ciri-ciri baharu MyPPSM? Selain memudahkan carian pekeliling, MyPPSM turut memuatkan rujukan penting berkaitan perkhidmatan sumber manusia dalam satu platform yang mudah diakses oleh pengguna iaitu: i. Perlembagaan Persekutuan: Bahagian 10, Perkhidmatanperkhidmatan Awam; ii. Akta, Peraturan dan Perintah Am; iii. Sistem Saraan dan Skim Perkhidmatan; dan iv. Arkib. MyPPSM juga mempamerkan rujukan dalam bentuk flipbook yang lebih interaktif untuk pengguna dengan pelbagai mod dan kemudahan asas seperti zoom, search, share dan print. 5. Bagaimanakah MyPPSM direkabentuk? Semua pekeliling perkhidmatan sumber manusia telah disusun berdasarkan enam (6) Kluster dan 23 Pekeliling Induk (sila rujuk Lampiran A dan Lampiran B). Enam Kluster berkenaan merujuk kepada aktiviti-aktiviti utama perkhidmatan sumber manusia yang dilaksanakan oleh JPA. Pekeliling Induk adalah aktiviti-aktiviti di bawah setiap satu kluster berkenaan. Di dalam setiap satu Pekeliling
3 Dikemaskini pada Julai 2023 Induk pula terdapat Ceraian yang disusun mengikut Tema. Ceraian merupakan dokumen sebenar yang menjadi rujukan menggantikan PP, SPP dan SE. Oleh itu, semua PP dan SPP dalam portal MyPPSPP adalah digantikan ke bentuk Ceraian di portal MyPPSM. 6. Apakah perbezaan di antara MyPPSPP dan MyPPSM? Perbezaan di antara MyPPSPP dan MyPPSM adalah seperti berikut: Aspek MyPPSPP MyPPSM Kluster Terdapat sebanyak 8 kluster: i. Skim dan Perjawatan; ii. Pengambilan dan Penempatan; iii. Latihan dan Pembangunan Kompetensi; iv. Urusan Perkhidmatan; v. Saraan; vi. Hubungan Majikan Pekerja; vii. Pentadbiran Organisasi; dan viii. Pasca Perkhidmatan. Terdapat sebanyak 6 kluster: i. Urusan Perkhidmatan (UP); ii. Skim Perkhidmatan dan Perjawatan (SP); iii. Pembangunan Sumber Manusia (SM); iv. Saraan (SR); v. Pentadbiran Organisasi (PO); dan vi. Pasca Perkhidmatan (PP). Pekeliling Induk (PI) Tiada 23 Struktur Pengenalpastian dan pencarian pekeliling berdasarkan nombor bilangan pekeliling dan tahun ia dikeluarkan. Tiada sebarang pindaan atau pengemaskinian dilakukan terhadap semua pekeliling. Pengenalpastian dan pencarian pekeliling secara kaedah baharu iaitu berdasarkan Kluster, Pekeliling Induk, Tema serta Ceraian. Pengemaskinian dan pindaan terhadap pekeliling lebih mudah dan pantas dilakukan. Jenis kandungan maklumat PP dan SPP sahaja PP, SPP, SE, Akta, Peraturan, Perintah Am, Sistem Saraan dan Skim Perkhidmatan (Konsep One-stop Centre atau Pusat Sehenti) Pendekatan kepada pengguna Paparan dokumen sahaja Paparan dokumen dan boleh membuat nota sisipan
4 Dikemaskini pada Julai 2023 Aspek MyPPSPP MyPPSM Pendekatan kepada penggubal pekeliling Pengemaskinian atau pindaan akan mengubah dan menambah bilangan pekeliling Pengemaskinian atau pindaan dasar tidak akan mengubah kod rujukan pekeliling. Pindaan dasar akan dapat dikesan melalui jadual Jejak Dokumen dalam Pekeliling Induk. 7. Apakah maksud Ceraian? Di bawah setiap Pekeliling Induk terdapat tema-tema tertentu untuk menempatkan setiap PP, SPP dan SE. Dalam portal MyPPSM setiap satu peraturan (yang dahulunya dikenali sebagai PP, SPP atau SE) akan dikenali sebagai Ceraian. Setiap Ceraian ini diberi kod tertentu berdasarkan Kluster dan Pekeliling Induk di mana sesuatu Ceraian itu ditempatkan. Penjelasan mengenai perubahan format adalah seperti di bawah: Contoh: MyPPSPP MyPPSM Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 21 Tahun 2009: Peraturan Permohonan Perbelanjaan Kemudahan Perubatan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2017: Penambahbaikan Peraturan Pelaksanaan dan Penjelasan Berhubungan Rawatan Di Institut Jantung Negara Sdn. Bhd. = Ceraian SR.2.1.1: Permohonan Perbelanjaan Bagi Kemudahan Perubatan Surat Edaran JPA.SARAAN(S)264/15/16-4 Jld.14(18) bertarikh 30 Januari 2015: Pelaksanaan Penambahbaikan Peraturan Permohonan Perbelanjaan Kemudahaan Perubatan Di Bawah Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 21 Tahun 2009 Bagi Pembekalan Alat Bantu Penglihatan Terhad Disenaraikan Sebagai Alat Bantuan Perubatan.
5 Dikemaskini pada Julai 2023 8. Siapakah pengguna MyPPSM? MyPPSM dibangunkan untuk memudahkan pencarian oleh semua penjawat awam, dengan menggunakan pendekatan pencarian melalui kata kunci, tema dan kluster. Sebagai contoh, sekiranya pengguna ingin mencari peraturan berkaitan pakaian seragam, pengguna boleh membuat carian melalui kata kunci “pakaian seragam”. Hasil carian, pengguna akan mendapat paparan senarai sumber maklumat berkaitan kata kunci pencarian.
6 Dikemaskini pada Julai 2023 Melalui MyPPSM, sistem kod rujukan dan petikan adalah seperti di bawah. Sebagai contoh; S.R.1.1.1 bagi hasil carian “kemudahan pakaian seragam” adalah seperti berikut: 9. Adakah terdapat perbezaan kandungan antara Ceraian dan Pekeliling Perkhidmatan/Surat Pekeliling Perkhidmatan/Surat Edaran yang asal? Secara dasarnya, isi kandungan yang terdapat dalam Ceraian adalah sama dengan apa yang terdapat dalam Pekeliling Perkhidmatan/ Surat Pekeliling Perkhidmatan/Surat Edaran yang asal. Namun terdapat pindaan hasil daripada proses pengemaskinian terma, istilah atau pun ejaan supaya selari dengan keadaan semasa termasuk pindaan dasar kecil dan editorial kecil. Pindaan ini termasuklah penggunaan istilah terkini dan nama agensi yang baharu, seperti contoh; Badan Pencegah Rasuah (BPR) yang pada masa kini dikenali sebagai Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM). Dalam pada itu, Pekeliling Perkhidmatan/Surat Pekeliling Perkhidmatan/Surat Edaran yang sesuai untuk digabungkan, telah digabungkan di bawah satu Ceraian supaya rujukan pekeliling menjadi lebih ringkas dan mudah. SR.1.1.1 Ceraian ini terletak di bawah kluster Saraan Kemudahan Pakaian adalah Pekeliling Induk yang pertama di bawah kluster Saraan Kemudahan Pakaian Seragam adalah tema pertama dalam Pekeliling Induk Kemudahan Pakaian Ceraian ini merupakan yang pertama di bawah tema Kemudahan Pakaian Seragam
7 Dikemaskini pada Julai 2023 10. Adakah semua Pekeliling Perkhidmatan/Surat Pekeliling Perkhidmatan/Surat Edaran akan ditukar kepada bentuk Ceraian? Ya, semua Pekeliling, Surat Pekeliling dan Surat Edaran yang dikenalpasti mempunyai unsur peraturan akan ditukarkan kepada bentuk Ceraian. Namun pada ketika ini, ia hanya melibatkan PP, SPP dan SE yang tidak berkaitan unsur kewangan. Manakala semakan PP, SPP dan SE yang berkaitan unsur kewangan akan dilaksanakan semasa pembangunan MyPPSM fasa ke-2. Di samping itu, terdapat beberapa pekeliling yang dikecualikan dalam fasa pertama pembangunan MyPPSM kerana sifat dan struktur kandungan pekeliling berkenaan yang kompleks, atau menjadi pusat punca kuasa kepada banyak pekeliling lain, atau menjadi punca kuasa kepada sesuatu skim perkhidmatan. Pekeliling-pekeliling berkenaan adalah seperti berikut: i. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991: Pelaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Gaji Sektor Awam 1991; ii. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 10 Tahun 1991: Pelaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Gaji Sektor Awam 1991 Bagi Pasukan Polis Di Raja Malaysia; iii. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002: Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan; iv. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2009: Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam; v. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2015: Pelaksanaan Dasar Pemisah (Exit Policy) Bagi Pegawai Yang Berprestasi Rendah Dalam Perkhidmatan Awam;
8 Dikemaskini pada Julai 2023 vi. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2016: Rasionalisasi Skim Perkhidmatan Bagi Perkhidmatan Awam Persekutuan Di Bawah Sistem Saraan Malaysia; vii. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 12 Tahun 2016: Pindaan Skim Perkhidmatan Pegawai Perubatan Dan Skim Perkhidmatan Pegawai Pergigian; viii. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 13 Tahun 2016: Pindaan Skim Perkhidmatan Pensyarah Perubatan Dan Pensyarah Pergigian; dan ix. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2018: Pindaan Skim Perkhidmatan Akauntan Dan Pembantu Pegawai Latihan Vokasional/Penolong Pegawai Latihan Vokasional/ Pegawai Latihan Vokasional. 11. Adakah maklumat Pekeliling Perkhidmatan/Surat Pekeliling Perkhidmatan/Surat Edaran yang berstatus ‘Terhad’ boleh diakses di portal MyPPSM? Portal MyPPSM tidak memaparkan maklumat Pekeliling Perkhidmatan/Surat Pekeliling Perkhidmatan/Surat Edaran yang berstatus ‘Terhad’. Pengguna adalah dinasihatkan untuk menghubungi Pengurus Sumber Manusia di kementerian/jabatan masing-masing untuk mendapatkan maklumat tersebut. Semua Pengurus Sumber Manusia juga dinasihatkan untuk sentiasa mengemaskini maklumat pekeliling dengan Jabatan Perkhidmatan Awam dari semasa ke semasa. 12. Bilakah tarikh kuat kuasa pekeliling MyPPSM? i. Umumnya, semua Ceraian mengikut format baharu MyPPSM berkuatkuasa mulai 1 Januari 2022 sebagaimana kandungan Surat Edaran JPA.(S).600-1/3/28(1) bertarikh 8 Oktober 2021; ii. Tarikh kuat kuasa pekeliling dinyatakan dalam dokumen Pekeliling Induk;
9 Dikemaskini pada Julai 2023 iii. Sekiranya terdapat sebarang pindaan dasar ke atas sesuatu pekeliling, tarikh kuatkuasa bagi pindaan dasar tersebut akan dinyatakan dalam jadual Jejak Dokumen; dan iv. Jika tarikh kuat kuasa sesuatu pelaksanaan dasar perlu dinyatakan secara spesifik atau khusus dalam dokumen Ceraian, tarikh kuatkuasa tersebut akan dinyatakan dalam perenggan sub-topik Pelaksanaan dokumen Ceraian yang berkenaan. 13. Bagaimana untuk mengetahui jika terdapat sebarang pindaan pada Ceraian? Setiap pindaan dan perubahan pada Ceraian akan direkodkan di jadual Jejak Dokumen yang terletak di setiap Pekeliling Induk. Kaedah ini membolehkan pegawai untuk membuat rujukan dan mengetahui pindaan-pindaan yang telah dilaksanakan. Pada masa hadapan, sebarang pindaan kepada sesuatu Ceraian dan memerlukan tarikh kuatkuasa yang baharu akan dinyatakan pada Ceraian yang berkenaan sahaja dan dirujuk dalam jadual Jejak Dokumen. 14. Adakah MyPPSM telah memansuhkan MyPPSPP? Ya. MyPPSM akan menggantikan MyPPSPP sebagai “One-Stop Centre” Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia yang dikeluarkan oleh JPA; iaitu satu portal yang menjadi sumber rujukan utama berkaitan dasar dan peraturan perkhidmatan sumber manusia sektor awam. Namun, buat masa ini MyPPSPP masih boleh dirujuk bagi PP/SPP/SE yang masih berkuatkuasa. Perkara ini adalah kerana MyPPSM fasa pertama hanya melibatkan dasar dan peraturan bukan berunsur kewangan. Namun begitu, apabila MyPPSM fasa ke-2 (peraturan-peraturan berunsur kewangan dan peraturan kompleks) selesai dikemaskini, maka MyPPSPP akan dimansuhkan sepenuhnya.
10 Dikemaskini pada Julai 2023 15. Adakah Pekeliling/Surat Pekeliling/Surat Edaran sedia ada tidak terbatal setelah MyPPSM dikuatkuasakan? Setelah MyPPSM dikuatkuasakan, hanya Pekeliling Perkhidmatan, Surat Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Edaran yang disenaraikan dalam “Senarai Pekeliling Perkhidmatan, Surat Pekeliling Perkhidmatan Dan Surat Edaran Yang Dibatalkan” di Lampiran I di setiap Pekeliling Induk sahaja yang akan terbatal. Namun begitu, apabila pembangunan MyPPSM fasa ke-2 selesai dikemaskini dan dimuatnaik ke portal, maka semua PP/SPP/SE sedia ada akan dibatalkan dan digantikan sepenuhnya dengan bentuk Ceraian. 16. Di manakah PP, SPP dan SE yang telah dibatalkan ditempatkan dalam MyPPSM? PP, SPP dan SE yang dibatalkan masih boleh dirujuk dan boleh didapati di Arkib MyPPSM. 17. Adakah MyPPSM mempunyai kemudahan untuk membuat carian? Ya, MyPPSM turut mempunyai kemudahan carian. Terdapat dua (2) kaedah untuk membuat carian. Kaedah Pertama - Carian di laman utama MyPPSM: Pegawai perlu masuk ke laman utama MyPPSM dan menaip kata kunci (keyword) carian yang sesuai di kotak carian yang terpapar di bahagian kanan atas laman utama. Hasil carian akan muncul dalam senarai Search. Kaedah Kedua - Carian di flipbook MyPPSM: Pegawai perlu terlebih dahulu masuk ke dalam Pekeliling Induk berkaitan sebelum carian boleh dibuat. Sebagai contoh, jika pegawai ingin mencari peraturan mengenai ‘pakaian seragam’, maka pegawai perlu masuk dahulu ke Kluster Saraan (SR) dan cari Pekeliling Induk SR.1 Kemudahan Pakaian.
11 Dikemaskini pada Julai 2023 Setelah masuk ke Pekeliling Induk berkenaan, pegawai perlu menekan butang carian (search) yang terletak di sebelah kanan atas flipbook dan menaip perkataan ‘pakaian seragam’. Hasil carian akan muncul dalam senarai Search. 18. Bagaimana untuk menggunakan rujukan MyPPSM dalam urusan surat-menyurat atau dokumentasi? Rujukan pekeliling MyPPSM menggunakan kod baharu seperti di Lampiran C dan penggunaan rujukan dalam urusan surat-menyurat atau dokumentasi adalah seperti contoh berikut: i. “....keputusan ini dibuat berdasarkan Ceraian SR.1.1.1: Peruntukan Bekalan Pakaian Seragam di bawah Pekeliling Induk Kemudahan Pakaian Seragam.” ii. “Perkara ini dibuat berdasarkan rujukan Ceraian UP.1.5.1: Pengurusan Personel Untuk Agensi Awam Yang Akan Diswastakan di bawah Pekeliling Induk Pelantikan.” iii. “....perkara ini adalah selaras dengan peraturan di para 3, Ceraian UP.7.2.4: Larangan Penglibatan Pegawai Awam Dalam Penyalahgunaan dan Penagihan Dadah.” iv. “Perkara ini dibuat berdasarkan Lampiran SR.1.1.2: Senarai Pegawai Yang Layak Menerima Bantuan Upah Jahit (BUJ) di bawah Ceraian SR.1.1.2: Peruntukan Bekalan Pakaian Seragam.” 19. Bagaimana cara untuk mengakses MyPPSM? MyPPSM boleh diakses melalui portal JPA di pautan www.jpa.gov.my atau www.jpa.gov.my/myppsm
12 Dikemaskini pada Julai 2023 20. Adakah pengguna perlu mendaftar untuk mendapat akses kepada perkhidmatan MyPPSM? Pengguna tidak perlu mendaftar untuk mendapat akses kepada perkhidmatan MyPPSM. Pengguna hanya perlu melayari laman rasmi JPA seperti di atas. 21. Sekiranya terdapat sebarang pertanyaan lanjut mengenai MyPPSM, bagaimanakah cara untuk mendapatkan jawapan tersebut? Sebarang pertanyaan lanjut boleh dikemukakan kepada e-mel help desk MyPPSM atau boleh berhubung dengan pegawai berikut: E-mel help desk MyPPSM: helpdeskmyppsm@jpa.gov.my Bahagian Penyelidikan, Perancangan dan Dasar Jabatan Perkhidmatan Awam Aras 12, Blok C1, Kompleks C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan W. P. Putrajaya. Nama Pegawai : Dr. Putri Noorafedah binti Megat Tajudin Telefon : 03-8885 3026 E-mel : putri.tajudin@jpa.gov.my Nama Pegawai : Puan Azura Azreen binti Yusof Telefon : 03-8885 3028 E-mel : azura.yusof@jpa.gov.my Nama Pegawai : Puan Wan Nurul Hayyu binti Wan Mahmood Telefon : 03-8885 3711 E-mel : nurul.mahmood@jpa.gov.my
13 Dikemaskini pada Julai 2023 Lampiran A Rajah 1: Struktur MyPPSM
14 Dikemaskini pada Julai 2023 Lampiran B Rajah 2: Contoh susun atur MyPPSM
RkJQdWJsaXNoZXIy MTc1NDAy