KERAJAAN MALAYSIA PEKELILING PERKHIDMATAN SUMBER MANUSIA SISTEM PENGURUSAN PRESTASI PEGAWAI PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA VERSI 1.0 (2024) JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA Diedarkan kepada: Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Semua YB Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Berkanun Semua Pihak Berkuasa Tempatan
KANDUNGAN PERKARA MUKA SURAT TUJUAN 1 LATAR BELAKANG 2 PELAKSANAAN 2 TARIKH KUAT KUASA 3 PEMBATALAN 3 PEMAKAIAN 3 LAMPIRAN I Senarai Pekeliling Perkhidmatan, Surat Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Edaran Yang Dibatalkan Pengurusan Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam Malaysia CERAIAN UP.4.1.1 Dasar Baharu Pengurusan Prestasi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional Dan Kumpulan Pelaksana (MyPerformance) Lampiran UP.4.1.1(A1) Panduan kepada Ketua Jabatan, Panel Pembangunan Sumber Manusia dan Keurussetiaan Lampiran UP.4.1.1(A2) Panduan kepada Pegawai Penilai Lampiran UP.4.1.1(A3) Peranan Pegawai Yang Dinilai Lampiran UP.4.1.1(A4) Panduan Pelaksanaan Maklum Balas Prestasi dan Pembangunan Diri Berterusan (CDC) Lampiran UP.4.1.1(A5) Kandungan Instrumen Prestasi, Skala dan Skor Penilaian 4 5 18 29 40 43 48 i
Lembaran UP.4.1.1(A5-1) Skala serta Skor Penilaian Dalam Modul Pengurusan Prestasi – MyPerformance Lembaran UP.4.1.1(A5-2) Mekanisme Pengiraan Markah Keseluruhan Bagi Kumpulan Pengurusan Dan Profesional Serta Kumpulan Pelaksana Lampiran UP.4.1.1(B1) Panduan Penyediaan dan Penetapan Sasaran Penghasilan Kerja Menggunakan Format Sasaran Kerja Utama Lembaran UP.4.1.1(B1-1) Contoh Penulisan Objektif Penyampaian Perkhidmatan dan Petunjuk Prestasi Utama Serta Pengisian Berdasarkan Format Penulisan Sasaran Kerja Utama (SKU) Lampiran UP.4.1.1(B2) Pembangunan dan Penetapan Kompetensi Fungsian Lembaran UP.4.1.1(B2-1) Contoh Penentuan Tugas Utama dan Kompetensi Fungsian Andaian (Probable Functional Competency) Berdasarkan Dokumen Penghuraian Kerja Lembaran UP.4.1.1(B2-2) Contoh Penentuan Tugas Utama dan Kompetensi Fungsian Andaian (Probable Functional Competency) Berdasarkan Dokumen Deskripsi Tugas Lembaran UP.4.1.1(B2-3) Contoh Pengujian Senarai Kompetensi Fungsian Andaian (Probable Functional Competency) Lembaran UP.4.1.1(B2-4) Contoh Pembentukan Keterangan Kompetensi Fungsian 70 74 79 95 105 106 107 110 54 ii
Lembaran UP.4.1.1(B2-5) Contoh Skala dan Keterangan Kecekapan Kompetensi Fungsian Lembaran UP.4.1.1(B2-6) Contoh Format Kamus Kompetensi Fungsian Lampiran UP.4.1.1(C) Jadual Pengurusan Prestasi Tahunan 111 112 113 iii
Jejak Dokumen: Bil. Ceraian (Tarikh Kemaskini/ Batal) Asal Pindaan 1. UP.4 (1 Januari 2025) Tiada Ceraian UP.4 Versi 1.0 (2024) Ceraian ini berkuat kuasa mulai 1 Januari 2025 (Rujuk Surat Edaran JPA.100-1/4/2 (37) bertarikh 20 Disember 2024)
1 KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM DIRECTOR-GENERAL OF PUBLIC SERVICE Jabatan Perkhidmatan Awam, Malaysia Public Service Department, Malaysia Aras 13, Blok C1, Kompleks C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 W.P. PUTRAJAYA MALAYSIA Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Semua YB Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Berkanun Semua Pihak Berkuasa Tempatan PEKELILING PERKHIDMATAN SUMBER MANUSIA DASAR BAHARU PENGURUSAN PRESTASI KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL DAN KUMPULAN PELAKSANA (MyPERFORMANCE) VERSI 1.0 (2024) TUJUAN 1. Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia ini bertujuan memberikan panduan pelaksanaan pengurusan prestasi di bawah MyPerformance bagi pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Pelaksana dalam perkhidmatan awam.
2 LATAR BELAKANG 2. Sistem Pengurusan Prestasi baharu yang dikenali sebagai MyPerformance diperkenalkan bagi memperkukuh pengurusan bakat dan penyampaian perkhidmatan awam. MyPerformance dibangunkan berasaskan aspek kompetensi dan nilai serta menitikberatkan lima (5) prinsip iaitu adil, objektif, telus, relevan dan kebolehasingan. 3. MyPerformance dibangunkan berdasarkan fungsi dan peranan jabatan serta keperluan semasa perkhidmatan awam merangkumi lima (5) elemen prestasi iaitu Penghasilan Kerja, Kompetensi Fungsian, Kompetensi Tingkah Laku, Nilai Sepunya dan Penglibatan dan Sumbangan. Setiap elemen prestasi akan dinilai secara sistematik dengan mengambil kira setiap peringkat penilaian bagi memastikan hasil penilaian yang lebih menyeluruh dan berkesan. Hasil penilaian akan digunakan untuk pelbagai urusan sumber manusia ke arah menggalakkan budaya kerja yang produktif dan organisasi berprestasi tinggi. PELAKSANAAN 4. Dasar baharu pengurusan prestasi perkhidmatan awam bagi pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Pelaksana diperjelaskan dalam Ceraian seperti yang berikut: KOD CERAIAN TEMA U.P.4.1 Pengurusan Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam Malaysia Ceraian U.P.4.1.1 Dasar Baharu Pengurusan Prestasi Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional Dan Kumpulan Pelaksana (MyPerformance)
3 TARIKH KUAT KUASA 5. Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia ini berkuat kuasa mulai 1 Januari 2025. PEMBATALAN 6. Dengan berkuat kuasanya Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia ini, Pekeliling Perkhidmatan (PP), Surat Pekeliling Perkhidmatan (SPP) dan Surat Edaran (SE) seperti senarai di Lampiran I adalah dibatalkan. PEMAKAIAN 7. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia ini dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan. KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
4 LAMPIRAN I Senarai Pekeliling Perkhidmatan (PP), Surat Pekeliling Perkhidmatan (SPP), Surat Edaran (SE) dan Ceraian Yang Dibatalkan Bil. Tema PP/ SPP/ SE/ Ceraian Yang Dibatalkan 1. Sistem Pengurusan Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam Malaysia i. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002: Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan. (a) Perenggan 10, 11, 12, 50, 63, 64 dan 68; (b) Lampiran A2; dan (c) Lampiran A3. ii. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2009: Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam. iii. Surat Edaran: JPA.BK(S)174/3/2-1 Jld. 8 (18) bertarikh 3 November 2021: Pengurusan Prestasi Kumpulan Pengurusan dan Profesional Serta Kumpulan Pelaksana Secara Dual System Bagi Tahun Penilaian 2022 dan 2023. iv. Surat Edaran: JPA.(S).600-13/1/21 JLD2 (2) bertarikh 19 Januari 2024: Pelanjutan Tempoh Pengurusan Prestasi Kumpulan Pengurusan dan Profesional Serta Kumpulan Pelaksana Secara Dual System Sehingga 31 Disember 2024.
5 CERAIAN UP.4.1.1 DASAR BAHARU PENGURUSAN PRESTASI KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL DAN KUMPULAN PELAKSANA (MyPERFORMANCE) TUJUAN 1. Ceraian ini bertujuan memberikan panduan pelaksanaan pengurusan prestasi di bawah MyPerformance bagi pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Pelaksana dalam perkhidmatan awam. LATAR BELAKANG 2. Sistem Saraan Malaysia yang diperkenalkan sejak tahun 2002 melalui Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002: Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan adalah berteraskan kompetensi dalam pengurusan sumber manusia perkhidmatan awam. Kompetensi ini bertujuan untuk menggalakkan pembangunan diri melalui pembelajaran berterusan, penguasaan pengetahuan, kemahiran, kreativiti dan inovasi dalam pelaksanaan tugas, melahirkan pekerja berpengetahuan yang dapat meningkatkan keupayaan dan daya saing perkhidmatan awam serta mampu memenuhi jangkaan pelanggan yang semakin meningkat. 3. Bagi mencapai hasrat tersebut, penambahbaikan terhadap sistem penilaian prestasi telah dilaksanakan melalui Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2009: Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam.
6 4. Selaras dengan strategi Kerajaan untuk membangunkan kompetensi dan membudayakan nilai dalam pengurusan bakat perkhidmatan awam bagi meningkatkan produktiviti negara, inisiatif penyesuaian sistem pengurusan prestasi berasaskan fungsi dan peranan jabatan serta pemberian ganjaran berasaskan prestasi diperkenalkan. Inisiatif ini merangkumi pengenalan Sistem Pengurusan Prestasi Baharu iaitu MyPerformance yang menambah baik tadbir urus pengurusan prestasi, aspek dan kriteria penilaian, wajaran markah prestasi, format dan kandungan borang laporan penilaian prestasi bagi memperkasa (empower) pengurusan sumber manusia di jabatan masing-masing. TAFSIRAN 5. Bagi maksud pemakaian Ceraian ini— “akauntabiliti” ertinya tanggungjawab utama dalam sesuatu tugas yang dilaksanakan dan dapat memberikan hasil bagi mencapai tujuan pewujudan sesuatu jawatan; “deskripsi tugas (JD)” ertinya dokumen yang menjelaskan tujuan pewujudan sesuatu jawatan dengan mengambil kira komponen akauntabiliti, tugasan utama dan kompetensi yang diperlukan bagi sesuatu jawatan dalam jabatan; “gelaran jawatan” ertinya panggilan atau nama yang diberikan kepada jawatan yang digunakan oleh sesuatu jabatan dalam melaksanakan aktivitinya, yang turut menentukan kedudukannya dalam jabatan tersebut dan rantaian arahan (chain of command); “intervensi” ertinya langkah-langkah yang diambil untuk mewujudkan perubahan yang positif kepada pegawai; “jabatan” termasuklah—
7 (a) sesuatu Kementerian; (b) sesuatu Jabatan Persekutuan di peringkat persekutuan, wilayah, negeri atau daerah dalam Persekutuan; (c) sesuatu Jabatan Persekutuan di luar negara; dan (d) mana-mana entiti lain dalam perkhidmatan awam sebagaimana yang ditentukan oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam; “kamus kompetensi” ertinya senarai takrifan kriteria, elemen dan tahap yang perlu dikuasai oleh seseorang pegawai mengikut tahap kompetensi yang telah ditetapkan; “Ketua Jabatan” ertinya seseorang pegawai yang mengetuai sesuatu jabatan atau mana-mana pegawai yang diwakilkan kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan untuk bertindak bagi pihaknya; “Ketua Perkhidmatan” ertinya pegawai yang mengetuai sesuatu perkhidmatan atau mana-mana pegawai yang ditentukan oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam sebagai Ketua Perkhidmatan; “kompetensi” ertinya pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi atau tingkah laku yang perlu bagi melaksanakan sesuatu tugas dan tanggungjawab; “kompetensi fungsian” ertinya set pengetahuan, kemahiran dan/ atau tingkah laku yang perlu dimiliki oleh pegawai untuk menyempurnakan tugas di sesuatu jawatan dengan jayanya; “pembangunan kompetensi” ertinya pendekatan yang dirancang dan dilaksana secara sistematik bagi meningkatkan kompetensi pegawai; “pegawai” ertinya pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan
8 Kumpulan Pelaksana yang sedang berkhidmat yang dilantik oleh Suruhanjaya secara tetap, sementara atau kontrak; “Pegawai Yang Dinilai (PYD)” ertinya pegawai yang mempunyai hubungan kerja dan diselia secara langsung oleh Pegawai Penilai (PP) dan Pegawai Penilai Semula (PPS); “Pegawai Penilai (PP)” ertinya pegawai yang ditetapkan oleh Ketua Jabatan untuk menilai pegawai dan mempunyai hubungan kerja serta menyelia Pegawai Yang Dinilai (PYD) secara langsung; “Pegawai Penilai Pelbagai Peringkat (P3P)” ertinya pegawai di jawatan lebih tinggi, setara atau lebih rendah yang mempunyai hubungan kerja dengan PYD sama ada pegawai tersebut bertugas di jabatan yang sama atau jabatan yang berlainan; “Pegawai Penilai Semula (PPS)” ertinya pegawai yang mempunyai hubungan kerja dan menyelia PP secara langsung atau mana-mana PP lain yang mempunyai hubungan kerja dengan PYD; “perkhidmatan awam” ertinya perkhidmatan awam Persekutuan, iaitu perkhidmatan kehakiman dan perundangan, perkhidmatan awam am Persekutuan, pasukan polis dan perkhidmatan pendidikan menurut Fasal (1) Perkara 132 Perlembagaan Persekutuan; dan “Suruhanjaya” ertinya Suruhanjaya Perkhidmatan Awam, Suruhanjaya Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan, Suruhanjaya Pasukan Polis atau Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan, mengikut mana-mana yang berkenaan.
9 PRINSIP MyPERFORMANCE 6. MyPerformance hendaklah dilaksanakan berdasarkan prinsip-prinsip yang berikut: (a) adil: kesaksamaan dalam penilaian; (b) telus: mudah diketahui dan difahami; (c) objektif: berasaskan kenyataan atau fakta tanpa dipengaruhi oleh pendapat atau prasangka sendiri; (d) relevan: berasaskan deskripsi tugas (JD) bagi mencapai objektif jabatan atau perkhidmatan yang ditetapkan; dan (e) kebolehasingan: berasaskan keupayaan sistem penilaian untuk mengenal pasti tahap prestasi sebenar pegawai. KEPENTINGAN MyPERFORMANCE 7. MyPerformance mempunyai kepentingan kepada pegawai dan juga perkhidmatan di jabatan seperti yang berikut: (a) meningkatkan penglibatan pelbagai peringkat pegawai dalam proses pengurusan prestasi; (b) menggalakkan amalan memberi maklum balas prestasi dan pembangunan diri secara berterusan; (c) membolehkan penilaian prestasi dibuat dengan lebih sistematik dan meyakinkan; (d) membolehkan Ketua Jabatan melaksanakan pengurusan prestasi mengikut fungsi dan peranan jabatan; (e) menggalakkan persaingan positif sesama pegawai bagi meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan; dan (f) membolehkan maklumat pengurusan prestasi digunakan bagi pelbagai tujuan pengurusan sumber manusia seperti yang berikut:
10 (i) pengambilan dan penempatan pegawai; (ii) pemberian ganjaran berasaskan prestasi, contohnya bagi menentukan kelayakan atau kesesuaian pergerakan gaji tahunan; (iii) pengiktirafan dalam perkhidmatan, contohnya anugerah perkhidmatan cemerlang, pingat perkhidmatan, bintang kebesaran atau pengiktirafan yang lain; (iv) pembangunan kerjaya, contohnya merancang dan mengenal pasti keperluan pembelajaran, latihan, kursus, pertimbangan pemangkuan, kenaikan pangkat, peminjaman atau pertukaran sementara; (v) intervensi; dan (vi) penamatan perkhidmatan pegawai. CIRI-CIRI MyPERFORMANCE 8. MyPerformance mempunyai ciri-ciri instrumen prestasi dan tadbir urus seperti yang berikut: (a) Instrumen Prestasi (i) penggunaan instrumen prestasi dalam talian mengandungi dua (2) komponen prestasi iaitu: (1) komponen generik berdasarkan keperluan semasa perkhidmatan awam; dan (ii) komponen fungsian yang boleh disesuaikan dengan fungsi dan peranan jabatan, jawatan atau skim perkhidmatan masing-masing. (iii) setiap komponen prestasi mengandungi elemen prestasi seperti di Jadual 1:
11 Jadual 1 Komponen dan Elemen Prestasi MyPerformance INSTRUMEN PRESTASI KOMPONEN PRESTASI GENERIK FUNGSIAN ELEMEN PRESTASI Pengurusan Prestasi – MyPerformance 1. Kompetensi Tingkah Laku; 2. Nilai Sepunya; dan 3. Penglibatan Dan Sumbangan. 1. Penghasilan Kerja; dan 2. Kompetensi Fungsian. (1) Komponen Generik a. komponen generik meliputi kompetensi tingkah laku, nilai sepunya dan penglibatan dan sumbangan; dan b. Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam boleh menetapkan item dan skala bagi kompetensi tingkah laku dan nilai sepunya mengikut kumpulan perkhidmatan pegawai berdasarkan keperluan semasa perkhidmatan awam. (2) Komponen Fungsian a. komponen fungsian meliputi penghasilan kerja dan kompetensi fungsian; b. Ketua Jabatan hendaklah menetapkan sasaran bagi penghasilan kerja dan kompetensi fungsian bagi jawatan; dan
12 c. Ketua Jabatan hendaklah merujuk kamus kompetensi dan pembangunan kompetensi yang disediakan oleh Ketua Perkhidmatan bagi menetapkan kompetensi fungsian dan program pembangunan bagi pegawai di jabatannya. (iv) bagi memastikan penilaian prestasi dan kompetensi memenuhi prinsip MyPerformance, penambahbaikan telah dibuat ke atas aspek-aspek seperti yang berikut: (1) Skala Penilaian a. penggunaan skala penilaian berasaskan tahap tingkah laku bagi kompetensi tingkah laku; b. penggunaan skala penilaian berasaskan tahap kemahiran, pengetahuan dan kebergantungan kepada penyelia bagi kompetensi fungsian; dan c. pengukuran tahap keaktifan bagi penglibatan dan sumbangan pegawai. (2) Penghasilan Kerja a. kaedah penetapan sasaran dan pelaporan pencapaian penghasilan kerja menggunakan format Sasaran Kerja Utama (SKU); dan b. sasaran penghasilan kerja boleh dikaji semula berdasarkan keperluan jabatan.
13 (3) Kaedah Penilaian a. penggunaan kaedah penilaian pelbagai peringkat bagi nilai sepunya; b. penggunaan satu peringkat penilaian sahaja bagi kompetensi tingkah laku dan kompetensi fungsian; c. penggunaan kaedah penilaian secara janaan automatik (auto-generated scoring) bagi penghasilan kerja serta penglibatan dan sumbangan; dan d. penilaian semula boleh dilaksanakan bagi elemen penghasilan kerja, kompetensi tingkah laku dan kompetensi fungsian yang tidak dipersetujui oleh pegawai. (4) Hasil Penilaian Bagi Pelbagai Tujuan a. pemantapan dan pembudayaan amalan memberi maklum balas berterusan melalui Maklum Balas Prestasi dan Pembangunan Diri Berterusan (CDC); b. papan pemuka (dashboard) hasil penilaian yang bertujuan membantu meningkatkan pembangunan diri pegawai; dan c. hasil penilaian boleh disesuaikan untuk menyokong pelbagai tujuan pengurusan sumber manusia.
14 (b) Tadbir Urus Keberkesanan pelaksanaan MyPerformance amat bergantung kepada pematuhan pegawai terhadap aspek tadbir urus yang berikut: (i) Peranan Pegawai Pegawai hendaklah menjalankan peranan masing-masing mengikut tanggungjawab yang ditetapkan berpandukan seperti yang berikut: (1) Panduan kepada Ketua Jabatan, Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) dan Keurussetiaan seperti di Lampiran UP.4.1.1(A1); (2) Panduan kepada Pegawai Penilai seperti di Lampiran UP.4.1.1(A2); dan (3) Peranan Pegawai Yang Dinilai seperti di Lampiran UP.4.1.1(A3). (ii) Maklum Balas Prestasi dan Pembangunan Diri Berterusan (CDC) Pegawai hendaklah membudayakan amalan maklum balas prestasi dan pembangunan diri secara berterusan sepanjang tempoh perkhidmatannya. Amalan ini penting bagi membantu pegawai mendapatkan maklum balas awal daripada Pegawai Penilai dan tindakan yang perlu diambil berhubung dengan pencapaian prestasinya. Amalan ini juga bertindak sebagai
15 langkah awal bagi mengelakkan insiden pegawai bermasalah prestasi dalam perkhidmatan awam. Panduan pelaksanaan amalan terbaik Maklum Balas Prestasi dan Pembangunan Diri Berterusan (CDC) adalah seperti yang dinyatakan dalam Lampiran UP.4.1.1(A4). (iii) Instrumen Prestasi, Skala dan Skor Penilaian Pegawai hendaklah menggunakan instrumen prestasi, skala dan skor penilaian mengikut jawatan yang disandang seperti yang ditetapkan dalam Lampiran UP.4.1.1(A5). (iv) Penyediaan dan Penetapan Penghasilan Kerja Menggunakan Format Sasaran Kerja Utama (SKU) Pegawai hendaklah menyediakan penghasilan kerja di peringkat pasukan atau individu menggunakan format Sasaran Kerja Utama (SKU) seperti yang ditetapkan dalam Lampiran UP.4.1.1(B1). (v) Pembangunan dan Penetapan Kompetensi Fungsian Ketua Perkhidmatan hendaklah membangunkan kompetensi fungsian bagi semua skim perkhidmatan di bawahnya berdasarkan panduan yang disediakan. Ketua Jabatan hendaklah merujuk kamus kompetensi fungsian bagi menetapkan kompetensi fungsian beserta tahap kecekapan kompetensi untuk pegawai di jabatannya. Panduan bagi Pembangunan dan Penetapan Kompetensi Fungsian adalah seperti di Lampiran UP.4.1.1(B2).
16 (vi) Pematuhan kepada Peraturan Yang Berkuat Kuasa Ketua Jabatan dan PPSM hendaklah merujuk kepada peraturan yang berkuat kuasa untuk membuat keputusan berhubung dengan semua aspek pengurusan sumber manusia termasuk pergerakan gaji tahunan, pertimbangan kenaikan pangkat, dan penamatan perkhidmatan pegawai. Tindakan tatatertib boleh diambil kepada pegawai yang didapati tidak melaksanakan penilaian prestasi. (vii) Jadual Pengurusan Prestasi Tahunan Pegawai hendaklah melaksanakan peranan dan fungsi masingmasing mengikut jadual dan tempoh masa yang ditetapkan dalam Jadual Pengurusan Prestasi Tahunan seperti di Lampiran UP.4.1.1(C). PELAKSANAAN MyPERFORMANCE 9. Semua pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Pelaksana hendaklah menggunakan MyPerformance. 10. Jika terdapat gangguan atau masalah capaian terhadap MyPerformance, Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan yang bersesuaian bagi memastikan semua pegawai boleh menggunakan MyPerformance bagi tujuan pengurusan prestasi tahunannya.
17 PEMAKAIAN 11. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, Ceraian ini dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan. 12. Sebarang pengecualian daripada mana-mana peruntukan dalam Ceraian ini hendaklah mendapat pertimbangan dan kelulusan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam terlebih dahulu. KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
18 LAMPIRAN UP4.1.1(A1) PANDUAN KEPADA KETUA JABATAN, PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DAN KEURUSSETIAAN PERANAN KETUA JABATAN 1. Ketua Jabatan berperanan menguruskan sumber di bawah kawalannya iaitu sumber manusia, kewangan, peralatan dan teknologi secara optimum untuk mencapai objektif jabatan. Oleh itu, setiap Ketua Jabatan hendaklah memastikan pengurusan prestasi pegawai di bawah tanggungjawabnya dilaksanakan mengikut panduan yang ditetapkan. 2. Ketua Jabatan hendaklah— (a) menentukan hala tuju, matlamat dan sasaran kerja jabatannya; (b) memastikan sistem kerja yang berkesan bagi mencapai sasaran yang ditetapkan; (c) mendapatkan komitmen daripada semua lapisan pegawai; (d) memberi penekanan kepada pembangunan diri pegawai; (e) menubuhkan Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) di jabatan; (f) menetapkan Pegawai Penilai (PP) berdasarkan syarat penentuan yang ditetapkan dalam Lampiran UP.4.1.1(A2); (g) mengambil tindakan segera ke atas sebarang laporan pelanggaran tatakelakuan, sebarang isu kesihatan atau sebarang faktor yang menjejaskan prestasi kerja pegawai; dan (h) memastikan semua pegawai mematuhi prinsip dan panduan pengurusan prestasi yang ditetapkan.
19 SYARAT PENUBUHAN PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA 3. Penubuhan PPSM hendaklah berpandukan syarat-syarat yang berikut: (a) dianggotai oleh Ketua Jabatan sebagai Pengerusi dan sekurang-kurangnya dua (2) orang ahli iaitu timbalan-timbalan Ketua Jabatan. Contoh keanggotaan adalah seperti di Jadual 1 dan Jadual 2; (b) dalam keadaan ketiadaan Ketua Jabatan, mana-mana pegawai yang menyandang gelaran jawatan lebih tinggi daripada jawatan Pegawai Yang Dinilai (PYD) dan menjalankan tugas Ketua Jabatan boleh bertindak sebagai Pengerusi; (c) dalam keadaan ketiadaan timbalan Ketua Jabatan, mana-mana pegawai yang menyandang gelaran jawatan lebih tinggi daripada jawatan PYD dan menjalankan tugas timbalan Ketua Jabatan boleh bertindak sebagai ahli; dan (d) boleh menjemput mana-mana pegawai yang bertanggungjawab terhadap perkara-perkara yang berhubungan dengan pengurusan sumber manusia atau perkara-perkara lain yang boleh membantu PPSM membuat keputusan. PERANAN PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA 4. Dalam melaksanakan fungsinya, PPSM hendaklah mematuhi kehendak peraturan, pekeliling perkhidmatan, surat pekeliling perkhidmatan dan surat edaran yang berkaitan bagi memastikan keadilan, menggalakkan persaingan positif dan meningkatkan motivasi pegawai.
20 5. PPSM bertanggungjawab ke atas perkara-perkara yang berikut: (a) memastikan penilaian prestasi dilaksanakan berdasarkan jadual pengurusan prestasi tahunan yang ditetapkan; (b) mengesahkan hasil penilaian prestasi PYD yang sedang atau telah berkhidmat di jabatannya; (c) sekiranya terdapat keraguan terhadap hasil penilaian PYD, PPSM hendaklah mendapatkan kepastian daripada PYD, PP atau Pegawai Penilai Semula (PPS) dan merujuk rekod Maklum Balas Prestasi dan Pembangunan Diri Berterusan (CDC) atau apa-apa kaedah lain yang difikirkan wajar; (d) mengesyorkan keperluan program intervensi atau program pembangunan kepada PYD mengikut keperluan; (e) menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk pemberian ganjaran berasaskan prestasi, contohnya pergerakan gaji tahunan (PGT), insentif berasaskan prestasi (BIPs) dan ganjaran lain tertakluk kepada peraturan yang berkuat kuasa; (f) menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk pengiktirafan contohnya anugerah perkhidmatan cemerlang, pingat perkhidmatan cemerlang, darjah kebesaran, bintang dan pingat serta pengiktirafan lain, tertakluk kepada peraturan yang berkuat kuasa; (g) menjalankan apa-apa fungsi lain yang ditetapkan di bawah mana-mana panduan ini atau peraturan lain yang berkuat kuasa;
21 (h) mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya dua kali setahun; (i) memaklumkan keputusan yang telah dibuat menggunakan kaedah yang bersesuaian, terhad bagi tujuan pengurusan sumber manusia PYD tersebut sahaja dalam tempoh yang ditetapkan; (j) mewujudkan tatacara pengurusan semakan semula hasil penilaian prestasi di jabatan yang hendaklah merangkumi proses yang berikut: (i) pemakluman keputusan PPSM; (ii) permohonan semakan semula oleh PYD kepada urus setia PPSM; (iii) mengadakan siasatan terhadap permohonan semakan semula (jika perlu); (iv) mengadakan mesyuarat PPSM bagi meneliti permohonan semakan semula; dan (v) pemakluman keputusan PPSM bagi permohonan semakan semula itu kepada PYD; Contoh tatacara pengurusan semakan semula adalah seperti dalam carta alir di Ilustrasi 1; (k) menetapkan tempoh bagi setiap proses di perenggan 5 (j) di atas dengan syarat semua proses diselesaikan dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh keputusan PPSM dimaklumkan kepada PYD. Sebarang permohonan semakan semula yang dibuat di luar tempoh atau tidak mematuhi tatacara yang ditetapkan tidak akan dipertimbangkan; dan (l) memastikan sebarang pemerhatian dan keputusan PPSM direkodkan dan disimpan menurut tatacara pengurusan rekod Kerajaan yang berkuat kuasa.
22 6. PPSM boleh— (a) mengeluarkan garis panduan dalaman yang bersesuaian dengan struktur organisasi jabatan dan taburan lokasi perkhidmatannya selagi ia tidak bertentangan dengan prinsip pengurusan prestasi; (b) menentukan tatacara atau kaedah membuat keputusan yang bersesuaian selagi ia tidak bertentangan dengan prinsip pengurusan prestasi; (c) mendapatkan maklumat penilaian prestasi PYD daripada jabatan terdahulu bagi membantunya membuat keputusan, contohnya bagi kes PYD yang telah berkhidmat lebih daripada satu jabatan dalam tahun penilaian; (d) meminda hasil penilaian prestasi PYD bagi tahun penilaian sekiranya didapati wujud keraguan yang munasabah; dan (e) mempertimbangkan apa-apa aspek lain yang difikirkan berkaitan dalam melaksanakan fungsinya. 7. Keputusan yang dibuat oleh PPSM adalah muktamad. KEURUSSETIAAN 8. Pelaksanaan pengurusan prestasi boleh diurussetiakan oleh bahagian/ cawangan/ unit yang mengendalikan pengurusan personel sesebuah jabatan (contohnya: Bahagian Khidmat Pengurusan, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia dan sebagainya) dengan menyusun semula fungsi dan peranan sedia ada tanpa melibatkan sebarang pertambahan perjawatan di jabatan itu.
23 (a) Urus Setia PPSM Urus setia PPSM hendaklah— (i) menentukan jadual proses tindakan pelaksanaan sistem pengurusan prestasi; (ii) memastikan sistem pengurusan prestasi dalam talian boleh diakses atau disediakan kepada semua pegawai; (iii) memastikan PP dan PYD mematuhi peranan masing-masing yang ditetapkan dalam Lampiran UP.4.1.1(A2) dan Lampiran UP.4.1.1(A3); (iv) memastikan PYD yang dinyatakan dalam perenggan 6 Lampiran UP.4.1.1(A2) tidak disediakan laporan penilaian prestasi tahunan bagi tahun penilaian tersebut dan diberikan status Tidak Sesuai Dinilai. Maklumat PYD tersebut hendaklah dilaporkan kepada PPSM; (v) memastikan PYD yang dilantik selepas 1 Julai dalam tahun penilaian disediakan laporan penilaian prestasi tahunannya selepas tempoh sebenar perkhidmatannya genap enam (6) bulan; (vi) menganalisis prestasi keseluruhan PYD yang terlibat dan menyediakan laporan serta syor untuk pertimbangan PPSM; (vii) mengambil tindakan susulan ke atas syor dan keputusan PPSM seperti pergerakan gaji tahunan, penganugerahan darjah kebesaran, bintang, dan pingat, pemberian anugerah, program pembangunan,
24 intervensi dan apa-apa tindakan susulan lain yang diputuskan oleh PPSM terhadap PYD; (viii) memaklumkan keputusan PPSM dalam tempoh yang ditetapkan; (ix) memastikan semua maklumat penilaian prestasi disimpan menurut tatacara pengurusan rekod Kerajaan yang berkuat kuasa; dan (x) menjaga kerahsiaan. (b) Pentadbir Sumber Manusia Dan Pentadbir Sistem Pegawai yang diberikan peranan sebagai pentadbir sumber manusia dan pentadbir sistem di jabatan hendaklah mengemas kini maklumat perjawatan dan perkhidmatan pegawai seperti deskripsi tugas (JD), data perjawatan, maklumat sandangan dan penetapan PP dalam tempoh satu bulan dari tarikh pegawai melapor diri bertugas di jawatan. Pentadbir juga perlu memastikan semua urusan penilaian prestasi pegawai telah diselesaikan sebelum pegawai bertukar keluar. (c) Bahagian/ Cawangan/ Unit Yang Menguruskan Perancangan Strategik/ Key Performance Indicator (KPI) Jabatan Bahagian/ cawangan/ unit yang menguruskan perancangan strategik/ KPI jabatan hendaklah menyeragamkan dan menjajarkan semua objektif penyampaian perkhidmatan teras (core business) dan bukan teras jabatan serta petunjuk prestasi utama di peringkat jabatan daripada pelbagai sumber pengukuran seperti pengukuran prestasi berasaskan belanjawan, KPI dan pelan strategik jabatan kepada bahagian/ cawangan/ unit.
25 URUSAN PENYIMPANAN MAKLUMAT PENGURUSAN PRESTASI 9. Maklumat pengurusan prestasi PYD di setiap jabatan yang ia berkhidmat bagi sesuatu tahun penilaian hendaklah disimpan dalam sistem maklumat pengurusan sumber manusia dalam talian. Tanggungjawab untuk menyimpan maklumat pengurusan prestasi adalah seperti yang berikut: Kumpulan Pegawai Jabatan Yang Bertanggungjawab Pengurusan Tertinggi (Jawatan Utama dan Jawatan Gred Khas) Jabatan Perkhidmatan Awam Perkhidmatan Gunasama (a) di bawah kawalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam; (b) di bawah kawalan Akauntan Negara. Jabatan Perkhidmatan Awam Jabatan Akauntan Negara Perkhidmatan Bukan Gunasama (a) jika bertugas di kementerian; (b) jika bertugas di jabatan (Ibu Pejabat, Negeri atau Daerah). Kementerian yang berkenaan Ibu Pejabat jabatan yang berkenaan Pegawai yang dipinjamkan, ditukar sementara atau ditempatkan di jawatan kader. Ketua Perkhidmatan
26 Jadual 1 Contoh Keanggotaan Panel Pembangunan Sumber Manusia di Jabatan Persekutuan Jabatan Pegawai Yang Dinilai Keanggotaan Panel Pembangunan Sumber Manusia 1. Kementerian (a) Semua pegawai di Ibu Pejabat Kementerian termasuk bahagian di bawahnya. (b) Ketua Jabatan serta timbalan Ketua Jabatan di Jabatan Persekutuan di bawah Kementerian. Ketua Setiausaha Kementerian, atau jika Kementerian tidak mempunyai Ketua Setiausaha, Ketua Jabatan* bagi Kementerian. Timbalan Ketua Setiausaha, atau jika Kementerian tidak mempunyai Timbalan Ketua Setiausaha, timbalan Ketua Jabatan* bagi Kementerian. Pengerusi 2 ahli 2. Jabatan Persekutuan (a) Semua pegawai di Ibu pejabat Jabatan termasuk bahagian di bawahnya kecuali pegawai di 1(b) di atas. (b) Ketua Jabatan dan timbalan Ketua Jabatan Persekutuan di peringkat negeri. Ketua Pengarah, atau jika Jabatan tidak mempunyai Ketua Pengarah, Ketua Jabatan* itu. Timbalan Ketua Pengarah atau jika Jabatan tidak mempunyai Timbalan Ketua Pengarah, timbalan Ketua Jabatan* itu. Pengerusi 2 ahli 3. Jabatan Persekutuan Peringkat Negeri (a) Semua pegawai Jabatan di peringkat negeri kecuali pegawai di 2(b) di atas. (b) Ketua Jabatan dan timbalan Ketua Jabatan Persekutuan di peringkat daerah. Pengarah, atau jika Jabatan tidak mempunyai Pengarah, Ketua Jabatan* itu. Timbalan Pengarah, atau jika Jabatan tidak mempunyai Timbalan Pengarah, timbalan Ketua Jabatan* itu. Pengerusi 2 ahli 4. Jabatan Persekutuan Peringkat Daerah Semua pegawai Jabatan di peringkat daerah kecuali pegawai di 3(b) di atas. Pengarah, atau jika Jabatan tidak mempunyai Pengarah, Ketua Jabatan* itu. Timbalan Pengarah, atau jika Jabatan tidak mempunyai Timbalan Pengarah, timbalan Ketua Jabatan* itu. Pengerusi 2 ahli *Rujuk syarat di perenggan 3(b) dan (c)
27 Jadual 2 Contoh Keanggotaan Panel Pembangunan Sumber Manusia di Pentadbiran Kerajaan Negeri Jabatan Pegawai Yang Dinilai Keanggotaan Panel Pembangunan Sumber Manusia 1. Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri (a) Semua pegawai di Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri termasuk bahagian di bawahnya. (b) Ketua Jabatan serta timbalan Ketua Jabatan di Jabatan Negeri. Setiausaha Kerajaan Negeri, atau jika tidak mempunyai Setiausaha Kerajaan Negeri, Ketua Jabatan* bagi Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri. Timbalan Setiausaha Kerajaan Negeri, atau jika tidak mempunyai Timbalan Setiausaha Kerajaan Negeri, timbalan Ketua Jabatan* bagi Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri. Pengerusi 2 Ahli 2. Jabatan Negeri Semua pegawai di Jabatan Negeri kecuali pegawai di 1(b) di atas. Pengarah, atau jika Jabatan tidak mempunyai Pengarah, Ketua Jabatan* itu. Timbalan Pengarah, atau jika Jabatan tidak mempunyai Timbalan Pengarah, timbalan Ketua Jabatan* itu. Pengerusi 2 Ahli *Rujuk syarat di perenggan 3(b) dan (c)
28 Ilustrasi 1: Carta Alir Proses Semakan Semula Hasil Penilaian Prestasi Di Jabatan Keputusan PPSM dimaklumkan kepada PYD PYD mengemukakan permohonan semakan semula kepada urus setia PPSM Urus setia PPSM menjalankan siasatan (jika perlu) dan menyediakan kertas pertimbangan PPSM Keseluruhan proses hendaklah tidak melebihi enam (6) bulan PPSM bersidang dan membuat keputusan Keputusan PPSM berhubung semakan semula dimaklumkan kepada PYD
29 LAMPIRAN UP4.1.1(A2) PANDUAN KEPADA PEGAWAI PENILAI SYARAT PENETAPAN PEGAWAI PENILAI (PP) 1. Pegawai yang ditetapkan sebagai PP oleh Ketua Jabatannya hendaklah memenuhi syarat-syarat yang berikut: (a) jawatan bagi pegawai itu wujud dalam Waran Perjawatan dan/ atau Anggaran Belanja Mengurus di Jabatan; (b) jawatan pegawai itu mempunyai hubungan taraf tinggi rendah iaitu menunjukkan kewujudan peranan penyeliaan dan mempunyai hubungan kerja dengan jawatan PYD. Sehubungan dengan itu, pegawai yang diluluskan penanggungan kerja jawatan tertentu tidak boleh menjadi PP kepada PYD yang diselia oleh jawatan yang ditanggungnya. Contoh penetapan PP adalah seperti di Rajah 1, 2 dan 3; (c) penetapan Pegawai Penilai Pelbagai Peringkat (P3P) adalah berpandukan jawatan lebih tinggi, setara atau lebih rendah yang mempunyai hubungan kerja dengan jawatan PYD; (d) pegawai merupakan lantikan tetap, kontrak atau sementara; (e) pegawai bukan anggota pentadbiran; (f) pegawai tiada hubungan kekeluargaan terdekat sama ada melalui pertalian darah atau perkahwinan (suami, isteri, anak, adik-beradik, anak saudara, mertua, menantu, ipar, sepupu atau biras) dengan PYD;
30 (g) memandangkan penilaian adalah secara berterusan, tiada lagi tempoh minimum penyeliaan yang perlu diambil kira bagi tujuan penetapan PP (termasuk bagi P3P); (h) bilangan P3P bagi seorang PYD adalah minimum tiga (3) orang dan maksimum sepuluh (10) orang. Penetapan dan hasil penilaian P3P adalah bersifat sulit; (i) jika terdapat hanya satu peringkat penilaian sahaja, PYD hanya akan dinilai oleh PP. Tiada PPS bagi PYD berkenaan; (j) Ketua Perkhidmatan boleh menjadi PPS bagi PYD yang ditempatkan di jawatan kader; dan (k) Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam boleh menetapkan mana-mana pegawai atau jawatan tertentu sebagai PP dan PPS kepada mana-mana PYD di sesebuah jabatan. Contoh adalah seperti di Ilustrasi 1.
31 Rajah 1 Contoh Penetapan Pegawai Penilai Senario 1: Pegawai C merupakan PYD. PP bagi PYD ialah Pegawai B manakala PPS ialah Pegawai A. Senario 2: Pegawai B merupakan PYD. PP bagi PYD ialah Pegawai A. PYD tidak mempunyai PPS kerana hanya mempunyai satu peringkat penyeliaan sahaja. Senario 3: Pegawai B merupakan PYD. Contoh penetapan P3P bagi PYD terdiri daripada pegawai jawatan lebih tinggi iaitu Pegawai A, pegawai di jawatan setara iaitu Pegawai D dan pegawai di jawatan lebih rendah iaitu Pegawai C. Gred Jawatan: JUSA C Gred Gaji: JUSA C Gelaran Jawatan: Pengarah Gred Jawatan: 14 (Jawatan Khas Untuk Penyandang) Gred Gaji : JUSA C Gelaran Jawatan:Timbalan Pengarah I Gred Jawatan: 12 Gred Gaji:12 Gelaran Jawatan: Ketua Penolong Pengarah Gred Jawatan:13 Gred Gaji:13 Gelaran Jawatan: Ketua Penolong Pengarah Gred Jawatan: 14 Gred Gaji: 14 Gelaran Jawatan:Timbalan Pengarah II Gred Jawatan:13 Gred Gaji:13 Gelaran Jawatan: Ketua Penolong Pengarah A D C B
32 Rajah 2 Contoh Penetapan Pegawai Penilai Senario 4: Pegawai B diluluskan cuti tanpa gaji bagi tujuan menjaga anak selama 9 bulan bermula April sehingga Disember dalam tahun penilaian. Pegawai D telah diluluskan penanggungan kerja di gred jawatan Pegawai B selama 6 bulan bermula April sehingga September dalam tahun penilaian. Bagi tujuan penyediaan laporan penilaian prestasi tahunan Pegawai C, Pegawai D tidak layak menjadi PP bagi Pegawai C. Sehubungan itu, Pegawai A akan berperanan sebagai PP bagi tujuan penyediaan laporan penilaian prestasi tahunan bagi Pegawai C dan D dalam tahun penilaian tersebut. Gred Jawatan: JUSA C Gred Gaji: JUSA C Gelaran Jawatan: Pengarah Gred Jawatan: 14 Gred Gaji : 14 Gelaran Jawatan:Timbalan Pengarah I Gred Jawatan: 13 Gred Gaji:13 Gelaran Jawatan: Ketua Penolong Pengarah Gred Jawatan:13 Gred Gaji:13 Gelaran Jawatan: Ketua Penolong Pengarah Gred Jawatan: 14 Gred Gaji: 14 Gelaran Jawatan:Timbalan Pengarah II Gred Jawatan:13 Gred Gaji:13 Gelaran Jawatan: Ketua Penolong Pengarah A B C D
33 Rajah 3 Contoh Penetapan Pegawai Penilai Senario 5: Pegawai A diluluskan cuti berkursus bergaji penuh selama 6 bulan bermula 1 Julai sehingga 31 Disember dalam tahun penilaian. Pegawai B telah diluluskan penanggungan kerja di gred jawatan Pegawai A selama 6 bulan bermula 1 Julai sehingga 31 Disember dalam tahun penilaian. Bagi tujuan penyediaan laporan penilaian prestasi tahunan Pegawai E, Pegawai B tidak layak menjadi PP bagi Pegawai E. Pegawai A hendaklah menyediakan laporan penilaian prestasi tahunan bagi Pegawai E selaku PP. Pegawai B hanya layak menyediakan laporan penilaian prestasi tahunan bagi Pegawai C dan D sahaja disebabkan beliau merupakan Penyelia merangkap PP kepada Pegawai C dan D. Gred Jawatan: JUSA C Gred Gaji: JUSA C Gelaran Jawatan: Pengarah Gred Jawatan: Gred Khas C Gred Gaji : Gred Khas C Gelaran Jawatan:Timbalan Pengarah I Gred Jawatan: 13 Gred Gaji:13 Gelaran Jawatan: Ketua Penolong Pengarah Gred Jawatan:13 Gred Gaji:13 Gelaran Jawatan: Ketua Penolong Pengarah Gred Jawatan: 14 Gred Gaji: 14 Gelaran Jawatan:Timbalan Pengarah II Gred Jawatan:13 Gred Gaji:13 Gelaran Jawatan: Ketua Penolong Pengarah A B C D E F
34 Ilustrasi 1 Contoh Penetapan Pegawai Penilai oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Pegawai yang Mengisi Perjawatan Setiausaha Sulit Kanan di Pejabat Menteri/ Timbalan Menteri Ketua Setiausaha setelah berunding dengan Menteri/ Timbalan Menteri akan menjadi PP sekiranya jawatan tersebut jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Pegawai yang Dipinjamkan ke Jawatan Ketua Eksekutif Pihak Berkuasa Berkanun Ketua Setiausaha Kementerian atau Setiausaha Kerajaan Negeri yang bertanggungjawab ke atas agensi peminjam. Pegawai yang Dipinjamkan ke Jawatan Ketua Eksekutif Selain Pihak Berkuasa Berkanun Lembaga Pengarah agensi peminjam. Pegawai Dalam Pertukaran Sementara ke Jawatan Ketua Jabatan Ketua Setiausaha Kementerian yang bertanggungjawab ke atas jabatan berkenaan sekiranya jawatan tersebut merupakan jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Pegawai yang Dipinjamkan ke Jawatan Selain Jawatan Ketua Eksekutif Penyelia bagi jawatan di agensi peminjam.
35 PERANAN PEGAWAI PENILAI (PP) 1. PP hendaklah— (a) memastikan deskripsi tugas (JD) bagi jawatan PYD dikemas kini dari semasa ke semasa sekiranya wujud perubahan terhadap akauntabiliti atau tugas utama jawatan; (b) berbincang dengan PYD untuk menetapkan sasaran prestasi yang diharapkan dan memaklumkan kepada PYD; (c) memantau pencapaian dan memberi maklum balas secara berterusan kepada PYD; (d) mengesyorkan atau mengarahkan PYD mengikuti intervensi atau program pembangunan yang bersesuaian; (e) membuat penilaian prestasi bagi semua PYD di bawah seliaannya dalam tempoh yang ditetapkan oleh Ketua Jabatan; dan (f) memaklumkan hasil penilaian kepada PYD. 2. Tanggungjawab PP dalam senario yang dinyatakan di bawah adalah seperti yang berikut: (a) Senario 1: PYD yang akan bertukar, diberi pelepasan untuk dilantik ke jawatan lain, diluluskan cuti atau kursus yang melebihi 180 hari, dinaikkan pangkat atau bersara
36 PP hendaklah mengarahkan PYD melengkapkan pengisian instrumen prestasi dan menyediakan laporan penilaian prestasi serta-merta terhadap PYD bagi tempoh seliaan tersebut. (b) Senario 2: PP yang akan bertukar, diberi pelepasan untuk dilantik ke jawatan lain, diluluskan cuti atau kursus yang melebihi 180 hari, dinaikkan pangkat atau bersara PP hendaklah mengarahkan PYD melengkapkan pengisian instrumen prestasi dan menyediakan laporan penilaian prestasi serta-merta terhadap PYD bagi tempoh seliaan tersebut. (c) Senario 3: PYD bertugas di jabatan yang berlainan atau diselia oleh lebih daripada seorang penyelia dalam tahun penilaian PP hendaklah menyediakan laporan penilaian prestasi PYD bagi setiap tempoh seliaan yang berkenaan. Rekod laporan penilaian prestasi tersebut boleh digunakan semasa penyediaan laporan penilaian prestasi tahunan PYD oleh PP di jabatan terkini. (d) Senario 4: PYD kembali melapor diri bertugas selepas tamat daripada apa-apa cuti yang diluluskan PP hendaklah menyediakan laporan penilaian prestasi PYD bagi tempoh seliaan yang berkenaan. Walau bagaimanapun, PP hanya bertanggungjawab menyediakan laporan penilaian prestasi tahunan bagi PYD yang memenuhi syarat-syarat berikut: (i) tempoh bergaji penuh1 melebihi 180 hari dalam tahun penilaian; dan 1 Tempoh bergaji penuh adalah kombinasi tempoh menjalankan tugas jawatan dan tempoh cuti bergaji penuh dalam tahun penilaian.
37 (ii) tempoh menjalankan tugas jawatan melebihi tempoh kategori cuti bergaji penuh dalam tahun penilaian. (e) Senario 5: PYD dilantik selepas 1 Julai PP hendaklah menyediakan laporan penilaian prestasi tahunan bagi PYD apabila tempoh sebenar perkhidmatan PYD genap enam (6) bulan. (f) Senario 6: Laporan penilaian prestasi tahunan tidak disediakan oleh PP yang telah bersara, meletak jawatan, tidak dapat dikesan atau tidak berupaya membuat penilaian atas apa-apa sebab yang munasabah Ketua Jabatan hendaklah menetapkan PP lain yang mempunyai hubungan kerja dengan PYD untuk menyediakan laporan penilaian prestasi tahunan bagi PYD berkenaan. 3. PPS hendaklah membuat penilaian semula terhadap hasil penilaian akhir tahun PP bagi elemen prestasi2 yang tidak dipersetujui oleh PYD dalam tempoh yang ditetapkan. Walau bagaimanapun, sekiranya PYD tidak mempunyai PPS kerana hanya mempunyai satu peringkat penyeliaan sahaja, tiada penilaian semula bagi PYD tersebut. PYD hanya boleh membuat rayuan untuk penilaian semula selepas keputusan PPSM dikeluarkan. PANDUAN PENILAIAN BERKESAN 4. Penilaian merupakan salah satu aspek penting dalam pengurusan prestasi PYD. Penilaian yang tidak diuruskan dengan sistematik boleh memberi kesan negatif kepada prestasi PYD yang berkenaan. Berikut merupakan panduan kepada PP dalam membuat penilaian berkesan: 2 Hanya Sasaran Penghasilan Kerja, Kompetensi Tingkah Laku dan Kompetensi Fungsian sahaja dibenarkan penilaian semula oleh PPS.
38 (a) pemantauan dan penilaian prestasi PYD dilaksanakan secara berterusan sepanjang tahun; (b) tidak menggunakan penilaian prestasi untuk menekan atau mengugut PYD; dan (c) melaksanakan proses maklum balas berterusan seperti panduan yang ditetapkan di Lampiran UP.4.1.1(A4). 5. PP tidak perlu menyediakan laporan penilaian prestasi tahunan bagi PYD yang— (a) tempoh bergaji penuh melebihi 180 hari dalam tahun penilaian tetapi dalam tempoh tersebut, tempoh kategori cuti bergaji penuh adalah sama atau melebihi tempoh menjalankan tugas jawatan; (b) diluluskan cuti (Cuti Separuh Gaji (CSG)/ Cuti Tanpa Gaji (CTG) atau kombinasi kedua-duanya) melebihi 180 hari dalam tahun penilaian; atau (c) tidak melaksanakan tugas jawatan tanpa cuti melebihi 180 hari dalam tahun penilaian, antara lain, PYD yang— (i) ditahan kerja; (ii) digantung kerja; (iii) tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa terlebih dahulu mendapat kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah atau tidak dapat dikesan; atau
39 (iv) tidak hadir bertugas kerana— (1) menjalani hukuman penjara atau apa-apa perintah tahanan, buang negeri dan sebagainya; atau (2) menjalani pemulihan menurut perintah di bawah perenggan 6(1)(a) Akta Penagih Dadah (Rawatan dan Pemulihan) 1983 [Akta 283].
40 LAMPIRAN UP4.1.1(A3) PERANAN PEGAWAI YANG DINILAI (PYD) 1. PYD hendaklah— (a) memastikan deskripsi tugas (JD) bagi jawatannya dikemas kini dari semasa ke semasa sekiranya wujud sebarang perubahan terhadap akauntabiliti atau tugas utama jawatan; (b) berbincang dengan PP untuk menetapkan sasaran penghasilan kerja yang diharapkan; (c) melaksanakan penghasilan kerja yang ditetapkan dan mendapatkan maklum balas secara berterusan daripada PP; (d) mengikuti intervensi atau program pembangunan yang bersesuaian secara sukarela atau apabila diarahkan; (e) mematuhi peraturan dan jadual pengisian laporan penilaian prestasi tahunan yang ditetapkan Ketua Jabatan; (f) bersikap terbuka dan positif terhadap hasil penilaian dan maklum balas yang diberikan oleh PP dan berbincang secara berhemah dengan PP bagi mendapatkan penjelasan sekiranya terdapat hasil penilaian yang tidak selari dengan laporan dan dokumen pembuktian yang sahih; (g) mengemukakan permohonan semakan semula kepada Urus Setia PPSM terhadap sebarang keputusan PPSM bagi tahun penilaian terkini dalam tempoh yang ditetapkan oleh Ketua Jabatan jika terdapat keterangan atau bukti bahawa penilaian telah dibuat berdasarkan maklumat yang tidak
41 tepat. Sebarang permohonan semakan semula yang dibuat di luar tempoh atau tidak mematuhi tatacara yang ditetapkan tidak akan dipertimbangkan; dan (h) menjaga kerahsiaan hasil penilaian dan keputusan PPSM yang berkaitan tentang dirinya daripada mana-mana pegawai atau pihak lain yang tidak berkenaan. 2. Tanggungjawab PYD dalam senario yang dinyatakan di bawah adalah seperti yang berikut: (a) Senario 1: PYD yang akan bertukar, diberi pelepasan untuk dilantik ke jawatan lain, diluluskan cuti atau kursus yang melebihi 180 hari, dinaikkan pangkat atau bersara PYD hendaklah melengkapkan pengisian instrumen prestasi dan memastikan laporan penilaian prestasi serta-merta terhadapnya dibuat oleh PP bagi tempoh seliaan tersebut. (b) Senario 2: PP yang akan bertukar, diberi pelepasan untuk dilantik ke jawatan lain, diluluskan cuti atau kursus yang melebihi 180 hari, dinaikkan pangkat atau bersara PYD hendaklah melengkapkan pengisian instrumen prestasi dan memastikan laporan penilaian prestasi serta-merta terhadapnya dibuat oleh PP bagi tempoh seliaan tersebut. (c) Senario 3: PYD bertugas di jabatan yang berlainan atau diselia oleh lebih daripada seorang penyelia dalam tahun penilaian
42 PYD hendaklah melengkapkan pengisian laporan penilaian prestasi bagi setiap tempoh bertugas yang berkenaan. Rekod laporan penilaian prestasi tersebut boleh digunakan semasa penyediaan laporan penilaian prestasi tahunan PYD oleh PP di jabatan terkini. (d) Senario 4: PYD kembali melapor diri bertugas selepas tamat sebarang cuti yang diluluskan PYD hendaklah melengkapkan pengisian laporan penilaian prestasi bagi tempoh bertugas yang berkenaan. Walau bagaimanapun, laporan penilaian prestasi tahunan bagi PYD hanya akan disediakan oleh PP sekiranya PYD yang memenuhi syarat-syarat yang berikut: (i) tempoh bergaji penuh melebihi 180 hari dalam tahun penilaian; dan (ii) tempoh menjalankan tugas jawatan melebihi tempoh cuti bergaji penuh dalam tahun penilaian. (e) Senario 5: PYD dilantik selepas 1 Julai PYD hendaklah melengkapkan pengisian laporan penilaian prestasi bagi membolehkan PP menyediakan laporan penilaian prestasi tahunan bagi PYD apabila tempoh sebenar perkhidmatan PYD genap enam (6) bulan. (f) Senario 6: Laporan penilaian prestasi tahunan tidak disediakan oleh PP yang telah bersara, meletak jawatan atau tidak dapat dikesan PYD hendaklah memastikan PP lain yang ditetapkan oleh Ketua Jabatan menyediakan laporan penilaian prestasi tahunan bagi PYD.
43 LAMPIRAN UP.4.1.1(A4) PANDUAN PELAKSANAAN MAKLUM BALAS PRESTASI DAN PEMBANGUNAN DIRI BERTERUSAN (CDC) 1. CDC merupakan salah satu mekanisme pengurusan prestasi pegawai menggunakan kaedah maklum balas berterusan antara Pegawai Penilai (PP) dengan Pegawai Yang Dinilai (PYD) berkaitan aspek prestasi dan pembangunan kerjaya pegawai. 2. CDC boleh dilaksanakan secara formal atau tidak formal. Kaedah pelaksanaan secara formal adalah seperti program pengupayaan kendiri dan program pementoran. Pelaksanaan secara tidak formal pula boleh dilaksanakan secara perseorangan atau secara berkumpulan, termasuk melalui bimbingan menerusi komponen CDC dalam Modul Pengurusan Prestasi – MyPerformance atau apa-apa sistem lain yang ditetapkan secara dalam talian, aplikasi telefon, video, emel, mesyuarat, perbincangan kumpulan, seminar dan sebagainya. 3. Empat (4) prinsip utama pelaksanaan CDC adalah seperti yang berikut: (a) relevan: kaedah pelaksanaan bersesuaian dengan konteks perkhidmatan dan kompleksiti jabatan; (b) tepat pada masanya (timely): pelaksanaan pada masa yang sesuai dan secara berterusan; (c) telus: pegawai mempunyai kefahaman yang jelas tentang pelaksanaan CDC; dan (d) tindakan (action oriented): pegawai melaksanakan tindakan sewajarnya hasil daripada pelaksanaan CDC.
44 4. Semua pegawai berperanan memastikan prinsip utama pelaksanaan CDC dapat diamalkan di jabatan. Contoh amalan terbaik yang boleh dijadikan panduan adalah seperti di Jadual 1. Jadual 1 Contoh Amalan Terbaik Peranan Pegawai Ketua Jabatan (a) Menjadi peneraju perubahan agar CDC berjaya dilaksanakan oleh semua pegawai di jabatan masingmasing. (b) Melaksanakan program kesedaran dan latihan kepada pegawai terutama pegawai lantikan baharu dan pegawai yang baharu diberikan kenaikan pangkat. (c) Mewujudkan panduan dalaman sekiranya perlu. (d) Menguruskan masalah prestasi pegawai. Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) (a) Memastikan cadangan pembangunan pegawai direkodkan dalam Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia atau apa-apa sistem lain yang ditetapkan secara dalam talian diambil tindakan yang sewajarnya. (b) Meneliti rekod CDC pegawai sebagai salah satu kaedah siasatan atau bagi membantu dalam membuat keputusan. Urus Setia PPSM (a) Membantu Ketua Jabatan membuat hebahan atau mengadakan promosi bagi menjelaskan kepentingan dan keperluan pelaksanaan CDC di jabatan masingmasing. (b) Memastikan cadangan intervensi atau program pembangunan yang direkodkan dalam Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia atau apa-apa
45 sistem yang ditetapkan secara dalam talian di analisis dan dimaklumkan kepada PPSM. (c) Mendapatkan rekod CDC pegawai sebagai salah satu kaedah siasatan atau bagi membantu PPSM membuat keputusan. 1. Pegawai Penilai (PP) 2. Pegawai Penilai Semula (PPS) (a) Menetapkan matlamat, sasaran atau jangkaan yang diharapkan daripada PYD dengan jelas sama ada dalam aspek prestasi atau pembangunan kerjaya. (b) Memberikan maklum balas secara timely dan berterusan berkaitan dengan aspek prestasi dan pembangunan kerjaya. (c) Melaksanakan atau menyusul sebarang tindakan hasil pelaksanaan CDC. (d) Merekodkan hasil pelaksanaan CDC, jika perlu, terutama jika wujud elemen ketidakpuasan hati atau aduan oleh PYD. (e) Menguruskan masalah prestasi PYD. Pegawai Yang Dinilai (PYD) (a) Memahami dengan jelas matlamat, sasaran atau jangkaan yang diharapkan oleh PP atau PPS sama ada dalam aspek prestasi atau pembangunan kerjaya. (b) Mendapatkan maklum balas secara berterusan daripada PP atau PPS berkaitan dengan aspek prestasi dan pembangunan kerjaya. (c) Melaksanakan atau menyusul sebarang tindakan hasil pelaksanaan CDC. (d) Merekodkan hasil pelaksanaan CDC, jika perlu, terutama jika wujud elemen ketidakpuasan hati atau aduan.
RkJQdWJsaXNoZXIy MTc1NDAy