KERAJAAN MALAYSIA PEKELILING PERKHIDMATAN SUMBER MANUSIA KEMAJUAN KERJAYA DALAM PERKHIDMATAN AWAM VERSI 1.0 (2022) JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA Diedarkan kepada: Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Semua YB Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Berkanun Semua Pihak Berkuasa Tempatan
i KANDUNGAN PERKARA MUKA SURAT TUJUAN 1 LATAR BELAKANG 1 PELAKSANAAN 2 TARIKH KUAT KUASA 2 PEMBATALAN 2 PEMAKAIAN 3 LAMPIRAN I 1-1 Kemajuan Kerjaya Dalam Perkhidmatan Awam CERAIAN UP.6.1.1 Panduan Mewujudkan Search Committee Dan Proses Pelaksanaan Pelan Penggantian (Succession Planning) 4 Lampiran UP.6.1.1(A) Model Keanggotaan Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Search Committee 1-1 Lampiran UP.6.1.1(B) Panduan Proses Pelaksanaan Pelan Penggantian 2-1 Lampiran UP.6.1.1(C) Model Proses Pelaksanaan Pelan Penggantian 3-1 CERAIAN UP.6.1.2 Kemajuan Kerjaya Laluan Pakar Bidang Khusus (Subject Matter Expert - SME) 10 Lampiran UP.6.1.2(A) Garis Panduan Pelaksanaan Laluan Kerjaya Pakar Bidang Khusus (Subject Matter Expert - SME) 1-1 Lampiran UP.6.1.2(B) Penjelasan Pelaksanaan Kemajuan Kerjaya Laluan Pakar Bidang Khusus (Subject Matter Expert - SME) di Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan 2-1 CERAIAN UP.6.1.3 Kemajuan Kerjaya Laluan Secara Pantas (Fast Track) Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan 12
ii PERKARA MUKA SURAT Lampiran UP.6.1.3(A) Garis Panduan Pelaksanaan Laluan Kerjaya Secara Pantas (Fast Track) 1-1 Jejak Dokumen: Bil. Ceraian (Tarikh Kemaskini /Batal) Asal Pindaan 1. UP.6.1.2 dan UP.6.1.3 (5 Julai 2023) Ceraian UP.6.1.2 dan Ceraian UP.6.1.3 Ditangguhkan sehingga Kajian Sistem Saraan Perkhidmatan Awam dimuktamadkan selaras dengan arahan Surat Edaran JPA.(S).6001/3/32(2) bertarikh 5 Julai 2023 mengenai Penangguhan Pelaksanaan Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia (MyPPSM) i. Ceraian UP.6.1.2 - Kemajuan Kerjaya Laluan Pakar Bidang Khusus (Subject Matter Expert - SME) ii. Ceraian UP.6.1.3 - Kemajuan Kerjaya Laluan Secara Pantas (Fast Track) Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan.
1 Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Semua YB Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Berkanun Semua Pihak Berkuasa Tempatan PEKELILING PERKHIDMATAN SUMBER MANUSIA KEMAJUAN KERJAYA DALAM PERKHIDMATAN AWAM VERSI 1.0 (2022) TUJUAN 1. Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia (PPSM) ini bertujuan untuk memberikan panduan mengenai dasar, peraturan dan kaedah pelaksanaan kemajuan kerjaya dalam perkhidmatan awam. LATAR BELAKANG 2. Kerajaan melalui Bidang Fokus C Rancangan Malaysia Kesebelas telah memfokuskan mengenai pengurusan bakat bagi menambahbaik pengurusan kemajuan kerjaya dan meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan awam masa hadapan. Pelaksanaan kemajuan kerjaya secara sistematik dan strategik dapat mengekalkan KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM DIRECTOR-GENERAL OF PUBLIC SERVICE Jabatan Perkhidmatan Awam, Malaysia Public Service Department, Malaysia Aras 13, Blok C1, Kompleks C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 W.P. PUTRAJAYA MALAYSIA
2 bakat terbaik dalam perkhidmatan awam bagi menghadapi persekitaran yang dinamik dan semakin mencabar. PELAKSANAAN 3. Dasar dan peraturan berhubung urusan pelaksanaan kemajuan kerjaya dalam perkhidmatan awam boleh dibahagi kepada tiga (3) perkara seperti berikut: Kod Ceraian Tema UP.6.1 Kemajuan Kerjaya Dalam Perkhidmatan Awam Ceraian UP.6.1.1 Panduan Mewujudkan Search Committee dan Proses Pelaksanaan Pelan Penggantian (Succession Planning) Ceraian UP.6.1.2 Kemajuan Kerjaya Laluan Pakar Bidang Khusus (Subject Matter Expert – SME) Ceraian UP.6.1.3 Kemajuan Kerjaya Laluan Secara Pantas (Fast Track) Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan TARIKH KUAT KUASA 4. Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia (PPSM) ini berkuat kuasa mulai 1 Januari 2022. PEMBATALAN 5. Dengan berkuatkuasanya PPSM ini, Pekeliling Perkhidmatan (PP) dan Surat Edaran (SE) seperti di Lampiran I adalah dibatalkan.
3 PEMAKAIAN 6. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, peruntukan Ceraian ini dipanjangkan kepada Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan. KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
1-1 LAMPIRAN I Senarai Pekeliling Perkhidmatan, Surat Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Edaran Yang Dibatalkan Bil. Tema PP/SPP/SE Yang Dibatalkan 1. Kemajuan Kerjaya (i) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2006: Panduan Mewujudkan Search Committee dan Proses Pelaksanaan Pelan Penggantian (Succession Planning); (ii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2016: Kemajuan Kerjaya Laluan Pakar Bidang Khusus (Subject Matter Expert – SME) Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan; (iii) Surat Edaran: JPA(S)226/6/4 Jld.6 (23) bertarikh 12 September 2017: Penjelasan Pelaksanaan Kemajuan Kerjaya Laluan Pakar Bidang Khusus (Subject Matter Expert - SME) di Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan; (iv) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 2016: Kemajuan Kerjaya Laluan Secara Pantas (Fast Track) Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan; dan (v) Surat Edaran: JPA.BK(S)215/80/2 Jld. 6 (37) bertarikh 2 Mei 2017: Penambahbaikan Pelaksanaan Dasar Kemajuan Kerjaya Laluan Secara Pantas (Fast Track) Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan.
4 CERAIAN UP.6.1.1 PANDUAN MEWUJUDKAN SEARCH COMMITTEE DAN PROSES PELAKSANAAN PELAN PENGGANTIAN (SUCCESSION PLANNING) TUJUAN 1. Ceraian ini bertujuan untuk menyediakan panduan mewujudkan Search Committee dan proses pelaksanaan Pelan Penggantian (Succession Planning) yang lebih mantap terhadap mekanisma sedia ada dalam melaksanakan pemilihan pegawai-pegawai di Gred 48 dan ke atas bagi mengisi jawatan-jawatan strategik. TAFSIRAN 2. Bagi maksud pemakaian Ceraian ini: “Ketua Perkhidmatan” bermaksud seseorang pegawai yang mengetuai sesuatu perkhidmatan; “Ketua Setiausaha” bermaksud seseorang pegawai yang mengetuai sesuatu kementerian; “Jawatan Strategik” bermaksud jawatan tertinggi dalam sebuah kementerian/ jabatan/ agensi/ bahagian/ cawangan atau apa-apa jawatan lain yang ditentukan sama ada di peringkat persekutuan, negeri atau daerah; “Pelan Penggantian” bermaksud satu perancangan menggunakan kaedah yang sistematik dalam mengenal pasti, menilai dan membangunkan keupayaan pegawai bagi memenuhi keperluan organisasi pada masa kini dan akan datang; dan “Search Committee” bermaksud satu jawatankuasa yang dibentuk untuk mengesyorkan pegawai yang cemerlang untuk disenarai pendek bagi mengisi jawatan strategik. Kepentingan Search Committee Dan Pelan Penggantian 3. Search Committee bertindak sebagai tonggak dan Pelan Penggantian adalah sebagai satu kaedah untuk menyokong Search Committee.
5 UP.6.1.1 4. Search Committee dan Pelan Penggantian diwujudkan untuk: a) Memastikan pegawai yang lebih kompeten mengisi semua jawatan strategik bagi memenuhi keperluan organisasi, kehendak stakeholders dan persekitaran dengan mengambilkira perkara-perkara berikut: i) matlamat jangka panjang (long-term goals) sesebuah organisasi; ii) keperluan pembangunan modal insan di organisasi; dan iii) haluan (trends) dan jangkaan (prediction) dalam pengurusan modal insan di organisasi. b) Meningkatkan ketelusan dalam urusan pemilihan, penggantian dan penempatan kerana setiap keputusan dibuat secara kolektif melalui satu jawatankuasa; dan c) Memantapkan struktur organisasi kementerian/ agensi dan mengekalkan perkhidmatan awam supaya sentiasa relevan dengan kehendak dan keperluan persekitaran. PELAKSANAAN Panduan Mewujudkan Search Committee Dan Pelan Penggantian 5. Panduan ini menjelaskan kriteria pemilihan, pembentukan jawatankuasa dan proses pelaksanaan pelan penggantian bagi mengisi semua jawatan strategik. Kriteria Pemilihan 6. Kriteria pemilihan calon hendaklah mempunyai ciri-ciri personaliti unggul (towering personality) seperti berikut: a) mempunyai cita-cita, semangat dan wawasan yang jelas serta sentiasa berusaha ke arah mencapai kejayaan cemerlang; b) mempunyai kualiti kepimpinan yang tinggi di mana mampu memujuk, mengarah atau mengerakkan pasukan;
6 UP.6.1.1 c) mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang tinggi; d) mempunyai daya tahan, daya saing yang tinggi dan berdikari serta mempunyai ciri-ciri keusahawanan dan kemahiran pengurusan yang tinggi; e) mempunyai daya kreativiti yang tinggi, konstruktif, saintifik, progresif, inovatif, kritikal, global dan analitikal; f) mempunyai pemikiran yang rasional, terbuka, berpandangan jauh, berketrampilan, bebas dan yakin; g) mempunyai sifat jati diri dan patriotik; dan h) beretika dan berakhlak mulia. Pembentukan Jawatankuasa 7. Jawatankuasa Search Committee dibentuk dalam dua jawatankuasa berasingan iaitu Jawatankuasa Induk (JKI) dan Jawatankuasa Kerja (JKK) Search Committee di setiap kementerian dan jabatan dan model keanggotaan dan tanggungjawab jawatankuasa berkenaan seperti di Lampiran UP.6.1.1(A). Keanggotaan dan tanggungjawab kedua-dua jawatankuasa seperti berikut: 7.1 Jawatankuasa Induk (JKI) Search Committee a) Keanggotaan JKI seperti berikut: i) Keanggotaan bagi perkhidmatan gunasama Pengerusi : Ketua Setiausaha Negara Anggota : Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Pembangunan) Urus setia : Bahagian Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam ii) Keanggotaan bagi perkhidmatan bukan gunasama Pengerusi : Ketua Setiausaha Kementerian Anggota : Ketua Perkhidmatan Timbalan Ketua Setiausaha Urus setia : Pengurus Sumber Manusia (PSM) Kementerian
7 UP.6.1.1 b) Tanggungjawab JKI i) Menetapkan Pelan Penggantian secara menyeluruh, efektif dan rasional memenuhi hala tuju organisasi jangka pendek dan jangka panjang; ii) Menentukan Pelan Penggantian berdasarkan kriteria mengikut bidang; dan iii) Memilih calon dan mengesyorkan cadangan kepada Lembaga Kenaikan Pangkat. 7.2 Jawatankuasa Kerja (JKK) Search Committee a) Keanggotaan JKK Pengerusi : Ketua Perkhidmatan Anggota-anggota : Semua Timbalan Ketua Pengarah Pengurus Sumber Manusia Urus setia : Bahagian/Unit PSM b) Tanggungjawab JKK i) Melaksanakan dasar dalam merangka pelan penggantian jabatan secara menyeluruh, efektif dan rasional; ii) Mengenal pasti dan menyenaraikan pegawai-pegawai bagi tujuan Pelan Penggantian; iii) Menilai Pelan Penggantian mengikut tempoh yang sesuai; iv) Menyediakan senarai kekananan dan mencadangkan senarai (shortlisting) pegawai Gred 48 ke atas yang sesuai dalam pelaksanaan Pelan Penggantian Jabatan secara menyeluruh, efektif dan rasional; v) Menyenaraikan jawatan-jawatan yang terlibat termasuk jawatan Ketua Jabatan dan jawatan strategik bagi Gred 48 ke atas; vi) Mengkaji kedudukan perjawatan bagi memenuhi keperluan semasa, keperluan dalam tempoh 3 hingga 5 tahun dan tempoh 6 hingga 10 tahun akan datang;
8 UP.6.1.1 vii) Melaksanakan Pelan Penggantian berdasarkan kompetensi dengan mengambil kira pegawai yang cemerlang secara menyeluruh termasuk berprestasi tinggi berdaraskan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) dan keputusan Penilaian Tahap Kecekapan (PTK); dan viii) Melaksanakan pembangunan kerjaya/diri pegawai dengan mengadakan sesi latihan/kursus khas (roadmap) dan penilaiannya. Peranan Lembaga Kenaikan Pangkat 8. Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Awam (LKPPA) dan Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Pelajaran (LKPPP) berperanan sebagai pihak berkuasa yang mempertimbangkan kertas-kertas perakuan Kementerian dan membuat keputusan berdasarkan Peraturan-Peraturan Kenaikan Pangkat yang berkuatkuasa. Panduan Proses Pelaksanaan Pelan Penggantian 9. Panduan proses pelaksanaan Pelan Penggantian seperti di Lampiran UP.6.1.1(B) dan Model Proses Pelan Penggantian seperti di Lampiran UP.6.1.1(C). KEKECUALIAN 10. Ceraian ini tidak terpakai kepada Perkhidmatan Angkatan Tentera dan Polis. PEMBATALAN 11. Dengan berkuat kuasanya Ceraian ini, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2006: Panduan Mewujudkan Search Committee dan Proses Pelaksanaan Pelan Penggantian (Succession Planning) adalah dibatalkan. PEMAKAIAN 12. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, peruntukan Ceraian ini pada keseluruhannya dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan. KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
1-1 LAMPIRAN UP.6.1.1(A) MODEL KEANGGOTAAN DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA SEARCH COMMITTEE Nama Jawatankuasa Keanggotaan Jawatankuasa Tanggungjawab Jawatankuasa Keputusan Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Awam Jawatankuasa Induk Search Committee Jawatankuasa Kerja Search Committee Permintaan Perkhidmatan Gunasama Pengerusi : KSN Anggota : KPPA TKPPA (P) Urus Setia : BK, JPA Perkhidmatan Bukan Gunasama Pengerusi : KSU Anggota : KP TKSU Urus Setia : PSM Kementerian Pengerusi : KP Anggota : TKP PSM Urus Setia : PSM Jabatan • Memastikan Pelan Penggantian selaras dengan Halatuju Jabatan • Pemilihan & cadangan • Membantu JKI menyediakan Pelan Penggantian berasas halatuju Jabatan • Sedia Pelan Penggantian • Kaji kekosongan strategik • Senarai pegawai *Nota: KSN = Ketua Setiausaha Negara KPPA = Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam KP = Ketua Perkhidmatan/ Ketua Pengarah TKPPA (P) = Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Pembangunan) TKP = Timbalan Ketua Pengarah PSM = Pengurus Sumber Manusia BK = Bahagian Perkhidmatan JPA = Jabatan Perkhidmatan Awam
2-1 LAMPIRAN UP.6.1.1(B) PANDUAN PROSES PELAKSANAAN PELAN PENGGANTIAN Jawatankuasa Induk (JKI) atau Jawatankuasa Kerja (JKK) Search Committee dalam membuat keputusannya perlu melalui lima (5) peringkat proses pelaksanaan Pelan Penggantian. Peringkat-peringkat pelaksanaan Pelan Penggantian adalah seperti berikut: 1. Pengenalpastian (Identification); 2. Penilaian (Assessment); 3. Pembangunan (Development); 4. Pelaksanaan (Implementation); dan 5. Kajian keberkesanan dan penambahbaikan. Peringkat-peringkat Pelaksanaan Pelan Penggantian 1. Pengenalpastian (Identification) Jabatan perlu membuat kajian mendalam terhadap organisasi masing-masing terlebih dahulu sebelum melakukan Pelan Penggantian tersebut. Kajian ini termasuk mengenalpasti: a) Demografi Demografi jabatan adalah maklumat perjawatan dan pengisiannya termasuk: i) kekosongan jawatan kenaikan pangkat mengikut tahun; ii) senarai pegawai mengikut gred dan kekananan; iii) skim perkhidmatan yang terlibat; iv) tempoh perkhidmatan;
2-2 UP.6.1.1(B) v) kumpulan umur; dan vi) anggaran pegawai bersara (pilihan/wajib) mengikut tahun. b) Halatuju Jabatan (Corporate Direction) Jabatan perlu mengenalp pasti hala tuju, matlamat dan visi masing- masing dengan jelas bagi memastikan sejauh mana Pelan Penggantian ini akan memberi impak kepada kementerian/agensi. c) Keperluan Kompetensi Masa Depan Jabatan (Future Competencies/Skills Required) Kementerian/agensi perlu mengkaji kompetensi atau kemahiran pegawai yang diperlukan pada masa akan datang. Contohnya Kerajaan akan melaksanakan dasar pertanian negara secara lebih aktif oleh itu pegawai pertanian yang akan dilantik perlu mempunyai kompetensi global. d) Menentukan bakat yang diperlukan dan peranan kritikal (Determined Talent Requirements And Critical Role) Kementerian/ agensi perlu mengenal pasti kedudukan jawatan yang diperlukan pada masa ini tetapi tidak perlu di masa akan datang, jika perlu jabatan melaksanakan penstrukturan semula organisasi masing- masing dan kajian terhadap sistem saraan sedia ada. 2. Penilaian (Assessment) Kementerian/agensi perlu memantapkan proses mengenal pasti pegawai yang mempunyai kompetensi cemerlang, menentukan proses dan alat penilaian berwibawa, pengurusan prestasi yang baik dan proses pemilihan dilaksanakan dengan adil. Antara lain juga perlu menilai dan perbandingan kemahiran yang ada dan yang diperlukan di masa akan datang. Antara persoalannya dalam memahami penilaian ini adalah bagaimana menyampaikannya kepada pegawai akan keperluan penggantian dan peluang yang ada untuk mereka ambil? Ini kerana Pelan Penggantian tidak dijamin berjaya sepenuhnya.
2-3 UP.6.1.1(B) 3. Pembangunan (Development) Berdasarkan perbezaan kemahiran antara keupayaan pegawai dan kemahiran yang perlu di masa akan datang maka jabatan perlu sentiasa bersedia dengan pembangunan diri pegawai dengan mengenal pasti: a) pegawai yang berprestasi tinggi dan rendah; b) jawatan dan senarai tugas yang kritikal; c) kenaikan pangkat dan pembangunan kerjaya; d) pelan tindakan disediakan berdasar kompetensi; e) tumpuan kepada pegawai yang berprestasi paling cemerlang; dan f) kesediaan pegawai untuk menjawat jawatan yang ada. Dalam pembangunan diri pegawai yang berpotensi maka kementerian/ agensi perlu mengambil kira perkara-perkara berikut: a) tahap pendidikan pegawai; b) memberi latihan yang optima; c) sistem mentor; d) pusingan kerja; e) pengalaman kerja; f) memberi peluang melaksanakan projek-projek; dan g) membangunkan diri sendiri. 4. Pelaksanaan (Implementation) Dalam melaksanakan pelan penggantian, pihak pengurusan perlu mencari kaedah komunikasi yang boleh menghubungkan mereka dengan calon pegawai terlibat. Pelaksanaan Pelan Penggantian ini perlu berkaitan dengan:
2-4 UP.6.1.1(B) a) kaedah pemilihan dan pengambilan pegawai untuk sesuatu jawatan dari segi kemahiran dan kompetensi; b) pengurusan prestasi berfokus kepada kompetensi memenuhi keperluan jawatan yang disandang oleh pegawai; c) latihan dan pembangunan bagi memenuhi kehendak dan kompetensi yang diperlukan oleh jabatan; d) ganjaran dan pampasan (compensation) seperti gaji, elaun dan kemudahan yang lebih baik dan menarik; dan e) jabatan perlu melihat di luar organisasi mereka. 5. Kajian Keberkesanan dan Penambahbaikan Dalam menentukan keberkesanan pelaksanaan Pelan Penggantian yang dibentuk dan dilaksanakan maka kedua-dua jawatankuasa berkenaan perlu mengumpul, menganalisa, mentafsir dan merumus maklumat atau data berkenaan keberkesanan dari segi komunikasi dan pembangunan pelaksanaan Pelan Penggantian ini. Kajian perlu dilaksanakan secara berkala bagi setiap tahun atau 3 tahun sekali atau 5 tahun sekali atau mengikut kerperluan.
3-1 Kajian Keberkesanan • Kajian organisasi o visi o misi o nilai • Kajian persekitaran • Struktur organisasi • Perancangan strategik • Kompetensi • Pengetahuan • Kemahiran • Keupayaan • Core business • Gaya kepimpinan • Pencapaian aktiviti utama • Pendidikan & pengalaman • Trend pencapaian pegawai • Keupayaan & Minat • Perubahan Tingkah laku • Program latihan • Bengkel • Tugasan • Kejurulatihan, Sistem Mentor & Maklumbalasnya Mengkaji Pelan Penggantian Bahagian/ Cawangan Kaji senarai pegawai cemerlang yang berpotensi Memastikan selaras dengan hala tuju Jabatan Melaraskan pegawai mengikut kedudukan jawatan Pembangunan Pegawai LAMPIRAN UP.6.1.1(C) MODEL PROSES PELAKSANAAN PELAN PENGGANTIAN Penilaian Organisasi Permintaan Penggantian Pengenalpastian Kemahiran ƒ Persaraan ƒ Jawatan strategik/ kritikal/ sensitif/ risiko Pemilihan Calon Pegawai Pembangunan Diri Pelaksanaan • Pelan Penggantian mengikut Bahagian/ Cawangan • Model Kompetensi • Pembangunan Kerjaya • Ganjaran Piawaian Penambahbaikan Program Mesyuarat Perancangan
10 CERAIAN UP.6.1.2 KEMAJUAN KERJAYA LALUAN PAKAR BIDANG KHUSUS (SUBJECT MATTER EXPERT - SME) TUJUAN 1. Ceraian ini bertujuan menjelaskan kaedah pelaksanaan kemajuan kerjaya laluan Pakar Bidang Khusus (Subject Matter Expert - SME) bagi mengiktiraf pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan yang memiliki keupayaan intelektual dan kepakaran yang tinggi, berpengalaman luas dalam bidang kepakaran serta menjadi sumber rujukan dalam dan luar organisasinya ke arah memastikan pengekalan bakat terbaik dan berkepakaran tinggi dalam perkhidmatan awam. LATAR BELAKANG DASAR PAKAR BIDANG KHUSUS (SUBJECT MATTER EXPERT - SME) 2. Pegawai awam yang mempunyai keupayaan intelektual, kepakaran yang tinggi, berpengalaman luas serta menjadi sumber rujukan dalam dan luar organisasinya layak diiktiraf sebagai pegawai SME oleh Lembaga Kenaikan Pangkat (LKP) melalui pemangkuan/ kenaikan pangkat secara Khas Untuk Penyandang (KUP) tertakluk melepasi tapisan kepakaran yang ketat. 3. Pegawai SME perlu melaksanakan Penugasan Khas Pakar Bidang Khusus (SME Special Assignment – SSA) di samping tugasan hakiki berdasarkan jawatan bagi tujuan pengekalan dan peningkatan di laluan SME. PANDUAN PELAKSANAAN LALUAN SME 4. Garis panduan pelaksanaan kemajuan kerjaya laluan SME bagi pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan dijelaskan seperti di Lampiran UP.6.1.2(A). Manakala pelaksanaan bagi pegawai di Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan adalah seperti digariskan dalam Lampiran UP.6.1.2(B).
11 UP.6.1.2 KEKECUALIAN 5. Sebarang pengecualian dalam pelaksanaan laluan SME selain daripada ketetapan yang terkandung di dalam Ceraian ini adalah tertakluk kepada kelulusan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam. PEMBATALAN 6. Dengan berkuat kuasanya Ceraian ini, Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Edaran seperti di bawah adalah dibatalkan. (i) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2016: Kemajuan Kerjaya Laluan Pakar Bidang Khusus (Subject Matter Expert - SME) Bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan; dan (ii) Surat Edaran: JPA(S)226/6/4 Jld.6 (23) bertarikh 12 September 2017: Penjelasan Pelaksanaan Kemajuan Kerjaya Laluan Pakar Bidang Khusus (Subject Matter Expert - SME) di Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan. PEMAKAIAN 7. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, Ceraian ini dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan. KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
LAMPIRAN UP.6.1.2(A) GARIS PANDUAN PELAKSANAAN LALUAN KERJAYA PAKAR BIDANG KHUSUS (SUBJECT MATTER EXPERT - SME) JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA 2021
i KANDUNGAN Bil. Tajuk Muka Surat 1. Kandungan i 2. Senarai Lampiran ii 3. TUJUAN 1-1 4. TAFSIRAN 1-1 5. PERANCANGAN DAN PENENTUAN BIDANG 1-2 KEPAKARAN 6. PEMBENTUKAN JAWATANKUASA 1-2 Tanggungjawab Ketua Perkhidmatan 1-3 Tanggungjawab JKI 1-3 Tanggungjawab JKK 1-3 Tanggungjawab Urus Setia 1-3 7. FASA PELAKSANAAN KEMAJUAN KERJAYA 1-4 LALUAN SME Fasa 1 : Kemasukan 1-4 Fasa 2 : Kenaikan Pangkat 1-6 Fasa 3 : Penilaian Tahap Kepakaran Bagi Tujuan 1-7 Pemangkuan Ke Gred Seterusnya Atau Pengekalan 8. TADBIR URUS PEGAWAI SME 1-9 9. ELAUN DAN KEMUDAHAN 1-10
ii SENARAI LAMPIRAN MUKA SURAT LAMPIRAN A Kaedah Pengenalpastian Keperluan Kepakaran A1 Kaedah Analisis Keperluan Bidang Kepakaran 1-11 A2 Contoh Format Penentuan Dan Unjuran Bidang Kepakaran 1-12 LAMPIRAN B Kaedah Pelaksanaan Kemajuan Kerjaya Laluan SME B1 Senarai Tugas Urus Setia 1-13 B2 Carta Alir Pelaksanaan SME 1-15 B3 Contoh Borang Permohonan SME 1-17 B4 Contoh Pengisian Maklumat Penugasan Khas SME 1-22 (SME Special Assignment - SSA) B5 Contoh Pemarkahan Kemasukan Ke Laluan SME 1-29
1-1 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN KEMAJUAN KERJAYA LALUAN PAKAR BIDANG KHUSUS (SUBJECT MATTER EXPERT – SME) BAGI PEGAWAI PERKHIDMATAN AWAM PERSEKUTUAN TUJUAN 1. Garis panduan ini menjelaskan kaedah pelaksanaan kemajuan kerjaya laluan SME bagi pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan. TAFSIRAN 2. Bagi maksud garis panduan ini: “Jawatankuasa Induk (JKI)” merujuk kepada jawatankuasa yang ditubuhkan di bawah Ceraian UP.6.1.1 - Panduan Mewujudkan Search Committee dan Proses Pelaksanaan Pelan Penggantian (Succession Planning) bagi menjalankan fungsi utama memperakukan calon SME kepada Lembaga Kenaikan Pangkat; “Jawatankuasa Kerja (JKK)” merujuk kepada jawatankuasa yang ditubuhkan di bawah Ceraian UP.6.1.1 bagi menjalankan fungsi utama penilaian kepakaran SME; “jawatan strategik” bermaksud jawatan tertinggi dalam sebuah kementerian/ jabatan/ agensi/ bahagian/ cawangan atau apa-apa jawatan lain yang ditentukan oleh Ketua Perkhidmatan sama ada di peringkat persekutuan, negeri atau daerah yang mempunyai skop fungsi sebagai peneraju, penentu visi, misi dan objektif/ hala tuju, perancangan dan penilaian, pelan strategik dan dasar, penyelidikan dan pembangunan serta pengurusan sumber strategik yang melibatkan kewangan, modal insan dan harta modal; “kamus kompetensi kepakaran” bermaksud dokumen yang mengandungi hala tuju bidang, kriteria, tahap, pelan pembangunan dan program latihan SME; “Ketua Perkhidmatan” bermaksud seseorang pegawai yang mengetuai sesuatu perkhidmatan atau mana-mana pegawai yang ditentukan oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (KPPA) sebagai Ketua Perkhidmatan; “Lembaga Kenaikan Pangkat (LKP)” bermaksud Suruhanjaya atau manamana Lembaga Kenaikan Pangkat bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional
1-2 dan ke atas sebagaimana yang diberi kuasa mengikut undang-undang yang dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha Negara; “Perkhidmatan Gunasama” bermaksud skim perkhidmatan yang mana Ketua Perkhidmatannya ialah KPPA; “Penugasan Khas SME – SME Special Assignment (SSA)” bermaksud penugasan khas yang ditetapkan oleh Ketua Perkhidmatan berkaitan bidang dan tahap kepakaran selain tugas berdasarkan jawatan (job description) bagi tujuan kenaikan pangkat dan pemangkuan ke gred seterusnya. PERANCANGAN DAN PENENTUAN BIDANG KEPAKARAN 3. Ketua Perkhidmatan hendaklah merancang dan menentukan bidang kepakaran berdasarkan fungsi utama jabatan selaras dengan visi dan misi organisasi ke arah merealisasikan hala tuju negara. Penentuan bidang kepakaran ini adalah bagi memenuhi keperluan jangka masa panjang dan sederhana jabatan. 4. Contoh kaedah analisis keperluan kepakaran adalah seperti di Lampiran A1 dan contoh format penentuan dan unjuran bidang kepakaran adalah seperti di Lampiran A2. PEMBENTUKAN JAWATANKUASA 5. Pembentukan Jawatankuasa Induk (JKI) dan Jawatankuasa Kerja (JKK) adalah berdasarkan Ceraian UP.6.1.1 JKI hendaklah melantik anggota JKK yang berkepakaran dalam bidang yang ditetapkan bagi memastikan penilaian kepakaran dapat dilaksanakan dengan berkesan. 6. Anggota* JKK yang dilantik boleh terdiri daripada pegawai awam, pesara, ahli akademik atau pihak swasta yang memenuhi kriteria seperti berikut: (a) memiliki pengalaman sekurang-kurangnya 10 tahun dalam bidang kepakaran; (b) sumbangan luas dalam bidang kepakaran; (c) mendapat pengiktirafan dalam bidang kepakaran sama ada di peringkat negara atau antarabangsa; dan (d) kriteria lain yang ditentukan oleh JKI, jika perlu. *Tahap kepakaran anggota hendaklah melebihi tahap kepakaran pegawai yang akan dinilai.
1-3 Tanggungjawab Ketua Perkhidmatan 7. Ketua Perkhidmatan bertanggungjawab melaksanakan perkara-perkara berikut: (a) mengkaji dan menetapkan bidang kepakaran berdasarkan hala tuju jabatan/kementerian dan negara; (b) merancang dan melaksanakan dasar kemajuan kerjaya secara efektif termasuk pelan pembangunan kepakaran; (c) membangun dan memperincikan kriteria penilaian kepakaran serta mekanisme tapisan kepakaran; (d) membangun kamus kompetensi bidang kepakaran; (e) menyediakan senarai SSA; dan (f) mengurus dan memantau pelaksanaan SME di peringkat jabatan/ kementerian. Tanggungjawab JKI 8. JKI hendaklah melaksanakan perkara-perkara berikut: (a) meluluskan bidang kepakaran; (b) melantik anggota JKK; (c) memperaku kriteria penilaian, dan pindaannya kepada urus setia LKP di JPA; (d) memperaku calon untuk kemasukan ke laluan SME; (e) memperaku kenaikan pangkat pegawai SME; dan (f) memperaku pegawai SME untuk pemangkuan ke gred seterusnya. Tanggungjawab JKK 9. JKK bertanggungjawab melaksanakan perkara-perkara berikut: (a) menjalankan tapisan calon melalui kaedah yang bersesuaian; (b) mengemukakan keputusan penilaian kepakaran kepada JKI; (c) menyemak dan menambah baik kriteria penilaian kepakaran; dan (d) menilai pencapaian SSA pegawai SME setiap tahun.
1-4 Tanggungjawab Urus Setia 10. Urus setia hendaklah melaksanakan perkara-perkara sebelum, semasa dan selepas pelaksanaan SME seperti di Lampiran B1. 11. Peranan dan hubung kait pelaksanaan SME ini dijelaskan melalui carta alir pelaksanaan SME seperti di Lampiran B2. FASA PELAKSANAAN KEMAJUAN KERJAYA LALUAN SME 12. Di bawah kemajuan kerjaya laluan SME, terdapat tiga (3) fasa pelaksanaan seperti berikut: a) Fasa 1: Kemasukan Pegawai boleh memohon untuk berada di laluan SME dan perlu melepasi syarat asas serta mencapai markah keseluruhan tidak kurang daripada 85% bagi kriteria umum dan khusus seperti berikut: (i) Syarat Asas Syarat asas yang terpakai bagi semua skim perkhidmatan: 1) pegawai berada di gred 44/ 48/ 52/ 54 atau setaraf; 2) berkhidmat secara tetap sekurang-kurangnya 8 tahun dalam Kumpulan Pengurusan dan Profesional; 3) telah berkhidmat dalam bidang khusus yang sama sekurangkurangnya 5 tahun bagi pegawai dalam bidang profesional/ teknikal atau sekurang-kurangnya 7 tahun bagi pegawai dalam bidang pengurusan; 4) mencapai markah Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) 85% dan ke atas tiga (3) tahun terkini secara berturut-turut; 5) lulus tapisan keutuhan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM); 6) bebas daripada hukuman tatatertib; 7) telah mengisytiharkan harta; dan 8) bebas daripada disenaraikan sebagai Peminjam Pendidikan Tegar daripada institusi pinjaman pendidikan.
1-5 (ii) Kriteria Umum (wajaran markah 30%) Kriteria umum yang terpakai bagi semua skim perkhidmatan mengandungi elemen seperti berikut: 1. Pencapaian Akademik Memiliki pencapaian akademik/sijil ikhtisas/sarjana/Ph.D berkaitan bidang kepakaran; 2. Sumbangan Idea inovatif dan kreatif di dalam tugas rasmi atau tidak rasmi, penglibatan di dalam program berimpak tinggi, mendapat pengiktirafan dalam bidang kepakaran sama ada di peringkat universiti, sektoral, negara atau antarabangsa; 3. Anugerah/Pengiktirafan Anugerah/pengiktirafan yang diterima di peringkat universiti, sektoral, negara atau antarabangsa berkaitan bidang kepakaran; dan 4. Penilaian Kepakaran 360° Pengesahan daripada pegawai penilai, rakan sejawat dan pegawai bawahan mengenai kepakaran pegawai. Ketua Perkhidmatan boleh menetapkan wajaran markah bagi setiap elemen di bawah kriteria umum di atas. (iii) Kriteria Khusus (wajaran markah 70%) Ketua Perkhidmatan boleh menentukan sekurang-kurangnya tiga (3) kriteria khusus seperti di bawah: 1. Kelayakan Profesional Memiliki kelayakan profesional dari badan profesional yang diiktiraf di peringkat negara atau antarabangsa; 2. Penulisan dan Pembentangan Ilmiah atau Laporan Teknikal Penghasilan bahan rujukan dan laporan profesional dalam bidang kepakarannya;
1-6 3. Penyelidikan dan Pembangunan (Research & Development) Penghasilan kajian-kajian berkaitan bidang kepakaran yang berimpak tinggi serta dijadikan rujukan dari dalam atau luar organisasi; 4. Konsultasi dan Khidmat Rundingan Menjalankan khidmat runding cara secara project-based dalam skop kepakaran kepada pelbagai pihak dalam dan luar organisasi; 5. Coaching & Mentoring Keupayaan melahir dan membentuk pelapis yang mempunyai kepakaran yang sama (transfer of knowledge and skills); atau 6. Item-item lain yang bersesuaian dengan skim perkhidmatan Kriteria khusus yang dibangunkan berdasarkan keunikan sesuatu skim perkhidmatan. 13. Kriteria kepakaran yang dibangunkan beserta pindaannya hendaklah mendapat kelulusan LKP. 14. Ketua Perkhidmatan boleh menyediakan borang permohonan ke laluan SME berdasarkan kesesuaian skim perkhidmatan. Contoh borang permohonan adalah seperti di Lampiran B3. 15. Pegawai yang melepasi syarat-syarat yang ditetapkan dan diperaku oleh JKI adalah layak dipertimbang untuk diiktiraf sebagai SME. Pegawai yang telah diiktiraf sebagai SME oleh LKP akan diberi pemangkuan ke satu gred lebih tinggi. 16. Bagi pelaksanaan laluan SME ini, kenaikan gred pegawai tidak dikaitkan dengan pertambahan kuasa perintah dan kawalan (command and control) atau tugas penyeliaan kepada pegawai. Fasa 2: Kenaikan Pangkat 17. Pegawai SME yang telah memangku sekurang-kurangnya satu (1) tahun, boleh diperakukan kenaikan pangkat oleh JKI sekiranya berpuas hati dengan prestasi pegawai di gred kepakaran yang dipangku dan memenuhi syarat-syarat kenaikan pangkat yang ditetapkan seperti berikut:
1-7 (a) syarat asas (i) lulus tapisan keutuhan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM); (ii) bebas daripada hukuman tatatertib; dan (iii) bebas daripada disenaraikan sebagai Peminjam Pendidikan Tegar daripada institusi pinjaman pendidikan. (b) melepasi markah 85% bagi SSA tahun pertama; dan (c) melepasi markah 85% bagi LNPT tahun terkini. 18. Sekiranya pegawai gagal mencapai atau memenuhi syarat di atas dalam tempoh dua (2) tahun, JKI perlu memperakukan kepada LKP supaya pegawai dikeluarkan daripada laluan SME. 19. LKP boleh membuat apa-apa keputusan berhubung kenaikan pangkat pegawai berdasarkan peraturan yang sedang berkuat kuasa. Fasa 3 : Penilaian Tahap Kepakaran Bagi Tujuan Pemangkuan Ke Gred Seterusnya atau Pengekalan Pemangkuan Ke Gred Seterusnya 20. Pegawai SME akan dipertimbangkan pemangkuan ke gred seterusnya setelah berada di gred kepakaran semasa sekurang-kurangnya tempoh tiga (3) tahun dan melepasi penilaian tahap kepakaran pada gred berikutnya. 21. Bagi tujuan tersebut, pegawai SME hendaklah memenuhi syarat-syarat kenaikan pangkat yang sedang berkuatkuasa serta melepasi markah penilaian seperti berikut:- (a) syarat asas (i) lulus Tapisan Keutuhan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM); (ii) telah mengisytiharkan harta; (iii) bebas daripada hukuman tatatertib; dan (iv) bebas daripada disenaraikan sebagai Peminjam Pendidikan Tegar daripada institusi pinjaman pendidikan. (b) melepasi markah keseluruhan 90% bagi SSA dan LNPT dengan syarat tidak kurang daripada markah minimum 85% bagi LNPT dan 85% bagi SSA untuk tempoh tiga (3) tahun penilaian.
1-8 22. Wajaran markah yang ditetapkan bagi LNPT dan SSA adalah seperti berikut: Wajaran Penilaian Tahap 1 Tahap 2 Tahap 3 Tahap 4 Gred 48 Gred 52 Gred 54 Gred Khas C i) LNPT 80% 60% 40% 20% ii) SSA 20% 40% 60% 80% 23. Formula pengiraan markah keseluruhan adalah seperti berikut: Markah Keseluruhan : Tahun 1 (LNPT+SSA) + Tahun 2 (LNPT+SSA) + Tahun 3 (LNPT+SSA) 3 24. Pegawai SME layak dipertimbangkan pemangkuan ke gred seterusnya apabila melepasi markah minimum 85% bagi LNPT dan SSA bagi tempoh tiga (3) tahun berturut-turut dengan markah keseluruhan melepasi 90%. Contoh : TAHUN 1 TAHUN 2 TAHUN 3 KESELURUHAN LNPT SSA LNPT SSA LNPT SSA 93% 89% 89% 90% 89% 90% 90.2% 92.2% 89.2% 89.2% Pengekalan 25. Pegawai SME yang tidak melepasi penilaian pemangkuan ke gred seterusnya tetapi mencapai markah keseluruhan 85% hingga 89.99% akan berada di laluan SME pada gred yang sama.
1-9 26. Pegawai SME akan dinilai semula tahap kepakaran pada tahun berikutnya dan perlu melepasi markah keseluruhan 90% tahun terkini penilaian (tertakluk tidak kurang 85% bagi LNPT dan SSA) dan diperaku oleh JKI, boleh dipertimbangkan oleh LKP untuk diberi pemangkuan ke gred berikutnya. 27. Pegawai boleh terkeluar dari laluan SME sekiranya masih gagal melepasi penilaian peningkatan tahap kepakaran dalam tempoh dua (2) tahun berikutnya dengan markah keseluruhan tahun terkini kurang daripada 90%. TADBIR URUS PEGAWAI SME 28. Pegawai SME hendaklah kekal dalam bidang kepakaran yang sama sepanjang berada di laluan SME. 29. Pegawai SME yang ditukarkan daripada laluan SME atas keperluan perkhidmatan boleh dipertimbangkan kemasukan semula ke laluan SME tertakluk melepasi syarat-syarat kemasukan yang ditetapkan. Keperluan perkhidmatan bermaksud apa–apa perkara yang ditentukan oleh Ketua Perkhidmatan yang mewajarkan seseorang pegawai bertukar laluan SME. 30. LKP boleh memutuskan pegawai SME terkeluar daripada laluan SME dan kembali ke laluan hakiki serta tidak layak menerima apa-apa faedah dan gelaran yang berkaitan SME dalam salah satu keadaan seperti berikut: (a) tidak mencapai tahap prestasi yang ditetapkan; (b) masalah kesihatan yang menjejaskan fungsi kepakaran; (c) pegawai memohon keluar dari laluan SME; atau (d) apa-apa sebab yang munasabah berdasarkan peraturan yang sedang berkuat kuasa. 31. Pegawai yang terkeluar dari laluan SME hanya boleh dipertimbangkan semula ke laluan SME tidak kurang daripada tempoh tiga (3) tahun. 32. Pegawai SME yang telah mencapai gred tertinggi dalam laluan SME boleh dicalonkan oleh Ketua Perkhidmatan untuk mengisi jawatan strategik atau pemangkuan ke jawatan yang lebih tinggi dengan syarat pegawai mengekalkan prestasi cemerlang sepanjang berada dalam laluan SME dan mencapai tahap kompetensi dan potensi yang ditetapkan mengikut pemakaian skim perkhidmatan masing-masing tertakluk kelulusan oleh LKP.
1-10 ELAUN DAN KEMUDAHAN 33. Pegawai SME layak menerima apa-apa elaun dan kemudahan pada gred yang disandang berdasarkan peraturan yang sedang berkuatkuasa. PERTANYAAN 34. Sebarang pertanyaan berkenaan garis panduan ini, boleh hubungi: Bahagian Perkhidmatan Jabatan Perkhidmatan Awam Aras 7, Blok C2, Kompleks C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62510 PUTRAJAYA E-mel : sme@jpa.gov.my
1-11 LAMPIRAN A1 KAEDAH ANALISIS KEPERLUAN BIDANG KEPAKARAN Langkah 1 Langkah 2 Langkah 3 Langkah 4 Penilaian Pengumpulan Analisis Data Pelaksanaan Strategik Data Semak strategi Semakan Analisis jurang Strategi dan pelan persekitaran keperluan merapatkan tindakan serta (kedudukan jurang implikasi tenaga semasa) Perbandingan Pengambilan manusia keperluan Pemilihan Analisis kepakaran Latihan Bina pelan berdasarkan semasa dan Pengekalan jangka masa instrumen yang masa hadapan Pengiktirafan panjang serta bersesuaian tempoh masa (SWOT/ BOS/ Tentukan jurang 7S dan lain-lain) tenaga manusia Langkah 5 Penilaian Semakan Semula & Penilaian Membangunkan objektif proses perancangan tenaga manusia dan pengukuran prestasi Penilaian proses perancangan tenaga manusia serta keberkesanannya
1-12 LAMPIRAN A2 CONTOH FORMAT PENENTUAN DAN UNJURAN BIDANG KEPAKARAN Skim Perkhidmatan Bidang Teras Bidang Kepakaran (Dipersetujui KP & KSU) Keperluan Negara & Organisasi (2015-2020) Bilangan Pakar Sedia Ada (2016) Jangkaan Atrisi Dalam Tempoh 5 Tahun dan Jurang Keperluan Sebenar Kejuruteraan Kejuruteraan Water Resources & 4 1 Tahun/ Jangkaan 2016 2017 2018 2019 2020 Awam Hydrology Sedia Ada 1 2 3 3 4 Bersara (-) 0 -1 0 -1 0 Keperluan (+) 1 2 0 2 0 Jumlah SME 2 3 3 4 4 Dam Safety 3 1 Contoh format seperti di atas. Flood Management 3 1 Contoh format seperti di atas.
1-13 LAMPIRAN B1 SENARAI TUGAS URUS SETIA Tanggungjawab utama urus setia terdiri daripada tiga (3) peringkat pelaksanaan: SEBELUM i) membentuk urus setia kecil bagi membantu melicinkan pelaksanaan SME (jika perlu); ii) mengadakan siri libat urus (engagement) bersama agensi di bawah perkhidmatan bagi merancang keperluan kepakaran; iii) mengadakan bengkel, penentuan bidang, pembangunan kriteria, pembangunan tahap, penetapan SSA, kaedah penilaian, program latihan dan pembangunan kepakaran. Contoh Pengisian Maklumat Penugasan Khas SME (SME Special Assignment – SSA) dan Contoh Pemarkahan Kemasukan Ke Laluan SME adalah seperti di Lampiran B4 dan Lampiran B5; iv) menguruskan pelantikan anggota tambahan JKI dan JKK berdasarkan kepakaran dan kriteria yang ditetapkan; v) membuat anggaran kos pelaksanaan seperti penginapan, makan, sewaan tempat, fasilitator dan urus setia (tertakluk kepada peruntukan semasa Kerajaan, pekeliling perbendaharaan serta keperluan dasar lain dari semasa ke semasa); vi) menyediakan apa-apa bentuk kaedah pemantauan yang sistematik bagi menguruskan pegawai SME; dan vii) merancang pelaksanaan SME secara berjadual dan teratur.
1-14 SEMASA Setelah kriteria kepakaran diluluskan oleh LKP, perkara-perkara yang perlu diberi perhatian ialah: i) mengadakan hebahan bagi tujuan permohonan ke laluan SME; ii) menjalankan semakan dokumen kelayakan calon; iii) mengadakan sesi taklimat kepada anggota JKK; iv) menjalankan hal-hal keurusetiaan semasa program penilaian oleh JKK dan JKI termasuk penetapan tarikh, penyediaan dokumentasi dan borang-borang penilaian; v) melaksanakan pemantauan setiap aktiviti supaya berjalan lancar dan mengikut ketetapan; vi) menguruskan dokumen penilaian dan pemarkahan sebagai dokumen terperingkat; vii) menyediakan dokumen perakuan kepada urus setia LKP; viii) menyampaikan keputusan LKP kepada Ketua Jabatan bagi tujuan penempatan; dan ix) menyediakan dan menyampaikan surat penempatan dan SSA kepada pegawai SME. SELEPAS a) menguruskan pergerakan dan peningkatan kepakaran pegawai SME melalui penilaian berkala; b) memastikan pegawai SME mengemukakan dokumen SSA apabila genap tempoh penilaian bagi pertimbangan kenaikan pangkat dan pemangkuan ke gred seterusnya; dan c) menjalankan audit dan naziran pelaksanaan SME di jabatan/kementerian.
1-15 LAMPIRAN B2 CARTA ALIR PELAKSANAAN SME
1-16 CARTA ALIR PELAKSANAAN SME
1-17 LAMPIRAN B3 CONTOH BORANG PERMOHONAN SME A. BUTIR-BUTIR PERIBADI a) Nama : b) No. Kad Pengenalan : c) Skim Perkhidmatan/ Gred : d) Tarikh Lahir/ Umur : e) Jantina : f) Keturunan : B. BUTIRAN PERKHIDMATAN Bil. Kementerian/ Jabatan/ Bahagian/ Cawangan Tempoh Perkhidmatan (Tarikh) Bidang Tugas Gred i. ii. iii.
1-18 KRITERIA UMUM C. PENCAPAIAN AKADEMIK Bil. Kelayakan Akademik Yang Diperoleh Pengkhususan Tahun Kelayakan Diperoleh Dan Institusi Nyatakan Sama Ada Berkaitan Bidang Kepakaran/ Tidak Berkaitan i. Ph.D. ii. Sarjana iii. Ijazah iv. Lain-lain D. SUMBANGAN DALAM BIDANG KEPAKARAN Bil. Sumbangan Kepakaran/ Projek Tahun Peringkat (Antarabangsa/ Negara/ Negeri/ Masyarakat/ Organisasi) i. ii. iii. E. ANUGERAH/PENGIKTIRAFAN BERKAITAN BIDANG KEPAKARAN Bil. Anugerah (Keterangan) Tahun Peringkat
1-19 KRITERIA KHUSUS F. KELAYAKAN PROFESIONAL Bil. Sijil Profesional Tahun Diperoleh Tahap i ii iii G. PENULISAN/ PEMBENTANGAN ILMIAH/ LAPORAN TEKNIKAL* Bil. Keterangan Tahap Tahun i Tajuk kertas kerja /penerbitan ilmiah/laporan kajian penambahbaikan, inovasi dan penemuan baru Anjuran Organisasi/ Pegawai Pengesah Peringkat (Antarabangsa/Negara Jabatan) ii iii * Perlu disertakan dokumen pembuktian H. PENYELIDIKAN DAN PEMBANGUNAN Bil. Keterangan Tahap Tahun i Tajuk kertas kerja /penerbitan ilmiah/laporan kajian penambahbaikan, inovasi dan penemuan baru Anjuran Organisasi/ Pegawai Pengesah Peringkat (Antarabangsa/Negara Jabatan) ii iii
1-20 I. KONSULTASI/ KHIDMAT RUNDINGAN Bil. Keterangan Peringkat Tahun i Menjelaskan skop tugas konsultasi serta rundingan Contoh: i. Menjadi sumber rujukan / pengerusi/ ahli jawatankuasa teknikal dalam bidang kepakaran di peringkat jabatan / luar jabatan. Peringkat (Antarabangsa/Negara Jabatan) ii iii J. PERAKUAN Saya _______________________________, No. Kad Pengenalan ________________ dengan ini mengesahkan bahawa segala maklumat yang diberi adalah benar, dan akur dengan perkara-perkara seperti berikut: a) memahami kesan-kesan ke atas kemajuan kerjaya sekiranya saya tidak menunjukkan prestasi kepakaran yang baik atau memohon bertukar laluan; b) boleh dikenakan hukuman tatatertib sekiranya mengemukakan maklumat palsu dan ditarik semula pemangkuan/ kenaikan pangkat berdasarkan peraturan yang sedang berkuatkuasa.
1-21 K. ULASAN KETUA JABATAN Adalah dengan ini disahkan bahawa pegawai ini: Sila tandakan ( √ ) yang berkaitan 1. bebas daripada tindakan tatatertib serta rasuah 2. sedang/ pernah dikenakan tindakan tatatertib *Jika ya, sila nyatakan jenis kesalahan dan tarikh kuatkuasa hukuman: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ L. PERAKUAN KETUA JABATAN Disokong/Tidak Disokong (Potong mana yang tidak berkenaan) Tandatangan : Nama : Jawatan : Tarikh : Cop Ketua Jabatan :
1-22 LAMPIRAN B4 CONTOH PENGISIAN MAKLUMAT PENUGASAN KHAS SME (SME SPECIAL ASSIGNMENT - SSA) MAKLUMAT UMUM Nama pegawai En. Mohd Shah bin Abdul Rahman Jawatan Ketua Penolong Pengarah Unit Perlindungan Alam Sekitar Marin Gelaran Jawatan Pakar Alam Sekitar Marin Gred A52 KUP (SME) Bahagian Keselamatan Pelayaran Skim Perkhidmatan Pegawai Laut Ketua Perkhidmatan Ketua Pengarah Laut Tarikh Kuatkuasa Tarikh pegawai diarah memangku Bidang kepakaran Berdasarkan bidang kepakaran yang diluluskan LKP (contoh: Alam Sekitar Marin) Sub Bidang Kepakaran Berdasarkan sub bidang kepakaran yang diluluskan LKP (contoh: Coastal Engineering)
1-23 CONTOH JADUAL PENETAPAN TAHAP KEPAKARAN Elemen Tahap 1 (Gred 48) Tahap 2 (Gred 52) Tahap 3 (Gred 54) Tahap 4 (Gred Khas C) Kompleksiti Tugas Operasi Strategik High Risk Unprecedented Tahap Penglibatan Dalaman Negara Serantau/ Bilateral Antarabangsa/ Multilateral Penerimaan Kepakaran Kerajaan Kerajaan & Swasta Kerajaan, Swasta dan Akademik Kerajaan, Swasta, Akademik dan Antarabangsa Keberhasilan Tinggi Amat Tinggi Cemerlang Tanda Aras TAHAP KEPAKARAN GRED 52 1. Kepakaran: Tahap Dua 2. Dimensi Kepakaran: a) Konsultasi b) Inovasi penulisan dan pembentangan ilmiah c) Laporan teknikal/ Penyelidikan dan Pembangunan (R&D) d) Coaching & Mentoring e) Lain-lain kriteria yang ditentukan oleh Ketua Perkhidmatan di peringkat dalam dan luar jabatan (minimum 3 dimensi
1-24 DIMENSI SME PETUNJUK PRESTASI UTAMA SASARAN (KOS/MASA/ KUANTIT/ KUALITI) VERIFIKASI 1. Penulisan, Pembentangan Ilmiah dan Kertas Kerja • Mengenal pasti satu set indicator prestasi untuk mengukur bidang keberhasilan utama yang bermakna dan memberi impak kepada organisasi • Menjelaskan bentuk tugasan yang diperlukan, disasarkan dan dilengkapkan Contoh: a) penulisan/ jurnal yang dihasilkan di peringkat jabatan/ negeri/ negara b) pembentangan kertas kerja di peringkat negeri/ negara c) penghasilan kertas kerja berkaitan bidang kepakaran/ Standard Operating Procedure (S.O.P) di peringkat jabatan. 1 1 1 • Tajuk kertas kerja/ penerbiatan ilmiah/ laporan kajian penambahbaikan, penyelidikan, inovasi dan penemuan baru • Anjuran/ Organisasi Peringkat (Jabatan/ Negara/ Antarabangsa) • Pegawai yang boleh mengesahkan maklumat ringkas mengenai produk (Executive Summary) i) Tujuan ii) Milestone/ Tempoh Masa iii) Output/ Outcome; dan iv) Lain-lain yang berkaitan
1-25 DIMENSI SME PETUNJUK PRESTASI UTAMA SASARAN (KOS/MASA/ KUANTIT/ KUALITI) VERIFIKASI 2. Penyelidikan dan Pembangunan Menjelaskan bentuk tugasan yang diperlukan Contoh : i) penulisan atau penerbitan kertas kerja/ penerbitan ilmiah/ garis panduan/ dasar/ prosedur/ tatacara/ hasil kajian penyelidikan dalam bidang kepakaran di peringkat jabatan/ luar jabatan ii) pembentangan kertas kerja/ penulisan ilmiah/ laporan kajian penambahbaikan/ penyelidikan/ inovasi dan penemuan baru peringkat jabatan/ luar jabatan Jabatan: 1 Luar jabatan: 1 a) Jabatan : 2 kertas kerja b) Luar jabatan : 2 laporan kajian penambah baikan • Tajuk kertas kerja/ penerbitan ilmiah/ laporan kajian penambahbaikan, penyelidikan, inovasi dan penemuan baru Anjuran/ Organisasi • Anjuran/ Organisasi • Peringkat (Jabataan/ Negara/ Antarabangsa) • Pegawai pengesah • Maklumat ringkas mengenai produk (Executive Summary) i) Tujuan ii) Milestone/ Tempoh Masa iii) Output/ Outcome; dan iv) Lain-lain yang berkaitan • Tajuk kertas kerja/ penerbitan ilmiah/ laporan kajian penambahbaikan, penyelidikan, inovasi dan penemuan baru. • Anjuran/ Organisasi • Tarikh pembentangan • Nama seminar/ program • Peringkat (Jabatan/ Negara/ Antarabangsa) • Pegawai pengesah
1-26 DIMENSI SME PETUNJUK PRESTASI UTAMA SASARAN (KOS/MASA/ KUANTIT/ KUALITI) VERIFIKASI • Maklumat ringkas mengenai produk (Executive Summary) i) Tujuan ii) Milestone/ Tempoh Masa iii) Output/ Outcome; dan iv) Lain-lain yang berkaitan 3. Konsultasi dan Khidmat Rundingan Menjelaskan skop tugas konsultasi serta rundingan Contoh: i) Menjadi sumber rujukan/ pengerusi/ ahli jawatankuasa teknikal dalam bidang kepakaran di peringkat jabatan/ luar jabatan a) Jabatan : 5 konsultasi b) Luar jabatan : 5 konsultasi • Nama aktviti (Jawatankuasa Teknikal/ Program Kolaborasi/ Panel Teknikal) • Anjuran/ Organisasi • Jawatan • Tarikh lantikan • Peranan/ TOR • Pegawai pengesah • Maklumat ringkas mengenai jawatankuasa teknikal/ program i) Tujuan ii) Milestone/ Tempoh Masa iii) Output/ Outcome iv) Status Kemajuan
1-27 DIMENSI SME PETUNJUK PRESTASI UTAMA SASARAN (KOS/MASA/ KUANTIT/ KUALITI) VERIFIKASI ii) Memberi ceramah/ tenaga pengajar dalam bidang kepakaran di peringkat jabatan/ luar jabatan a) Jabatan : 5 ceramah b) Luar jabatan : 5 sesi pengajaran • Tajuk Aktiviti (Tenaga Pengajar/ Ceramah/ Kuliah) • Anjuran/ Organisasi • Tarikh Aktiviti • Peringkat (Jabatan/ Negara/ Antarabangsa) • Objektif/ Tujuan Aktiviti • Pegawai pengesah 4. Coaching & Mentoring Menjelaskan bentuk tugasan yang dilaksanakan oleh pegawai Contoh: a) Melahirkan seorang jurutera permodelan dalam bidang kajian hidraulik/ hidrodinamik b) Melahirkan seorang jurutera reka bentuk pantai dan sumber rujukan dalam menghasilkan reka bentuk strukturstruktur pengawalan hakisan pantai secara in-house 1 orang 1 orang • Nama Pegawai/ Jawatan/ Gred • Kekerapan • Tempoh Penilaian • Penugasan Khas • Peranan/ TOR • Pegawai pengesah • Maklumat ringkas mengenai program pementoran/ coaching i) Tujuan ii) Milestone/ Tempoh Masa iii) Output/ Outcome iv) Status Kemajuan
1-28 DIMENSI SME PETUNJUK PRESTASI UTAMA SASARAN (KOS/MASA/ KUANTIT/ KUALITI) VERIFIKASI berdasarkan ‘Best Engineering Practise’ menggunakan piawaian USACE Shore Protection Manual dan Coastal Engineering Manual 5. Lain-lain kriteria yang ditetapkan oleh JKK Disediakan oleh : Urus Setia JKK Disahkan oleh : Pengerusi JKK
1-29 LAMPIRAN B5 CONTOH PEMARKAHAN KEMASUKAN KE LALUAN SME JABATAN ___________________________________________ Nama : _________________________________ Gred : ________________________________ Bil Perkara Catatan Urus Setia SYARAT ASAS (melepasi/ tidak) i) pegawai berada di gred 44/ 48/ 52/ 54 atau setaraf; Catatan: berkhidmat secara tetap dalam perkhidmatan awam dengan sekurang-kurangnya 8 tahun dalam Urus setia hendaklah Kumpulan Pengurusan dan Profesional; memastikan pegawai ii) telah berkhidmat dalam bidang khusus yang sama melepasi syarat asas yang ditetapkan dan sekurang-kurangnya 5 tahun bagi pegawai dalam mencatatnya di bidang profesional/ teknikal atau sekurang- ruangan ini dalam kurangnya 7 tahun bagi pegawai dalam bidang bentuk senarai semak. pengurusan; iii) mencapai markah Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) 85% untuk tiga (3) tahun terkini secara berturut-turut; iv) lulus tapisan keselamatan dan keutuhan SPRM; v) bebas dari tindakan tatatertib; dan vi) telah mengisytiharkan harta.
1-30 KRITERIA UMUM (30%) (berkaitan bidang kepakaran) 1. KELAYAKAN AKADEMIK (5%) Ph.D. Sarjana Ijazah Sijil Profesional/ Ikhtisas JUMLAH 2. SUMBANGAN (10%) Antarabangsa Negara Negeri Tempatan/ Daerah Jabatan JUMLAH 3. ANUGERAH/ PENGIKTIRAFAN (10%) Antarabangsa Negara Negeri Tempatan/Daerah Jabatan JUMLAH 4. PENILAIAN 360° (5%) Sangat Tinggi Tinggi Sederhana Rendah Sangat Rendah JUMLAH JUMLAH BESAR (KRITERIA UMUM) Catatan: (i) Wajaran markah boleh ditetapkan berdasarkan gred, tahap kepakaran, bilangan, peringkat dan dimensi penilaian. (ii) Penetapan wajaran hendaklah bersesuaian dan munasabah
1-31 KRITERIA KHUSUS (70%) 5. KELAYAKAN PROFESIONAL (10%) Antarabangsa Negara JUMLAH 6. PENULISAN DAN PEMBENTANGAN ILMIAH ATAU LAPORAN TEKNIKAL (10%) (kompleksiti/ bilangan/ peringkat) Antarabangsa Negara Tempatan/ Daerah Jabatan JUMLAH 7. PENYELIDIKAN DAN PEMBANGUNAN (R&D) (kompleksiti/ bilangan/ peringkat) Antarabangsa Negara Tempatan/Daerah Jabatan JUMLAH 8. KONSULTASI DAN KHIDMAT RUNDINGAN COACHING & MENTORING (kompleksiti/ bilangan/ peringkat) Antarabangsa Negara Tempatan/Daerah Jabatan JUMLAH 9. LAIN-LAIN DIMENSI KEPAKARAN YANG BERSESUAIAN DENGAN SKIM PERKHIDMATAN Continuous Professional Development (CPD)/ Kursus Fungsian JUMLAH JUMLAH BESAR (KRITERIA KHUSUS) Catatan: i) Ketua Perkhidmatan boleh memasukkan dimensi lain yang bersesuaian bagi mengukur kepakaran pegawai ii) Ketua Perkhidmatan perlu memperincikan wajaran pemarkahan berdasarkan kuantiti, tahap penglibatan, kompleksiti dan tahap kepakaran.
RkJQdWJsaXNoZXIy MTc1NDAy