12 PO.1.1.3 LATAR BELAKANG 3. Rekod perkhidmatan merupakan dokumen yang mencatatkan maklumat pegawai sektor awam. Salah satu jenis rekod tersebut ialah Buku Perkhidmatan yang merupakan dokumen penting bagi urusan perkhidmatan seseorang pegawai seperti mana yang dinyatakan dalam Bahagian II kepada Ceraian PO.1.1.2 - Panduan Pengurusan Pejabat. Selain itu, kaedah penyelenggaraan rekod perkhidmatan juga dijelaskan dalam Lampiran PO.1.1.3 – Panduan Menguruskan Buku Perkhidmatan. 4. Memandangkan Buku Perkhidmatan merekodkan maklumat peribadi dan perkhidmatan pegawai mulai tarikh dilantik sehingga perkhidmatannya berakhir sama ada disebabkan oleh persaraan, meninggal dunia, dibuang kerja, meletak jawatan atau ditamatkan perkhidmatan, maka ia perlu diuruskan dengan baik, teratur dan sentiasa dikemas kini. Berdasarkan keperluan tersebut, panduan ini disediakan sebagai rujukan Ketua Jabatan mahupun pegawai dalam mengurus buku perkhidmatan supaya urusan perkhidmatan seseorang pegawai dapat dilaksanakan dengan berkesan khususnya melibatkan pembayaran faedah persaraan di akhir perkhidmatannya kelak. PELAKSANAAN Dasar Buku Perkhidmatan Dasar Umum 5. Setiap pegawai hendaklah diperuntukkan Buku Perkhidmatan. Ketua Jabatan bertanggungjawab membuka Buku Perkhidmatan bagi setiap pegawai lantikan baharu dalam sektor awam. Butir-butir peribadi pegawai hendaklah dicatatkan dalam tempoh tidak lewat daripada satu (1) bulan dari tarikh pegawai melapor diri bertugas. 6. Buku Perkhidmatan boleh disediakan sama ada dalam bentuk hard copy dan/atau soft copy. Walau bagaimanapun, sebagai langkah keselamatan, salinan pendua kepada Buku Perkhidmatan hendaklah disediakan. 7. Buku Perkhidmatan hendaklah diselenggarakan dengan baik dan disimpan di tempat yang selamat di lokasi pegawai berkhidmat bagi memudahkan catatan dikemas kini.
RkJQdWJsaXNoZXIy MTc1NDAy