1-34 (c) Permulaan Surat : Surat yang ditujukan kepada jabatan/agensi Kerajaan hendaklah dimulakan dengan ‘Tuan’ manakala kepada orang ramai hendaklah dimulakan dengan ‘Tuan’ atau ‘Puan’. Surat yang khusus kepada Ketua Jabatan/Agensi yang mempunyai gelaran kebesaran hendaklah didahului dengan kata hormat dan gelaran kebesarannya. Begitu juga bagi surat kepada orang awam yang mempunyai gelaran kebesaran. (d) Nombor Rujukan : Surat hendaklah mempunyai nombor rujukan failnya supaya mudah dikesan untuk tindakan lanjut. Nombor rujukan ini hendaklah dicatatkan di ruang atas sebelah kanan surat sebagai rujukan kami. Surat jawapan kepada surat yang diterima hendaklah juga dicatatkan nombor rujukan fail pengirim sebagai rujukan tuan di atas rujukan kami; (e) Tarikh Surat : Tarikh surat hendaklah dicatatkan di bahagian atas sebelah kanan; Tajuk Surat : Surat perlu diberikan tajuk (atau perkara) yang dapat menggambarkan kandungan surat berkenaan. Setiap surat hendaklah seboleh-bolehnya dihadkan kepada satu tajuk (atau perkara) sahaja. Bagi surat jawapan, tajuk yang sama hendaklah digunakan. (g) Pembuka Kata dan Akhir Surat : Surat boleh dimulakan dengan cara yang difikirkan sesuai oleh penulis, tetapi setiap surat hendaklah diakhiri dengan perkataan ‘Saya yang menjalankan amanah’ di sudut kiri sebelah bawah surat sebelum tandatangan pegawai yang berkenaan. Jika pegawai yang menandatangani surat itu bukan Ketua Jabatan, pegawai berkenaan hendaklah menandatanganinya bagi pihak (b.p.) Ketua Jabatan. Nama pegawai itu hendaklah menggunakan huruf besar di sudut kiri surat di bawah tandatangannya; dan (h) Penomboran Perenggan, Muka Surat dan Lampiran : Semua perenggan dalam surat, kecuali perenggan pertama, hendaklah dinomborkan secara berturutan. Surat yang mengandungi lebih daripada satu muka surat, muka surat seterusnya hendaklah juga diberi nombor yang berturutan. Lampiran yang disertakan kepada surat hendaklah dinomborkan di bahagian atas sebelah kanan, misalnya Lampiran 1 atau
RkJQdWJsaXNoZXIy MTc1NDAy