KERAJAAN MALAYSIA PEKELILING PERKHIDMATAN SUMBER MANUSIA PENGURUSAN PSIKOLOGI VERSI 1.0 (2022) JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA Diedarkan kepada: Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Semua YB Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Berkanun Semua Pihak Berkuasa Tempatan
i KANDUNGAN PERKARA MUKA SURAT TUJUAN 1 LATAR BELAKANG 1 PELAKSANAAN 2 TARIKH BERKUAT KUASA 2 PEMBATALAN 2 PEMAKAIAN 3 LAMPIRAN I Pekeliling Perkhidmatan Dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Yang Dibatalkan 1-1 Pengurusan Psikologi Dalam Perkhidmatan Awam CERAIAN PO.3.1.1 Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam 4 Lampiran PO.3.1.1(A) Aplikasi Psikologi Merangkumi Fasa Praperkhidmatan, Dalam Perkhidmatan Dan Pasca Perkhidmatan 1-1 Lampiran PO.3.1.1(B) Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam 2-1 Lampiran PO.3.1.1(C) Aplikasi Psikologi Dalam Penilaian Personel 3-1 Lampiran PO.3.1.1(D) Aplikasi Psikologi Dalam Pembangunan Personel 4-1 Lampiran PO.3.1.1(E) Aplikasi Penyelidikan Psikologi 5-1 Lampiran PO.3.1.1(F) Aplikasi Psikologi Dalam Intervensi 6-1 Lampiran PO.3.1.1(G) Garis Panduan Program Pengupayaan Kendiri 7-1 Lampiran PO.3.1.1(H) Garis Panduan Pengurusan Intervensi Bersepadu 8-1
ii PERKARA MUKA SURAT CERAIAN PO.3.1.2 Garis Panduan Pengendalian Kes Gangguan Seksual Di Tempat Kerja 9 Lampiran PO.3.1.2(A) Garis Panduan Pengendalian Kes Gangguan Seksual Di Tempat Kerja 1-1 CERAIAN PO.3.1.3 Pelaksanaan Aplikasi Psikologi: Budaya Kerja Pencapaian Diutamakan 11 Lampiran PO.3.1.3(A) Garis Panduan Pelaksanaan Aplikasi Psikologi: Budaya Kerja Pencapaian Diutamakan 1-1 Lampiran PO.3.1.3(B) Contoh Program-Program Pembudayaan Kerja Pencapaian Diutamakan 2-1 Lampiran PO.3.1.3(C) Contoh Modul Budaya Kerja Pencapaian Diutamakan 3-1 CERAIAN PO.3.1.4 Panduan Pelaksanaan Pementoran Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam 16 Lampiran PO.3.1.4(A) Skop Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam 1-1 Lampiran PO.3.1.4(B) Borang Penilaian Pementoran 2-1 Lampiran PO.3.1.4(C) Borang Penilaian Perkembangan Pementoran Berkala 3-1 Lampiran PO.3.1.4(D) Format Laporan Pementoran Peringkat Kementerian/Jabatan 4-1
iii Jejak Dokumen: Bil. Ceraian (Tarikh Kemaskini /Batal) Asal Pindaan 1. PO.3.1.1 (15 Sep. 2022) Tiada Pindaan 1: Tambahan Lampiran baharu Lampiran PO.3.1.1(H): GARIS PANDUAN PENGURUSAN INTERVENSI BERSEPADU
1 Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Semua YB Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Berkanun Semua Pihak Berkuasa Tempatan _______________________________________________________________ PEKELILING PERKHIDMATAN SUMBER MANUSIA _______________________________________________________________ PENGURUSAN PSIKOLOGI VERSI 1.0 (2022) TUJUAN 1. Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia (PPSM) ini bertujuan memaklumkan mengenai peraturan, panduan dan pelaksanaan pengurusan psikologi dalam perkhidmatan awam. LATAR BELAKANG 2. Perkhidmatan psikologi merupakan pemangkin kepada pembangunan modal insan yang sejahtera, berintegriti dan berprestasi tinggi. Pengurusan Psikologi yang berkualiti, sistematik dan berkesan akan dapat membantu pengurusan sumber manusia mempertingkatkan potensi dan kecemerlangan pegawai dalam menjayakan misi dan visi organisasi. Ia juga seharusnya mampu membantu pegawai untuk menghindarkan diri mereka daripada terjerumus dalam pelbagai masalah kerjaya, peribadi, keluarga, hubungan interpersonal dan KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM DIRECTOR-GENERAL OF PUBLIC SERVICE Jabatan Perkhidmatan Awam, Malaysia Public Service Department, Malaysia Aras 13, Blok C1, Kompleks C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 W.P. PUTRAJAYA MALAYSIA
2 sebagainya melalui penyediaan aktiviti dan program bagi meringankan beban yang ditanggung oleh mereka yang telah terjebak dengan masalah tersebut. 3. Oleh itu, Kerajaan telah menyediakan peraturan, garis panduan dan kaedah pelaksanaan aplikasi psikologi dalam usaha untuk membangun modal insan melalui penekanan kepada aspek pembangunan, pencegahan dan pemulihan. Melalui pendekatan ini faktor manusia sebagai modal insan dapat diperkasakan ke tahap yang optimum. PELAKSANAAN 4. Pengurusan Psikologi dalam perkhidmatan awam adalah seperti berikut: Kod Ceraian Tema PO.3.1 Pengurusan Psikologi Dalam Perkhidmatan Awam Ceraian PO.3.1.1 Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam Ceraian PO.3.1.2 Garis Panduan Pengendalian Kes Gangguan Seksual Di Tempat Kerja Ceraian PO.3.1.3 Pelaksanaan Aplikasi Psikologi: Budaya Kerja Pencapaian Diutamakan Ceraian PO.3.1.4 Panduan Pelaksanaan Pementoran Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam TARIKH BERKUAT KUASA 5. Pekeliling Perkhidmatan Sumber Manusia (PPSM) ini berkuat kuasa mulai 1 Januari 2022.
3 PEMBATALAN 6. Dengan berkuatkuasanya PPSM ini, maka Pekeliling Perkhidmatan (PP) dan Surat Pekeliling Perkhidmatan (SPP) seperti senarai di Lampiran I adalah dibatalkan. PEMAKAIAN 7. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, PPSM ini pada keseluruhannya dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan. KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
1-1 LAMPIRAN I Pekeliling Perkhidmatan Dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Yang Dibatalkan Bil. Tema PP/SPP Yang Dibatalkan 1. Pengurusan Psikologi (i) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 18 Tahun 2005: Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam; (ii) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2018: Garis Panduan Pengendalian Kes Gangguan Seksual Di Tempat Kerja; (iii) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 12 Tahun 2009: Pelaksanaan Aplikasi Psikologi: Budaya Kerja Pencapaian Diutamakan; dan (iv) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 2010: Panduan Pelaksanaan Pementoran Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam.
4 CERAIAN PO.3.1.1 PANDUAN APLIKASI PSIKOLOGI DALAM PENGURUSAN SUMBER MANUSIA SEKTOR AWAM TUJUAN 1. Ceraian ini bertujuan memberi panduan berhubung pelaksanaan aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia sektor awam. TAKRIF 2. Bagi maksud pemakaian Ceraian ini: i. “Aplikasi Psikologi” merujuk kepada aktiviti psikologi dan kaunseling yang meliputi penilaian personel, pembangunan personel, penyelidikan dan intervensi; ii. “Instrumen” merujuk kepada peralatan atau kaedah yang digunakan untuk mengukur, merekod, menguji faktor-faktor seperti sikap, minat dan tingkah laku; iii. “Intervensi” merujuk kepada langkah-langkah yang diambil dalam mewujudkan perubahan yang positif kepada pegawai seperti aktiviti kaunseling, pembimbing rakan sekerja dan pementoran; iv. “Kaunseling” merujuk kepada proses perhubungan menolong secara sistematik berasaskan prinsip psikologi yang dilakukan oleh kaunselor bagi menghasilkan perubahan, perkembangan dan penyesuaian peribadi klien yang baik dan menyeluruh berlandaskan etika kaunseling; v. “Program Pengupayaan Kendiri” merujuk kepada program yang dilaksanakan untuk membantu meningkatkan kecemerlangan diri pegawai termasuk mereka yang berprestasi rendah dan bermasalah;
5 PO.3.1.1 vi. “Psikologi” merujuk kepada cabang ilmu sains yang mengkaji tingkah laku, tindakan, pemikiran, proses mental, minda dan diri individu; dan vii. “Ujian Psikologi” merujuk kepada bentuk ujian yang telah dipiawaikan (ujian, inventori dan skala) untuk mengukur kecerdasan, kebolehan mental secara umum dan spesifik, kebolehan dalaman, nilai, minat, personaliti, motivasi dan bidang-bidang psikologi lain yang telah dibangunkan serta mempunyai kesahan dan kebolehpercayaan. LATAR BELAKANG 3. Selaras dengan hasrat kerajaan yang mengutamakan pembangunan modal insan, pengurus sumber manusia sektor awam hendaklah melaksanakan penambahbaikan dalam urusannya dengan menerapkan aspek psikologi dan kaunseling. Melalui pendekatan sedemikian, faktor manusia sebagai modal insan dapat diperkasakan ke tahap yang optimum. 4. Pendekatan psikologi dan kaunseling merupakan tindakan yang perlu dilaksanakan dalam usaha untuk membangunkan modal insan yang menekankan aspek berikut: i. Pembangunan Merancang, melaksana dan memantau program psikologi yang dapat mempertingkatkan potensi serta prestasi pegawai selaras dengan objektif individu dan organisasi; ii. Pencegahan Menggunakan kaedah psikologi yang bersesuaian bagi memastikan perkhidmatan awam dianggotai oleh pegawai yang berkualiti melalui proses pemilihan, penempatan, pengurusan prestasi dan pembangunan kompetensi; dan iii. Pemulihan Memberi dan menyediakan program psikologi untuk individu membuat perubahan dengan mempertingkatkan keupayaan mengurus emosi, tingkah laku dan pemikiran.
6 PO.3.1.1 Ketiga-tiga aspek di atas dilaksanakan melalui aplikasi psikologi yang merangkumi fasa praperkhidmatan, dalam perkhidmatan dan pasca perkhidmatan (rujuk Lampiran PO.3.1.1(A)). PELAKSANAAN Konsep Aplikasi Psikologi 5. Aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia merupakan aktiviti yang menumpukan kepada elemen pemikiran, tingkah laku dan emosi individu di tempat kerja. Aktiviti yang dijalankan merupakan usaha penambahbaikan berterusan terhadap pengurusan modal insan. Ia meliputi penilaian personel, pembangunan personel, penyelidikan dan intervensi. Seterusnya ia dapat meningkatkan keberkesanan pengurusan sumber manusia dalam usaha mewujudkan suasana kerja yang kondusif dan harmoni (rujuk Lampiran PO.3.1.1(B)). Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia 6. Empat (4) skop aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia yang terdapat dalam Ceraian ini ialah: i. Aplikasi psikologi dalam penilaian personel – bertujuan membantu pengurus sumber manusia memahami minat, personaliti, emosi, sikap dan pencapaian seseorang dengan menggunakan ujian psikologi. Aplikasi ini digunakan semasa urusan pemilihan, penempatan, pengurusan prestasi, pembangunan kompetensi dan prapersaraan. Ia juga boleh digunakan dalam urusan temu duga berstruktur berasaskan ciri-ciri tingkah laku atau situasi (rujuk Lampiran PO.3.1.1(C)); ii. Aplikasi psikologi dalam pembangunan personel – bertujuan mewujudkan pegawai yang memiliki nilai dan etika kerja serta sikap yang positif. Ia melibatkan aktiviti khidmat runding, peningkatan motivasi dan kepuasan kerja pegawai. Sehubungan itu, aplikasi ini menyediakan cadangan pelaksanaan yang berkaitan dengan aspek psikologi dalam pembangunan kendiri. Ia dapat menerapkan kemahiran mengurus isu dan masalah psikologi di tempat kerja seperti pengurusan emosi, stress, perubahan sikap dan set minda,
7 PO.3.1.1 perhubungan individu, peningkatan motivasi dan lain-lain. Aplikasi ini boleh digunakan kepada semua pegawai dari yang baru dilantik sehingga bersara (rujuk Lampiran PO.3.1.1(D)); iii. Aplikasi penyelidikan psikologi – bertujuan mengkaji permasalahan penjawat awam di tempat kerja seperti faktor-faktor pencetus, penghalang motivasi, interaksi antara manusia dengan peralatan dan sistem kerja (ergonomik). Seterusnya ia dapat menyediakan input dan maklumat yang boleh digunakan untuk penambahbaikan pengurusan sumber manusia di dalam perkhidmatan awam (rujuk Lampiran PO.3.1.1(E)); dan iv. Aplikasi psikologi dalam intervensi – bertujuan membangun dan membantu pegawai mengurus masalah secara lebih berkesan melalui Program Pengupayaan Kendiri yang mengandungi aktiviti kaunseling, pementoran dan pembimbing rakan sekerja (rujuk Lampiran PO.3.1.1(F)). Pelaksanaan Panduan Aplikasi Psikologi 7. Aplikasi ini boleh dijadikan panduan dalam usaha meningkatkan kecekapan pengurusan sumber manusia di kementerian dan jabatan kerajaan. Jabatan ini akan memberikan khidmat nasihat dan kepakaran berhubung pelaksanaannya. Pertanyaan 8. Sebarang pertanyaan berkaitan dengan Ceraian ini, hendaklah dirujuk kepada: Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Jabatan Perkhidmatan Awam Bahagian Pengurusan Psikologi Aras 3, Blok C3, Kompleks C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 PUTRAJAYA Tel : 03-8885 5212/ 5206 Faks : 03-8881 0573 E-mel : dasar.bpps@jpa.gov.my
8 PO.3.1.1 PEMBATALAN 9. Dengan berkuatkuasanya Ceraian ini, maka Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 18 Tahun 2005: Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam adalah dibatalkan. PEMAKAIAN 10. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, Ceraian ini pada keseluruhannya dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan. KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
1-1 Aplikasi Penyelidikan Psikologi LAMPIRAN PO.3.1.1(A) Pencegahan Pembangunan Pemulihan TAHAP Pemilihan Penempatan Pra -persaraan PENDEKATAN Aplikasi Psikologi dalam Intervensi Persaraan KAEDAH PELAKSANAAN Aplikasi Psikologi Dalam Pembangunan Personel Pengurusan Prestasi dan Kompetensi Aplikasi Psikologi Dalam Penilaian Personel
2-1 LAMPIRAN PO.3.1.1(B) Rajah 1: Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam 1. PENILAIAN 2. PEMBANGUNAN 4. INTERVENSI FAEDAH PSM Ujian psikologi Temuduga berstruktur/situasi Pusat penilaian dan pembangunan Program psikologi Input psikologi dalam latihan Diagnosis individu dan organisasi Kaunseling Pementoran Pembimbing Rakan Sekerja Pengukuhan Fungsi PSM Maklumat dan merancang PSM Profil psikologi Laluan kerjaya Pembangunan modal insan ● Pemilihan ● Kepimpinan ● Pengurusan prestasi ● Penempatan ● Personaliti ● Disiplin ● Kerjaya/ Kenaikan Pangkat ● Integriti/ nilai ● Kerjaya ● Persaraan ● Pembangunan modal insan ● Masalah psikologi 3. PENYELIDIKAN Kajian Jangkaan/ Tindakan/ Impak Persepsi Penyesuaian diri AKTIVITI APLIKASI
3-1 LAMPIRAN PO.3.1.1(C) APLIKASI PSIKOLOGI DALAM PENILAIAN PERSONEL PENGENALAN 1. Aplikasi ini dapat membantu pengurus sumber manusia memahami personaliti, sifat semula jadi (temperament), sikap, kemahiran, kebolehan dan nilai yang ada pada pegawai. Ia membantu pengurus sumber manusia membuat keputusan dalam aspek penilaian semasa; i. proses pemilihan; ii. penempatan pekerja; iii. pengurusan prestasi dan pembangunan kompetensi; dan iv. prapersaraan MATLAMAT 2. Penggunaan instrumen psikologi adalah untuk: i. mendapatkan maklumat tentang kebijaksanaan, kebolehan, kecenderungan, pencapaian, sikap, nilai, minat, personaliti dan emosi untuk tujuan pengurusan personel demi faedah pegawai dan organisasi; ii. memasti dan menentukan pemilihan pegawai yang sesuai dari segi personaliti, sikap, minat dan nilai dengan jawatan yang hendak diisi; iii. memudahkan proses pemilihan dan penempatan yang melibatkan calon yang ramai untuk sesuatu kumpulan jawatan; iv. membantu panel temu duga memilih calon yang sesuai dengan sesuatu jawatan berdasarkan keputusan ujian yang telah dilaksanakan;
3-2 v. mengenal pasti kekuatan dan kelemahan pegawai dari segi personaliti, sikap, kemahiran dan kebolehan; vi. menempatkan seseorang pegawai bersesuaian dengan personaliti, kebolehan dan minat yang dimiliki; vii. membantu ketua jabatan merancang pembangunan dan kemajuan kerjaya pegawai dalam aspek penempatan, pengurusan kendiri dan keperluan latihan; viii. membantu pegawai mengenal pasti potensi, kekuatan dan kelemahan serta peluang untuk memajukan diri; dan ix. membantu bakal pesara mengenal pasti kecenderungan dan minat bagi tujuan persediaan persaraan. PELAKSANAAN APLIKASI PSIKOLOGI 3. Terdapat dua aktiviti umum yang perlu dilaksanakan dalam mengendalikan instrumen psikologi iaitu ujian psikologi dan urusan temuduga berstruktur. 3.1. Ujian Psikologi i. mengenal pasti tujuan ujian ditadbirkan untuk proses pemilihan, penempatan, pengurusan prestasi diri, pembangunan kompetensi atau prapersaraan. ii. mendapat atau menyediakan maklumat untuk tujuan penyesuaian pegawai dengan: a) analisis tugas – menjelaskan peranan sesuatu jawatan yang mengandungi deskripsi dan spesifikasi tugas, prosedur serta tanggungjawab; b) deskripsi tugas menjelaskan tanggungjawab yang harus dilaksanakan serta piawaian yang perlu dicapai bagi sesuatu jawatan; dan
3-3 c) spesifikasi tugas menjelaskan kebolehan, kemahiran, pengetahuan dan sikap yang perlu ada pada pegawai yang menjawat jawatan tersebut. iii. mengenal pasti aspek psikologi seperti minat, sikap, personaliti dan sifat semula jadi (temperament) yang bersesuaian dengan keperluan jawatan. iv. mengenal pasti atau memilih ujian yang sesuai dengan spesifikasi jawatan berkenaan. v. mentadbir ujian psikologi secara individu atau berkumpulan. vi. membuat pemarkahan, menganalisa dan menginterpretasi keputusan ujian psikologi. vii. menyediakan laporan ujian psikologi untuk setiap calon dan menyerahkannya kepada pihak pengurusan. viii. menyimpan rekod dalam fail peribadi pegawai. 3.2. Urusan Temu Duga Berstruktur Temu duga berstruktur merupakan salah satu proses pemilihan calon yang memiliki kompetensi dan sesuai dengan jawatan yang hendak diisi. Semasa temu duga terdapat perlakuan-perlakuan yang boleh digunakan sebagai peramal untuk menilai kesesuaian calon. Dalam proses tersebut, antara tindakan yang boleh dilakukan ialah: i. menyediakan soalan temu duga yang sesuai bagi memahami minat, personaliti, tingkah laku, kebolehan dan kemahiran calon; ii. mengenal pasti soalan-soalan yang dapat mencungkil (probing) ciri-ciri calon yang sesuai; iii. menyediakan soalan berbentuk situasi atau berasaskan sesuatu kejadian (critical incident);
3-4 iv. menyediakan senarai semak aspek psikologi seperti personaliti, sikap dan persepsi kendiri calon untuk digunakan semasa melakukan pemerhatian dalam sesi temuduga; v. menyelaraskan soalan dengan keperluan jawatan seperti yang dinyatakan dalam analisis tugas; dan vi. menyerahkan soalan dan kaedah pemarkahan kepada pengurus sumber manusia atau panel penemuduga.
4-1 LAMPIRAN PO.3.1.1(D) APLIKASI PSIKOLOGI DALAM PEMBANGUNAN PERSONEL PENGENALAN 1. Sepanjang tempoh perkhidmatan, pegawai akan menghadapi pelbagai perubahan dalam tugas dan kerjayanya. Untuk menghadapi perubahan tersebut mereka perlu mempunyai emosi yang stabil, memiliki nilai dan etika kerja serta sikap yang positif. Sehubungan itu, aplikasi psikologi dalam pembangunan personel menyediakan input khidmat runding dan cadangan pelaksanaan yang berkaitan dengan aspek psikologi dalam pembangunan diri. Ia dapat menerapkan kemahiran mengurus isu dan masalah psikologi di tempat kerja seperti pengurusan emosi, stress, perubahan sikap dan set minda, perhubungan individu, peningkatan motivasi dan lain-lain. Aplikasi ini boleh digunakan kepada semua pegawai dari yang baru dilantik sehingga bersara. MATLAMAT 2. Aplikasi psikologi dalam pembangunan personel merangkumi elemen sumber manusia, persekitaran, peralatan dan budaya organisasi bertujuan untuk meningkatkan motivasi dan kepuasan di tempat kerja. Ia secara tidak langsung meningkatkan produktiviti dan komitmen terhadap kerja serta organisasi. PELAKSANAAN APLIKASI PSIKOLOGI 3. Pembangunan personel merupakan proses peningkatan kebolehan, kemahiran, pengetahuan dan sikap di kalangan pegawai selaras dengan kemajuan dan perubahan dalam organisasi. Berikut merupakan tatacara yang perlu dilaksanakan iaitu; i. mengenal pasti isu dan masalah yang wujud di kalangan warga organisasi. ii. mengenal pasti punca yang menyebabkan masalah berlaku seperti kurang keyakinan diri, stres dan kurang kemahiran interpersonal dalam perhubungan dengan pelanggan.
4-2 iii. memilih atau mengenal pasti program yang boleh dilakukan seperti program pengurusan kendiri dan program kemahiran pengurusan stres. iv. merangka dan menyediakan modul bersesuaian untuk mengadakan program yang dicadangkan. v. mendapatkan kelulusan untuk mengadakan program daripada pihak pengurusan. vi. membuat persiapan program yang dicadangkan. vii. memberi input semasa program atau mendapatkan khidmat kepakaran dari agensi lain. viii. menyedia dan mengemukakan laporan keberkesanan program kepada pihak pengurusan.
5-1 LAMPIRAN PO.3.1.1(E) APLIKASI PENYELIDIKAN PSIKOLOGI PENGENALAN 1. Sesuatu isu yang menyebabkan berlaku perubahan suasana di tempat kerja memerlukan penyelidikan. Penyelidikan yang dijalankan akan dapat memberi maklumat tentang punca dan kaitan dengan isu yang dikaji secara lebih komprehensif. MATLAMAT 2. Aplikasi penyelidikan psikologi bertujuan untuk mendapatkan maklumat yang boleh dipercayai bagi membantu pihak pengurusan membuat keputusan. Maklumat yang diperoleh dapat membantu usaha penambahbaikan berhubung isu-isu psikologi di tempat kerja seperti motivasi kerja yang rendah, tahap stres yang tinggi, sering lewat dan ponteng kerja. Melalui kajian yang dilaksanakan, pihak pengurusan dapat mengetahui dan memahami keadaan semasa, mengenal pasti punca masalah, langkah yang boleh diambil dan mewujudkan dasar atau program yang bersesuaian. PELAKSANAAN APLIKASI PSIKOLOGI 3. Penyelidikan psikologi merupakan proses sistematik bagi mendapatkan maklumat berhubung isu-isu psikologi di dalam organisasi. Berikut merupakan tatacara yang perlu dilaksanakan iaitu: i. mengenal pasti isu psikologi yang ingin dikaji dan membuat hipotesis kajian; ii. mengenal pasti atau membangunkan instrumen yang sesuai dengan mengambil kira kesahan dan kebolehpercayaan; iii. melaksanakan kajian, membuat analisis data dan menyediakan laporan; dan iv. mengemukakan laporan kajian dan syor kepada pihak pengurusan.
5-2 4. Isu-isu psikologi dalam organisasi yang boleh dikaji adalah seperti berikut: i. Urusan pemilihan Keberkesanan kaedah pemilihan pekerja terhadap komitmen pegawai dalam perkhidmatan awam ii. Penempatan pegawai Kesesuaian penempatan pegawai terhadap prestasi kerja iii. Pengurusan prestasi dan kompetensi Faktor penghalang motivasi di tempat kerja Punca konflik di tempat kerja Faktor-faktor peningkatan kepuasan dan komitmen kerja Faktor-faktor penyebab pegawai bermasalah Faktor hubungan antara manusia dan mesin di tempat kerja Cara gaya kepimpinan Persepsi penjawat awam terhadap organisasi iv. Prapersaraan Kesan prapersaraan di kalangan penjawat awam
6-1 LAMPIRAN PO.3.1.1(F) APLIKASI PSIKOLOGI DALAM INTERVENSI PENGENALAN 1. Aplikasi psikologi dalam intervensi adalah langkah-langkah yang dilakukan dalam mewujudkan perubahan yang positif kepada pegawai melalui aktiviti kaunseling, pembimbing rakan sekerja dan pementoran. Sehubungan itu, Program Pengupayaan Kendiri (PPK) telah diwujudkan bagi mempertingkatkan kecemerlangan diri pegawai serta mengendali pegawai berprestasi rendah dan bermasalah. Program ini mengambil kira elemen emosi, tingkah laku dan kognitif seseorang pegawai. Ia juga merangkumi aspek penilaian, bimbingan, khidmat nasihat, sokongan dan penambahbaikkan kepada pegawai itu sendiri. Sehubungan itu, semua aspek berkaitan keperluan kemanusiaan digabung bagi meningkatkan keupayaan pegawai. MATLAMAT 2. Aplikasi psikologi dalam intervensi melalui PPK bertujuan untuk mewujudkan satu kaedah pengurusan yang bersepadu dan tersusun kepada pegawai yang memerlukan bantuan dan bimbingan. Di samping itu, ia dapat mengenal pasti permasalahan di peringkat awal, memantau keupayaan kendiri dan membantu pegawai menanganinya. Ia juga membantu pegawai mempertingkatkan kemampuan diri agar pegawai boleh memberikan perkhidmatan yang cemerlang kepada pelanggan dan organisasi. PROGRAM PENGUPAYAAN KENDIRI 3. Di bawah PPK terdapat empat (4) program utama iaitu: i. Program Penilaian Pekerja Program Penilaian Pekerja bertujuan untuk mengenal pasti pegawai yang berkemungkinan perlu dibantu bagi meningkatkan prestasi dan mengendalikan masalah. Ia dilaksanakan dengan menggunakan simptom dan indikator yang sedia ada di agensi seperti maklumat kehadiran, laporan penilaian prestasi tahunan, maklumat cuti, maklumat lantikan dan maklumat persaraan. Program ini juga merangkumi analisis keperluan rawatan dan latihan.
6-2 ii. Program Pementoran Program ini merupakan satu pendekatan untuk memberi bimbingan, sokongan dan bantuan secara profesional oleh mentor (terlatih, berkemahiran dan beretika) bagi pembangunan diri mentee (pegawai yang memerlukan bimbingan). Ia dilaksanakan bagi tujuan memantapkan tahap kecekapan pegawai di samping membantu mengatasi kebimbangan disebabkan kurang keyakinan dan pengetahuan dalam melaksanakan tugas. Melalui program ini, ilmu dan kemahiran dapat dikongsi bersama. Di samping itu, secara tidak langsung mereka yang berpengalaman dan terlatih diberi pengiktirafan sebagai mentor. iii. Program Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam (AKRAB) Program ini berkonsepkan rakan membantu rakan dengan memupuk semangat berpasukan, keakraban, keharmonian dan saling menghormati potensi masingmasing. Ia juga merupakan pembentukan kelompok sokongan kepada pegawai yang dikenal pasti di bawah Program Penilaian Pekerja dan diketuai fasilitator yang telah dilatih untuk mengendalikan program ini. iv. Program Kaunseling Program ini memberi perkhidmatan kaunseling untuk membantu mempertingkatkan potensi diri individu. Di samping itu, meneroka halangan yang terdapat dalam diri individu daripada memberikan sumbangan yang bermakna dan cemerlang. Seterusnya, ia berperanan membantu individu menghadapi permasalahan dalam pekerjaan dan kehidupan harian. PELAKSANAAN APLIKASI PSIKOLOGI 4. Pelaksanaan aplikasi psikologi dalam intervensi melalui PPK melibatkan empat program utama iaitu Program Penilaian Pekerja, Pementoran, Pembimbing Rakan Sekerja dan Kaunseling. Berikut merupakan tatacara yang perlu dilaksanakan iaitu: i. mengenal pasti pegawai yang berkemungkinan memerlukan bantuan, berprestasi rendah dan bermasalah;
6-3 ii. mendaftarkan pegawai yang dikenal pasti ke dalam sistem (HRMIS) atau kaedah secara manual yang ditetapkan dari semasa ke semasa; iii. menganalisis keperluan rawatan dan latihan kepada pegawai yang dikenal pasti; iv. meminta pegawai mengikuti program yang ditentukan (Program Pementoran, Pembimbing Rakan Sekerja atau Kaunseling); v. memantau perkembangan dan kemajuan yang dicapai oleh pegawai; vi. mengemukakan laporan dan cadangan tindakan susulan kepada Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM); dan vii. mengemukakan maklumat pegawai yang terlibat dalam PPK kepada BPPs, JPA mengikut kaedah (borang atau atas talian) dan tempoh masa yang ditetapkan dari semasa ke semasa. 5. Maklumat lanjut mengenai pelaksanaan aplikasi psikologi dalam intervensi hendaklah dirujuk dalam Garis Panduan Program Pengupayaan Kendiri (PPK) Lampiran PO.3.1.1(G) dan Garis Panduan Pengurusan Intervensi Bersepadu Lampiran PO.3.1.1(H).
7-0 LAMPIRAN PO.3.1.1(G) GARIS PANDUAN PROGRAM PENGUPAYAAN KENDIRI JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
7-1 BAHAGIAN 1 PENDAHULUAN Tujuan 1.1 Panduan ini bertujuan untuk menyelaras dan menyeragaman prosedur tindakan dalam mengurus sumber manusia bagi membangun potensi dan mempertingkatkan kecemerlangan dan prestasi pegawai awam termasuk mengendalikan pegawai berprestasi sederhana dan bermasalah di agensi awam. Definisi 1.2 Dalam panduan ini: “Agensi” atau “agensi awam” bermaksud Kementerian, Jabatan Kerajaan (Persekutuan dan Negeri), Pihak Berkuasa Berkanun (Persekutuan dan Negeri) atau Pihak Berkuasa Tempatan; “Pegawai Psikologi” bermaksud pegawai yang dilantik mengikut Skim Perkhidmatan Pegawai Psikologi “Ketua Jabatan” bermaksud pegawai yang mengetuai sesebuah agensi di peringkat Ibu pejabat iaitu Ketua Setiausaha, Ketua Pengarah, Ketua Perkhidmatan atau mana-mana pegawai yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (KPPA) sebagai Ketua Jabatan; “Pegawai” bermaksud pegawai yang sedang berkhidmat di agensi awam; “Pegawai bermasalah” bermaksud pegawai yang menunjukkan sikap, pemikiran dan tingkah laku yang boleh menimbulkan masalah kepada ketua, rakan sekerja, pegawai bawahan dan lain-lain individu apabila berurusan dengannya. Sikap dan perlakuan tersebut menjejaskan imej, kualiti dan prestasi organisasi; “Pegawai berprestasi rendah” bermaksud Pegawai yang memperoleh markah kurang daripada 60% dalam Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) bagi tahun yang dinilai;
7-2 “Pegawai berprestasi sederhana” bermaksud pegawai yang mendapat markah 60% - 84.9% dalam Laporan Nilai Prestasi Tahunan (LNPT) bagi tahun yang dinilai; “Perkhidmatan awam” bermaksud perkhidmatan awam yang tersenarai dalam perkara 132 (1) Perlembagaan Persekutuan, perkhidmatan Pihak Berkuasa Berkanun (Persekutuan dan Negeri) dan perkhidmatan Pihak Berkuasa Tempatan; dan “Penyelaras/ Urus setia” bermaksud pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan masing-masing untuk menyelaras pelaksanaan dan pemantauan maklumat/data Program Pengupayaan Kendiri. Latar belakang 1.3 Pengurusan Sumber Manusia adalah penting dalam sesebuah organisasi. Ketua Jabatan bertanggungjawab menguruskan sumber manusia secara sistematik dan berkesan melalui peningkatan pengetahuan, kemahiran dan motivasi pegawai. 1.4 Permasalahan yang dihadapi oleh pegawai biasanya akan menjejaskan kualiti hidup dan seterusnya memberikan kesan kepada prestasi dan penghasilan kerja. Mereka perlu dibantu agar dapat mengurus dan mempertingkatkan potensi diri serta memberikan sumbangan yang berkesan kepada organisasi. 1.5 Bagi membolehkan usaha membantu dilaksanakan secara berterusan, Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam (PO.3.1.1) telah menggariskan agar semua Kementerian dan Jabatan melaksanakan aplikasi Psikologi dalam memperkasa modal insan organisasi secara optimum merangkumi fasa praperkhidmatan, dalam perkhidmatan dan pasca perkhidmatan. Ia dilaksanakan melalui tiga (3) pendekatan utama iaitu pembangunan, pencegahan dan pemulihan. 1.6 Manakala bagi pegawai yang berprestasi rendah atau ditunjukkan dengan markah prestasi di bawah 60 peratus dalam Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) maka pegawai perlu dikendalikan berdasarkan Panduan Pelaksanaan Dasar Pemisah (Exit Policy) Bagi Pegawai yang Berprestasi Rendah Dalam Perkhidmatan Awam (Rujuk; Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2015).
7-3 1.7 Sehubungan itu, Program Pengupayaan Kendiri (PPK) merupakan satu kaedah dalam mengurus sumber manusia bagi memperingkatkan kecemerlangan diri pegawai terutamanya mereka yang berprestasi sederhana dan menghadapi cabaran kehidupan yang menyebabkan mereka bermasalah. 1.8 Tindakan ini merupakan sokongan kepada fungsi dan kuasa Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) khususnya dalam mengesyorkan perkhidmatan bimbingan dan kaunseling untuk memperbaiki dan mempertingkatkan motivasi Pegawai. Perkara ini dinyatakan dalam Lampiran A2, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 berhubung Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia.
7-4 Bahagian II Program Pengupayaan Kendiri Pengenalan 2.1 Program Pengupayaan Kendiri (PPK) merupakan pelengkap kepada Program Pengurusan Sumber Manusia. Ia bertujuan mempertingkatkan kecemerlangan diri pegawai terutamanya pegawai berprestasi sederhana dan bermasalah di agensi. 2.2 Program ini merupakan teras kepada usaha melahirkan pegawai yang mampu berdikari, berhemah, berdedikasi, berdaya saing, profesional dan cemerlang dalam melaksanakan pekerjaannya. Program ini tidak hanya memfokus kepada pegawai yang mempunyai masalah prestasi dan bermasalah sahaja tetapi ia lebih bersifat membangun dan memperkasa keupayaan diri pegawai. Di samping itu, ia menekankan nilai-nilai kemanusiaan diri dan persekitaran pegawai itu sendiri. 2.3 Organisasi yang mantap dan cemerlang mempunyai warga kerja yang produktif, sebaliknya warga kerja yang tidak produktif akan menjejaskan kecemerlangan organisasi. Justeru, aplikasi pendekatan ini akan menjurus ke arah pembentukan sebuah organisasi yang efisien dan cemerlang. Latar belakang 2.4. Selaras dengan hasrat kerajaan yang mengutamakan pembangunan modal insan, aplikasi psikologi dalam intervensi melalui PPK bertujuan membentuk dan memperkembangkan keupayaan diri pegawai. Ia melibatkan penggembelengan tenaga semua pihak daripada Pengurusan atasan hingga peringkat kumpulan pelaksana bagi membangun pegawai yang berdaya maju, sihat mental dan fizikal serta berprestasi tinggi. 2.5. Program ini merupakan satu kaedah Pengurusan Sumber Manusia yang mengambil kira aspek penilaian, bimbingan, khidmat nasihat, sokongan dan penambahbaikan kepada pegawai itu sendiri. Selaras dengan itu, kesemua aspek berkaitan keperluan kemanusiaan digabung bagi meningkatkan keupayaan pegawai seterusnya menyumbang ke arah penghasilan kerja yang berkualiti cemerlang.
7-5 2.6. Program ini menjurus kepada pemahaman bahawa seseorang pekerja adalah satu entiti yang berkembang, memerlukan bantuan dan bimbingan untuk terus maju. Selain itu, ia membolehkan pegawai berkongsi idea, melahirkan perasaan dan mendapatkan sokongan dalam menghadapi pelbagai cabaran kehidupan seharian. 2.7. Kesinambungan daripada itu, program ini merupakan sokongan dan pelengkap kepada pelaksanaan pelbagai program sedia ada dibawah pengurusan dan pembangunan sumber manusia dalam perkhidmatan awam. Objektif program 2.8 Objektif PPK adalah untuk; i. Mewujudkan satu kaedah pengurusan yang bersepadu dan tersusun kepada pegawai yang memerlukan bantuan/bimbingan; ii. Mengenal pasti permasalahan di peringkat awal dan membantu pegawai menanganinya; iii. Mengesan dan memantau keupayaan kendiri pegawai; iv. Membantu pegawai mempertingkatkan kemampuan diri ke arah memberikan sumbangan berkesan dan cemerlang kepada organisasi; dan v. Mewujudkan kelompok sokongan kepada pegawai yang bermasalah. Punca, kesan dan kaedah Pengurusan PPK 2.9 Pelbagai faktor yang menjadi punca permasalahan yang dihadapi oleh pegawai seperti masalah kesihatan, peribadi dan persekitaran kerja memberi kesan kepada prestasi seseorang pegawai. Ia boleh mengakibatkan seseorang pegawai berhadapan dengan masalah disiplin, interpersonal, prestasi, produktiviti dan kualiti kerja. Masalah-masalah ini menyebabkan pegawai dikategorikan sebagai berprestasi rendah, bermasalah atau psikopatik yang memerlukan strategi dan rawatan yang berbeza. Hubungan antara punca, kesan dan kaedah pengurusan PPK seperti di rajah 1.
7-6 Rajah 1: Punca, Kesan dan Kaedah Pengurusan Program Pengupayaan Kendiri Program utama PPK 2.10 PPK merupakan satu program bersepadu yang melibatkan kerjasama semua pihak dalam organisasi. Carta alir pelaksanaan PPK dalam menguruskan pegawai boleh dirujuk seperti di Lampiran A. Di bawah program ini terdapat empat (4) program utama iaitu: i. Program Penilaian Pekerja Program penilaian pekerja bertujuan untuk mengenal pasti pegawai yang berkemungkinan perlu dibantu bagi meningkatkan prestasi dan mengendalikan masalah. Ia dilaksanakan dengan menggunakan simptom dan indikator yang sedia ada di agensi seperti maklumat kehadiran, laporan penilaian prestasi tahunan, maklumat cuti, maklumat lantikan dan sebagainya. Program ini juga merangkumi analisis keperluan rawatan dan latihan (rujuk Lampiran B). ii. Program Pementoran Program ini merupakan satu pendekatan untuk memberi bimbingan, sokongan dan bantuan secara profesional oleh mentor (pegawai yang berpengalaman, terlatih dan beretika) bagi pembangunan diri mentee (pegawai yang memerlukan bimbingan). Ia dilaksanakan bagi tujuan memantapkan tahap kecekapan pegawai di samping membantu mengatasi kebimbangan disebabkan kekurangan keyakinan dan pengetahuan dalam melaksanakan tugas. Melalui program ini, ilmu dan kemahiran dapat dikongsi bersama. Di samping itu, secara tidak langsung mereka yang berpengalaman dan terlatih diberi pengikhtirafan sebagai mentor (rujuk Lampiran C). Faktor Penyebab (Contoh) Peribadi • Kewangan • Perkahwinan • Percintaan • Keluarga • Jenayah Kesihatan • Sakit Jantung • Kencing Manis • Kanser Persekitaran • Rakan Sekerja • Interpersonal • Tidak Selesa Kesan (Contoh) Perkhidmatan • Lewat Hadir • Kualiti Kerja Menurun • Ponteng Kerja • Kurang Komitmen • Tatatertib • Kesilapan/ Cuai • Imej Perkhidmatan Masalah (Contoh) Prestasi • Kualiti Kerja Rendah • Tidak Cekap • Motivasi Rendah • Malas Bermasalah • Didiplin • Melawan • Menghilang Psikopatik • Gangguan Mental Strategi Program Penilaian Pekerja Program Pementoran Program Pembimbiing Rakan Sekerja Program Kaunseling
7-7 iii. Program Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam (AKRAB) Program ini berkonsepkan rakan membantu rakan dengan memupuk semangat berpasukan, keakraban, keharmonian dan saling menghormati potensi masing-masing. Ia juga merupakan pembentukan kelompok sokongan kepada pegawai yang dikenalpasti di bawah program penilaian pekerja dan diketuai fasilitator/AKRAB yang telah dilatih, untuk mengendalikan program ini (rujuk Lampiran D). iv. Program Kaunseling Program ini dilaksanakan dengan memberi perkhidmatan kaunseling untuk membantu mempertingkatkan potensi diri individu, di samping meneroka halangan yang terdapat dalam diri individu daripada memberikan sumbangan yang bermakna dan cemerlang. Seterusnya, ia berperanan membantu individu menghadapi permasalahan dalam pekerjaan dan kehidupan seharian (rujuk Lampiran E).
7-8 Bahagian III Peranan Ketua Jabatan Pengenalan 3.1 Ketua Jabatan berperanan menggembeleng sumber di bawah kawalannya iaitu sumber manusia, kewangan, peralatan dan teknologi secara optimum untuk mencapai objektif organisasi. Selaras dengan objektif yang ditetapkan bagi memastikan kelicinan pelaksanaan aktiviti Program Pengupayaan Kendiri (PPK) fungsinya akan diletakkan di bawah Panel Pembangunan Sumber Manusia. Peranan Ketua jabatan 3.2 Sehubungan itu, Ketua Jabatan melalui Panel Pembangunan Sumber Manusia dikehendaki: i. Menentukan pelaksanaan PPK; ii. Menentukan Bahagian/Cawangan/Unit Psikologi Kaunseling yang terdapat di kementerian/jabatan sebagai urus setia PPK. Bagi kementerian/jabatan yang tidak mempunyai Bahagian/Cawangan/Unit Psikologi Kaunseling maka Bahagian/Cawangan/Unit yang bersesuaian boleh ditentukan sebagai Urus Setia PPK; iii. Menyedia dan menyelaras latihan yang ditetapkan kepada pegawai yang terlibat dalam pelaksanaan aktiviti PPK; dan iv. Memastikan tugas pelaksanaan PPK dimasukkan ke dalam senarai tugas dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) pegawai berkenaan. Peranan urus setia 3.3 Fungsi dan tanggungjawab Urus Setia PPK adalah seperti berikut: i. Mengenal pasti pegawai yang berkemungkinan memerlukan bantuan, mempunyai masalah prestasi dan bermasalah; ii. Menyelia maklumat sulit pegawai yang dikenal pasti;
7-9 iii. Melaksanakan aktiviti dan program utama di bawah PPK; iv. Memantau perkembangan pegawai dari semasa ke semasa; dan v. Mengemukakan laporan pegawai yang dimasukkan ke dalam PPK kepada Bahagian Pengurusan Psikologi (BPPs) Jabatan Perkhidmatan Awam mengikut tempoh masa yang ditetapkan.
7-10 Bahagian IV Pelaksanaan Program Pengupayaan Kendiri Pengenalan 4.1 Bagi melancarkan pelaksanaan Program Pengupayaan Kendiri (PPK), tindakan yang perlu diambil ialah mengenal pasti pegawai yang sesuai untuk mengikuti program, melakukan analisis keperluan rawatan, menentukan pegawai mengikut program utama, membuat pemantauan dan mengemukakan maklumat kepada Jabatan Perkhidmatan Awam. Mengenal pasti pegawai 4.2 Ketua Jabatan dikehendaki mengenal pasti pegawai yang sesuai (berkemungkinan perlu dibantu) untuk mengikuti PPK termasuk pegawai yang mempunyai masalah prestasi kerja dan bermasalah. Proses pengenalpastian boleh dilakukan dengan melihat prestasi kerja, tingkah laku dan personaliti dengan menggunakan indikator atau simptom tingkah laku yang ditunjukan. Penjelasan terperinci adalah seperti di Lampiran B: Program Penilaian Pekerja. Pendaftaran pegawai 4.3 Setelah pegawai dikenal pasti, satu fail sulit peribadi pegawai berkenaan haruslah didaftarkan. Format minit tindakan hendaklah dikepilkan bersama di dalam fail (sila rujuk Lampiran B3) Analisis Keperluan Rawatan 4.4 Setelah didaftarkan, analisis keperluan rawatan dijalankan oleh urus setia bagi menentukan rawatan yang bersesuaian dengan isu atau permasalahan pegawai terbabit. Analisis keperluan rawatan dilaksanakan seperti yang ditunjukkan dalam Lampiran B. Penempatan pegawai mengikut program 4.5 Program Kaunseling, Pementoran dan Pembimbing Rakan Sekerja boleh berjalan serentak selepas Program Penilaian Pekerja dibuat. Sebagai contoh, program Kaunseling bertujuan untuk membantu memperbaiki kelemahan diri pegawai manakala Program
7-11 Pementoran dilaksanakan untuk memantau perkembangan pegawai. Selain itu, Program Pembimbing Rakan Sekerja boleh turut dilaksanakan untuk memberi sokongan kepada pegawai tersebut. Proses setiap program tidak terganggu oleh aktiviti program lain malah bertindak sebagai pelengkap kepada proses kerja bagi setiap program. 4.6 Sekiranya Analisis Keperluan Rawatan mendapati pegawai mempunyai isu berkaitan kemahiran dan kompetensi tugas dan perlu mengikuti latihan, maka analisis keperluan latihan akan dijalankan bagi menentukan jenis latihan yang diperlukan oleh pegawai terbabit. Sebaliknya, jika analisis keperluan rawatan mendapati pegawai memerlukan perkhidmatan kaunseling maka pegawai tersebut boleh dirujuk ke Program Kaunseling. 4.7 Pegawai yang telah menamatkan latihan akan ditempatkan ke dalam Program Pementoran dan/atau Pembimbing Rakan Sekerja Perkhidmatan Awam. Semasa mengikuti kedua-dua program ini, pegawai berkenaan boleh dirujuk ke program kaunseling sekiranya perlu. Pemantauan 4.8 Urus Setia PPK perlu membuat pemantauan dari semasa ke semasa terhadap pegawai di bawah program yang diikuti. Selepas enam (6) bulan mengikuti program, urus setia PPK perlu membuat penilaian semula ke atas kemajuan yang dicapai oleh pegawai tersebut. Cadangan tindakan susulan 4.9 Urus Setia PPK perlu mengemukakan cadangan kepada Ketua Jabatan/Panel Pembangunan Sumber Manusia agensi masing-masing berhubung tindakan selanjutnya terhadap pegawai terbabit. 4.10 Sekiranya penilaian yang dibuat menunjukkan pegawai terbabit telah mencapai prestasi seperti yang diharapkan, maka PPK ditamatkan ke atasnya. 4.11 Sekiranya tiada perkembangan positif ditunjukkan maka cadangan perlu dikemukakan kepada Panel Pembangunan Sumber Manusia untuk perakuan tindakan selanjutnya. Setelah cadangan tindakan diperakukan, maka urus setia PPK perlu mengambil tindakan susulan yang telah diputuskan.
7-12 Maklumat kepada Bahagian Pengurusan Psikologi (BPPs), Jabatan Perkhidmatan Awam 4.12 Urus Setia PPK bertanggungjawab untuk mengemukakan maklumat pegawai yang terlibat dalam PPK kepada BPPs mengikut kaedah (borang atau atas talian) dan tempoh masa yang ditetapkan dari semasa ke semasa. Maklumat ini dikemukakan bagi membolehkan BPPs memantau dan melaporkan pelaksanaan PPK dalam perkhidmatan awam. Penyelaras Maklumat/Data/Sistem 4.13 Urus Setia PPK bertanggungjawab untuk melantik seorang ahli di kalangan Urus Setia sebagai penyelaras untuk menyelaras pengumpulan, pemantauan dan penghantaran maklumat sama ada secara online melalui sistem HRMIS atau kaedah secara manual yang ditetapkan dari semasa ke semasa. Bagi agensi yang mempunyai Pegawai Psikologi/ Penolong Pegawai Psikologi, mereka mestilah dilantik sebagai penyelaras sistem. 4.14 Laporan individu hanya boleh diakses oleh penyelaras sistem dan sentiasa memastikan jaminan kerahsiaan dan keselamatan maklumat/dokumen yang dihantar dipatuhi. Penamatan Program Pengupayaan Kendiri 4.17 Urus setia PPK perlu mengemukakan laporan secara berkala kepada Ketua Jabatan masing-masing berhubung penamatan program ke atas seseorang pegawai. Selain itu, laporan juga perlu dikemukakan kepada BPPs JPA bagi tujuan pemantauan dan penilaian perlaksanaan PPK dalam perkhidmatan awam. Penutup 5.1 Pelaksanaan Program Pengupayaan Kendiri (PPK) dijangka dapat membantu agensi awam dalam menguruskan sumber manusia dan menyediakan panduan dalam menguruskan pegawai berprestasi rendah dan bermasalah dengan lebih cekap serta seragam.
7-13 5.2 Justeru, pelaksanaan program ini juga diharap dapat membantu pegawai awam mempertingkatkan prestasi kerja dan meneruskan kecemerlangan dalam memastikan penyampaian perkhidmatan yang berkualiti. 5.3 PPK juga membolehkan penyelarasan dan pengumpulan data berhubung pengurusan pegawai berprestasi rendah dan bermasalah di agensi awam dilakukan. Seterusnya, dasar yang lebih menyeluruh berhubung Pengurusan Sumber Manusia dapat diwujudkan untuk peningkatan kecekapan dan kecemerlangan perkhidmatan awam Malaysia.
7-14 LAMPIRAN A CARTA ALIR PROGRAM PENGUPAYAAN KENDIRI Mula Program Penilaian Pekerja Mentoring Kaunseling Program Pembimbing Rakan Sekerja Pemantauan Selesai PPSM TAMAT Selesai Rujukan YA (Susulan) YA (Susulan) Latihan *Sila rujuk keterangan lanjut: (a) Program Penilaian Pekerja – Rujuk Lampiran B (b) Program Pementoran – Rujuk Lampiran C (c) Program Pembimbing Rakan Sekerja Perkhidmatan Awam (AKRAB) – rujuk Lampiran D (d) Program Perkhidmatan Kaunseling – rujuk Lampiran E Penilaian Semula BELUM
7-15 LAMPIRAN B GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PROGRAM PENILAIAN PEKERJA Pengenalan 1. Panduan ini bertujuan menjelaskan prosedur pelaksanaan Program Penilaian Pekerja merangkumi prosedur pengenalpastian masalah, pelaksanaan analisis keperluan rawatan dan analisis keperluan latihan serta langkah-langkah pemantauan. 2. Secara dasarnya ia merupakan panduan kepada urus setia untuk mengambil langkah awal bagi mengenal pasti dan mengendalikan pegawai di agensi masing-masing yang berkemungkinan memerlukan bantuan dalam melahirkan pekerja yang berprestasi tinggi, cekap dan sejahtera. Tafsiran/Definisi 3. Bagi tujuan garis panduan ini: “bersara wajib” bermaksud meninggalkan atau melepaskan jawatan yang disandang sebaik mencapai umur persaraan; “cuti sakit” bermaksud cuti bergaji penuh yang diberi kerana sebab-sebab perubatan dan dengan pengemukaan sijil sakit daripada seorang pegawai perubatan kerajaan atau lain-lain doktor yang diterima; “kenaikan pangkat” bermaksud peningkatan secara hakiki dari satu gred ke satu gred yang lebih tinggi dalam skim perkhidmatan yang sama setelah diluluskan oleh Lembaga Kenaikan Pangkat; “kesalahan tatatertib” bermaksud pelanggaran mana-mana peruntukan tata kelakuan yang ditetapkan dalam peraturan pegawai awam (kelakuan dan tatatertib) (pindaan) 2002; “pelanggan” bermaksud individu yang mendapatkan perkhidmatan sama ada pelanggan dalaman atau luar;
7-16 “rekod kehadiran” bermaksud sebarang kaedah yang digunapakai untuk merekod dan mengenal pasti kehadiran pegawai di pejabat mengikut peraturan yang ditetapkan; dan “Ujian psikometrik” bermaksud satu kaedah kualitatif dan menggunakan teknik statistik yang ditadbir dengan bantuan ahli yang mahir dalam Ujian Psikologi. Latar Belakang 4. Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam telah menggariskan pelaksanaan aplikasi psikologi dalam intervensi. Ia melibatkan pelaksanaan program pengupayaan kendiri yang mengandungi empat (4) program utama iaitu Program Penilaian Pekerja, Mentoring, Pembimbing Rakan Sekerja dan Kaunseling yang bertujuan mempertingkatkan kecemerlangan diri pegawai dan membantu dalam mengendalikan pegawai-pegawai yang bermasalah. 5. Bagi melengkapkan dasar tersebut, garis panduan ini dikeluarkan sebagai panduan kepada Kementerian/Jabatan/Agensi dalam menguruskan pegawai-pegawai yang berkemungkinan perlu dibantu bagi membangunkan potensi diri serta mengurus isu-isu yang boleh menjejaskan kesejahteraan dan produktiviti kerja. Tumpuan garis panduan ini ialah kepada pelaksanaan Program Penilaian Pekerja (PPP) kerana ia menjadi maklumat asas kepada langkah-langkah pembangunan, pencegahan dan intervensi yang akan dilaksanakan. Program Penilaian Pekerja 6. Program Penilaian Pekerja (PPP) bertujuan untuk mengenal pasti pegawai yang berkemungkinan perlu dibantu bagi meningkatkan prestasi dan mengendalikan masalah yang dialami dalam kehidupan seharian. Ia merupakan langkah proaktif bagi membangunkan keupayaan modal insan ke arah kecemerlangan perkhidmatan awam masa hadapan. PPP dilaksanakan dengan menggunakan indikator yang sedia ada di agensi seperti rekod kehadiran, rekod cuti, laporan penilaian prestasi tahunan, maklumat persaraan, maklumat lantikan dan sebagainya.
7-17 7. Matlamat PPP ini adalah: i. Mengenal pasti pegawai yang berkemungkinan memerlukan bantuan melalui simptom masalah dan indikator; ii. Menentukan keperluan rawatan melalui analisis keperluan rawatan; dan iii. Menentukan keperluan latihan yang bersesuian dengan keperluan pegawai melalui Analisis keperluan latihan. Indikator Pengenalpastian Masalah 8. Pengenalpastian pegawai yang memerlukan bantuan boleh dibuat berdasarkan indikator umum yang biasanya boleh diperolehi daripada Bahagian Sumber Manusia atau Bahagian Pentadbiran agensi masing-masing. Indikator tersebut adalah: A. Indikator Tahunan i. Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) Pegawai yang mendapat markah LNPT dalam julat 60 % hingga 84.9% adalah tergolong dalam kategori pegawai berprestasi sederhana. Namun begitu, agensi boleh menentukan julat sasaran bagi kumpulan berprestasi sederhana ini pada setiap tahun bergantung kepada jumlah pegawai yang dikenalpasti. Manakala bagi pegawai yang memperoleh markah prestasi di bawah 60%, ia dikendalikan berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2015: Pelaksanaan Dasar Pemisah (Exit Policy) bagi Pegawai Yang Berprestasi Rendah dalam Perkhidmatan Awam. ii. Maklumat Persaraan Maklumat persaraan yang boleh diperolehi melalui rekod perkhidmatan pegawai dapat digunakan untuk merancang program/kursus sebagai persediaan persaraan kepada pegawai. Pegawai yang akan bersara biasanya mempunyai rasa bimbang dan tidak bersedia untuk menjalani dunia persaraan selain perasaan negatif berhubung pandangan orang lain terhadap dirinya, rasa tidak dihargai dan sebagainya yang boleh memberikan kesan kepada prestasi kerja semasa mereka. Kumpulan sasaran bagi pelaksanaan PPP adalah pegawai yang akan bersara dalam tempoh lima (5) tahun sebelum tarikh persaraan wajib.
7-18 iii. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Anugerah perkhidmatan cemerlang merupakan anugerah tahunan yang diberikan kepada pegawai sebagai mengiktiraf sumbangan dan prestasi yang membanggakan dalam pelaksanaan tugasnya. Ia merupakan satu kebanggaan kepada mereka yang menerimanya. Terdapat isu yang sering timbul apabila kecemerlangan pegawai ini tidak dapat dikekalkan. Faktor kegagalan ini dikenal pasti disebabkan oleh sikap pegawai sendiri dan penerimaan rakan-rakan sejawat yang lain. Justeru, pegawai penerima APC ini perlu terus dipastikan berada ditahap kecemerlangan selain berupaya mendorong kepada kecemerlangan seluruh warga organisasi yang terlibat. iv. Maklumat Lantikan/Penempatan Maklumat lantikan/penempatan juga boleh digunakan sebagai indikator pegawai yang berkemungkinan memerlukan bantuan. Pegawai yang baru dilantik atau ditempatkan di sesebuah organisasi biasanya mengalami masalah dalam menyesuaikan diri, melaksanakan tugas dan menangani perubahan yang berlaku pada diri dan tempat kerja. Fokus juga boleh diberikan kepada pegawai yang belum mendapatkan pengesahan lantikan walaupun telah melepasi tempoh percubaan yang ditetapkan. Mereka perlu dibantu agar dapat mempertingkatkan prestasi diri atau dihantar mengikuti kursus kemahiran kerja yang diperlukan atau kursus wajib yang perlu dipenuhi sekiranya belum berbuat demikian. v. Kenaikan Pangkat Kenaikan pangkat biasanya mewujudkan keadaan baru kepada pegawai yang terlibat. Ini kerana berlaku peningkatan dalam peranan dan tanggungjawab tugas, serta perubahan dalam tahap emosi pegawai. Kegagalan dalam melakukan penyesuaian tugas dan kelemahan dalam mengurus emosi boleh menyebabkan kesan negatif kepada pencapaian tugas dan hubungan interpersonal. Pegawai ini perlu dibantu agar dapat kemahiran kerja yang sistematik, merancang dan membuat strategi dalam melaksanakan tugas bagi jawatan baru yang disandang.
RkJQdWJsaXNoZXIy MTc1NDAy