JABATAN PERKHIDMATAN AWAM PENGURUSAN INTERVENSI BERSEPADU G A R I S P A N D U A N
Garis Panduan Pengurusan Intervensi Bersepadu
Penerbitan ini adalah daripada Bahagian Pengurusan Psikologi, Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. Hak cipta dan cetakannya adalah terpelihara. Sebarang bahagian daripada penerbitan ini boleh diterbitkan semula setelah mendapat izin bertulis daripada Bahagian ini. Hak Cipta Terpelihara 2022 ISBN 9789671990520 Diterbitkan oleh: JABATAN PERKHIDMATAN AWAM Bahagian Pengurusan Psikologi Aras 3, Blok C3, Kompleks C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 Wilayah Persekutuan Putrajaya Tel : 03-8885 5722
Alhamdulillah, bersyukur ke hadrat Ilahi atas penghasilan Garis Panduan Pengurusan Intervensi Bersepadu. Pewujudan garis panduan ini adalah bertepatan dengan senario pada hari ini bagi membantu pengurusan sumber manusia menangani peningkatan kes kesihatan mental yang semakin mendadak sejajar dengan visi Pelan Strategik Perkhidmatan Psikologi Sumber Manusia 20212025 untuk menjadikan pengurusan psikologi sumber manusia lebih inklusif dan progresif ke arah memperkasakan kesejahteraan dan penyampaian perkhidmatan awam. Ia berupaya memacu komuniti penjawat awam agar lebih tangkas, cekap dan berdaya tahan (resilient), seperti yang dihasratkan oleh YAB Perdana Menteri melalui Aspirasi Keluarga Malaysia baru-baru ini. Bagi mencapai matlamat ini, kesejahteraan psikologi hendaklah menjadi tanggungjawab dan strategi utama dalam membangunkan sumber manusia yang seimbang secara holistik. Justeru, inisiatif dan keprihatinan JPA dalam menyediakan garis panduan ini dapat memantapkan peranan dan penglibatan pelbagai pihak di pengurusan sumber manusia secara profesional dan bersepadu untuk membantu penjawat awam melalui prosedur dan kaedah pelaksanaan yang telus dan sistematik agar dapat kembali sejahtera, kekal relevan dan kalis masa hadapan terhadap apa jua tuntutan semasa, isu dan cabaran mendatang. PERUTUSAN KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM Dato' Sri Mohd Shafiq Bin Abdullah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Jabatan Perkhidmatan Awam
KANDUNGAN PERKARA Tujuan 1 Latar Belakang 1 Kerahsiaan 1 Definisi 2 Objektif 4 Kriteria Pegawai Yang Dirujuk Bagi Menjalani Intervensi 5 Pelaksanaan Pengurusan Intervensi Bersepadu 6 Peranan Pegawai Yang Bertanggungjawab 8 Proses Kerja dan Carta Alir Pelaksanaan Fasa Pengurusan Intervensi Bersepadu 17 Carta Alir Pelaksanaan Pengurusan Intervensi Bersepadu 28 Proses Kerja dan Carta Alir Pelaksanaan Pengurusan Intervensi Kesihatan 29 Proses Kerja dan Carta Alir Pelaksanaan Pengurusan Intervensi Keterhutangan 33 Proses Kerja dan Carta Alir Pelaksanaan Pengurusan Intervensi Isu Psikologi 38 Dokumen Pelaksanaan Intervensi Bersepadu 43 Senarai Semak Pengurusan Intervensi Bersepadu 44 Dokumen Sokongan 45 Lampiran A1 Borang Rujukan Intervensi 46
Borang Saringan 54 Lampiran B1 Saringan Kesihatan Fizikal 55 Lampiran B2 Saringan Kesihatan Psikologi 56 Lampiran B3 Saringan Kesihatan Mental 58 Lampiran B4 Saringan Keterhutangan 61 Lampiran B5 Profil Kewangan Individu 62 Lampiran B6 Saringan Gangguan Spiritual 66 Borang Intervensi 68 Lampiran C1 Borang Rujukan Profesional 69 Lampiran C2 Jadual 1 dan 2: Senarai Bidang Pengamal Rawatan Tradisional Dan Komplementari 70 Lampiran C3 Perakuan Termaklum 73 Lampiran C4 Ringkasan Temu Bual Pertemuan Pertama 74 Lampiran C5 Laporan Sesi/ Kemajuan 76 Lampiran C6 Slip Kehadiran Sesi Intervensi 77 Lampiran C7 Laporan Naziran 78 Lampiran C8 Laporan Ujian Psikologi 79 Lampiran C9 Laporan Intervensi Bersepadu 80 Lampiran C10 Permohonan Lanjutan Tempoh Intervensi 81 Lampiran C11 Laporan Pengurusan Relaps 82 Lampiran C12 Laporan Akhir Bimbingan 83 Lampiran C13 Borang Maklum Balas Tindakan Susulan 84 Lampiran C14 Contoh Cadangan Aktiviti Bagi Tempoh Intervensi Dijalankan 85
Borang Pemantauan 86 Lampiran D1 Buku Log Harian 87 Lampiran D2 Laporan Perkembangan Berkala 88 Lampiran D3 Laporan Akhir Pemantauan 90 Borang Penilaian Kebergunaan Pegawai 91 Lampiran E Laporan Penilaian Kebergunaan Pegawai 92 Rujukan 93 Penghargaan 94 Rajah 1 Prosedur Pengurusan Intervensi Bersepadu 7
1 BAHAGIAN I PENDAHULUAN Tujuan 1. Garis Panduan Pengurusan Intervensi Bersepadu bertujuan menjelaskan Standard Operating Procedure (SOP) dan peranan Ketua Jabatan, Pengurus Sumber Manusia, Pegawai Psikologi, Penyelia serta Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam (AKRAB) dalam pengurusan kes rujukan pegawai yang mempunyai isu di tempat kerja. Latar Belakang 2. Garis Panduan ini merupakan kesinambungan kepada Ceraian PO.3.1.1. Ia juga merupakan satu nilai tambah kepada mekanisme pengurusan kes rujukan pegawai yang seragam, sistematik dan multi-disiplin melalui pelaksanaan intervensi yang komprehensif. 3. Pegawai yang diperakukan untuk menjalani intervensi bersepadu akan melalui empat (4) fasa iaitu - a) Fasa 1 : Kenal Pasti; b) Fasa 2 : Saringan; c) Fasa 3 : Intervensi dan Pemantauan; dan d) Fasa 4 : Penilaian Kebergunaan. 4. Berdasarkan kepada penilaian keseluruhan intervensi bersepadu, pihak pengurusan sumber manusia boleh membuat keputusan secara objektif dan menentukan tindakan yang sewajarnya. Kerahsiaan 5. Maklumat yang diperolehi daripada intervensi bersepadu adalah SULIT dan tidak perlu direkodkan dalam Buku Rekod Perkhidmatan Pegawai. Bagaimanapun, sekiranya dikehendaki oleh undang-undang, pegawai perlu memberi keterangan selagi ia tidak menjejaskan perkhidmatan awam.
2 Definisi 6. Dalam Garis Panduan ini, kecuali konteksnya menghendaki maksud yang lain a) “Gangguan Spiritual” bermaksud gejala aneh atau keresahan yang tidak dapat dipastikan dengan jelas faktor penyebabnya yang juga memberi kesan ke atas fizikal, emosi dan psikologi. Ia boleh dirawat melalui rawatan perubatan (alopati) dan/ atau spiritual; b) “Intervensi” bermaksud pendekatan psikologi yang digunakan bagi membentuk perubahan positif pegawai daripada aspek kognitif, emosi dan tingkah laku. Ia boleh dilakukan secara bersemuka, atas talian (sidang video) atau apa jua platform media seperti telefon, e-mel atau messenger; c) “Intervensi Bersepadu” bermaksud kaedah pengurusan intervensi yang komprehensif untuk pelbagai permasalahan psikologi yang dikenal pasti melalui proses saringan, intervensi dan penilaian kebergunaan melibatkan pelbagai pihak (multidisiplin); d) “Kebergunaan” bermaksud perihal atau keadaan berguna seseorang pegawai yang mendatangkan faedah kepada perkhidmatan awam; e) “Kecelaruan Mental” bermaksud pegawai mengalami gangguan/ kecelaruan psikologi yang dimanifestasikan oleh kecelaruan dalam tingkah laku, mood, emosi, persepsi, kognitif (orientasi, persepsi, memori) dan ketagihan bahan sehingga menjejaskan fungsi kehidupan seharian; f) “Kesihatan Fizikal” bermaksud pegawai bebas daripada penyakit, penyakit kronik, penyakit tidak berjangkit, ketidakupayaan fizikal atau ketidakselesaan tubuh badan yang memerlukan perhatian daripada pegawai perubatan; g) “Kesihatan Psikologi” bermaksud kesejahteraan manusia yang berfungsi secara positif merangkumi keupayaan mental (kognitif, emosi, tingkah laku) dan kesejahteraan sosial untuk berhadapan dengan apa jua cabaran; h) “Keterhutangan Serius” bermaksud keadaan keterhutangan seseorang pegawai yang, setelah diambil kira jumlah potongan bulanan bagi bayaran balik hutangnya melebihi 60% daripada jumlah gaji pokok dan elaunelaun (P.U.(A) 395/1993);
3 i) “Keterhutangan Kronik atau Kritikal” bermaksud kategori keterhutangan serius seseorang pegawai berdasarkan keputusan profil kewangan; j) “Ketua Jabatan” bermaksud pegawai yang mengetuai sesebuah agensi di peringkat ibu pejabat iaitu Ketua Setiausaha, Ketua Pengarah, Ketua Perkhidmatan atau mana-mana pegawai yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (KPPA) sebagai Ketua Jabatan; k) “Pegawai” bermaksud seseorang pegawai awam yang dirujuk kepada intervensi bersepadu berdasarkan kriteria yang ditetapkan; l) “Laporan Perubatan” bermaksud laporan yang disediakan oleh Pengamal Perubatan (mengenai sesuatu masalah kesihatan dan rawatan yang diperoleh berdasarkan rekod perubatan pesakit; m) “Log Harian” bermaksud rekod/ dokumen rasmi yang diguna pakai untuk mencatat pencapaian/ pelaksanaan tugasan rasmi yang dihasilkan oleh pegawai dalam waktu bekerja; n) “Pengurus Sumber Manusia” bermaksud pegawai yang menguruskan perihal sumber manusia atau pentadbiran di sesebuah agensi di peringkat ibu pejabat, jabatan atau agensi di daerah, negeri atau persekutuan; o) “Pegawai Psikologi” bermaksud pegawai yang dilantik mengikut Skim Perkhidmatan Pegawai Psikologi seperti dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 29 Tahun 2007; p) “Pelan Rawatan” bermaksud perancangan berstruktur yang merangkumi maklumat pegawai, diagnosis, intervensi psikologi dan keberhasilan daripada kemajuan pegawai; q) “Pendekatan Psikologi” merupakan kaedah yang dilaksanakan dalam usaha untuk membangunkan modal insan yang cemerlang/ berprestasi tinggi melalui program pembangunan, pencegahan, pemulihan dan intervensi; r) “Penyelia” bermaksud pegawai yang menjalankan pemantauan terhadap tugas dan membuat penilaian prestasi ke atas pegawai sepanjang intervensi;
4 s) “Rawatan Alternatif” bermaksud perubatan tradisional atau rawatan komplementari yang diberi oleh badan pengamal yang diiktiraf oleh Kementerian Kesihatan Malaysia seperti yang diwartakan dalam P.U (A) 74 bagi tujuan pilihan rawatan yang diperlukan; t) “Relaps” bermaksud pengulangan tanda/ simptom penyakit/ permasalahan semasa / selepas tempoh pemulihan yang dialami pegawai; u) “Rujukan Profesional” bermaksud kes yang dirujuk untuk mendapatkan perkhidmatan profesional dari agensi lain yang mempunyai kepakaran atau bidang kuasa khusus seperti khidmat nasihat daripada Pegawai Hal Ehwal Islam, Bank Negara Malaysia, Pengamal Rawatan Tradisional dan Komplementari atau lain-lain rawatan berkaitan; dan v) “Tindakan Susulan” bermaksud tindakan Pegawai Psikologi menghubungi pegawai untuk mendapatkan maklumat berkenaan fungsi dan kebergunaan pegawai dalam penempatan terkini setelah tamat intervensi. OBJEKTIF 7. Garis panduan ini disediakan untuk:- a) Menyediakan prosedur intervensi psikologi yang teratur dalam mengurus kes pegawai yang dirujuk; b) Menyediakan kriteria, tatacara pentadbiran dan pengurusan kes rujukan; c) Menghasilkan laporan penilaian yang sistematik dalam memantau kebergunaan, perkembangan atau kemajuan pegawai; dan d) Sebagai sokongan dalam meningkatkan prestasi pegawai seperti yang disyorkan untuk menerima kaunseling/intervensi.
5 KRITERIA PEGAWAI YANG BOLEH DIRUJUK BAGI MENJALANI INTERVENSI 8. Pegawai yang dirujuk untuk menjalani intervensi, mempunyai salah satu atau lebih daripada kriteria berikut:- a) Mempunyai masalah psikologi seperti kognitif, tingkah laku, emosi, sikap, disiplin dan tatatertib atau apa jua isu yang boleh mencetuskan konflik di tempat kerja; b) Mempunyai masalah kesihatan fizikal, kecelaruan mental atau spiritual yang boleh menjejaskan prestasi dan keharmonian di tempat kerja; atau c) Mempunyai masalah keterhutangan kritikal atau kronik.
6 PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI BERSEPADU 9. Garis Panduan ini merangkumi 4 fasa, iaitu:- a) Fasa 1 : Kenal Pasti Proses mengenalpasti pegawai oleh Ketua Jabatan melalui Pengurus Sumber Manusia untuk dirujuk bagi mendapatkan intervensi psikologi yang disediakan oleh Pegawai Psikologi. (Rujuk Program Penilaian Pekerja dalam Ceraian PO.3.1.1 Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam). b) Fasa 2 : Saringan Proses menjalankan saringan oleh Pegawai Psikologi ke atas pegawai bagi mengenalpasti permasalahan sebelum menetapkan matlamat dan pelan intervensi yang sesuai. Walau bagaimanapun, pentadbiran saringan boleh dibantu oleh Penolong Pegawai Psikologi di bawah seliaan Pegawai Psikologi. c) Fasa 3 : Intervensi dan Pemantauan Proses menjalankan konsultasi kes, intervensi psikologi dan pemantauan yang dijalankan oleh Pegawai Psikologi dan Penyelia kepada pegawai bagi mencapai matlamat intervensi. Lanjutan tempoh intervensi bersepadu dari 1 bulan ke 3 bulan boleh dipohon jika diperlukan. d) Fasa 4 : Penilaian Kebergunaan Proses menyediakan laporan akhir pemantuan disediakan oleh penyelia, manakala laporan intervensi disediakan oleh Pegawai Psikologi. Keduadua laporan ini dikemukakan kepada Pengurus Sumber Manusia bagi tujuan penilaian kebergunaan dan tindakan yang bersesuaian. Secara umumnya, prosedur pengurusan intervensi bersepadu adalah seperti di Rajah 1.
7 4 MINGGU 3 – 6 BULAN RAJAH 1. PROSEDUR PENGURUSAN INTERVENSI BERSEPADU TEMPOH 3 MINGGU 2 MINGGU KENAL PASTI FASA 1 FASA PROSES & TINDAKAN PERANAN FASA 2 SARINGAN FASA 3 INTERVENSI & PEMANTAUAN FASA 4 PENILAIAN KEBERGUNAAN Menerima arahan menjalankan intervensi Mengenal pasti permasalahan:- o Kesihatan Fizikal o Kesihatan Psikologi o Kesihatan Mental o Keterhutangan Serius MULA DOKUMEN Menyediakan dokumen sokongan & pelantikan penyelia SARINGAN Menjalankan saringan o Kesihatan Fizikal o Kesihatan Psikologi o Kesihatan Mental o Keterhutangan o Profil Kewangan Individu o Gangguan Spiritual INTERVENSI Menjalankan intervensi psikologi o Kaunseling o Psikoterapi o Pengurusan kes rujukan PEMANTAUAN Menjalankan pemantauan o Pemadanan/penyesuaian tugasan hakiki o Buku log o Kursus Pembangunan Kendiri DOKUMEN Laporan Akhir Pemantauan Laporan Intervensi Bersepadu Laporan Akhir Bimbingan (jika berkaitan) Laporan Penilaian Kebergunaan Pegawai PENILAIAN KEBERGUNAAN Menilai kebergunaan pegawai LAPORAN KESELURUHAN Menghasilkan laporan keseluruhan TAMAT Melaksanakan keputusan Pegawai Psikologi, Penyelia & Pengurus Sumber Manusia Penyelia & Pegawai Psikologi Pegawai Psikologi Pengurus Sumber Manusia DOKUMEN Menyediakan laporan penilaian psikologi Menentukan jenis intervensi TINDAKAN SUSULAN (3 bulan selepas intervensi) Laporan Maklum Balas Tindakan Susulan DOKUMEN Laporan Perkembangan Berkala Laporan Sesi Laporan Rujukan Profesional *Lawatan naziran (jika perlu)
8 PERANAN PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB 10. Ketua Jabatan Ketua Jabatan bertanggungjawab menguruskan sumber manusia secara sistematik dan berkesan melalui peningkatan pengetahuan, kemahiran dan motivasi pegawai; dan Ketua Jabatan melalui Pengurus Sumber Manusia hendaklah mengarahkan pegawai untuk menjalani Intervensi Bersepadu jika pegawai dikenalpasti memerlukan intervensi tersebut. 11. Pengurus Sumber Manusia 11.1 Fasa 1 : Kenal Pasti a) Menerima arahan daripada Ketua Jabatan untuk melaksanakan Intervensi Bersepadu kepada pegawai dengan menyediakan dokumen sokongan berikut:- i. Borang Rujukan Intervensi (LAMPIRAN A1); ii. Borang Program Pengupayaan Kendiri (PPK01) (jika berkaitan); iii. Laporan Penilaian Prestasi Terdahulu; iv. Laporan Cuti (HRMIS) (Tiga Tahun Terkini); v. Laporan Kehadiran (jika berkaitan); vi. Deskripsi Tugas; vii. Laporan Status Kewangan (jika berkaitan); dan/atau viii. Laporan Perubatan (jika berkaitan). b) Mengeluarkan surat arahan kepada pegawai untuk menjalani Intervensi Bersepadu dalam tempoh yang telah ditetapkan; c) Melantik penyelia secara rasmi melalui surat lantikan dan menyediakan fasiliti yang sesuai untuk pelaksanaan Intervensi Bersepadu; d) Melakukan pelantikan baru jika berlakunya pertukaran penstrukturan dalam organisasi jika terdapat perubahan penyelia
9 yang bertukar kementerian atau perubahan rawatan atau pakar perubatan; dan e) Pegawai perlu dirujuk kepada Pegawai Psikologi di Kementerian/ Jabatan untuk pelaksanaan intervensi bagi agensi yang tidak mempunyai Pegawai Psikologi. 11.2 Fasa 3 : Intervensi dan Pemantauan a) Mengarahkan pegawai untuk mengemukakan salinan laporan perubatan kepada jabatan apabila dikehendaki. Kegagalan pegawai mengemukakan laporan perubatan boleh menyebabkan mereka dianggap sebagai ingkar perintah dan dikenakan tindakan tatatertib; b) Mencadangkan agar lawatan naziran pegawai di tempat kerja atau kediaman dilaksanakan bersama dengan penyelia dan Pegawai Psikologi (jika perlu); dan c) Menyediakan laporan naziran setelah mengambil kira laporan yang dikemukakan oleh penyelia dan Pegawai Psikologi. 11.3 Fasa 4 : Penilaian Kebergunaan a) Menerima laporan akhir pemantauan, intervensi dan bimbingan (jika berkaitan) daripada penyelia, pegawai psikologi dan pegawai AKRAB; b) Mendapatkan laporan penilaian penempatan daripada penyelia dan laporan tindakan susulan daripada pegawai psikologi setelah menjalani tempoh penempatan selama 3 bulan bagi menilai prestasi kerja pegawai; c) Merujuk semula pegawai yang menunjukkan pengulangan simptom (relaps) untuk menjalani pemantauan (penyelia) dan intervensi/rawatan perubatan bagi tempoh maksimum 3 bulan sahaja; d) Menyediakan Laporan Penilaian Kebergunaan Pegawai (LAMPIRAN E) berdasarkan maklumat laporan akhir yang diterima daripada pegawai yang terlibat dalam intervensi; e) Membuat keputusan penilaian kebergunaan dan mengambil tindakan yang sewajarnya; dan f) Dapatkan maklum balas daripada penyelia dan pegawai psikologi sebagai tindakan susulan bagi menilai prestasi terkini pegawai.
10 12. Pegawai Psikologi 12.1 Fasa 2 : Saringan a) Menerima rujukan daripada Pengurus Sumber Manusia; b) Menjalankan temu bual pertama dan saringan kepada pegawai dalam tempoh 2 minggu dari tarikh menerima rujukan bagi mengenal pasti permasalahan:- i. Kesihatan Fizikal; ii. Kesihatan Psikologi; iii. Kesihatan Mental; iv. Keterhutangan; v. Gangguan Spiritual (jika berkaitan); atau vi. Lain-lain permasalahan yang menjejaskan prestasi kerja atau kehidupan seharian pegawai. (Sesi temu bual dan saringan boleh berlaku secara serentak atau berlainan masa.) c) Menjalankan saringan dengan menggunakan penilaian psikologi yang bersesuaian seperti di LAMPIRAN B1-B6; d) Pegawai Psikologi boleh menggunakan pendekatan intervensi seperti berikut :- i. Kaunseling/ Psikoterapi; ii. Pengurusan Kesihatan; iii. Pengurusan Keterhutangan; iv. Pengurusan Psikologi; atau v. Intervensi yang bersesuaian. e) Mengadakan perbincangan bersama penyelia dan pegawai bagi menjelaskan matlamat yang seharusnya dicapai; dan f) Merancang pelan intervensi pegawai mengikut matlamat yang ditetapkan.
11 12.2 Fasa 3 : Intervensi dan Pemantauan a) Mengadakan sekurang-kurangnya 3 kali pertemuan kepada pegawai dalam tempoh 3 hingga 6 bulan yang ditetapkan; b) Mengadakan sesi bersama ahli keluarga pegawai (jika perlu); c) Melibatkan ahli AKRAB dalam proses bimbingan bagi membantu pelaksanaan intervensi (jika perlu); d) Menyediakan laporan kemajuan/perkembangan secara berkala tertakluk kepada bilangan sesi yang diadakan semasa tempoh intervensi dijalankan (LAMPIRAN C5); e) Menyediakan dan mengemukakan laporan naziran kepada Pengurusan Sumber Manusia (jika perlu) (LAMPIRAN C7); f) Sekiranya pegawai sedang menjalani rawatan perubatan, pegawai dinasihatkan untuk mengemukakan salinan laporan perubatan (dengan kebenaran) kepada Pengurus Sumber Manusia; g) Sekiranya pegawai enggan mengemukakan salinan laporan perubatan, pemakluman secara bertulis hendaklah dibuat kepada pihak Pengurus Sumber Manusia untuk tindakan selanjutnya; h) Sekiranya pegawai didapati memerlukan tempoh pelanjutan untuk menjalani intervensi, maka permohonan hendaklah dikemukakan kepada pihak Pengurus Sumber Manusia (LAMPIRAN C10); i) Sekiranya permohonan lanjutan dipersetujui, sesi intervensi akan diteruskan berdasarkan kepada tempoh masa yang diluluskan; j) Sekiranya permohonan lanjutan tidak dipersetujui, sesi intervensi akan ditamatkan dan laporan intervensi hendaklah dikemukakan kepada pihak Pengurus Sumber Manusia; k) Sekiranya terdapat keperluan untuk merujuk pegawai kepada pihak ketiga (rujukan profesional), kriteria yang boleh dipertimbangkan adalah seperti berikut:- Permasalahan Kesihatan i. Pengulangan simptom (relaps); ii. Kemerosotan fungsi fisiologi/ kognitif/ emosi yang mendadak;
12 iii. Masalah gangguan spiritual yang memerlukan rawatan alternatif daripada Pengamal Perubatan Tradisional dan Komplementari seperti dalam senarai Jadual 1 dan 2 di LAMPIRAN C2; atau iv. Lain-lain yang berkaitan. Permasalahan Kewangan Mempunyai profil kewangan berstatus kronik atau kritikal (LAMPIRAN B5) yang memerlukan intervensi bantuan kewangan seperti Bank Negara Melaysia (BNM) dan agensi yang berkaitan. Manakala bagi pegawai yang memerlukan bantuan kewangan segera, mereka boleh mendapatkan perkhidmatan daripada agensi seperti Pusat Zakat, Baitumal atau Jabatan Kebajikan Masyarakat. l) Memantau keakuran pegawai dalam menjalani intervensi dan menyediakan laporan kemajuan pegawai secara berkala; m) Mendapatkan maklum balas daripada agensi yang dirujuk berhubung dengan status kemajuan pegawai; n) Menyediakan Laporan Intervensi Bersepadu (LAMPIRAN C9) kepada Pengurus Sumber Manusia setelah tamat tempoh intervensi; o) Membuat tindakan susulan sekurang-kurangnya sekali untuk tempoh 3 bulan selepas tamat intervensi bagi mengemaskini status kemajuan diri pegawai di tempat kerja. Mengemukakan Borang Maklum Balas Tindakan Susulan (Lampiran C13) kepada Pengurus Sumber Manusia; p) Sekiranya dalam tempoh tindakan susulan atau selepas tamat intervensi, pegawai menunjukkan pengulangan simptom (relaps), pihak Pengurus Sumber Manusia hendaklah dimaklumkan untuk tindakan selanjutnya. Sekiranya perlu, pegawai boleh dicadangkan untuk menjalani intervensi semula tidak melebihi dari 3 bulan; dan q) Menyedia dan mengemukakan Laporan Pengurusan Relaps (LAMPIRAN C11) kepada Pengurus Sumber Manusia untuk tindakan selanjutnya.
13 12.3 Fasa 4 : Penilaian Kebergunaan a) Mengemukakan Laporan Intervensi Bersepadu dalam tempoh 4 minggu selepas tamat intervensi kepada Pengurus Sumber Manusia; dan b) Mengemukakan Laporan Akhir Bimbingan yang disediakan oleh Pegawai AKRAB kepada Pengurus Sumber Manusia (jika berkaitan). 13. Penyelia Bagi tujuan pelantikan penyelia dalam fasa intervensi dan pemantauan, kriteria berikut boleh dipertimbangan:- a) Sekurang-kurangnya satu gred jawatan lebih tinggi daripada pegawai yang diselia; dan b) Penyelia boleh terdiri daripada penyelia asal atau pegawai lain yang dilantik oleh Pengurus Sumber Manusia/ Ketua Jabatan. 13.1 Fasa 3 : Intervensi dan Pemantauan Penyelia berperanan:- a) Menyelaras dan memantau tugasan pegawai mengikut gred dan jawatan hakiki serta arahan lain dari semasa ke semasa; b) Memastikan kerahsiaan maklumat pegawai semasa menjalankan penyeliaan dan penilaian; c) Mengadakan perbincangan bersama pegawai dan Pegawai Psikologi berhubung penetapan sasaran kerja dalam tempoh intervensi; d) Memantau kehadiran, pencapaian tugasan dan rekod log harian pegawai sepanjang tempoh intervensi; i. Kehadiran dan Cuti Bagi kehadiran dan cuti, penyelia perlu mengenalpasti dan memberi teguran terhadap permasalahan seperti kelewatan, ponteng dan pergerakan pegawai dan maklumat cuti pegawai (Rujuk LAMPIRAN B Program Penilaian Pekerja dalam Ceraian PO.3.1.1(G).
14 ii. Pencapaian Tugasan Memastikan pegawai melaksanakan tugasan seperti yang ditetapkan dalam deskripsi tugas hakiki. iii. Log Harian Memastikan pegawai merekodkan setiap tugasan dalam log harian dan disahkan oleh Penyelia. e) Menyediakan laporan bulanan yang merangkumi maklumat seperti prestasi, kehadiran, cuti dan keakuran rawatan pegawai (LAMPIRAN D2); f) Menyediakan Laporan Naziran (LAMPIRAN C7) sekiranya lawatan naziran diadakan (jika perlu); g) Merancang dan mencadangkan pegawai untuk menghadiri program pembangunan potensi yang bersesuaian (jika perlu); h) Sekiranya pegawai didapati memerlukan tempoh pelanjutan untuk menjalani pemantauan, maka permohonan hendaklah dikemukakan kepada pihak Pengurus Sumber Manusia (LAMPIRAN C10); i) Sekiranya permohonan lanjutan dipersetujui, sesi pemantauan akan diteruskan berdasarkan kepada tempoh masa yang diluluskan; j) Sekiranya permohonan lanjutan tidak dipersetujui, sesi pemantauan akan ditamatkan dan laporan pemantauan hendaklah dikemukakan kepada pihak Pengurus Sumber Manusia; k) Sekiranya pegawai menunjukkan pengulangan simptom dan diperakukan untuk menjalani intervensi pengulangan simptom, penyelia hendaklah menjalankan pemantauan terhadap pencapaian prestasi kerja pegawai; dan l) Menyedia dan mengemukakan Laporan Pengurusan Relaps (LAMPIRAN C11) kepada Pengurus Sumber Manusia untuk tindakan selanjutnya. 13.2 Fasa 4 : Penilaian Kebergunaan Penyelia menyediakan laporan berhubung penghasilan kerja, pengetahuan dan kemahiran, kualiti peribadi, kegiatan dan sumbangan di luar tugasan rasmi, keakuran mendapatkan rawatan serta pengambilan ubat (jika berkaitan) dalam Laporan Akhir
15 Pemantauan (LAMPIRAN D3) dan mengemukakannya kepada Pengurus Sumber Manusia setelah tamat tempoh pemantauan. 14. Rakan Pembimbing Perkhidmatan Awam (AKRAB) Sekiranya Pegawai Psikologi mendapati terdapat keperluan untuk ahli AKRAB menjalankan sesi bimbingan atau aktiviti yang bersesuaian, Pegawai Psikologi boleh memadankan ahli AKRAB yang bersesuaian untuk menjalankan sesi bimbingan kepada pegawai. 14.1 Fasa 3 : Intervensi (Bimbingan) a) Menerima rujukan daripada Pegawai Psikologi; b) Menghubungi pegawai dan menetapkan temujanji untuk sesi bimbingan; c) Mengadakan perbincangan bersama dengan Pengawai Psikologi dalam merancang sesi bimbingan (jika perlu); d) Menjalankan sesi bimbingan dalam tempoh masa yang ditetapkan; e) Melibatkan ahli keluarga pegawai dalam sesi bimbingan (jika perlu); dan f) Mengemukakan Laporan Akhir Bimbingan (LAMPIRAN C12) kepada Pegawai Psikologi. 15. Pegawai 15.1 Fasa 2 : Saringan a) Menghadiri sesi temubual bersama Pegawai Psikologi seperti yang diarahkan oleh Pengurus Sumber Manusia; dan b) Menduduki penilaian psikologi seperti mana yang dirancangkan oleh Pegawai Psikologi. 15.2 Fasa 3 : Intervensi dan Pemantauan a) Mematuhi arahan Ketua Jabatan untuk menjalani sesi intervensi. Kegagalan pegawai menjalani sesi intervensi boleh menyebabkan beliau dikenakan tindakan tatatertib seperti mana yang ditakrifkan dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 iaitu ditafsirkan ‘Ingkar Perintah’ dalam Sub-
16 Perenggan 4(2)(i) kerana ‘tidak menghadirkan diri untuk tugas rasmi’; b) Menghadiri dan memberi komitmen terhadap tugasan dan pelaporan tanpa gagal kepada Pegawai Psikologi dan Penyelia sepanjang tempoh intervensi; c) Memaklumkan kepada Pengurus Sumber Manusia sekiranya pegawai sedang menjalani rawatan perubatan dan mengemukakan salinan laporan perubatan apabila diminta berbuat demikian; dan d) Keengganan pegawai mengemukakan salinan laporan perubatan, boleh menjejaskan pertimbangan pihak Pengurusan Sumber Manusia dalam membuat keputusan terhadap perkhidmatan pegawai.
17 PROSES KERJA DAN CARTA ALIR PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI BERSEPADU
18 PROSES KERJA PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI BERSEPADU FASA 1 : KENAL PASTI BIL PROSES KERJA TINDAKAN TEMPOH 1. Terima arahan daripada Ketua Jabatan untuk melaksanakan Intervensi Bersepadu kepada pegawai. Pengurus Sumber Manusia 2 Minggu 2. Sediakan dokumen sokongan bagi pegawai untuk rujukan kepada Pegawai Psikologi: a) Borang Rujukan Intervensi (LAMPIRAN A1); b) Borang Program Pengupayaan Kendiri(PPK01) (jika berkaitan); c) Laporan Penilaian Prestasi Terdahulu; d) Laporan Cuti (HRMIS) Terdahulu; e) Laporan Kehadiran (jika berkaitan); f) Deskripsi Tugas; g) Laporan Status Kewangan (jika berkaitan); dan/atau h) Laporan Perubatan (jika berkaitan). Keluarkan surat arahan menjalani Intervensi Bersepadu kepada pegawai; Lantikan penyelia dan keluarkan surat lantikan penyelia; dan Lakukan pelantikan baru jika berlakunya pertukaran penstrukturan. Pengurus Sumber Manusia
19 CARTA ALIR PROSES PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI BERSEPADU FASA 1 : KENAL PASTI TEMPOH CARTA ALIR AKTIVITI TINDAKAN 2 Minggu Arahkan Pengurus Sumber Manusia menyelaraskan pelaksanaan Intervensi Bersepadu kepada pegawai. Ketua Jabatan Sediakan dokumen sokongan pegawai. Pengurus Sumber Manusia Keluarkan surat arahan menjalani intervensi. Pengurus Sumber Manusia Lantikan penyelia dan keluarkan surat lantikan kepada penyelia. Pengurus Sumber Manusia Serahkan dokumen kepada Pegawai Psikologi. Pengurus Sumber Manusia Sediakan fail (SULIT) Kaunseling. Pegawai Psikologi
20 PROSES KERJA PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI BERSEPADU FASA 2 : SARINGAN BIL PROSES KERJA TINDAKAN TEMPOH 1. Terima rujukan kes daripada Pengurus Sumber Manusia untuk Intervensi Bersepadu menggunakan Borang LAMPIRAN A1 dan dokumen sokongan yang lengkap. Pegawai Psikologi 3 Minggu 2. Keluarkan surat panggilan janji temu dalam tempoh 2 minggu dari tarikh menerima rujukan. Jika, pegawai gagal menghadirkan diri , ia dianggap sebagai ingkar perintah dalam sub perenggan 4(2)(i) dan boleh dikenakan tindakan tatatertib; Keluarkan surat ingkar perintah ketidakhadiran sesi intervensi bersepadu kepada pegawai yang gagal menghadiri sesi sebanyak 3 kali; dan Jelaskan kontrak dalam memberikan perkhidmatan intervensi seperti kerahsiaan, kekerapan sesi dan matlamat intervensi menggunakan Perakuan Termaklum (K002) (LAMPIRAN C3). Pegawai Psikologi 3. Jalankan temu bual pertama dan saringan kepada pegawai seperti berikut :- a) Saringan Kesihatan Fizikal (LAMPIRAN B1); b) Saringan Kesihatan Psikologi (LAMPIRAN B2); c) Saringan Kesihatan Mental (LAMPIRANB3); d) Saringan Keterhutangan (LAMPIRAN B4); e) Saringan Gangguan Spiritual (jika berkaitan) (LAMPIRAN B6); dan Pegawai Psikologi
21 f) Lain-lain permasalahan yang menjejaskan prestasi kerja atau kehidupan seharian pegawai. (Sesi temu bual dan saringan boleh berlaku secara serentak atau berlainan masa). 4. Lengkapkan maklumat yang diperoleh daripada pertemuan pertama menggunakan Ringkasan Temu Bual Pertama (K003) (LAMPIRAN C4); Laporkan keputusan saringan menggunakan Laporan Ujian Psikologi (K006) (LAMPIRAN C8); dan Tentukan jenis intervensi yang sesuai sama ada:- a) Kaunseling/ Psikoterapi; b) Pengurusan Kesihatan; c) Pengurusan Keterhutangan; d) Pengurusan Psikologi; atau e) Intervensi yang bersesuaian/ Program berkaitan (rujuk Lampiran Ceraian PO.3.1.1 (F)). Pegawai Psikologi 5. Kendalikan perbincangan kes yang merangkumi:- a) Taklimat Pengurusan Intervensi Bersepadu; b) Bincangkan matlamat pelan intervensi pegawai berdasarkan keputusan saringan yang dijalankan mengikut keutamaan permasalahan; c) Sediakan senarai tugas hakiki yang relevan untuk mengukur pencapaian pegawai; dan d) Bincangkan persediaan di tempat kerja (contohnya: lantikan penyelia yang memantau pencapaian, fasiliti di tempat kerja dan lain- lain). Pegawai Psikologi Penyelia Penyelia & Pengurus Sumber Manusia
22 CARTA ALIR PROSES PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI BERSEPADU FASA 2 : SARINGAN TEMPOH CARTA ALIR AKTIVITI TINDAKAN 3 Minggu Terima rujukan kes. Pegawai Psikologi Keluarkan surat panggilan janji temu. Pegawai Psikologi Jalankan pertemuan pertama. Pegawai Psikologi Jalankan saringan psikologi. Pegawai Psikologi Laporkan keputusan saringan. Pegawai Psikologi Tentukan jenis intervensi yang sesuai. Pegawai Psikologi Rujuk pegawai ke program berkaitan jika tidak memenuhi kriteria. Pegawai Psikologi Kendalikan perbincangan kes. Pegawai Psikologi, Penyelia & Pengurus Sumber Manusia
23 PROSES KERJA PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI BERSEPADU FASA 3 : INTERVENSI DAN PEMANTAUAN INTERVENSI 1. Jalankan intervensi kepada pegawai. a) Jalankan sekurang-kurangnya 3 kali pertemuan kepada pegawai dalam tempoh 3 hingga 6 bulan yang ditetapkan; b) Jalankan sesi bersama ahli keluarga pegawai (jika perlu); c) Libatkan ahli AKRAB dalam proses bimbingan bagi membantu pelaksanaan intervensi (jika perlu); d) Rekodkan aktiviti yang dijalankan bersama pegawai menggunakan Laporan Akhir Bimbingan (LAMPIRAN C12) dan kemukakan kepada Pegawai Psikologi; e) Laporkan kemajuan/perkembangan secara berkala tertakluk kepada bilangan sesi yang diadakan semasa tempoh intervensi dijalankan menggunakan Laporan Sesi/ Kemajuan (K004) (LAMPIRAN C5); f) Laporkan Naziran kepada Pengurusan Sumber Manusia (jika perlu) (LAMPIRAN C7); g) Dapatkan laporan perkembangan daripada pihak rujukan/ pakar (jika berkaitan); h) Tentukan keperluan lanjutan tempoh dan kemukakan permohonan lanjutan tempoh intervensi menggunakan Permohonan Lanjutan Tempoh Intervensi (LAMPIRAN C10) (jika perlu); dan i) Sediakan Laporan Pengurusan Relaps (LAMPIRAN C11) kepada Pengurus Sumber Manusia untuk tindakan selanjutnya. Pegawai Psikologi AKRAB Pegawai Psikologi Pegawai Psikologi/ Penyelia Pegawai Psikologi Pegawai Psikologi/ Penyelia Pegawai Psikologi/ 3 Bulan 3 Bulan Lanjutan (jika perlu)
24 PEMANTAUAN a) Jalankan penyelarasan dan pemantauan ke atas pegawai seperti berikut :- i. Kehadiran dan Cuti; ii. Pencapaian Tugasan; dan iii. Buku Log Harian (LAMPIRAN D1). b) Sediakan Laporan Perkembangan Berkala (LAMPIRAN D2) setiap bulan sepanjang tempoh pemantauan dan kemukakan kepada Pengurus Sumber Manusia serta maklumkan kepada Pegawai Psikologi; c) Rancang dan cadangkan pegawai untuk menghadiri program pembangunan potensi yang bersesuaian (jika perlu); dan d) Tamatkan pemantauan jika tiada lanjutan dan kemukakan Laporan Akhir Pemantauan (LAMPIRAN D3) kepada Pengurus Sumber Manusia. Penyelia 3 Bulan 3 Bulan Lanjutan (jika perlu)
25 CARTA ALIR PROSES PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI BERSEPADU FASA 3 : INTERVENSI DAN PEMANTAUAN TEMPOH CARTA ALIR AKTIVITI TINDAKAN 3 bulan Jalankan intervensi kepada pegawai. Pegawai Psikologi Jalankan pemantauan kepada pegawai. Penyelia Dapatkan Laporan Rujukan Profesional (jika berkaitan). Pegawai Psikologi 3 bulan lanjutan Sediakan surat permohonan lanjutan tempoh intervensi untuk disahkan oleh Pengurus Sumber Manusia. Pegawai Psikologi & Pengurus Sumber Manusia Ulang langkah dalam fasa intervensi dan pemantauan sehingga tamat. Pegawai Psikologi, Penyelia & pegawai
26 PROSES KERJA PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI BERSEPADU FASA 4 : PENILAIAN KEBERGUNAAN 1. Sediakan Laporan Akhir Pemantauan (LAMPIRAN D3) setelah tamat tempoh pemantauan dan kemukakan kepada Pengurus Sumber Manusia setelah tamat tempoh pemantauan. Penyelia 4 Minggu 2. Sediakan Laporan Intervensi Bersepadu (LAMPIRAN C8) yang merangkumi pelaporan akhir berkaitan. Pegawai Psikologi 3. a) Terima laporan akhir pemantauan dan intervensi daripada penyelia dan pegawai psikologi; b) Dapatkan laporan penilaian penempatan daripada penyelia dan laporan tindakan susulan daripada pegawai psikologi setelah menjalani tempoh penempatan selama 3 bulan bagi menilai prestasi kerja pegawai; dan c) Tentukan keputusan penilaian kebergunaan dan mengambil tindakan yang sewajarnya. Pengurus Sumber Manusia 4. Sediakan laporan. Laksanakan keputusan penilaian kebergunaan untuk tindakan selanjutnya. Pengurus Sumber Manusia 5. Jalankan tindakan susulan sekurang-kurangnya sekali untuk tempoh 3 bulan selepas tamat intervensi bagi mengemaskini status kemajuan diri pegawai di tempat kerja; dan Dapatkan maklum balas daripada Pegawai Psikologi sebagai tindakan susulan bagi menilai prestasi terkini pegawai. Pegawai Psikologi Pengurus Sumber Manusia 3 bulan selepas tamat tempoh intervensi
27 CARTA ALIR PROSES PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI BERSEPADU FASA 4 : PENILAIAN KEBERGUNAAN TEMPOH CARTA ALIR AKTIVITI TINDAKAN 4 Minggu Sediakan laporan keseluruhan intervensi dan serahkan kepada Pengurus Sumber Manusia. Pegawai Psikologi Sediakan laporan pemantauan dan serahkan kepada Pengurus Sumber Manusia. Penyelia Sediakan laporan. Jalankan penilaian kebergunaan. Pengurus Sumber Manusia Laksanakan keputusan untuk tindakan selanjutnya. Pengurus Sumber Manusia Laksanakan tindakan susulan selepas 3 bulan tamat tempoh intervensi dan kemukakan borang maklum balas kepada Pengurus Sumber Manusia. Pegawai Psikologi
28 CARTA ALIR PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI BERSEPADU TEMPOH CARTA ALIR AKTIVITI Terima arahan daripada Ketua Jabatan untuk pelaksanaan Intervensi Bersepadu Sediakan dokumen sokongan oleh Pengurus Sumber Manusia Jalankan saringan status psikologi pegawai Rujuk pegawai untuk program berkaitan jika tidak memenuhi kriteria Jalankan konsultasi kes Jalankan intervensi & pemantauan kepada pegawai Rujukan kepada badan profesional sekiranya memerlukan intervensi berkaitan Sediakan laporan kemajuan psikologi dan pemantauan Jalankan tempoh lanjutan jika berkaitan Dapatkan laporan bagi kes yang dirujuk Sedia dan kemukakan laporan keseluruhan kepada Pengurus Sumber Manusia Pengurus Sumber Manusia sediakan dan laksanakan keputusan untuk tindakan selanjutnya Laksanakan tindakan susulan selepas 3 bulan tamat tempoh intervensi Mula Sediakan dokumen Program berkaitan Jalankan perbincangan kes Rujukan profesional Intervensi bersepadu Perlukan Lanjutan Rujukan Pakar Rawatan alternatif yang diiktiraf Profil kewangan Program Pengurusan Kewangan (Status: Memuaskan /Tidak kukuh) Dapatkan Laporan Sediakan laporan keseluruhan Kemukakan laporan Intervensi Kewangan (Status: Kronik & Kritikal) Tamat Saringan Jalankan intervensi dan pemantauan Sediakan laporan kemajuan Sediakan Laporan. Laksanakan keputusan Laksanakan tindakan susulan Teruskan intervensi Rujukan (2 Minggu) Saringan (2 Minggu) Intervensi & Pemantauan (3 Bulan) Penilaian Kebergunaan (4 Minggu) Tidak memenuhi kriteria Memenuhi kriteria Perlu rujukan Tidak perlu rujukan Tidak Ya, lakukan permohonan
29 PROSES KERJA DAN CARTA ALIR PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI KESIHATAN
30 PROSES KERJA PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI KESIHATAN BIL PROSES KERJA TINDAKAN TEMPOH FASA 1 : KENAL PASTI 1. Jalankan Fasa Kenal Pasti seperti yang dinyatakan dalam Proses Kerja Pelaksanaan Pengurusan Intervensi Bersepadu (muka surat 18). Pengurus Sumber Manusia 2 Minggu FASA 2 : SARINGAN 2. Jalankan Langkah 1-4 dalam Fasa Saringan seperti yang dinyatakan dalam Proses Kerja Pelaksanaan Pengurusan Intervensi Bersepadu tersebut; dan Kendalikan perbincangan kes yang merangkumi: a) Taklimat intervensi pengurusan kesihatan; b) Bincangkan matlamat pelan intervensi; c) Senaraikan tugas hakiki yang relevan untuk mengukur pencapaian pegawai; dan d) Bincangkan persediaan di tempat kerja (contohnya: lantikan penyelia yang memantau pencapaian, fasiliti di tempat kerja dan lain-lain) Pegawai Psikologi Pegawai Psikologi Penyelia Penyelia & Pengurus Sumber Manusia 3 Minggu
31 FASA 3 : INTERVENSI & PEMANTAUAN 3. Jalankan intervensi kesihatan kepada pegawai dengan merujuk kepada Langkah 6 Fasa Intervensi & Pemantauan seperti dalam Proses Kerja Pelaksanaan Pengurusan Intervensi Bersepadu:- a) Intervensi Pengurusan Kesihatan i. Jalankan intervensi psikologi kaunseling/ psikoterapi; dan ii. Pantau keakuran pegawai dalam menerima rawatan di hospital/ pusat perubatan rawatan alternatif. b) Jalankan Fasa Pemantauan seperti yang dinyatakan dalam Proses Kerja Pelaksanaan Pengurusan Intervensi Bersepadu (muka surat 24). Pegawai Psikologi Penyelia 3 Bulan / 3 Bulan Lanjutan (Jika Perlu) FASA 4 : PENILAIAN KEBERGUNAAN 4. Sediakan Laporan Pemantauan / Intervensi Bersepadu. Penyelia & Pegawai Psikologi 4 Minggu 5. Serahkan laporan keseluruhan kepada PSM untuk tujuan penilaian kebergunaan dan keputusan. 6. Sediakan laporan dan jalankan keputusan penilaian kebergunaan. Pengurus Sumber Manusia 7. Jalankan tindakan susulan sekurang-kurangnya sekali untuk tempoh 3 bulan selepas tamat intervensi bagi mengemaskini status kemajuan diri pegawai di tempat kerja; dan Dapatkan maklum balas daripada Pegawai Psikologi sebagai tindakan susulan bagi menilai prestasi terkini pegawai. Pegawai Psikologi Pengurus Sumber Manusia 3 bulan selepas tamat tempoh intervensi
32 CARTA ALIR PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI KESIHATAN TEMPOH CARTA ALIR AKTIVITI Rujukan (2 Minggu) Saringan (3 Minggu) Laksanakan rujukan kes Jalankan saringan Kendalikan konsultasi kes Intervensi & Pemantauan (3 bulan/ 3 bulan lanjutan (jika perlu) Penilaian Kebergunaan (4 Minggu) Jalankan intervensi kepada pegawai Sediakan laporan keseluruhan Serahkan laporan kepada Pengurusan Sumber Manusia Laksanakan tindakan susulan selepas 3 bulan tamat tempoh intervensi Serah laporan ke Pengurusan Sumber Manusia Tamat Pelaksanaan Fasa Rujukan Pelaksanaan Fasa Saringan Perbincangan kes Intervensi dan Pemantauan Laporan pemantauan /intervensi Limitasi Ada Tiada Mula Rujukan Pakar/ Tangguh Intervensi Laksanakan tindakan susulan
33 PROSES KERJA DAN CARTA ALIR PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI KETERHUTANGAN
34 PROSES KERJA PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI KETERHUTANGAN BIL PROSES KERJA TINDAKAN TEMPOH FASA 1 : KENAL PASTI 1. Jalankan Fasa Rujukan seperti yang dinyatakan dalam Proses Kerja Pelaksanaan Pengurusan Intervensi Bersepadu (muka surat 18). Pengurus Sumber Manusia 2 Minggu FASA 2 : SARINGAN 2. Jalankan Langkah 1-4 dalam Fasa Saringan seperti yang dinyatakan dalam Proses Kerja Pelaksanaan Pengurusan Intervensi Bersepadu tersebut; dan Kendalikan perbincangan kes yang merangkumi: a) Taklimat intervensi pengurusan keterhutangan; b) Bincangkan matlamat pelan intervensi; c) Senaraikan tugas hakiki yang relevan untuk mengukur pencapaian pegawai; dan d) Bincangkan persediaan di tempat kerja (contohnya: lantikan penyelia yang memantau pencapaian, fasiliti di tempat kerja dan lain-lain). Pegawai Psikologi Pegawai Psikologi Penyelia Penyelia & Pengurus Sumber Manusia 3 Minggu FASA 3 : INTERVENSI & PEMANTAUAN 3. Sediakan Profil Kewangan Individu pegawai (LAMPIRAN B5). Pegawai Psikologi 3 Bulan / 3 Bulan Lanjutan (Jika Perlu)
35 4. Rujuk agensi (jika perlu): a) Agensi Kaunseling dan Pengurusan Kredit (AKPK); atau b) Agensi bantuan kewangan segera (Pusat Khidmat Dewan Undangan Negeri, Pusat Zakat, Jabatan Insolvensi, Jabatan Kebajikan Masyarakat atau lain-lain agensi berkaitan). Pegawai Psikologi Penyelia & Pegawai 5. Jalankan intervensi keterhutangan kepada pegawai dengan merujuk kepada Langkah 6 Fasa Intervensi dan Pemantauan seperti dalam Proses Kerja Pelaksanaan Pengurusan Intervensi Bersepadu bagi isu keterhutangan; dan Pegawai Psikologi & AKRAB (jika perlu) Penyelia a) Intervensi Pengurusan Keterhutangan i. Bina kemahiran: Teknik pengurusan kewangan dan penstrukturan semula hutang; dan Teknik pengurusan emosi/ kawalan kehendak. ii. Kesediaan pegawai dan pengukuhan minda serta tingkah laku terhadap strategi pengurusan kewangan yang dibimbing. Jalankan sesi bersama ahli keluarga atau AKRAB untuk tujuan memberi psikopendidikan / aktiviti lain yang boleh menjana sumber kewangan (jika perlu). b) Jalankan Fasa Pemantauan seperti yang dinyatakan dalam Proses Kerja Pelaksanaan Pengurusan Intervensi Bersepadu (muka surat 24).
36 FASA 4 : PENILAIAN KEBERGUNAAN 6. Sediakan Laporan Pemantauan / Intervensi Bersepadu. Penyelia & Pegawai Psikologi 4 Minggu 7. Serahkan laporan keseluruhan kepada PSM untuk tujuan penilaian kebergunaan dan keputusan. 8. Sediakan laporan dan jalankan keputusan penilaian kebergunaan. Pengurus Sumber Manusia 9. Jalankan tindakan susulan sekurang-kurangnya sekali untuk tempoh 3 bulan selepas tamat intervensi bagi mengemaskini status kemajuan diri pegawai di tempat kerja; dan Dapatkan maklum balas daripada Pegawai Psikologi sebagai tindakan susulan bagi menilai prestasi terkini pegawai. Pegawai Psikologi Pengurus Sumber Manusia 3 bulan selepas tamat tempoh intervensi
37 CARTA ALIR PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI KETERHUTANGAN TEMPOH CARTA ALIR AKTIVITI Mula Laksanakan Fasa Rujukan Laksanakan Fasa Saringan Intervensi dan Pemantauan Laporan Pemantauan / Intervensi Serah Laporan Tamat Profil Kewangan Limitasi Program Pengurusan Kewangan Rujukan Laksanakan tindakan susulan Rujukan (2 Minggu) Saringan (2 Minggu) Intervensi& Pemantauan (3 bulan/ 3 bulan lanjutan(jika perlu) Penilaian Kebergunaan (4 Minggu) Laksanakan rujukan kes Jalankan saringan Sediakan profil kewangan pegawai Rujuk pegawai ke Program Pengurusan Kewangan jika keputusan adalah memuaskan/tidak kukuh. Jalankan intervensi kepada pegawai Jalankan pemantauan ke atas pegawai Sediakan laporan Serahkan laporan kepada Pengurus Sumber Manusia Laksanakan tindakan susulan selepas 3 bulan tamat tempoh intervensi Ada Tiada Status: memuaskan/ tidak kukuh Status: kritikal/kronik
38 PROSES KERJA DAN CARTA ALIR PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI ISU PSIKOLOGI
39 PROSES KERJA PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI ISU PSIKOLOGI BIL PROSES KERJA TINDAKAN TEMPOH FASA 1 : KENAL PASTI 1. Jalankan Fasa Rujukan seperti yang dinyatakan dalam Proses Kerja Pelaksanaan Pengurusan Intervensi Bersepadu (mukasurat 18). Pengurus Sumber Manusia 2 Minggu FASA 2 : SARINGAN 2. Jalankan Langkah 1-4 dalam Fasa Saringan seperti yang dinyatakan dalam Proses Kerja Pelaksanaan Pengurusan Intervensi Bersepadu tersebut; dan Kendalikan perbincangan kes yang merangkumi: a) Taklimat intervensi pengurusan isu psikologi; b) Bincangkan matlamat pelan intervensi; c) Senaraikan tugas hakiki yang relevan untuk mengukur pencapaian pegawai; dan d) Bincangkan persediaan di tempat kerja (contohnya: lantikan penyelia yang memantau pencapaian, fasiliti di tempat kerja dan lain-lain). Pegawai Psikologi Pegawai Psikologi Penyelia Penyelia & Pengurus Sumber Manusia 3 Minggu FASA 3 : INTERVENSI & PEMANTAUAN 3. Rujuk pegawai untuk mendapatkan rawatan alternatif kepada badan pengamal yang diiktiraf menggunakan contoh surat rujukan seperti dalam LAMPIRAN C1 (Sila nyatakan jika pengamal alternatif berkenaan yang ditemui tidak berdaftar atau tidak diiktiraf); Jalankan intervensi kepada pegawai: a) Intervensi Psikologi i. Jalankan intervensi kaunseling/ Pegawai Psikologi Pegawai Psikologi & 3 Bulan / 3 Bulan Lanjutan (Jika Perlu)
40 psikoterapi sekurang-kurangnya 3 kali pertemuan; ii. Pantau keakuran pegawai dalam menerima rawatan alternatif (jika berkaitan); iii. Jalankan sesi bersama ahli keluarga untuk tujuan memberi psiko- pendidikan (jika perlu); dan iv. Libatkan AKRAB untuk membantu pegawai (jika perlu). b) Jalankan Fasa Pemantauan seperti yang dinyatakan dalam Proses Kerja Pelaksanaan Pengurusan Intervensi Bersepadu. AKRAB (jika perlu) Penyelia FASA 4 : PENILAIAN KEBERGUNAAN 5. Terima laporan daripada badan pengamal rawatan alternatif yang diiktiraf dan kemukakan kepada PSM. Pegawai Psikologi 4 Minggu 6. Sediakan laporan keseluruhan. Pegawai Psikologi 7. Serahkan laporan keseluruhan kepada PSM untuk tujuan penilaian kebergunaan. Pegawai Psikologi 8. Sediakan laporan dan jalankan keputusan penilaian kebergunaan. Pengurus Sumber Manusia 9. Jalankan tindakan susulan sekurang-kurangnya sekali untuk tempoh 3 bulan selepas tamat intervensi bagi mengemaskini status kemajuan diri pegawai di tempat kerja; dan Dapatkan maklum balas daripada Pegawai Psikologi sebagai tindakan susulan bagi menilai prestasi terkini pegawai. Pegawai Psikologi Pengurus Sumber Manusia 3 bulan selepas tamat tempoh intervensi
41 CARTA ALIR PELAKSANAAN PENGURUSAN INTERVENSI ISU PSIKOLOGI TEMPOH CARTA ALIR AKTIVITI Rujukan (2 Minggu) Saringan ( Minggu) Intervensi & Pemantauan (3 bulan/ 3 bulan lanjutan (jika perlu)) Penilaian Kebergunaan (4 Minggu) Laksanakan rujukan kes Jalankan saringan Rujukan pegawai ke badan pengamal rawatan alternatif yang diiktiraf Jalankan intervensi dan pemantauan ke atas pegawai Terima laporan rawatan berkala dan laporan rawatan keseluruhan dari badan pengamal rawatan alternatif Sediakan laporan Serahkan laporan kepada Pengurus Sumber Manusia Laksanakan tindakan susulan selepas 3 bulan tamat tempoh intervensi Serah Laporan Tamat Laksanakan Tindakan Susulan Mula Laksanakan Fasa Rujukan Laksanakan Fasa Saringan Rujukan Intervensi dan Pemantauan Terima Laporan Laporan Pemantauan / Intervensi
42
43 Nama Pegawai Nama Penyelia Nama Pegawai Psikologi Nama Akrab Tarikh Mula Tarikh Tamat DOKUMEN PELAKSANAAN INTERVENSI BERSEPADU
44 SENARAI SEMAK PENGURUSAN INTERVENSI PEGAWAI Sila tanda (√) bagi dokumen yang berkaitan. Bil Perkara Tanda(√) 1. Dokumen Sokongan Lampiran A1: Borang Rujukan Intervensi Borang Program Pengupayaan Kendiri (PPK01) (jika berkaitan) Laporan Cuti (HRMIS) Laporan Kehadiran (jika berkaitan) Deskripsi Tugas Laporan Status Kewangan (jika berkaitan) Laporan Perubatan (jika berkaitan) 2. Borang Saringan Lampiran B1: Saringan Kesihatan Fizikal Lampiran B2: Saringan Kesihatan Psikologi Lampiran B3: Saringan Kesihatan Mental Lampiran B4: Saringan Keterhutangan Lampiran B5: Profil Kewangan Individu Lampiran B6: Saringan Gangguan Spiritual 3. Borang Intervensi Lampiran C1: Borang Rujukan Profesional Lampiran C3: Perakuan Termaklum Lampiran C4: Ringkasan Temu Bual Pertemuan Pertama Lampiran C5: Laporan Sesi/ Kemajuan Lampiran C6: Slip Kehadiran Sesi Intervensi Lampiran C7: Laporan Naziran Lampiran C8: Laporan Ujian Psikologi Lampiran C9: Laporan Intervensi Bersepadu Lampiran C10: Permohonan Lanjutan Tempoh Intervensi Lampiran C11: Laporan Pengurusan Relaps Lampiran C12: Laporan Akhir Bimbingan Lampiran C13: Borang Maklum Balas Tindakan Susulan 4. Borang Pemantauan Lampiran D1: Buku Log Harian Lampiran D2: Laporan Perkembangan Berkala Lampiran D3: Laporan Akhir Pemantauan 5. Borang Penilaian Kebergunaan Pegawai Lampiran E: Laporan Penilaian Kebergunaan Pegawai
45 1. DOKUMEN SOKONGAN LAMPIRAN A1: BORANG RUJUKAN INTERVENSI BORANG PROGRAM PENGUPAYAAN KENDIRI (PPK01) (JIKA BERKAITAN) LAPORAN CUTI (HRMIS) LAPORAN KEHADIRAN (JIKA BERKAITAN) DESKRIPSI TUGAS LAPORAN STATUS KEWANGAN (JIKA BERKAITAN) LAPORAN PERUBATAN (JIKA BERKAITAN)
46 LAMPIRAN A1 BORANG RUJUKAN INTERVENSI *(Untuk diisi oleh Pengurus Sumber Manusia) A. BUTIRAN PERIBADI NAMA PEGAWAI NO. K/P UMUR JAWATAN GRED SKIM PERKHIDMATAN ALAMAT TEMPAT BERTUGAS NO. TELEFON (P) NO. TELEFON (H/P) TARAF PERKAHWINAN Berkahwin/ Bujang/ Lain-lain LNPT (3 TAHUN TERKINI) Tahun: Tahun: Tahun: NAMA PENYELIA (SKIM/GRED) B. JENIS PERMASALAHAN B1. KESIHATAN FIZIKAL (Sila tanda √ pada penyakit berkaitan) Tiada Penyakit Penyakit Jantung Asma Kanser Strok Artritis Migrain Kronik Fibromyalgia (gangguanmuskuloskeletal) Diabetis Herniated disc (leher/belakang) Darah Tinggi Sciatica/ berkaitan saraf Lain- lain: (sila nyatakan) * Sila kemukakan laporan perubatan (jika perlu) B2. ISU PSIKOLOGI Jika perlu intervensi: (Sila tanda √ pada isu berkaitan ) Tiada Gangguan Spiritual (cth: dirasuk/ saka/ sihir) Sila nyatakan deskripsi ringkas: Tekanan (Stres) Pengurusan Emosi (cth: kemarahan) Perkahwinan & Keluarga Lain- lain: (sila nyatakan) Hubungan Interpersonal Kerjaya Pengurusan kendiri (cth: nilai, keyakinan dll)
47 B3. KESIHATAN MENTAL Jika perlu intervensi: (Sila tanda √ pada isu berkaitan ) Tiada Ada diagnosis dari pakar perubatan Sila nyatakan diagnosis: Tiada diagnosis daripada pakar perubatan (Sila tanda √ pada simptom yang dipamerkan) Kesedihan yang melampau Ketakutan/ kebimbangan yang melampau Kekeliruan Perubahan mood yang melampau Sering menyendiri Keletihan melampau Halusinasi (cth: mendengar suara-suara ghaib/ melihat imej yang tidak wujud) Delusi, mempunyai kepercayaan pelik (cth: ada orang mahu menganiayanya) Tingkahlaku agresif (cth: menyerang orang) Gangguan personaliti yang menjejaskan hubungan interpersonal dengan orang di sekeliling (Contoh: defensif, narsisistik dll) Lain-lain, sila nyatakan deskripsi ringkas: B4. TATAKELAKUAN (P.U.(A) 395/1993) Jika perlu intervensi: (Sila tanda √ pada isu berkaitan ) Gangguan Seksual Tidak Hadir Bertugas Pekerjaan Luar Membuat Pernyataan Awam Etiket Pakaian Kesalahan Jenayah Dadah Mengambil Bahagian dalam Politik Kemerosotan prestasi kerja Rasuah Lain-lain: (sila nyatakan) B5. KEWANGAN (Sila tanda √ pada yang berkaitan) Potongan Gaji > 60% dalam tempoh 3 bulan berturut-turut Keterhutangan yang Serius Lain-lain: (sila nyatakan) cth: pinjaman “Along” Tandatangan & Cop Jawatan Pengurus Sumber Manusia Tarikh:
www.jpa.gov.myRkJQdWJsaXNoZXIy MTc1NDAy