PANDUAN MEWUJUDKAN PERKHIDMATAN
KAUNSELING DI AGENSI AWAM

1. Pekeliling Perkhidmatan ini bertujuan memaklumkan kepada ketua jabatan mengenai panduan mewujudkan perkhidmatan kaunseling di agensi masing-masing.

2. Untuk tujuan Pekeliling Perkhidmatan ini:

3. Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) telah menubuhkan Unit Psikologi dan Kaunseling pada 1 Januari 1992. Kini ia telah dinaikkan taraf sebagai sebuah bahagian. Oleh itu, JPA adalah antara sebilangan kecil agensi awam yang telah menyediakan perkhidmatan kaunseling secara formal. Kaunselor di JPA bukan sahaja memberikan perkhidmatan kaunseling kepada anggotanya tetapi juga kepada anggota agensi awam yang lain serta ahli keluarga mereka. Keperluan kepada perkhidmatan kaunseling semakin meningkat dan JPA tidak mampu memenuhi keperluan ini memandangkan jumlah kaunselor yang ada amat terhad.

4. Perkhidmatan kaunseling merupakan salah satu fungsi pengurusan personel yang amat penting. Pengurusan kaunseling yang berkesan seharusnya mampu membantu seseorang anggota itu menghindarkan diri mereka daripada terjerumus dalam pelbagai masalah peribadi, kerjaya, keluarga dan hubungan interpersonal, atau menyediakan program bagi meringankan beban yang ditanggung oleh mereka yang telah terjebak dengan masalah tersebut. Perkhidmatan kaunseling yang berkesan juga dapat membantu anggota perkhidmatan awam meningkatkan pembangunan diri masing-masing bagi mencapai tahap kefungsian psikologi yang tinggi serta penghasilan kerja yang produktif dan berkualiti.

5. Untuk mencapai matlamat ini, inisiatif menyediakan perkhidmatan kaunseling secara formal dan terancang perlu diambil oleh setiap ketua jabatan. Sebagai seorang pengurus yang bertanggungjawab secara langsung dalam bidang pengurusan personel, ketua jabatan perlu sentiasa peka terhadap kebajikan dan masalah yang dihadapi oleh pekerja mereka. Mereka perlu mengambil tindakan:

1. mengenalpasti pekerja yang berpotensi dan berkemungkinan menghadapi masalah;

2. mengenalpasti masalah yang dihadapi oleh pekerja serta puncanya;

3. mendapatkan bantuan kaunselor bagi pekerja yang memerlukannya; dan

4. memantau kemajuan yang dicapai oleh pekerja bermasalah, khususnya mereka yang telah melalui proses kaunseling.

6. Ketua jabatan perlu memainkan peranan sebagai pemangkin dalam usaha untuk menggalak serta menerapkan pendekatan psikologi dan kaunseling dalam sistem pengurusan personel di agensi masing-masing. Sehubungan dengan itu, mereka perlu menjalin satu bentuk rangkaian kerja yang mantap dengan JPA supaya usaha membangunkan perkhidmatan kaunseling yang berkesan di agensi mereka dapat dihasilkan.

7. Pegawai yang sesuai perlu dilantik untuk menjalankan peranan sebagai pegawai kaunseling. Sedapat mungkin pemilihan hendaklah dibuat di kalangan pegawai yang sedia ada. Keutamaan boleh diberikan kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan personel. Ini penting supaya implikasi kewangan dan keperluan mewujudkan jawatan tambahan dapat dielakkan. Sebagai panduan pemilihan bolehlah dibuat berdasarkan kepada ciri-ciri berikut:

1. personaliti yang menarik, iaitu senang dan selesa didampingi;

2. berminat dengan tugas kaunseling. Memiliki kelayakan yang ada kaitannya dengan tugas ini adalah suatu aset;

3. mempunyai pengalaman dalam bidang kaunseling dan ketahanan diri yang tinggi;

4. empati (kebolehan menilai dan menghayati perasaan orang lain);

5. sabar, jujur, amanah dan boleh dipercayai; pendengar yang baik;

6. pendengar yang baik; dan

7. mempunyai asas kemahiran kaunseling dan psikologi.

8. Dari segi taraf perkhidmatan, mereka yang dilantik untuk melaksanakan tugas kaunseling hendaklah terdiri daripada:

1. pegawai dalam Kumpulan Pengurusan dan Profesional; atau

2. pegawai dalam Kumpulan Sokongan yang menjalankan tugas penyeliaan pekerja;

9. Pegawai yang dilantik bertanggungjawab:

1. menjalankan fungsi seperti yang disenaraikan di Lampiran A; dan

2. mengambil langkah dan tindakan yang sesuai untuk memaklum dan memperkenalkan perkhidmatan kaunseling yang disediakan itu kepada semua warga agensi masing-masing.

10. Ketua jabatan hendaklah mempastikan mereka yang dilantik melaksanakan tugas sebagai pegawai kaunseling diberi latihan yang sesuai untuk membekalkan diri mereka dengan kaedah, kemahiran serta etika berkaitan dengan kaunseling. Ketua jabatan boleh mendapatkan peluang latihan yang ditawarkan oleh pelbagai agensi sama ada peringkat asas, pertengahan ataupun lanjutan.

11. Bahagian Perkhidmatan Psikologi JPA berperanan untuk:

1. melatih pegawai kaunseling;

2. mengadakan taklimat berhubung dengan kaedah, faedah serta kepentingan perkhidmatan kaunseling;

3. mengadakan garis panduan serta modul dan jadual latihan bersama dengan agensi awam yang lain;

4. sebagai pakar rujuk dalam bidang kaunseling dan psikologi serta mengendalikan kes yang di luar kemampuan pegawai kaunseling di agensi melaksanakannya; dan

5. melakukan pemantauan bagi mempastikan etika atau piawaian amalan kaunseling dipatuhi dan diamalkan oleh semua pegawai kaunseling.

12. Pekeliling Perkhidmatan ini dikuatkuasakan pemakaiannya mulai tarikh ianya dikeluarkan. Ia hendaklah dibaca bersama-sama dengan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1998 bertajuk "Garis Panduan Menguruskan Pegawai Berprestasi Rendah Dan Pegawai Bermasalah".

13. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, peruntukan Pekeliling Perkhidmatan ini dipanjangkan kepada perkhidmatan awam negeri, pihak berkuasa berkanun dan pihak berkuasa tempatan.

(DATUK SAMSUDIN BIN OSMAN)
Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam,
Malaysia.

Tarikh: 24 Februari 1999

Semua Ketua Setiausaha Kementerian

Semua Ketua Jabatan Persekutuan

Semua Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri

Semua Pihak Berkuasa Berkanun

Semua Pihak Berkuasa Tempatan