KERAJAAN SERI PADUKA BAGINDA
MALAYSIA 

PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 17 TAHUN 2001

PENGUATKUASAAN SURAT AKU JANJI
UNTUK PEGAWAI AWAM 

TUJUAN 

1.          Pekeliling ini bertujuan untuk: 

(i)         memaklumkan pindaan Perintah-Perintah Am Bab A (Pelantikan dan Kenaikan Pangkat) 1973; dan 

(ii)        menguatkuasakan pemakaian Surat Aku Janji untuk pegawai  awam dan kaedah pelaksanaannya.

DEFINISI 

2.          Dalam Pekeliling ini:  

agensi awam bermaksud kementerian atau jabatan Kerajaan (Persekutuan dan negeri), pihak berkuasa berkanun (Persekutuan dan negeri) dan pihak berkuasa tempatan; 

ketua jabatan bermaksud pegawai yang mengetuai sesebuah organisasi sama ada di peringkat ibu pejabat, bahagian, cawangan, seksyen atau unit dalam sesebuah agensi awam, iaitu termasuk ketua perkhidmatan atau mana-mana pegawai yang diberi kuasa secara bertulis oleh ketua jabatan di peringkat ibu pejabat untuk menandatangani ruangan ‘Tandatangan Ketua Jabatan’ dalam Surat Aku Janji;

pegawai atau pegawai awam bermaksud seseorang yang dilantik secara tetap, sementara atau kontrak oleh sesebuah pihak berkuasa melantik untuk berkhidmat dengan sesebuah agensi awam; 

pihak berkuasa melantik bermaksud pihak yang diberi kuasa mengikut undang-undang untuk melantik seseorang berkhidmat dengan agensi awam di bawah bidangkuasa pihak berkuasa melantik berkenaan.

LATAR BELAKANG 

3.          Kerajaan telah memutuskan supaya setiap pegawai awam diwajibkan menandatangani Surat Aku Janji. Tujuannya ialah untuk menimbulkan kesedaran di kalangan mereka akan betapa pentingnya melaksanakan tugas dengan setia, jujur, bertanggungjawab, dedikasi dan profesional. Ini selaras dengan hasrat Kerajaan melahirkan perkhidmatan awam yang cekap dan berwibawa supaya Malaysia terus maju dalam suasana yang aman dan harmoni.

DASAR 

4.          Dengan berkuatkuasanya Pekeliling ini semua pegawai dikehendaki menandatangani dua salinan Surat Aku Janji seperti di Lampiran A. Untuk pegawai bukan warganegara, mereka boleh menandatangani Surat Aku Janji dalam versi Bahasa Inggeris seperti di Lampiran B. Satu salinan Surat Aku Janji tersebut disimpan sama ada oleh pihak berkuasa melantik, ketua perkhidmatan atau ketua jabatan dalam fail peribadi pegawai untuk tujuan rekod. Satu salinan lagi untuk simpanan pegawai. Bagi memudahkan pegawai memahami kandungan Surat Aku Janji ini, mereka boleh merujuk kepada Lampiran C bertajuk ‘Penjelasan Kepada  Surat Aku Janji’.  

5.         Untuk menguatkuasakan pemakaian Surat Aku Janji ini kepada pegawai yang sedang berkhidmat, satu peruntukan khusus akan dimasukkan dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, manakala bagi pegawai yang dilantik selepas tarikh kuatkuasa, Perintah-Perintah Am Bab A (Pelantikan dan Kenaikan Pangkat) 1973 dipinda seperti berikut: 

(i)        Memasukkan selepas Perintah Am 23, peruntukan yang berikut: 

                        23A. Surat Aku Janji 

“Semua calon yang dilantik ke perkhidmatan Kerajaan dikehendaki menandatangani Surat Aku Janji seperti di Lampiran C[1] bahawa  mereka akan mematuhi Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, Perintah-Perintah Am, pekeliling, surat pekeliling, peraturan dan arahan lain yang dikeluarkan oleh Kerajaan dari semasa ke semasa sepanjang perkhidmatan mereka dengan Kerajaan”; dan 

(ii)        meminda Perintah Am 24(a) dengan menggantikan perkataan “dan Surat Sumpah” dengan “Surat Sumpah dan Surat Aku Janji”.

PELAKSANAAN 

6.         Semua pihak berkuasa melantik dikehendaki memasukkan penandatanganan Surat Aku Janji ini sebagai salah satu syarat pelantikan. Dengan kemasukan syarat yang baru ini, surat tawaran pelantikan yang digunapakai sebelum ini hendaklah diubahsuai sewajarnya. 

7.          Pelaksanaan Surat Aku Janji ini hendaklah diuruskan seperti berikut: 

(i)         Ketua jabatan boleh mencetak sendiri Surat Aku Janji seperti di Lampiran A atau Lampiran B. Jika perlu Lampiran C (Penjelasan Kepada Surat Aku Janji) juga boleh dicetak dan dibahagikan kepada setiap pegawai semasa mereka menandatangani Surat Aku Janji; 

(ii)        Ketua jabatan tidak dibenarkan mengubah atau meminda kandungan Surat Aku Janji ini. Walau bagaimanapun bagi pihak berkuasa berkanun dan pihak berkuasa tempatan, penggunaan istilah dan rangkai kata tertentu seperti ‘Perintah Am’, ‘pegawai awam’ dan lain-lain boleh diubahsuai supaya selaras dengan peraturan yang terpakai dan berkuatkuasa di agensi berkenaan; 

(iii)        semua pegawai dikehendaki menandatangani Surat Aku Janji ini di hadapan ketua jabatan masing-masing. Bagi pegawai yang sedang berkhidmat semasa Surat Aku Janji ini dikuatkuasakan, mereka dikehendaki menandatanganinya dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kuatkuasa, manakala bagi pegawai yang dilantik pada atau selepas tarikh kuatkuasa, mereka hendaklah menandatanganinya pada tarikh melaporkan diri bertugas atau dalam tempoh sebulan dari tarikh berkenaan (tarikh lapor diri bertugas); 

(iv)       penandatanganan Surat Aku Janji ini diwajibkan kepada semua pegawai yang dilantik berkhidmat dengan agensi awam, sama ada pelantikan kali pertama ataupun pelantikan kali kedua dan seterusnya; 

(v)        pegawai yang dilantik secara pinjaman juga dikehendaki menandatangani Surat Aku Janji. Walau bagaimanapun pegawai perkhidmatan awam Persekutuan / negeri yang dipinjamkan ke perkhidmatan awam Persekutuan / negeri yang lain serta pegawai yang dilantik secara pertukaran sementara dan pertukaran tetap adalah dikecualikan; 

(vi)       pegawai kontrak yang dilantik semula dikehendaki menandatangani Surat Aku Janji yang baru jika kontrak mereka telah terputus melebihi 6 bulan; 

(vii)      pegawai yang menandatangani Surat Aku Janji pada tarikh melaporkan diri bertugas dikehendaki mengembalikannya bersama-sama dengan dokumen pelantikan yang lain kepada pihak berkuasa melantik. Bagi pegawai dalam Perkhidmatan Gunasama dan Perkhidmatan Kader yang sedang berkhidmat sebelum dan pada tarikh kuatkuasa, Surat Aku Janji itu hendaklah diedarkan oleh ketua jabatan kepada ketua perkhidmatan mereka. Surat Aku Janji bagi pegawai dalam perkhidmatan tertutup disimpan oleh ketua jabatan masing-masing; 

(viii)      tertakluk kepada kesesuaiannya, upacara menandatangani Surat Aku Janji ini boleh dibuat secara beramai-ramai; dan 

(ix)       penandatanganan Surat Aku Janji ini hendaklah dicatitkan dalam Rekod Perkhidmatan pegawai seperti berikut: 

“Pegawai telah menandatangani Surat Aku Janji pada ……………”.

CARA MELENGKAPKAN SURAT AKU JANJI 

8.         Surat Aku Janji hendaklah dilengkapkan seperti berikut sebelum ditandatangani: 

            (i)        masukkan nama pegawai yang membuat aku janji di ruangan yang disediakan di baris pertama dengan menggunakan nama seperti dalam Kad Pengenalan; 

            (ii)       catitkan nombor Kad Pengenalan baru di ruangan “No. Kad Pengenalan”; 

(iii)       masukkan alamat pejabat tempat pegawai bertugas di ruangan “Alamat”; 

(iv)       masukkan gelaran jawatan atau nama skim perkhidmatan pegawai di ruangan “Jawatan”. Contoh: gelaran jawatan - “Pengetua”; nama skim perkhidmatan - “Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG2”; 

(v)        gunakan cap rasmi ‘ketua jabatan’ di ruangan ‘Cap Rasmi Jabatan’. 

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN 

9.         Setiap ketua jabatan, terutamanya ketua jabatan di peringkat ibu pejabat, bertanggungjawab memastikan peruntukan Pekeliling ini dilaksanakan dengan betul, adil dan saksama dan Surat Aku Janji yang telah ditandatangani oleh pegawai tidak disalahgunakan. Mereka hendaklah menjelaskan kandungan Surat Aku Janji ini dan tujuan penguatkuasaannya kepada semua pegawai di bawah tanggungjawab masing-masing. Setiap tindakan yang ada unsur tatatertib hendaklah diambil mengikut prosedur, prinsip dan kaedah yang digariskan dalam peraturan tatatertib yang sedang berkuatkuasa.

TARIKH KUATKUASA  

10.         Pindaan Perintah-Perintah Am Bab A (Pelantikan dan Kenaikan Pangkat) 1973 seperti di perenggan 5 di atas dan penandatanganan Surat Aku Janji seperti di Lampiran A (atau Lampiran B) dikuatkuasakan mulai 1 Januari 2002.

PEMAKAIAN 

11.         Pekeliling ini terpakai kepada semua pegawai awam. Oleh itu semua pihak berkuasa perkhidmatan awam negeri, pihak berkuasa berkanun dan pihak berkuasa tempatan dinasihatkan supaya menerimapakai Pekeliling ini.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

(DATO’ SERI JAMALUDDIN BIN HAJI AHMAD DAMANHURI)

Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
Malaysia.

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
MALAYSIA
KUALA LUMPUR

 Tarikh:   20  DISEMBER 2001

 Semua Ketua Setiausaha Kementerian

Semua Ketua Jabatan Persekutuan

Semua Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri

Semua Pihak Berkuasa Berkanun

Semua Pihak Berkuasa Tempatan